Chi phí vật liệu: Xử lý phí, kiểm soát hàng tồn kho và thanh toán

Chi phí vật liệu: Xử lý phí, kiểm soát hàng tồn kho và thanh toán!

Từ quan điểm của Kế toán chi phí phù hợp, chi phí phát sinh trong việc mua, nhận và lưu trữ các tài liệu nên được coi là chi phí của các tài liệu đã mua. Điều này sẽ đảm bảo rằng các công việc hoặc sản phẩm sử dụng một vật liệu cụ thể sẽ được tính với tổng số tiền chi tiêu khi mua, nhận và lưu trữ vật liệu cụ thể đó. Nhưng có một điểm khác.

Nó đã được chỉ ra rằng các chi phí phát sinh cho Chi phí không nên nhiều hơn lợi ích thu được. Về vấn đề này, nỗ lực cố gắng phân bổ một số chi phí, ví dụ, tiền lương của thủ kho hoặc tiền thuê của vị thần có thể quá lớn so với lợi ích sẽ có được bằng cách phân bổ chính xác như vậy. Do đó, một sự thỏa hiệp thường được tuân theo.

Tất cả chi phí cho đến khi vật liệu và cửa hàng đã sẵn sàng để phát hành nên được thêm vào chi phí. Các chi phí phát sinh sau thời điểm này nên được coi là chi phí chung hoặc chi phí gián tiếp. Điều này có nghĩa là giá được tính bởi nhà cung cấp, trừ đi bất kỳ khoản chiết khấu thương mại nào được thêm vào chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu hoặc phí bến tàu (trong trường hợp nhập khẩu) và phí octroi.

Các chi phí văn phòng mua hàng, tiền lương của thủ kho, tiền thuê của các vị thần, v.v., và cả các chi phí của bộ phận tiếp nhận nên được coi là chi phí gián tiếp. Một vấn đề khác là trong một số trường hợp, các chi phí đó có thể được phân bổ cho các công việc khác nhau trên các sản phẩm trên cơ sở số lượng vật liệu được sử dụng.

Minh họa 1:

Một nhà máy đường có một đội ngũ nhân viên cố định bao gồm một tổng giám đốc @ R. 1.000 chiều và hai trợ lý @ R. 500 giờ chiều Hai phần ba thời gian dành cho phát triển mía và phần còn lại để mua mía để nghiền trong mùa, thường là 120 ngày. Trong mùa 150, nhân viên cân nặng phải được tuyển dụng @ R. 20 mỗi ngày.

Giá phải trả là 200 mỗi tấn cộng với hoa hồng 2% cho xã hội hợp tác của nông dân. Lượng mía nghiền trung bình mỗi ngày là 1.500 tấn. Khấu hao hàng năm và sửa chữa máy cân là 3, 3, 600. Xác định chi phí mía trên mỗi tấn cho các mục đích chi phí.

Phí xử lý vật liệu:

Câu hỏi về chi phí phát sinh trong việc mua, nhận, lưu trữ và phát hành vật liệu và cửa hàng là rất quan trọng. Theo quy định, các chi phí như vậy nên được tính bằng cách đánh dấu giá của các vật liệu liên quan.

Ví dụ, trong một nhà máy dệt bông, giá phát hành của bông chắc chắn có thể bao gồm:

(a) Giá mua;

(b) cước vận chuyển đến và các khoản phí khác;

(d) chi phí để trang trải chuyển động từ godown đến nhà máy.

Điều này là như vậy bởi vì, nói chung, việc mua bông sẽ được tách biệt với các giao dịch mua khác. Thực tế tương tự có thể được thực hiện dễ dàng trong trường hợp mía được mua bởi một nhà máy đường ngoại trừ việc sẽ không có chi phí lưu trữ. Nhưng trong hầu hết các trường hợp khác, chỉ có một vài chi phí có thể được thêm vào một cách thuận tiện vào chi phí của vật liệu. Có thể dễ dàng thêm cước vận chuyển, nhập khẩu hoặc octroi, phí bến tàu, v.v. và do đó tính trực tiếp vào chi phí của sản phẩm hoặc công việc sử dụng vật liệu. Các chi phí khác để mua, nhận, lưu trữ và phát hành sẽ được coi là chi phí chung. Nếu nhà máy nhỏ, các chi phí này sẽ là một phần của tổng chi phí nhà máy được thu hồi bằng một khoản phí chung.

