Tầm quan trọng của hệ thống hỗ trợ hoạt động cho một doanh nghiệp kinh doanh

Tầm quan trọng của hệ thống hỗ trợ hoạt động cho một doanh nghiệp kinh doanh!

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động tập trung vào các hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu cơ bản của các hệ thống này là nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vì các hệ thống này liên quan chủ yếu đến hoạt động, chúng sử dụng dữ liệu nội bộ chủ yếu cho các nhà quản lý ở cấp thấp hơn.

Hình ảnh lịch sự: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động có thể được phân loại thành các loại sau:

a. Hệ thống xử lý giao dịch

b. hệ thống quản lý thông tin

c. Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.

Hệ thống xử lý giao dịch:

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) tập trung vào việc ghi lại và xử lý các sự kiện kinh tế (giao dịch) trong doanh nghiệp. Phạm vi của nó bao gồm toàn bộ giao diện hàng ngày của doanh nghiệp bao gồm kế toán tài chính, kiểm soát hàng tồn kho, bảng lương và hệ thống xử lý đơn đặt hàng.

Nói chung, TPS được cấu trúc xung quanh loại giao dịch trong một tổ chức. Ví dụ: hệ thống Kế toán tài chính sẽ được cấu trúc xung quanh các giao dịch kế toán tài chính như biên lai, thanh toán, hóa đơn và giao dịch mua bán hóa đơn, v.v. Có các mô-đun để xử lý từng giao dịch này.

Các tính năng của TPS:

a) Khối lượng dữ liệu lớn:

Vì TPS là định hướng giao dịch, nói chung, nó chứa khối lượng dữ liệu lớn. Các hệ thống này đòi hỏi dung lượng lưu trữ lớn hơn và mối quan tâm chính của chúng là đảm bảo rằng dữ liệu liên quan đến các sự kiện kinh tế trong các tổ chức được nắm bắt nhanh chóng và chính xác.

b) Tự động hóa các hoạt động cơ bản:

Bất kỳ TPS nào cũng nhằm mục đích tự động hóa các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Bất kỳ thất bại nào trong TPS trong một khoảng thời gian ngắn đều có thể gây ra sự tàn phá với chức năng của doanh nghiệp.

Bất kỳ điểm yếu nào của TPS có thể dẫn đến thất bại trong việc lấy đầu vào từ môi trường hoặc cung cấp đầu ra cho môi trường. TPS liên kết doanh nghiệp với các yếu tố của môi trường bên ngoài (ví dụ: Khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, v.v.). Do đó, TPS là một nguồn thông tin cập nhật quan trọng liên quan đến các hoạt động trong doanh nghiệp.

c) Lợi ích dễ dàng đo lường được:

TPS giảm tải công việc của những người liên quan đến hoạt động và cải thiện hiệu quả của họ bằng cách tự động hóa một số hoạt động. Hầu hết các lợi ích của TPS là hữu hình và dễ dàng đo lường được. Do đó, phân tích lợi ích chi phí liên quan đến tính mong muốn của TPS là dễ dàng thực hiện. Vì lợi ích từ TPS chủ yếu là hữu hình, nên người dùng dễ dàng chấp nhận.

d) Nguồn đầu vào cho các hệ thống khác:

TPS là nguồn thông tin nội bộ cơ bản cho các hệ thống thông tin khác. Sự phụ thuộc nặng nề của các hệ thống thông tin khác vào TPS cho mục đích này làm cho TPS trở nên quan trọng đối với các quyết định chiến thuật và chiến lược.

Hệ thống quản lý thông tin:

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản lý, đặc biệt liên quan đến các hoạt động hiện tại và trong quá khứ của doanh nghiệp. Họ cung cấp các báo cáo tóm tắt về hoạt động của doanh nghiệp và đôi khi cũng cung cấp liên kết trực tuyến cho các giao dịch riêng lẻ. Đó là lý do tại sao các hệ thống này còn được gọi là hệ thống hỗ trợ hoạt động.

Các tính năng của MIS:

a) Thông tin tóm tắt:

MIS giúp các nhà quản lý bằng cách cung cấp thông tin tóm tắt về các hoạt động. Thông tin tóm tắt như vậy thường được cung cấp dưới dạng các báo cáo. Các báo cáo này có thể là định kỳ, báo cáo cuộc gọi hoặc ngoại lệ. MIS trước đó khá cứng nhắc trong các định dạng báo cáo và định kỳ.

