Soạn thảo thư: 3 thủ tục chính

Bài viết này đưa ra ánh sáng về ba thủ tục chính cần tuân thủ trong khi soạn thảo một lá thư. Các thủ tục là: 1. Lập kế hoạch 2. Soạn thảo và sửa chữa 3. Nguyên tắc cần tuân thủ.

Soạn thảo thư: Thủ tục # 1. Lập kế hoạch:

Một lá thư phải được lên kế hoạch tốt. Lập kế hoạch có nghĩa là suy nghĩ trước. Tất cả các điểm phải được nghĩ ra đầu tiên. Trong trường hợp trả lời thư, thư gốc phải được đọc kỹ và các điểm chính có thể được gạch chân tốt nhất. Một lá thư có một mục đích, nó mang một ý nghĩa và nó có một giai điệu. Tất cả ba đặc điểm của một bức thư phải được ghi nhớ.

Soạn thảo thư: Thủ tục # 2. Soạn thảo và sửa lỗi:

Một bức thư được soạn thảo trước, đưa ra một cách đọc để sửa chữa và cải thiện và cuối cùng nó được gõ ra.

Soạn thảo thư: Thủ tục # 3. Nguyên tắc cần tuân thủ:

Các nguyên tắc sau phải được tuân thủ trong khi chuẩn bị các phần khác nhau của một bức thư:

(a) Re: Tiêu đề:

Phần tiêu đề của một bức thư thường được in trên giấy tiêu đề trừ ngày và số tham chiếu. (Từ 'Messrs' sẽ không được viết trước tên của người gửi, trong khi viết một lá thư trong phòng thi vì tiêu đề in không có nó.) Có nhiều cách viết ngày khác nhau.

Phương pháp tốt nhất là đề cập đến tháng đầu tiên, sau đó là ngày (bằng dấu phẩy) và cuối cùng là năm. Ví dụ: ngày 13 tháng 4 năm 1988. Nó có thể được viết vào ngày 13 tháng 4 năm 1988. Nhưng nó không nên được viết là 13/4/88 và tốt nhất là không phải là 13.4, 88. Số tham chiếu đi ra từ số tập tin.

(b) Re: Địa chỉ bên trong:

Luôn luôn là tốt để giải quyết một cá nhân bằng chỉ định chính thức của mình, ví dụ: Giám đốc, Giám đốc điều hành, Thư ký, Giám đốc tiếp thị, v.v.

Trong khi đặt tên của người đó, cần lưu ý những điểm sau:

(i) Từ 'Messrs' sẽ không được sử dụng trước tên của một công ty vì một công ty là một người trong mắt pháp luật nhưng Messers là số nhiều của Mister. 'Messrs' chỉ có thể được sử dụng trước tên của một công ty hợp danh.

(ii) Trong khi viết Ông hoặc Bà, không có lý do nào để đặt 'toàn bộ' sau nó giống như Ông hoặc Bà, bởi vì chữ cái đầu tiên 'M' và chữ cái cuối cùng 'r' hoặc 's' đều ở đó. Điều tương tự cũng đúng với Tiến sĩ (Bác sĩ). Nhưng sẽ có một 'toàn bộ' trong khi viết Prof, bởi vì phần sau của từ 'essor' đã bị xóa. Dừng hoàn toàn là cần thiết sau khi 'Co.' nhưng không phải sau 'Ltd'. Ngày nay, bà được viết thay cho hoa hậu. Địa chỉ bên trong là không cần thiết trong khi viết một lá thư tròn.

(c) Re: Mở lời chào hoặc lời chào:

Khi một cá nhân (nam) được giải quyết, 'Dear Sir', sẽ được sử dụng. Khi một công ty hợp danh được giải quyết (với Messrs trước tên của nó), 'Dear Sirs', sẽ là hình thức chính xác. Khi một cá nhân (nữ) được giải quyết, đó sẽ là 'Bà', và, không phải 'Bà thân mến'. Trong khi giải quyết một công ty 'Dear Sirs', không thể được sử dụng vì công ty là một người. Và vì nó là một người nhân tạo, nó không thể được giải quyết trực tiếp.

Bước chính xác sẽ là giải quyết một nhân viên của công ty. Trong trường hợp có một lá thư tròn, lời chào sẽ là 'Kính gửi Ngài' hoặc 'Quý ông'. Sử dụng từ 'Ngài', là không mong muốn trừ khi bức thư được gửi đến một người rất đáng kính trọng, ví dụ Tổng thống Ấn Độ, một thẩm phán, biên tập viên, v.v ... Một cấp dưới có thể sử dụng 'Kính gửi Ngài' một cách an toàn cho ông chủ của mình.

(d) Re: Thân thư:

Nhiệm vụ khó khăn nhất là viết câu đầu tiên đặc biệt khi chữ cái là chữ cái đầu tiên và không trả lời. Nói chung một giới thiệu ngắn là cần thiết. Ví dụ, chúng tôi đang viết thư cho bạn về sự tôn trọng, chúng tôi đang giao dịch với nhau. (đặt tên cho hàng hóa) trong một thời gian và muốn phân biệt các sản phẩm của chúng tôi. Vui lòng (vui lòng) tham khảo Thư Thông tư của chúng tôi của Giáo hoàng .. (đặt ngày)., Vui lòng (Vui lòng) đề cập đến cuộc thảo luận bạn đã có với đại diện của chúng tôi, người đã gọi cho bạn, v.v. Khi viết thư trả lời, một tham chiếu phải được gửi đến thư đầu tiên. Phong cách tốt nhất để làm tài liệu tham khảo là Tiêu trên .. Vui lòng (Vui lòng) tham khảo thư của bạn (đặt ngày). Hoặc, Thư của bạn Không có trò chơi .. của bạn. (đặt ngày). Nó là tốt hơn để viết 'trong số các ứng dụng của ..

Có một thói quen phổ biến là kết thúc một bức thư bằng 'Cảm ơn bạn' hoặc 'Cảm ơn bạn trong dự đoán' hoặc 'Đảm bảo cho bạn dịch vụ tốt nhất của chúng tôi', v.v ... Đây đều là những biểu hiện xấu và sai. Những điều này không nên được viết. Các thành ngữ chính xác là: 'Cảm ơn bạn'. Với sự biết ơn'. "Liên quan". "Trân trọng '. 'Trân trọng'. Nếu 'Cảm ơn bạn' hoặc 'Cảm ơn bạn trong dự đoán' hoặc 'Đảm bảo cho bạn dịch vụ tốt nhất của chúng tôi', được viết thì 'Tôi là', hoặc 'Tôi vẫn', hoặc 'Chúng tôi vẫn', hoặc 'Chúng tôi vẫn', phải được viết trước 'Trân trọng', hoặc 'Trân trọng', hoặc 'Trân trọng'.

(e) Re: Đóng miễn phí:

'Trân trọng' hoặc 'Trân trọng', sẽ là hình thức tốt nhất. 'Trân trọng', sẽ tốt khi cấp dưới viết thư cho cấp trên của mình. Viết ngoan ngoãn "Bạn ngoan ngoãn", là một hình thức tồi.

(f) Re: Dấu câu:

Tất cả các dấu câu không cần thiết trong khi viết tên hoặc địa chỉ sẽ được tránh. Ví dụ: thay vì viết 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013. tốt hơn là viết 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. Dấu phẩy sau 18 là không cần thiết nhưng dấu phẩy sau Road, là cần thiết. Dấu gạch nối là vô dụng.

(g)

Ngày và Chữ ký Một thư kinh doanh không có ngày hoặc không có chữ ký thích hợp (chữ ký có chỉ định) là vô nghĩa.