Nhiệm vụ của một thư ký công ty: Các yếu tố và phân loại
Đọc bài viết này để tìm hiểu về Nhiệm vụ của một Thư ký Công ty. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Các yếu tố quyết định mức độ của nhiệm vụ 2. Phân loại nhiệm vụ.
Các yếu tố quyết định mức độ của nhiệm vụ:
Nhiệm vụ hoặc chức năng của Thư ký Công ty rất đa dạng hoặc nhiều và đa dạng. Nhiệm vụ phát sinh quyền lợi. Điều này đúng với một Thư ký Công ty. Nhiệm vụ của anh ta được xác định một phần bởi vị trí của anh ta như được nêu trong Đạo luật công ty trong định nghĩa và trong các Phần khác nhau. Đạo luật, tuy nhiên, không mô tả một cách có hệ thống các nhiệm vụ của một Thư ký Công ty.
Là một Thư ký Công ty được chỉ định bởi một hợp đồng, đại cương về nhiệm vụ của anh ta cũng được thể hiện trong các điều khoản của hợp đồng. Thông thường, một số lượng lớn các nhiệm vụ được ủy quyền cho anh ta cùng với thẩm quyền và trách nhiệm của Hội đồng quản trị của công ty bổ nhiệm. Rõ ràng nhiệm vụ của Thư ký của một công ty quy mô lớn là lớn hơn và phức tạp hơn so với nhiệm vụ của một công ty quy mô nhỏ.
Mặt khác, trong một công ty có quy mô lớn, nhiều sĩ quan khác có thể được chỉ định để hỗ trợ Bộ trưởng. Nói tóm lại, nhiệm vụ của anh ta được quy định bởi quy mô của công ty.
Ngay cả các nhiệm vụ có thể khác nhau từ công ty đến công ty có quy mô lớn có tính đến:
(a) Liệu công ty được tổ chức chặt chẽ hay được tổ chức rộng rãi và
(b) Liệu cổ phiếu của công ty có được ghi danh vào một sàn giao dịch chứng khoán được công nhận hay không.
Bất cứ điều gì có thể là phạm vi của các nhiệm vụ, cần lưu ý rằng các nhiệm vụ của Thư ký Công ty có hai khía cạnh khác nhau:
(a) Nhiệm vụ với tư cách là Thư ký và
(b) Nhiệm vụ đủ điều kiện theo quy định của Công ty và Luật đồng minh.
Theo đó, các loại nhiệm vụ khác nhau của Thư ký Công ty được tóm tắt dưới đây theo cách phân loại:
Phân loại nhiệm vụ:
Nhiệm vụ của Thư ký Công ty được phân loại là Không theo luật định và Theo luật định.
(A) Không theo luật định:
Là một thư ký, một thư ký công ty có tất cả các nhiệm vụ mà một thư ký nên có. Những nhiệm vụ này là không theo luật định và thường được mô tả là nhiệm vụ thường xuyên và điều hành của một thư ký công ty.
Chúng có ba loại:
(1) Nhiệm vụ của Văn phòng điều hành:
Một thư ký công ty nói chung là giám đốc điều hành trong văn phòng có sự giám sát và kiểm soát chung đối với các chức năng của tất cả các bộ phận trong văn phòng của công ty, thư từ, tài khoản, hồ sơ, quan hệ công chúng, v.v.
Ông có trách nhiệm duy trì tiêu chuẩn thực hiện của nhân viên văn phòng cũng như kỷ luật văn phòng. Ông phải điều phối các chức năng của các phòng ban khác nhau. Trong một số công ty, Bộ trưởng cũng được ủy thác mua hàng và quản lý nhân sự. Ông được mô tả là Giám đốc chính của công ty.
(2) Nhiệm vụ với tư cách là Cán bộ Liên lạc:
Một thư ký công ty phải duy trì liên lạc giữa công ty một mặt và các thành viên của công ty, những người kết nối với công ty (như khách hàng, khách nợ, chủ nợ, v.v.) và công chúng nói chung.
Bất cứ khi nào bất kỳ ai, dù được biết hoặc chưa biết đến công ty, muốn liên lạc với công ty, anh ta sẽ giải quyết thông qua thư từ hoặc gặp trực tiếp Bộ trưởng. Trên thực tế, Bộ trưởng có chức năng như một đại lý của các giám đốc của công ty là các đại lý hoặc chính công ty. Hội đồng quản trị trao quyền đặc biệt cho Thư ký cho mục đích này.
