Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp công cộng? (11 bước chính)

Bài viết này đưa ra ánh sáng theo mười một bước cần tuân thủ để tổ chức một cuộc họp công khai. Các bước là: 1. Địa điểm phải được chọn 2. Chủ tịch và các Diễn giả phải nói dối Cố định 3. Công khai 4. Tình nguyện viên 5. Sắp xếp chỗ ngồi 6. Nhấn 7. Thông tư 8. Sắp xếp ăn trưa 9. Một chương trình nghị sự 10. Phiên 11. Chỗ ở tài chính

Bước # 1. Một địa điểm phải được chọn:

Nó có thể là một hội trường công cộng hoặc không gian mở như công viên hoặc ngã tư đường. Sức chứa của hội trường là rất quan trọng. Tốt hơn là một hội trường nhỏ đầy đến một hội trường lớn còn lại một phần trống. Câu hỏi về tiền thuê, tuy nhiên, cũng rất quan trọng.

Bước # 2. Chủ tịch và các Diễn giả phải nói dối Cố định:

Chủ tịch hoặc Chủ tịch của tổ chức có thể chủ trì cuộc họp nhưng đôi khi vì uy tín và sự quyến rũ, một số tính cách quan trọng được mời giữ ghế. Các diễn giả có thể phải được lựa chọn từ các vùng khác nhau của đất nước trong trường hợp hội nghị hoặc hội nghị. Trong trường hợp đó, chỗ ở và thức ăn của họ phải được sắp xếp. Tương tự phải được thực hiện cho các đại biểu đến từ những nơi khác nhau.

Bước # 3. Công khai:

Công khai là cần thiết và cho sự sắp xếp đó phải được thực hiện. Công chúng không quan tâm đến các cuộc họp và vì vậy lợi ích phải được tập trung vào chúng. In các áp phích và sửa chúng, phân phát các tờ rơi, sửa các biểu ngữ và chèn vào báo là một số phương pháp công khai phổ biến. Một ngân sách là cần thiết cho mục đích.

Bước # 4. Tình nguyện viên:

Tình nguyện viên (hoặc tiếp viên) phải được tuyển dụng để làm các công việc khác nhau và đặc biệt tại nơi diễn ra cuộc họp để hướng dẫn khách và người tham gia, duy trì luật pháp và trật tự và hỗ trợ ban tổ chức. Một Ủy ban tiếp tân được chỉ định để giám sát việc tiếp nhận và cũng để gây quỹ từ các đại biểu và cảm tình viên.

Bước # 5. Sắp xếp chỗ ngồi:

Tất cả các sắp xếp cho chỗ ngồi của những người tham gia trong hội trường hoặc trên mặt đất và cho các diễn giả và khách trên nền tảng hoặc dais phải được thực hiện. Trang trí đầy màu sắc thường được thực hiện để xác định tính cách của cuộc họp và để được phổ biến.

Bước # 6. Nhấn:

Cần đặc biệt quan tâm để phù hợp với Báo chí, Các báo cáo báo chí sẽ thuận lợi hay bất lợi phụ thuộc nhiều vào việc điều trị được đưa ra cho các phóng viên.

Bước # 7. Thông tư:

Tất cả các giấy tờ sẽ sẵn sàng để lưu hành giữa những người tham gia. Họ phải đến được với mọi người vào thời điểm thích hợp- Đôi khi quà lưu niệm được xuất bản vào dịp Hội nghị có giá trị lịch sử. Quà lưu niệm là nguồn thu nhập thông qua quảng cáo. Thông thường một Ủy ban lưu niệm được chỉ định riêng để sản xuất quà lưu niệm.

Bước # 8. Sắp xếp ăn trưa:

Sắp xếp bữa ăn trưa hoặc trà cho các đại biểu và khách, điều này rất phổ biến trong trường hợp hội nghị hoặc hội nghị là một công việc khó khăn khác và có lẽ là một công việc vô ơn kết nối với một cuộc họp công cộng.

Bước # 9. Chương trình nghị sự:

Chương trình phải được hoàn thiện với một chương trình nghị sự, danh sách các diễn giả, tên chủ tịch cho các phiên khác nhau, nếu có, v.v. Các mục được đưa vào chương trình nghị sự có thể phải được mời trước đó từ các đại biểu. Chương trình phải được in để phân phối.

Bước # 10. Phiên:

Có hai phiên đặc biệt cho một hội nghị khai mạc hội nghị. tức là mở và Valedictory, tức là đóng. Sắp xếp đặc biệt được thực hiện cho họ.

Bước # 11. Chỗ ở tài chính:

Làm chỗ ở tài chính là một nhiệm vụ quan trọng khác. Đôi khi chi phí của cuộc họp trở nên rất cao. Các nguồn tài chính là: quỹ của chính tổ chức, lệ phí từ các đại biểu, quảng cáo lưu niệm, thành viên của Ban tiếp tân, v.v.