Tạo cấu trúc tổ chức hiệu quả: 10 Nguyên tắc
Bài viết này đưa ra ánh sáng theo mười hướng dẫn để tạo ra một cấu trúc tổ chức hiệu quả. Các hướng dẫn là: 1. Khoảng thời gian kiểm soát hiệu quả 2. Tính linh hoạt 3. Đơn giản 4. Tập trung đúng mức vào các hoạt động của nhân viên 5. Xóa bỏ quyền hạn 6. Cấp quản lý tối thiểu 7. Xem xét thích hợp cho nhóm hàng đầu 8. Thống nhất về phương hướng 9. Áp dụng trách nhiệm cuối cùng 10. Phân quyền đầy đủ.
Hướng dẫn số 1. Khoảng thời gian kiểm soát hiệu quả:
Khoảng cách kiểm soát đề cập đến số lượng cấp dưới mà người quản lý có thể trực tiếp giám sát.
Có một giới hạn về con số này nhưng nó không thể được áp dụng phổ biến, bởi vì một số yếu tố như bản chất của cấp trên, bản chất của cấp dưới, kỹ thuật truyền thông, v.v. ảnh hưởng đến khoảng kiểm soát.
Hướng dẫn số 2. Linh hoạt:
Cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt để có thể điều chỉnh theo các điều kiện thay đổi trong tương lai. Nó nên được thiết kế theo cách nó có thể đáp ứng không chỉ nhu cầu hiện tại mà cả nhu cầu tương lai lâu dài của tổ chức vì những thay đổi trong tổ chức là bắt buộc, do những thay đổi môi trường khác nhau và những lý do thuyết phục khác. Sẽ rất khó để kết hợp thay đổi mà không gặp nhiều khó khăn nếu cấu trúc không linh hoạt.
Hướng dẫn số 3. Đơn giản:
Có tính đến các công việc mạng thiết yếu nhưng không có chỗ cho sự nhầm lẫn và mơ hồ, cấu trúc tổ chức nên được thiết kế đơn giản nhất có thể. Quá nhiều cấp độ hoặc kênh liên lạc, hoặc ủy ban, hoặc nhiều lệnh hoặc quá nhiều phối hợp thường tạo ra nhiều vấn đề hơn là để giải quyết chúng.
Hướng dẫn số 4. Nhấn mạnh đúng vào hoạt động của nhân viên:
Trong một tổ chức, các hoạt động của dòng và nhân viên nên được đưa ra do tuổi cân. Một hoạt động của nhân viên là hoạt động đóng góp gián tiếp cho tổ chức trong việc thực hiện một hoạt động dòng. Mặt khác, hoạt động trực tuyến là hoạt động phục vụ trực tiếp cho tổ chức.
Cả hai hoạt động này nên được viết rõ ràng để hoạt động của tổ chức có thể diễn ra suôn sẻ và có thể tránh được những xung đột không cần thiết giữa hoạt động của nhân viên và nhân viên.
Hướng dẫn số 5. Xóa đường dây thẩm quyền:
Phải có một dòng thẩm quyền rõ ràng chạy từ đầu đến cuối tổ chức. Nó đạt được thông qua ủy quyền bằng các bước từ người điều hành cao nhất đến người lao động thấp nhất, có trách nhiệm ít nhất và không có thẩm quyền đối với người khác. Thất bại trong việc làm rõ các dòng thẩm quyền dẫn đến ma sát, chính trị và không hiệu quả.
Hướng dẫn # 6. Cấp quản lý tối thiểu:
Các cấp quản lý trong một tổ chức nên được giữ ở mức tối thiểu nhất có thể. Số lượng cấp càng nhiều, chuỗi lệnh càng lớn và thời gian di chuyển của các cấp càng dài, nhưng nó đóng vai trò là một đường dẫn.
Hướng dẫn # 7. Cân nhắc do các nhóm hàng đầu:
Trong một hình thức tổ chức của công ty, có hai nhóm hàng đầu, tức là nhóm cổ đông và nhóm giám đốc. Hai nhóm hàng đầu này không gặp nhau thường xuyên, họ hoàn toàn khác. Hai nhóm này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của tổ chức.
Các giám đốc điều hành hàng đầu chịu trách nhiệm quản lý tổng thể. Một cấu trúc tổ chức tốt sẽ cung cấp cho việc duy trì mối quan hệ giữa các chức năng tổ chức và nhóm hàng đầu.
Hướng dẫn số 8. Thống nhất về phương hướng:
Mỗi người trong tổ chức chỉ nên được chỉ đạo bởi một ông chủ càng xa càng tốt liên quan đến một chức năng chính duy nhất. Nhân hướng có thể tạo ra sự nhầm lẫn và có thể dẫn đến xung đột vai trò.
Hướng dẫn # 9. Áp dụng Trách nhiệm Cuối cùng:
Chính quyền chảy từ cấp trên đến cấp dưới cùng với các trách nhiệm. Người quản lý cấp cao hơn không được miễn trách nhiệm của mình đối với các hành vi được ủy quyền cho cấp dưới. Anh ta chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của chính mình và nhiệm vụ của cấp dưới.
Hướng dẫn số 10. Phân quyền đầy đủ:
Mỗi người trong tổ chức phải có đủ thẩm quyền để đáp ứng các nghĩa vụ của mình theo các tình huống. Quyền hạn được trao cho người điều hành cao nhất và được giao cho cấp dưới của mình bất cứ nơi nào cần thiết để đáp ứng các nghĩa vụ của họ.
Nếu không đủ thẩm quyền không được ủy quyền, người điều hành cao nhất hoặc người giao quyền thì phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau như tắc nghẽn trong việc ra quyết định, trì hoãn thực thi quyết định, áp lực lên cấp cao hơn và ít động lực hơn cho cấp dưới. Những vấn đề này cản trở sự phát triển của tổ chức.