(3) Nhiệm vụ với tư cách là Cố vấn:
Một thư ký công ty phải tư vấn cho Hội đồng quản trị trong nhiều vấn đề liên quan đến quản trị công ty và đặc biệt đối với các thủ tục pháp lý muốn quản trị. Nhiệm vụ của một thư ký công ty với tư cách là cố vấn có ý nghĩa đặc biệt vì họ chủ yếu quan tâm đến các thủ tục pháp lý.
(B) Theo luật định:
Một công ty là một "công ty cơ thể", một sáng tạo của pháp luật. Đạo luật công ty cung cấp các thủ tục phức tạp cho sự hình thành của nó, sự tiếp diễn của nó và nó đang cuộn lên. Thư ký Công ty phải hỗ trợ một công ty ở mọi giai đoạn nhờ kiến thức, trình độ và kinh nghiệm chuyên môn của mình. Nhiệm vụ như vậy của một Thư ký Công ty được gọi là Nhiệm vụ theo luật định.
Đây cũng có thể được gọi là nhiệm vụ thường xuyên bởi vì một công ty bổ nhiệm một thư ký chủ yếu cho mục đích này. Các đạo luật khác, ngoài Đạo luật công ty, như Đạo luật tem, Đạo luật đăng ký, Đạo luật thuế thu nhập, v.v., cũng xuất hiện trong hình. Nhưng những đạo luật này cũng được yêu cầu cho các loại hình tổ chức khác và không nhất thiết phải cho một công ty.
Các nhiệm vụ theo luật định của Thư ký Công ty có thể được chia nhỏ theo cách sau:
(A) Trước khi kết hợp:
Trước khi thành lập, một nhóm người, thành viên đầu tiên hoặc người quảng bá của một công ty được đề xuất, phải trải qua một số thủ tục khác nhau và phức tạp. Vì mục đích này, họ có thể nhờ sự giúp đỡ của luật sư hoặc họ chỉ định một thư ký có trình độ cần thiết với ý định rằng cùng một người sẽ được bổ nhiệm chính thức làm thư ký của công ty sau khi thành lập.
Trước khi thành lập hay đúng hơn là thành lập công ty, Thư ký Công ty phải hỗ trợ các nhà quảng bá theo cách sau:
(a) Để duy trì liên lạc với Cơ quan đăng ký các công ty của quốc gia đó, đặc biệt là trước tiên để xác định xem tên đề xuất của công ty có khả dụng hay không.
(b) Để soạn thảo các tài liệu cần thiết theo các yêu cầu của Đạo luật công ty. Những tài liệu đó là: Bản ghi nhớ của Hiệp hội, Điều khoản của Hiệp hội và Bản cáo bạch. Tài liệu thứ ba là cần thiết cho một công ty đại chúng được tổ chức rộng rãi và thực sự sau khi thành lập.
Đạo luật công ty cung cấp các mô hình cho việc soạn thảo các tài liệu:
(i) Bảng A Một mô hình cho các Điều khoản của Hiệp hội của một công ty bị hạn chế bởi cổ phiếu
(ii) Bảng B Gian Một mô hình cho Bản ghi nhớ của Hiệp hội công ty bị hạn chế bởi cổ phần,
(iii) Bảng C Gian Một mô hình cho Bản ghi nhớ của Hiệp hội và các Điều khoản của Hiệp hội của một công ty được giới hạn bởi bảo lãnh,
(iv) Bảng D Gian Một mô hình cho Bản ghi nhớ của Hiệp hội và các Điều khoản của Hiệp hội của một công ty bị hạn chế bởi bảo đảm có vốn cổ phần,
(v) Bảng E Gian Một mô hình cho Bản ghi nhớ của Hiệp hội và các Điều khoản của Hiệp hội cho một công ty có trách nhiệm vô hạn. (Bảng A đến E thuộc về Biểu I của Đạo luật),
(vi) Lịch trình II Gian hàng Một mô hình Bản cáo bạch.
Tất cả các tài liệu này phải được in và phân đoạn với mỗi đoạn được đánh số thứ tự. Bản ghi nhớ của Hiệp hội và các Điều khoản của Hiệp hội sẽ được ký bởi những người quảng bá và bởi một nhân chứng. Bản cáo bạch sẽ được ký bởi các giám đốc và bởi một "chuyên gia" (bất kỳ người đáng tin cậy nào).
(c) Để nộp, với lệ phí đăng ký cần thiết để đăng ký công ty và nộp lệ phí cho các tài liệu, với Cơ quan đăng ký công ty, một bản sao Bản ghi nhớ của Hiệp hội và một bản sao của các Điều khoản của Hiệp hội, có dán tem cần thiết.
