Chức năng và thuộc tính được thực hiện bởi bộ phận mua hàng
Kế hoạch hàng hóa bán lẻ không thể được đóng khung và thực hiện đúng trừ khi tổ chức mua và quy trình của nó được xác định rõ ràng.
Nó bao gồm xác định:
1. Ai sẽ chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa và các quyết định liên quan?
2. Cơ quan nào sẽ được trao cho anh ta?
3. Những kỳ vọng từ anh ấy là gì?
4. Vai trò và nhiệm vụ của những người tham gia vào các quyết định hàng hóa là gì để đảm bảo việc mua tối ưu và mối quan hệ của việc bán hàng với các hoạt động của cửa hàng nói chung. Nó bao gồm mua, bán, lựa chọn, ấn định giá, bán hàng trực quan (hiển thị, giao dịch của khách hàng, v.v.). Hình 9.4 dưới đây trình bày các chức năng và thuộc tính khác nhau được thực hiện bởi bộ phận mua hàng của một tổ chức bán lẻ.
Bản chất tổ chức:
Các công ty bán lẻ lớn thường có bộ phận mua hàng chính thức có nhiệm vụ mua hàng hóa và cung cấp cho sàn bán hàng cho mục đích bán hàng. Bộ phận này có toàn quyền kiểm soát các hoạt động mua và có nhân viên riêng để thực hiện các hoạt động mua hàng hóa, trong khi đó, trong trường hợp tổ chức mua không chính thức, việc mua hàng hóa không được xử lý bởi các nhân viên riêng biệt mà là nhân viên sàn cùng với các hoạt động bán hàng thông thường của họ, thực hiện các hoạt động mua quá.
Nó có nghĩa là cùng một nhân viên sàn xử lý việc mua hàng hóa và bán hàng hóa các nhiệm vụ liên quan. Các tổ chức chính thức thường xảy ra trong các công ty bán lẻ lớn. Không còn nghi ngờ gì nữa, mua chính thức là một tình trạng đắt đỏ nhưng nó cũng có một số giá trị:
Ưu điểm và nhược điểm của tổ chức mua 'chính thức':
Ưu điểm:
1. Vai trò rõ ràng
2. Do sự chú ý
3. Hỗ trợ hàng hóa chuyên dụng
4. Thương lượng hiệu quả
Yêu cầu:
1. Kinh tế
2. Nhiệm vụ tốn thời gian
Ưu điểm và nhược điểm của tổ chức mua 'không chính thức':
Ưu điểm:
1. Kinh tế
2. Sử dụng tối ưu lực lượng lao động
3. Hệ thống linh hoạt
Yêu cầu:
1. Vai trò nhầm lẫn
2. Nhân viên đổ lỗi cho nhau về bất kỳ quyết định sai lầm nào
3. Mua không hiệu quả
Mức độ tập trung:
Khái niệm tổ chức mua hàng tập trung được áp dụng khi nhà bán lẻ có nhiều hơn một cửa hàng, có thể ở các thành phố khác nhau, nhưng thực hiện các chức năng thay mặt cho các cửa hàng tập thể trái ngược với cá nhân. Nhưng khi các hoạt động và phạm vi của các cửa hàng riêng lẻ này tăng lên, các hoạt động kiểm soát được chuyển đến các cửa hàng bán lẻ này, nhưng lợi ích mà một nhà bán lẻ thu được từ văn phòng tập trung là rất nhiều.
Ưu điểm chính là nền kinh tế quy mô và chuyên môn hóa các hoạt động. Một số quyết định bán lẻ cần được đưa ra cho một cửa hàng sẽ được đưa ra cho tất cả các cửa hàng, do đó, một bộ phận nhân viên trung tâm chịu trách nhiệm ra quyết định cho tất cả các cửa hàng. Hầu hết các nhân viên tại trụ sở chính làm việc trong một số bộ phận cụ thể dành riêng cho một chức năng cụ thể của quản lý bán lẻ.
