Cải thiện kế hoạch dự án: 5 giai đoạn xây dựng kế hoạch dự án cải tiến

Cải thiện kế hoạch dự án: 5 giai đoạn xây dựng kế hoạch dự án cải tiến!

Sau khi chọn một dự án để cải tiến, một nhóm cải tiến dự án được thành lập. Nhóm nên bao gồm các đại diện từ các phòng ban liên quan chặt chẽ nhất với vấn đề được lựa chọn. Nó cũng phải bao gồm đại diện từ mỗi bộ phận hoặc đơn vị sẽ phải tham gia vào việc thực hiện các chiến lược cải tiến.

Để bắt đầu, nhóm cải tiến dự án nên phát triển một kế hoạch cải tiến. Bước đầu tiên là phát triển một tuyên bố sứ mệnh cho nhóm. Sau đó dựa trên điều này, kế hoạch có thể được phát triển.

Năm giai đoạn để phát triển kế hoạch là:

(i) Hiểu quy trình:

Trước khi cố gắng cải thiện một quy trình, hãy đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu kỹ về nó. Nhóm nên tìm câu trả lời cho các câu hỏi như (a) Nó hoạt động như thế nào, (b) nó phải làm gì? (c) các thực tiễn tốt nhất được biết liên quan đến quá trình là gì?

(ii) Loại bỏ lỗi:

Trong khi phân tích quá trình, nhóm có thể xác định các lỗi rõ ràng có thể được loại bỏ nhanh chóng. Những lỗi như vậy phải được loại bỏ trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

(Iii) Loại bỏ chùng:

Trong giai đoạn này, tất cả các bước trong quy trình được phân tích để xác định xem chúng có phục vụ mục đích nào không và nếu có, chúng phục vụ mục đích gì. Trong bất kỳ tổ chức nào, mọi người có thể tiếp tục sử dụng các quy trình hiện có một cách thường xuyên mà không cần suy nghĩ về lý do tại sao mọi việc được thực hiện theo một cách nhất định, cho dù chúng có thể được thực hiện tốt hơn theo cách khác hay liệu chúng có cần phải hoàn thành hay không.

(iv) Giảm độ biến thiên:

Sự thay đổi trong một quá trình có thể xuất phát từ nguyên nhân phổ biến hoặc nguyên nhân đặc biệt. Các biến thể nhỏ được gây ra bởi các nguyên nhân phổ biến luôn xuất hiện trong một quy trình. Nguyên nhân đặc biệt dẫn đến sự thay đổi lớn hơn trong hiệu suất và không phải lúc nào cũng có mặt. Các nguyên nhân đặc biệt cho các biến thể phải được xác định và các chiến lược được xây dựng để loại bỏ các nguyên nhân đó.

(v) Kế hoạch cải tiến liên tục:

Khi quy trình được ổn định bằng cách loại bỏ các nguyên nhân đặc biệt bằng cách sử dụng một chiến lược phù hợp, việc cải tiến phải được kết hợp trên cơ sở liên tục để cải tiến liên tục trở thành một hoạt động bình thường trong doanh nghiệp. Chu trình của kế hoạch-do-check-act-hành động được áp dụng tại đây. Trong. Cách tiếp cận này, mỗi khi một vấn đề hoặc vấn đề tiềm ẩn được xác định, một kế hoạch cải tiến được phát triển (kế hoạch), thực hiện (làm, theo dõi (kiểm tra) và tinh chỉnh khi cần thiết (hành động).