(d) Để nộp cho Cơ quan đăng ký công ty các tuyên bố khác cần thiết tại thời điểm thành lập công ty đại chúng, như:
(i) Danh sách các giám đốc đầu tiên của công ty;
(ii) Thư đồng ý của mỗi giám đốc để làm giám đốc;
(Iii) Một bản sao của một điều khoản bổ nhiệm của giám đốc quản lý, nếu có;
(iv) Một thư thỏa thuận, từ mỗi giám đốc để nhận cổ phần đủ điều kiện, nếu có.
(e) Để nộp cho Nhà đăng ký địa chỉ thực tế của văn phòng đã đăng ký của công ty. (Điều này có thể được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký.)
(f) Tham dự tất cả các cuộc họp của các nhà quảng bá và hỗ trợ họ sắp xếp và tiến hành các cuộc họp.
(g) Để hỗ trợ các nhà quảng bá ký kết hợp đồng sơ bộ thay mặt cho công ty, chưa được hợp nhất.
(B) Sau khi kết hợp:
Sau khi thành lập một công ty, thư ký của nó có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện. Nhiệm vụ như vậy có thể được nghiên cứu một cách phân loại hơn nữa.
(1) Ngay sau khi kết hợp:
Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận thành lập từ Cơ quan đăng ký công ty, Thư ký công ty có các hành vi sau đây:
(a) Sắp xếp cho cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị của công ty cho các thủ tục sơ bộ khác nhau bao gồm cả việc bổ nhiệm chính thức với hiệu lực hồi cứu (nghĩa là kể từ ngày được các nhà quảng bá bổ nhiệm), hoàn thiện mẫu Chứng nhận cổ phần Bản cáo bạch (trong trường hợp của một công ty đại chúng được tổ chức rộng rãi), bổ nhiệm nhân viên ngân hàng, kiểm toán viên đầu tiên, v.v.
(b) Để nộp cho Cơ quan đăng ký công ty, trong trường hợp công ty đại chúng được tổ chức chặt chẽ, Tuyên bố thay cho Bản cáo bạch cho thấy việc phân bổ cổ phần, ít nhất 3 ngày trước khi giao.
(c) Để nộp cho Cơ quan đăng ký công ty, trong trường hợp công ty đại chúng được tổ chức rộng rãi, bản sao Bản cáo bạch và sắp xếp vấn đề Bản cáo bạch cho công chúng.
(d) Để nhận được sự cho phép của Người kiểm soát các vấn đề về vốn, một viên chức thuộc Chính phủ trung ương, nếu tổng số phát hành cổ phiếu hoặc ghi nợ vượt quá Rup. 50 nghìn.
(e) Sắp xếp với các công ty môi giới cổ phần, bảo lãnh, tổ chức tài chính, v.v., nếu có, để tiếp thị cổ phiếu và nộp đơn lên Sở giao dịch chứng khoán được công nhận để gia nhập cổ phiếu nếu công ty quyết định như vậy.
(f) Nhận từ các cổ đông dự định chia sẻ các ứng dụng bằng tiền ứng dụng, có hoặc không có phí bảo hiểm, và để lập một hồ sơ chi tiết và theo thời gian của các biên lai đó.
(g) Để thông báo cho Cơ quan đăng ký công ty, để nhận được Giấy chứng nhận bắt đầu kinh doanh (cần thiết cho một công ty đại chúng), thực tế là (i) đăng ký tối thiểu đã được nêu ra và (ii) các giám đốc đã trả tiền cho họ cổ phiếu.
(h) Để sắp xếp việc phân bổ cổ phiếu và phát hành chứng chỉ cổ phiếu và chuẩn bị Sổ đăng ký thành viên có chứa thông tin chi tiết về các thành viên và cổ phần của họ.
(i) Sắp xếp sau một tháng và không muộn hơn sáu tháng kể từ ngày bắt đầu kinh doanh Cuộc họp theo luật định trong trường hợp của một công ty đại chúng.
(2) Chức năng thường xuyên của một công ty:
Khi tất cả các chức năng sơ bộ đã kết thúc, một công ty phải thực hiện các chức năng thường xuyên của mình như một mối quan tâm đang diễn ra.
Thư ký Công ty có các nhiệm vụ sau đây về mặt này:
(a) Để duy trì Đăng ký thành viên thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết theo thời gian phát sinh từ việc chuyển nhượng, truyền, tịch thu, đầu hàng hoặc phát hành cổ phiếu mới.
(b) Giúp Hội đồng quản trị liên quan đến việc chuyển nhượng hoặc từ bỏ cổ phần cũng như thực hiện các cuộc gọi về cổ phiếu, phát hành cổ phiếu quyền hoặc cổ phiếu thưởng và phát hành cổ phiếu và chứng quyền cổ phiếu, nếu có.