Nếu nhà máy lớn, phí xử lý vật liệu sẽ được coi là một khoản chi phí riêng được thu hồi khác với chi phí chung của nhà máy. Nếu một số lượng lớn các mặt hàng được xử lý - không ai có tầm quan trọng ưu việt thì việc phục hồi sẽ bằng cách thay đổi tỷ lệ phần trăm trên giá trị của các vật liệu được ban hành. Ví dụ, nếu tổng chi phí xử lý vật liệu đến R. 10.000 trong thời gian sáu tháng và tổng giá trị nguyên vật liệu được cấp cho nhà máy là Rup. 2.00.000 cho cùng kỳ, khoản phí lên tới 5% tức là (10.000 / 2.00, 000 x 100). Nếu một công việc tiêu thụ vật liệu trị giá RL. 5.000 sau đó năm phần trăm trong số này, cụ thể là. 250 sẽ được thêm vào chi phí của công việc cho chi phí xử lý vật liệu.

Có thể một số vật liệu có thể cồng kềnh như sẽ là trường hợp trong mối quan tâm kỹ thuật. Sắp xếp đặc biệt, như cần cẩu, có thể phải được thực hiện để xử lý và lưu trữ các vật liệu cồng kềnh như vậy. Chi phí lưu trữ vật liệu và vận hành các cần cẩu này, nói trong một tháng, nên được xác định. Chi phí vận hành một cần cẩu sẽ bao gồm tiền lương của công nhân vận hành nó, tiêu thụ điện năng, phí bảo hiểm, sửa chữa và bảo trì, khấu hao, vv

Tổng chi phí nên được chia cho tổng trọng tải được xử lý; điều này sẽ cho chi phí xử lý một tấn vật liệu cồng kềnh. Khi các vật liệu như vậy được phát hành cho sản xuất, chi phí xử lý sẽ được thêm vào giá trị của vật liệu. Ví dụ, giả sử một cần cẩu có giá. 1.000 để hoạt động và nó xử lý 2.500 tấn vật liệu mỗi tháng. Điều này cho tỷ lệ 40 P. mỗi tấn. Nếu, 20 tấn vật liệu được phát hành cho một công việc, R. 20 × 0, 40 hoặc 8 sẽ được thêm vào chi phí vật liệu. Cần lưu ý rằng với chi phí của các vật liệu cồng kềnh như vậy, một khoản phí phần trăm bằng cách thu hồi chi phí mua hàng sẽ phải được thêm vào ngoài phí xử lý và lưu trữ.

Kiểm soát đầu tư vào cổ phiếu hoặc kiểm soát hàng tồn kho:

Như đã được chỉ ra, điều cần thiết là không nên mang theo cổ phiếu quá mức. Đối với mục đích này, sổ cái cửa hàng sẽ chứng minh lợi ích lớn. Quản lý có thể tìm hiểu xem có đầu tư quá mức hay không bằng cách thường xuyên tìm ra tỷ lệ giữa tổng giá trị cửa hàng mang theo và giá trị của các cửa hàng được phát hành trong một khoảng thời gian cụ thể, giả sử, một tháng.

Nếu tỷ lệ tăng lên, có nghĩa là đầu tư vào cổ phiếu đang tăng lên. Ví dụ: nếu giá trị của các cửa hàng được phát hành vào tháng 1 là 15, 15 Rupee và tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong kho là 3, 37.500 Rupee thì tỷ lệ này là Rs. 37.500 / 15.000 hoặc 2.50. Điều đó có nghĩa là, kết hợp tất cả các mặt hàng lại với nhau, cổ phiếu đủ để tồn tại trong 2 tháng rưỡi.

