Phân cấp thẩm quyền: Ý nghĩa, tầm quan trọng và lợi thế
Đọc bài viết này để tìm hiểu về phân cấp. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Định nghĩa và ý nghĩa của phân cấp thẩm quyền 2. Tầm quan trọng của phân cấp thẩm quyền 3. Ưu điểm 4. Nhược điểm 5. Nguyên tắc cơ bản 6. Xác định các yếu tố.
Phân cấp thẩm quyền: Định nghĩa và ý nghĩa:
"Phân cấp thẩm quyền" đề cập đến việc phân tán thẩm quyền để ra quyết định trong các cấp độ khác nhau của hoạt động tổ chức trong toàn tổ chức.
Theo lời của Louis A. Allen:
Phi tập trung hóa là nỗ lực có hệ thống để giao phó cho các cấp chính quyền thấp nhất ngoại trừ việc có thể được thực thi tại các điểm trung tâm.
Phân cấp thực sự là một phần mở rộng của khái niệm ủy quyền.
Sự ủy nhiệm có thể diễn ra từ cấp trên đến một cấp dưới và là một quá trình hoàn chỉnh, nhưng việc phân cấp chỉ diễn ra khi sự ủy thác hoặc phân phối thẩm quyền đầy đủ nhất có thể được thực hiện cho tất cả các nhân viên hoặc hầu hết mọi người trong tổ chức đối với chức năng cụ thể, hoạt động hoặc trách nhiệm.
Tuy nhiên, cần nhớ rằng phi tập trung hóa không nhất thiết có nghĩa là phân phối thẩm quyền đối với tất cả các hoạt động.
Một chức năng có thể được phân cấp và một chức năng khác tập trung.
Ví dụ, trong mối quan tâm sản xuất ô tô, chức năng bán hàng có thể được phân phối hoặc phân cấp cho bộ phận sản phẩm, trong khi quan hệ lao động có thể vẫn tập trung. Mức độ phân cấp tồn tại trong bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào mức độ mà thẩm quyền ra quyết định rõ ràng được trao cho các cấp dưới cấp quản lý cao nhất.
Do đó, khi phái đoàn được phổ biến rộng rãi và quyền hạn được giao cho các cấp quản lý thấp hơn, cho tất cả hoặc hầu hết những người được giao trách nhiệm, việc phân cấp thẩm quyền diễn ra.
Mặt khác, khi ủy quyền được giới hạn ở cấp quản lý cao nhất và cấp dưới chỉ đơn giản là thực hiện các quyết định được đưa ra ở cấp cao nhất, chính quyền được cho là tập trung ở mức độ đó.
Phân cấp là một câu hỏi về mức độ. Nó không phải là những gì được ủy thác mà là bao nhiêu được ủy thác. Henry Fayol đã chỉ ra rằng mọi thứ sẽ làm tăng tầm quan trọng của vai trò của cấp dưới là phi tập trung hóa, mọi thứ đi để giảm bớt nó là tập trung hóa.
Tuy nhiên, không thể có bất kỳ sự tập trung hóa tuyệt đối hoặc phân cấp tuyệt đối trong một tổ chức. Tập trung tuyệt đối là có thể nếu có một người có thẩm quyền tuyệt đối và không có người quản lý cấp dưới nào khác có nghĩa là không có tổ chức có cấu trúc.
Tương tự, không có sự phân cấp tuyệt đối. Trên thực tế tập trung hóa và phi tập trung hóa là khuynh hướng, khuynh hướng hoặc cho vay đối với việc bảo lưu thẩm quyền ở các mức độ khác nhau. Trong một tổ chức, quyền lực có thể được tập trung, nhưng một số lượng phân cấp cũng trở nên cần thiết.
Tầm quan trọng của phân cấp thẩm quyền:
Phân cấp về cơ bản là hữu ích cho các tổ chức lớn có nhiều sản phẩm hoặc hoạt động ở các vị trí địa lý khác nhau. Phân cấp trở thành không thể tránh khỏi trong một ngành công nghiệp với mọi tăng trưởng về quy mô.
Tầm quan trọng của nó có thể được lưu ý như sau:
1. Cứu trợ cho các nhà điều hành hàng đầu:
Giảm bớt khối lượng công việc của các giám đốc điều hành cấp cao, những người đã quá nặng nề, phi tập trung hóa giúp giảm khối lượng công việc thường ngày của họ. Họ có thể dành thời gian và sự quan tâm lớn hơn cho các vấn đề chính sách quan trọng bằng cách phân cấp thẩm quyền cho các quyết định hoạt động thường lệ.