(c) Sắp xếp các cuộc họp của Hội đồng quản trị, của các thành viên, của các ủy ban hoặc tiểu ban do công ty chỉ định và vào các thời điểm quy định và theo định kỳ như được quy định trong Đạo luật công ty.
(d) Soạn thảo và đưa ra thông báo cho các cuộc họp, lập khung nghị quyết, ghi chú về các cuộc thảo luận và thủ tục tố tụng, viết biên bản và để chúng được xác nhận và lưu hành, để giúp chủ tịch của mỗi cuộc họp kiểm phiếu và tuyên bố kết quả. để ghi lại sự tham dự tại các cuộc họp, để xử lý các proxy và thực hiện tất cả các hành vi khác liên quan đến các cuộc họp của tất cả các loại.
(e) Để nộp cho Cơ quan đăng ký của các công ty với phí nộp đơn theo quy định và trong thời gian quy định,
(i) Bản sao các tài khoản cuối cùng được kiểm toán và Lợi nhuận hàng năm sau khi kết thúc mỗi năm tài chính,
(ii) Bản sao của một số nghị quyết cụ thể,
(Iii) Trả lại tiền giao cổ phiếu,
(iv) Các tuyên bố khác nhau, v.v.
(f) Để chuẩn bị và bảo quản tất cả các Sách theo luật định, như Đăng ký thành viên, Sách phút, v.v.
(g) Bảo quản và dán trên tất cả các tài liệu có liên quan Dấu chung của công ty. Đây là một chức năng rất quan trọng bởi vì một công ty phải có một con dấu chung mang tên của nó phải được sử dụng rất cẩn thận trên các tài liệu pháp lý.
Trong trường hợp một công ty kinh doanh bên ngoài Ấn Độ, có thể, nếu được các Điều khoản ủy quyền, có một con dấu chính thức được sử dụng bên ngoài Ấn Độ và con dấu này phải là bản sao thật của con dấu chung hiện có.
(h) Xuất hiện và nhắc nhở các giám đốc về nghĩa vụ pháp lý của họ và hỗ trợ họ thực hiện các nghĩa vụ đó.
(i) Cho phép các thành viên của công ty kiểm tra các cuốn sách theo luật định và sao chép chúng và thực hiện tất cả các thông tin liên lạc cần thiết cho các thành viên.
(j) Thực hiện các mệnh lệnh và hướng dẫn của Chính phủ Trung ương, Cơ quan Đăng ký Công ty, Hội đồng Luật pháp của Công ty, Tòa án, v.v., và khi được yêu cầu.
(k) Để thấy rằng các tài khoản của công ty được chuẩn bị và duy trì và kiểm toán theo mong muốn của Đạo luật.
(l) Để thấy rằng cổ tức được trả (bằng cách gửi lệnh bảo đảm cổ tức), cho các cổ đông trong vòng 42 ngày kể từ ngày kê khai và cổ tức chưa thanh toán được chuyển, sau ba năm, vào tài khoản doanh thu chung của Chính phủ Trung ương.
(3) Tại thời điểm có bất kỳ thỏa thuận nào (dưới sự thỏa hiệp, hợp nhất hoặc tái thiết hoặc đấu thầu của công ty này với công ty khác) trong công ty do chính công ty hoặc các thành viên hoặc chủ nợ áp dụng cho Tòa án, thư ký có nhiệm vụ phức tạp để chuẩn bị hồ sơ và tuyên bố, sắp xếp các cuộc họp theo chỉ dẫn của Tòa án, làm thông tư vv
(4) Tại thời điểm quanh co:
Một công ty có thể bị các thành viên tự nguyện hoặc bị ép buộc hợp pháp khi một công ty không thể thanh toán cho các chủ nợ hoặc khi một công ty vi phạm các quy định pháp lý hoặc trong các trường hợp khác như được quy định trong Đạo luật Công ty.
Đạo luật cũng quy định rằng Bộ trưởng, với tư cách là một nhân viên của công ty, có nghĩa vụ pháp lý để hỗ trợ Thanh lý chính thức và thực hiện các lệnh của Tòa án, nếu có, trong quá trình kết thúc.
Ông cũng phải hỗ trợ Hội đồng quản trị, theo yêu cầu trong các trường hợp và duy trì liên lạc với các thành viên, chủ nợ, người đóng góp, Nhà đăng ký công ty và những người khác có liên quan. Ông phải nộp các bản khai và báo cáo cần thiết cho các cơ quan chức năng thích hợp.