Nếu tỷ lệ cho tháng 2 hoạt động tương tự, chẳng hạn, 3.1, điều đó có nghĩa là nhiều tiền hơn bị khóa trong hàng tồn kho. Một tỷ lệ thích hợp sẽ phụ thuộc vào thời gian giao hàng trung bình. Nếu hàng hóa có thể được bổ sung trong khoảng thời gian 8 tuần, tỷ lệ này không được vượt quá 2 (nếu làm việc hàng tháng).

Một cách khác để tính ra tỷ lệ là chia tổng giá trị hàng tồn kho cho giá trị của các vật liệu được phát hành trong thời gian giao hàng. Ví dụ: nếu (a) phải mất sáu tuần để bổ sung trung bình (b) giá trị phát hành trong khoảng thời gian sáu tuần là 3, 3.000 rupee và (c) tổng hàng tồn kho là 9, 9 rupee 00.000, tỷ lệ là 9, 00, 000 / 3, 00.000. Điều này cho thấy đầu tư vào cổ phiếu ở mức quá cao. Tỷ lệ này không nên nhiều hơn 1.

Để có kết quả tốt hơn, tốt hơn hết là chia tổng số hàng tồn kho thành các loại tự nhiên của (a) nguyên liệu (b) cửa hàng chính, ví dụ: than, và (c) cửa hàng tiêu dùng lặt vặt. Tỷ lệ sau đó nên được làm riêng cho từng loại. Điều này sẽ chỉ ra nơi quá mức chính xác đã xảy ra.

Ngay cả điều này là không đủ. Tài khoản của từng mục nên được duyệt và các danh sách riêng biệt sẽ được tổng hợp các mục:

(a) trong đó có các cổ phiếu lớn nhưng hoàn toàn không được sử dụng trong năm và không có khả năng được sử dụng; và

(b) trong đó các cổ phiếu quá lớn so với nhu cầu có thể phát sinh trong những tháng tới.

Tổng số cổ phiếu của các mặt hàng được bảo hiểm bởi (a) và dự trữ quá mức của các mặt hàng được bảo hiểm bởi (b) nên được xử lý ngay lập tức. Trì hoãn sẽ chỉ có nghĩa là suy giảm chất lượng và hậu quả là mất đi số tiền nhận ra.

Một ngoại lệ cho quy tắc trên là phụ tùng cho máy móc đang sử dụng. Việc một bộ phận cụ thể không được yêu cầu trong một số năm là không đảm bảo rằng nó cũng sẽ không được yêu cầu trong tương lai. Vì vậy, miễn là một máy đang được sử dụng, các phụ tùng của nó nên được giữ trong kho và không được xử lý. Các phụ tùng của máy không còn được sử dụng chắc chắn nên được xử lý trừ khi chúng có thể được sử dụng cho các mục đích khác.

Minh họa 2:

Một nhà máy đã nhận được một lô hàng chứa hai nguyên liệu quan trọng X và Y và hóa đơn liên quan đến cùng tiết lộ thông tin sau:

Minh họa 3:

Một thương gia gỗ đã mang 5.000 c.ft. gỗ tròn vào ngày 1 tháng 1 năm 2005 @ R. 20 mỗi c.ft. Ông cất chúng trong sân gỗ của mình trong sáu tháng để làm gia vị. Trong sân gỗ, các chi phí sau đây đã phát sinh trong giai đoạn gia vị:

Minh họa 4:

Các chi tiết liên quan đến 1200 kg nguyên liệu thô được mua bởi một công ty trong tháng 6 như sau:

Thanh toán:

Công việc tính chi phí cho các tài liệu nhận được sẽ được thực hiện bởi Thư ký cửa hàng hoặc bởi một số người khác trong Văn phòng chi phí. Sau khi Cửa hàng nhận được ghi chú được tính đúng và được nhập vào Sổ cái cửa hàng, một bản sao sẽ được chuyển đến Văn phòng tài khoản phải nhận hóa đơn từ nhà cung cấp. Sau đó, Văn phòng Tài khoản sẽ so sánh thứ tự; hóa đơn và các cửa hàng đã nhận được ghi chú và trên cơ sở thanh toán này có thể được thực hiện một cách an toàn.