Tuy nhiên, với việc thay đổi công nghệ phần mềm, MIS hiện đại thường cung cấp cơ sở truy vấn dữ liệu trực tuyến cũng như các định dạng báo cáo linh hoạt với cơ sở cho các báo cáo có thể xác định của người dùng bằng cách sử dụng các trình viết báo cáo khá đơn giản để sử dụng. Vì MIS cung cấp các báo cáo tóm tắt, không sử dụng nhiều công cụ phân tích dữ liệu, chúng cũng được gọi là hệ thống báo cáo.

b) Kiểm soát hoạt động:

MIS cũng cung cấp thông tin về các mức kế hoạch, giá trị giai đoạn trước và độ lệch. Điều này giúp kiểm soát hoạt động và nâng cao hiệu quả hoạt động. MIS sử dụng dữ liệu nội bộ và nói chung, không sử dụng bất kỳ dữ liệu nào từ môi trường bên ngoài.

c) Tập trung vào thông tin nội bộ:

MIS chủ yếu sử dụng TPS hoặc cơ sở dữ liệu làm nguồn thông tin đầu vào. Do đó, trọng tâm của MIS là môi trường bên trong. Vì vai trò của thông tin nội bộ trong việc ra quyết định quản lý bị hạn chế, MIS chỉ giới hạn các ứng dụng trong quy trình quản lý. Hình 10.1 minh họa các ứng dụng như vậy:

d) Các quyết định có cấu trúc:

Vì trọng tâm của MIS là thông tin nội bộ, nó thiếu các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến và vì vậy rất hữu ích cho các quyết định có cấu trúc trong các tình huống ra quyết định có thể dự đoán được.

Hạn chế của MIS:

Nhiều MIS trước đó thiếu các phương tiện báo cáo ngoại lệ, báo cáo chỉ báo chính và báo cáo cuộc gọi. Một điểm yếu phổ biến khác của MIS là không có sẵn các báo cáo theo quyết định. Ví dụ: người quản lý sẽ cần một báo cáo cung cấp thông tin đầy đủ về cấu trúc chi phí cho quyết định giá và không chỉ ước tính chi phí biến đổi và chi phí cố định.

Do tính định kỳ của các báo cáo MIS được xác định trước, có thể thông tin đến người quản lý khá muộn và đôi khi quá muộn.

Mặc dù, các báo cáo MIS phục vụ mục đích giữ cho các nhà quản lý nhận thức được các sự cố trong doanh nghiệp, họ không điều chỉnh để phân tích tình huống về việc xác định lý do cho các tình huống không mong muốn hoặc làm việc và đánh giá các khóa hành động thay thế.

Một khiếu nại phổ biến khác của các nhà quản lý là MIS nói chung, khá chậm trong việc phản ứng với sự năng động của tình hình thị trường và do đó giúp ích nhiều hơn trong việc thực hiện hậu kỳ hơn là cảnh báo vào thời điểm mọi thứ đang đi sai.

Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp:

Vì MIS theo truyền thống được dựa trên các đầu vào từ các hệ thống xử lý giao dịch, họ đã thực hiện dựa trên di sản được xây dựng xung quanh các loại giao dịch khác nhau. Theo quan điểm này, các cấu trúc tổ chức có một ảnh hưởng quan trọng đối với thiết kế của MIS. Thông tin, theo MIS, được cung cấp dưới dạng các báo cáo sẽ được yêu cầu cho các bộ phận khác nhau.

Các mô-đun của MIS, nói chung, sẽ nằm trên các dòng của loại phòng ban có trong cấu trúc tổ chức. Sự liên quan ngày càng tăng của tính linh hoạt trong các quy trình để định hướng lại chúng cho môi trường kinh doanh thay đổi, đã khiến MIS trở nên ít liên quan hơn. Với quy trình kinh doanh, kỹ thuật lại trở thành từ thông dụng ngày nay, cần phải thay đổi toàn bộ cách tiếp cận đối với quy trình kinh doanh. Cách tiếp cận mới nên xem xét các tiền đề sau để phát triển hệ thống thông tin.

a. Quy trình kinh doanh ảnh hưởng đến lợi nhuận.

b. Các đơn vị tổ chức, đôi khi, trở thành trở ngại trong dòng thông tin. Truyền thông giữa các bộ phận là nạn nhân đầu tiên của quy mô ngày càng tăng của các tổ chức.

c. Truyền thông đóng một vai trò quan trọng trong việc mang lại sự linh hoạt trong doanh nghiệp. Sự nhanh chóng trong luồng thông tin là rất quan trọng trong việc sử dụng tài nguyên tốt hơn.

d. Tích hợp các chức năng kinh doanh khác nhau như sản xuất, tiếp thị và tài chính có thể giúp giảm chi phí và định hướng khách hàng của các quy trình kinh doanh.