Bộ phận trung tâm thường được gọi là "bộ phận hoạch định chính sách" thực hiện kế hoạch ban đầu của kế hoạch chiến lược. Trong khi các cửa hàng độc lập thực hiện các chức năng còn lại và đưa các chính sách (như được đặt bởi văn phòng trung tâm) vào hành động.
Mặt khác, trong trường hợp tổ chức mua hàng phi tập trung, việc mua hàng được thực hiện ở cấp độ cửa hàng. Điều đó có nghĩa là mỗi cửa hàng được tự do mua hàng hóa theo yêu cầu của người đứng đầu khu vực. Điều này có nghĩa là nếu một nhà bán lẻ nhất định có 15 chuỗi ở một thành phố / tiểu bang, họ có thể cho phép mỗi cửa hàng tự mua hàng hóa hoặc tách các chi nhánh theo lãnh thổ địa lý (như năm chi nhánh mỗi khu vực) với các quyết định khu vực được đưa ra bởi trụ sở ' lưu trữ trong từng khu vực như vậy.
Ưu điểm và nhược điểm của việc mua 'tập trung':
Ưu điểm:
1. Lợi ích của quy mô kinh tế
2. Thương lượng hiệu quả
3. Tích hợp những nỗ lực và thời gian
4. Không cần thiết để quản lý hàng đầu
5. Hỗ trợ nhân viên
Yêu cầu:
1. Lãng phí thời gian
2. Sao chép công việc
3. Sự phức tạp của quá tải
4. Thiếu linh hoạt
Ưu điểm và nhược điểm của việc mua 'phi tập trung':
Ưu điểm:
1. Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên ở cấp cửa hàng
2. Xử lý đơn hàng nhanh
3. Mức độ linh hoạt
4. Tuân thủ các điều kiện địa phương
Yêu cầu:
1. Ít quyền lực thương lượng
2. Không có lợi ích kinh tế theo quy mô
3. Ít hỗ trợ từ nhân viên
4. Đôi khi quyết định mua hàng hóa sai
Bề rộng tổ chức:
Độ rộng tổ chức cửa hàng bán lẻ là một phép đo theo dõi các chức năng kinh doanh trung tâm của cửa hàng bị ảnh hưởng bởi một hệ thống trong thực tế. Do đó, lựa chọn phải được thực hiện giữa một tổ chức mua chung và một tổ chức chuyên biệt. Như tên của nó, nói chung, bài tập mua hàng hóa của tổ chức mua được thực hiện bởi một hoặc nhiều người riêng lẻ hoặc tập thể.
Ví dụ, một chủ cửa hàng bách hóa tự mua cho cửa hàng của mình. Mỗi loại mặt hàng được lựa chọn và mua bởi anh ta hoặc dưới sự kiểm soát của anh ta trong khi trong trường hợp mua chuyên biệt, việc mua hàng hóa được thực hiện bởi những người riêng biệt cam kết phân loại các loại sản phẩm. Chẳng hạn, một cửa hàng may mặc có những người mua riêng cho Quần áo của Gents, Quần áo của phụ nữ và Quần áo trẻ em.
Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng nếu một nhà bán lẻ nhỏ và giao dịch trong hàng hóa hạn chế, định dạng mua chung là phù hợp. Trong trường hợp nhà bán lẻ có nhiều chủng loại hàng hóa rộng rãi và trong một danh mục, nếu nó có chiều sâu hàng hóa hơn nữa, nên sử dụng định dạng mua chuyên biệt. Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Nhà bán lẻ phải chọn phương pháp nào sẽ được áp dụng cho hàng hóa cửa hàng của mình.