2. Động lực của cấp dưới:
Phân cấp thúc đẩy các nhà quản lý cấp thấp hơn bằng cách tăng cơ hội được công nhận, cải thiện tình trạng của họ và mang lại cho họ cảm giác hoàn thành. Các cơ sở để đưa ra quyết định và chức năng kích hoạt độc lập các ổ đĩa mạnh mẽ giữa các cá nhân và do đó, dẫn đến tăng năng suất.
3. Cải thiện hiệu suất làm việc:
Các quyết định điều hành trong một thiết lập phi tập trung có xu hướng có chất lượng cao hơn. Các quyết định sẽ phù hợp hơn, kịp thời và nhanh chóng vì chúng được đưa ra gần nhất với các điểm của vấn đề, thông tin và hành động. Các quyết định cũng sẽ dân chủ và được chấp nhận vì những quyết định này được đưa ra bởi những người chịu trách nhiệm thực hiện chúng.
4. Thúc đẩy tinh thần của cấp dưới:
Phân cấp có xu hướng thúc đẩy tinh thần của cấp dưới do sự cân bằng quyền lực và thẩm quyền tương đối ở tất cả các cấp của tổ chức, phạm vi tham gia xác định vấn đề, ra quyết định và thực hiện, tăng sự hài lòng trong công việc và giảm khoảng cách giữa các vấn đề và quyết định, và giữa quyết định và hành động.
5. Tăng tính linh hoạt:
Phân cấp là một chiến lược cấu trúc để quản lý sự phát triển và đa dạng hóa tổ chức và để đối phó với sự phức tạp, không chắc chắn và biến động của môi trường bên ngoài.
Ưu điểm của phân cấp:
Những lợi thế của phân cấp có thể được liệt kê như sau:
1. Tăng hiệu quả quản lý:
Phân cấp làm giảm gánh nặng của các giám đốc điều hành hàng đầu, giảm bớt sự lo lắng của các chi tiết, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác là lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát, v.v. và tăng hiệu quả quản lý chung.
2. Tạo điều kiện đa dạng hóa các hoạt động:
Phân cấp tạo điều kiện cho sự tăng trưởng và đa dạng hóa các dòng sản phẩm. Vì một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm liên quan được tạo cơ sở để tạo ra các bộ phận, tất cả các tính năng quan trọng như vị trí hiện tại, triển vọng trong tương lai và hiệu quả so sánh của từng sản phẩm có thể được xác định dễ dàng.
3. Giảm thiểu rủi ro:
Phân cấp không chỉ lan rộng ra thẩm quyền ra quyết định giữa các giám đốc điều hành cấp trung và cấp thấp khác nhau mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các lợi ích tư vấn chuyên môn của các chuyên gia và do đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu khả năng thua lỗ.
4. Đảm bảo hiệu suất nhanh:
Sự tiếp xúc chặt chẽ và do đó sự hiểu biết lớn hơn giữa các nhà quản lý và người được quản lý có thể đối phó thành công với những thay đổi kinh doanh liên tục. Do đó, nó cung cấp một đặc tính năng động cho doanh nghiệp và đảm bảo quyết định nhanh chóng và hành động kịp thời.
5. Phát triển các nhà điều hành trong tương lai:
Khi quyền hạn được phân cấp, cấp dưới có cơ hội thực hiện phán quyết của chính họ. Họ học cách quyết định và phát triển kỹ năng quản lý. Do đó, phân cấp cung cấp một phương tiện tốt hơn để phát triển các nhà quản lý và giám đốc điều hành trong tương lai.
Đây có lẽ là lợi ích quan trọng nhất, đặc biệt là ở nước ta, nơi thiếu nhà quản lý có thẩm quyền là yếu tố hạn chế chính của sự tăng trưởng nhanh chóng của nền kinh tế và các ngành công nghiệp chính của chúng ta.
6. Tạo động lực cho cấp dưới để thực hiện tốt hơn:
Bằng cách phân công công việc quản lý nhất quán và đầy đủ, cơ cấu tổ chức thúc đẩy sáng kiến cá nhân và hiểu biết lẫn nhau và thúc đẩy cấp dưới đạt hiệu suất cao hơn.
7. Cải thiện tinh thần:
Phân cấp kích thích sự hình thành các nhóm gắn kết nhỏ. Vì các nhà quản lý địa phương được trao một mức độ thẩm quyền lớn, họ hàn người của họ thành các nhóm đan chặt. Với mức độ tham gia cao, nỗ lực liên lạc liên tục và quan tâm liên tục đến phúc lợi của các thành viên trong nhóm, họ có thể đảm bảo mức độ tinh thần cao trong số các cấp dưới.