Với sự tiến bộ trong công nghệ mạng, một loại hệ thống thông tin mới gọi là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã xuất hiện. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các quy trình của tổ chức với sự hài lòng của khách hàng và lên kế hoạch quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp.

Những giải pháp này giúp tập trung vào năng lực sản xuất, quản lý hậu cần và giải quyết hậu quả tài chính của mỗi quyết định thay vì chỉ tính chi phí điện toán.

Triết lý cơ bản của hệ thống ERP là các quy trình kinh doanh phải được tích hợp ở tất cả các cấp, coi tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp là tài nguyên chung có ý nghĩa chủ yếu để phục vụ nhu cầu thay đổi của khách hàng.

Nhận thấy rằng nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi, hệ thống ERP cung cấp khả năng thích ứng với nhu cầu thay đổi với tốc độ đáp ứng được cải thiện.

Cấu trúc hệ thống ERP:

Để hiểu cách tích hợp các chức năng khác nhau đạt được và thời gian đáp ứng được giảm bằng cách cải thiện giao tiếp nội bộ doanh nghiệp; chúng ta hãy xem sơ đồ nguyên lý của một hệ thống ERP điển hình (Hình 10.2). Như có thể nhận thấy, toàn bộ quá trình bắt đầu với triển vọng bán hàng và một khi quá trình bảo trì đơn hàng thành công diễn ra.

Việc xử lý đơn đặt hàng được liên kết trực tiếp với hệ thống hàng tồn kho, bảo trì đơn hàng công việc và các mô đun tài khoản phải thu, từ đó tích hợp chức năng tiếp thị với sản xuất cũng như tài chính.

Có sự tích hợp của tất cả các hoạt động như kiểm soát sàn cửa hàng, lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, mua sắm đầu vào và theo dõi hàng tồn kho với hoạt động bán hàng. Kế hoạch tài nguyên sản xuất (MRP) được liên kết với hoạt động bán hàng thông qua hệ thống hàng tồn kho.

Việc tích hợp các quy trình kinh doanh giúp cải thiện tốc độ thích ứng với thay đổi trong tình hình thị trường. Sản xuất diễn ra theo đơn đặt hàng nhận được và trong ánh sáng của hàng tồn kho có sẵn. Điều ngược lại có thể xảy ra trong trường hợp không có hệ thống ERP.

Mức độ tích hợp cao hơn cũng có thể giúp giảm mức tồn kho và phương pháp 'Chỉ trong thời gian' có thể được sử dụng thành công để giảm mức tồn kho xuống mức tối ưu mà không làm giảm hiệu quả sản xuất hoặc sự hài lòng của khách hàng.

Hệ thống ERP cũng có thể khá hiệu quả trong việc thiết lập liên kết giữa khách hàng và từng nhân viên của công ty ở một bên và nhà cung cấp của công ty ở phía bên kia dẫn đến sự đánh giá tốt hơn các vấn đề của nhau và cải thiện mối quan hệ. Các vấn đề và khiếu nại của khách hàng có thể được tham dự kịp thời.

Lợi ích của hệ thống ERP:

Các hệ thống ERP đang trở thành một phần quan trọng trong chiến lược CNTT của các doanh nghiệp kinh doanh. Một số lượng khá lớn các công ty Ấn Độ cũng đã chọn ERP, 'theo quan điểm về lợi ích tiềm năng từ họ.

Một số lợi ích chính của hệ thống ERP như sau:

a) Tập trung vào các quy trình:

Hệ thống ERP là hệ thống định hướng quy trình kinh doanh. Họ tập trung vào các hoạt động của các quy trình kinh doanh. Do đó, các mục tiêu kinh doanh được xác định rõ ràng. ERP cho phép các doanh nghiệp tập trung vào nhu cầu của khách hàng.

b) Tính linh hoạt:

Hệ thống ERP thêm linh hoạt cho các quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa quy trình, thay vì tự động hóa một số chức năng trong quy trình. Vì hầu hết các quy trình quan trọng đều được tự động hóa, nên có sự linh hoạt hơn trong việc sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp theo các cách khác nhau và cho các mục đích khác nhau.