Nguồn nhân lực:
Một nhà bán lẻ phải quyết định loại tổ chức mua nào sẽ phù hợp với anh ta. Tổ chức mua sẽ được trang bị nhân viên nội bộ của mình hay anh ta nên thuê nhân viên từ bên ngoài tổ chức. Những nhân viên này làm việc trên cơ sở tỷ lệ cố định / hoa hồng / tổng. Theo khả năng và số lượng lực lượng lao động, các nhà bán lẻ hoặc thuê nhân viên của họ hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ của người ngoài. Trong khi một số tổ chức, để tận dụng lợi ích của cả hai phương pháp, hãy sử dụng kết hợp cả hai. Một số tổ chức để tránh bất kỳ sự khác biệt với nhân viên của họ hoặc người bên ngoài thuê ngoài nhiệm vụ mua này. Nó có nghĩa là toàn bộ nhiệm vụ mua hàng hóa được thực hiện bởi một cơ quan bên ngoài.
Chức năng tổ chức:
Trong khi lập kế hoạch phân loại hàng hóa, một nhà bán lẻ bên cạnh việc quyết định vai trò của nhân viên sàn, phác thảo vai trò của hàng hóa. Hơn nữa, trách nhiệm và chức năng của cả hai lĩnh vực được phân công một cách có hệ thống. Nó ngụ ý nếu một nhà bán lẻ quyết định về quan điểm 'bán hàng', nhân viên bán hàng của họ thực hiện tất cả các chức năng mua và bán bao gồm tiếp thị, quảng cáo, giá cả, hiển thị, lựa chọn và bổ nhiệm nhân viên.
Mặt khác, nếu nhà bán lẻ quyết định 'phương pháp mua hàng', nhân viên hàng hóa của họ sẽ giám sát việc mua hàng hóa, giá cả và công việc quảng cáo trong khi nhân viên cửa hàng giám sát các loại, trưng bày, bán hàng trực quan, lựa chọn nhân viên và khuyến mại. Một điều cần lưu ý về vấn đề này là các chức năng phải phản ánh mức độ tổ chức về hình thức, mức độ tập trung và nguồn nhân lực, như được liệt kê trong việc thiết lập tổ chức mua hàng.
Nhân sự:
Đó là quyết định tổ chức cuối cùng liên quan đến việc lựa chọn đúng người đúng việc với đúng kỹ năng, đúng năng lực và năng khiếu đúng đắn. Theo lời của Theo Haiman, đội ngũ nhân sự có liên quan đến việc sắp xếp, tăng trưởng và phát triển của tất cả các thành viên của tổ chức có chức năng là hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác., đánh giá hiệu suất và đưa ra mức thù lao là các chức năng của nhân viên.
Một số công ty bán lẻ thuê nhân viên thông qua các cuộc phỏng vấn trong khuôn viên trường cho các vị trí cấp đầu vào của họ trong khi cho các vị trí cấp trung và cấp trên; họ thúc đẩy nhân viên cấp mới của họ sau khi cung cấp đào tạo và tiếp xúc có liên quan. Do đó, một người mua phải nhận thức được văn hóa mua của tổ chức và tại vị để mặc cả nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Một giám đốc bán hàng, thường chiếm vị trí cấp trung trong một công ty bán lẻ, nên đáp ứng nhu cầu và mong đợi của không chỉ người cao niên mà cả những người mà anh ta đang giám sát, phân tích và điều phối. Do đó, một người quản lý bán lẻ có một danh sách dài các chức năng như người lập kế hoạch, người tuyển dụng, người tổ chức, người giám sát, người kiểm soát, người quản lý ngân sách, người truyền đạt và người thúc đẩy để chơi và trách nhiệm thực hiện mục tiêu bán hàng của một công ty bán lẻ.
Sau khi hiểu khái niệm 'danh mục' và 'quản lý danh mục' và tầm quan trọng của nó đối với nhà bán lẻ, điều quan trọng là phải biết vị trí nào trong tổ chức mua hàng mà danh mục phù hợp. Tùy thuộc vào bản chất của sản phẩm và quy mô cửa hàng (chi nhánh), nhóm lập kế hoạch hàng hóa được xây dựng phù hợp với tổ chức mua hàng.