Nhược điểm của phân cấp:
Phân cấp mang lại lợi ích rõ rệt và không có tổ chức lớn nào có thể hy vọng duy trì mà không có nó. Mặc dù vậy, có nhiều nhược điểm hoặc hạn chế trong quá trình phân cấp.
Một số vấn đề chính của phân cấp được ghi chú dưới đây:
1. Vấn đề phối hợp:
Phân cấp đòi hỏi một mức độ khác biệt cao của các chức năng và nhiệm vụ. Cơ quan quản lý cấp cao có thể gặp khó khăn trong việc phối hợp các mục tiêu, chức năng và hoạt động đa dạng của các đơn vị hoặc bộ phận ra quyết định tự trị khác nhau.
Các giám đốc điều hành có thể phát triển triển vọng hẹp và lợi ích bộ phận có thể làm lu mờ các mục tiêu của tổ chức. Do đó, việc duy trì sự phối hợp giữa các phòng ban trở nên khó khăn hơn.
2. Thiếu tính đồng nhất:
Phân cấp có thể dẫn đến sự không nhất quán trong tổ chức khi các thủ tục thống nhất không được tuân theo bởi các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận có thể xây dựng chính sách và thủ tục riêng của mình.
3. Tốn kém và không kinh tế:
Phân cấp có xu hướng làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Nó liên quan đến sự trùng lặp về thủ tục, thiết bị và dịch vụ vì có các đơn vị hoặc bộ phận tự chủ và tự túc về cơ sở vật chất và nhân viên được đào tạo.
4. Sự chậm trễ trong việc ra quyết định:
Phân cấp trở thành một khuyết tật quan trọng trong trường hợp quyết định khẩn cấp nhanh chóng. Một số giám đốc điều hành không muốn chia sẻ trách nhiệm ra quyết định.
5. Giới hạn của quy mô:
Để mang lại sự phân cấp, cần phải tạo ra các phòng ban và các bộ phận. Điều này chỉ có thể khi một doanh nghiệp đủ lớn và có xu hướng tự phân chia và phân chia. Vì vậy, các tổ chức nhỏ không có nhiều phạm vi để phân cấp.
Nguyên tắc cơ bản của phân cấp :
Các nguyên tắc cơ bản của phân cấp có thể được nêu như sau:
1. Sự gần gũi của các điểm ra quyết định:
Tất cả các kế hoạch phân cấp phải nhằm mục đích cung cấp sự gần gũi của các điểm ra quyết định gần nơi hành động.
2. Phái đoàn thực sự:
Sự phân cấp thành công và đúng đắn đòi hỏi sự ủy quyền đầy đủ và thực sự. Báo cáo hoặc kiểm tra chi tiết trước khi đưa ra quyết định của cấp dưới sẽ khiến việc phân cấp không hiệu quả.
3. Tự tin vào cấp dưới:
Cấp trên phải đặt niềm tin hoàn toàn vào khả năng của cấp dưới trong việc đưa ra quyết định chính xác vào đúng thời điểm mà không can thiệp vào hoạt động hàng ngày của họ.
4. Hòa giải giữa Nhân viên và Nhân viên:
Nhân viên, với kinh nghiệm và tài năng của họ, phải tư vấn và khuyến khích các Nhà điều hành Đường dây thiếu kinh nghiệm để các quyết định chính xác có thể được đưa ra bởi họ.
5. Tính chẵn lẻ của Trách nhiệm và Quyền hạn:
Để làm cho việc phân cấp có hiệu quả và thành công, cấp dưới phải gánh trách nhiệm tương xứng với thẩm quyền được thực thi bởi anh ta.
6. Kết luận về tính ưu việt của quyết định phi tập trung:
Các nhà quản lý hàng đầu phải được thuyết phục rằng tổng hợp quyết định của nhiều cá nhân sẽ luôn luôn tốt hơn và vượt trội về lợi ích chung so với các quyết định được lên kế hoạch và kiểm soát tập trung.
7. Chính sách nhân sự theo định hướng kết quả:
Kết quả của các chính sách nhân sự phải có khả năng được đo lường và so sánh với các tiêu chuẩn đã được đặt ra. Cần có sự sắp xếp để đưa ra phần thưởng hoặc gây ra hình phạt tương ứng, liên quan đến sự thành công hay thất bại của các chính sách nhân sự này.