Ví dụ, việc đưa ra một bao bì mới có kích thước nhỏ hơn cho dầu ăn sẽ không chỉ đòi hỏi những thay đổi trong sản xuất mà còn trong các quy trình thanh toán, vận chuyển và tiếp thị. Các thay đổi bắt buộc được thực hiện nhanh chóng với sự trợ giúp của hệ thống ERP vì tất cả các quy trình liên quan đều được tự động hóa và tích hợp với nhau. Trên thực tế, trong SAP, một gói ERP phổ biến, có hơn 700 quy trình được tự động hóa và tích hợp với nhau.

c) Giảm thời gian chu kỳ:

Hệ thống ERP tích hợp các quy trình khác nhau với sự trợ giúp của các liên kết truyền thông tiên tiến. Việc chuyển thông tin giữa các quy trình gần như tự động và tức thời.

Điều này làm giảm thời gian chu kỳ trong quá trình. Trong các quy trình như quản lý hàng tồn kho, thực hiện nợ, thanh toán cho khách hàng, vận chuyển, v.v ... việc giảm nhẹ thời gian chu kỳ có tác động đáng kể đến chi phí hoạt động. Hindustan Lever Limited đã liên kết 55 kho của mình trên toàn quốc với các nhà phân phối, những người bổ sung hàng tồn kho hàng ngày, giảm đáng kể mức tồn kho của họ.

d) Cải thiện giao tiếp:

Một trong những lợi ích chính của hệ thống ERP là thiết lập một kế hoạch truyền thông toàn doanh nghiệp. Do đó, có ít khả năng chống lại các thay đổi được đề xuất do dễ dàng truy cập thông tin liên quan đến các mệnh lệnh cần thay đổi.

Các yếu tố thành công quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP:

Hệ thống ERP là giải pháp đắt tiền và đòi hỏi nhiều tiền và thời gian để thực hiện. Các hệ thống này ảnh hưởng đến hầu hết tất cả các hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp và thực hiện là một công việc đầy thách thức đòi hỏi một cách tiếp cận thận trọng.

Một số yếu tố thành công quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP là:

a) Kỷ luật:

Tích hợp và tự động hóa các quy trình giả định mức độ kỷ luật cao đối với những người tham gia vào các quy trình này. Vì ERP liên quan đến cả tích hợp và tự động hóa các quy trình, nên sẽ có một mức độ kỷ luật cao trong tổ chức thực hiện nó. Ví dụ: SAP (gói phần mềm ERP) sử dụng phương pháp nhập trước và định giá hàng tồn kho (FIFO) để di chuyển và định giá hàng tồn kho.

Trong một trong những công ty sử dụng SAP, nhà điều hành xe nâng đã bỏ các vật liệu vào thùng rỗng đầu tiên mà anh ta nhìn thấy thay vì bỏ chúng vào thùng rác trước tiên. Sau đó, các đề xuất lấy vật liệu từ thùng được chỉ định bởi SAP không thể được thực hiện vì chúng vẫn trống.

Mặt khác, các thùng chứa đầy vật liệu đã đầy, dẫn đến sự hỗn loạn trong quy trình xử lý vật liệu. Do đó, việc tuân thủ các quy trình đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hệ thống ERP.

b) Thay đổi văn hóa làm việc:

Sẵn sàng tái thiết kế các quy trình và chia sẻ thông tin như một thói quen là hai yêu cầu cơ bản của văn hóa làm việc trong các doanh nghiệp triển khai ERP. Do đó, "blues thực hiện" ít nghiêm trọng hơn trong các doanh nghiệp có văn hóa làm việc thuận lợi.

c) Hỗ trợ quản lý hàng đầu:

Việc triển khai hệ thống ERP cần có sự hỗ trợ của ban lãnh đạo và sự hợp tác của tất cả các thành viên của các nhóm làm việc liên quan đến quy trình.

Hiện tại, các hệ thống ERP đang được cung cấp ở Ấn Độ bởi các nhà cung cấp khác nhau khá đắt đỏ và được thiết kế trong môi trường phù hợp hơn với các thị trường phát triển. Có lẽ các nhà cung cấp địa phương sẽ hữu ích hơn cho các công ty Ấn Độ và các giải pháp tùy chỉnh sẽ phải được phát triển từng mô-đun để được tích hợp từng cái một. Một vấn đề khác với hệ thống ERP ngày nay là họ chủ yếu tập trung vào các hoạt động hơn là lập kế hoạch nguồn lực.