Các yếu tố quyết định mức độ phân cấp:
Mức độ và bản chất của phân cấp thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:
1. Quy mô của Tổ chức:
Phân cấp phụ thuộc vào quy mô của tổ chức. Quy mô của mối quan tâm càng lớn thì số lượng quyết định và nhu cầu phân cấp thẩm quyền càng lớn.
2. Lịch sử của doanh nghiệp:
Phân cấp thẩm quyền phụ thuộc vào cách tổ chức đã được xây dựng trong khoảng thời gian. Các tổ chức được xây dựng dưới sự chỉ đạo của những người sáng lập chủ sở hữu có khả năng cho thấy một xu hướng rõ rệt để giảm thiểu phân cấp. Ngược lại, các doanh nghiệp được tạo ra thông qua sự kết hợp, hợp nhất hoặc sáp nhập có xu hướng phi tập trung hơn.
3. Triển vọng của các nhà quản lý hàng đầu:
Tính cách và triết lý của các nhà quản lý cấp cao có ảnh hưởng đáng kể đến mức độ phân quyền. Khi các giám đốc điều hành hàng đầu tin tưởng vào tự do cá nhân, sẽ có một mức độ phân cấp cao. Nhưng nếu các nhà quản lý hàng đầu bảo thủ và thích kiểm soát tập trung, có khả năng sẽ tập trung quyền lực.
4. Sẵn có của người quản lý có năng lực:
Sự sẵn có của các nhà quản lý có trình độ ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ phân cấp, bởi vì việc thực thi quyền lực đòi hỏi năng lực từ phía những người thực thi quyền lực. Khi các nhà quản lý ở cấp thấp hơn có thể và có kinh nghiệm sẽ có nhiều cơ hội phân cấp hơn. Thiếu giám đốc điều hành được đào tạo hạn chế phân cấp.
5. Phân tán hoạt động:
Quyền hạn có xu hướng được phân cấp khi các hoạt động của tổ chức được phân tán trên các lãnh thổ khác nhau. Phân tán địa lý của các hoạt động làm cho giao tiếp khó khăn dưới quyết định tập trung. Ví dụ, các hoạt động của các tổ chức ngân hàng, bảo hiểm và vận tải phải được phân cấp.
6. Tính thống nhất của chính sách:
Phân cấp sẽ có xu hướng bị hạn chế trong tất cả các trường hợp trong đó tính đồng nhất của chính sách có tầm quan trọng quan trọng đối với doanh nghiệp như chính sách ấn định tiền lương hoặc giá cả hoặc quan hệ công chúng, v.v.
7. Kỹ thuật điều khiển:
Kỹ thuật kiểm soát kém hoặc hệ thống kinh doanh không hiệu quả có xu hướng khuyến khích tập trung hóa. Các kỹ thuật hiệu quả để kiểm soát công việc của cấp dưới, các hệ thống và quy trình được thiết lập tốt, cải tiến kỹ thuật kế toán cho phép phân cấp lớn hơn trong các mối quan tâm lớn hơn.
8. Tầm quan trọng của quyết định:
Tác động lớn hơn của một quyết định đối với sự thành công và sự sống còn của doanh nghiệp, cao hơn là mức độ tập trung hóa. Các quyết định quan trọng và quan trọng liên quan đến đầu tư của các quỹ vốn khổng lồ được đưa ra ở cấp cao nhất, bởi vì các quan chức hàng đầu được đào tạo tốt hơn và có nhiều kinh nghiệm hơn và do đó, chính quyền không được phân cấp.
9. Tỷ lệ thay đổi trong tổ chức:
Tỷ lệ thay đổi trong tổ chức cũng ảnh hưởng đến mức độ mà cơ quan có thể được phân cấp. Nếu doanh nghiệp phát triển nhanh và đang phải đối mặt với vấn đề mở rộng, có nhiều khả năng cơ quan đó sẽ được phân cấp. Đối với điều này, trong các tổ chức cũ và, được thành lập hoặc hoạt động chậm, có xu hướng tự nhiên để tập trung quyền lực.
10. Ảnh hưởng đến môi trường:
Các yếu tố bên ngoài như chính sách của chính phủ, hoạt động công đoàn, chính sách thuế, vv cũng có ảnh hưởng đáng kể đến mức độ phân cấp. Nhiều vấn đề của ngành công nghiệp như tranh chấp lao động, ấn định giá, v.v ... phải được giải quyết ở cấp quản lý cao nhất, do đó khuyến khích tập trung hóa hơn là phân cấp.
