Thông tin: 5 thuộc tính quan trọng làm tăng giá trị cho chất lượng thông tin

Một số thuộc tính quan trọng làm tăng giá trị cho chất lượng thông tin như sau:

Có nhiều thuộc tính được liên kết với thông tin chất lượng tốt. Mỗi thuộc tính này thêm giá trị cho thông tin.

Quá trình tạo thông tin phải tập trung vào chất lượng thông tin bằng cách nhằm cải thiện mức độ của từng thuộc tính này. Bất kỳ thỏa hiệp nào được thực hiện liên quan đến thông tin chất lượng do các hạn chế về kỹ thuật, vật lý hoặc kinh tế phải được người sử dụng thông tin biết, tại thời điểm truyền đạt thông tin.

Các thuộc tính sau làm tăng giá trị cho chất lượng thông tin:

(a) Tính kịp thời trong tính sẵn sàng và cập nhật:

Quyết định được đưa ra trong một khung thời gian và do đó, thông tin phải có sẵn trong khung thời gian mong muốn. Người ta cũng nói 'Thông tin bị trì hoãn là thông tin bị từ chối'. Một số loại thông tin được yêu cầu định kỳ và nên được cung cấp cho người dùng thường xuyên và kịp thời để tránh sự chậm trễ trong việc ra quyết định.

Các loại nhu cầu thông tin khác là đột ngột và không thường xuyên. Những nhu cầu như vậy phát sinh khi và khi nhận thấy cơ hội hoặc mối đe dọa kinh doanh. Thông tin như vậy, nếu được cung cấp kịp thời có thể giúp người quản lý đưa ra quyết định nhanh hơn để giảm thiểu mất cơ hội hoặc giảm thiểu tổn thất có thể do mối đe dọa kinh doanh.

Cập nhật thông tin, do đó, là một hoạt động thường xuyên trong bất kỳ hệ thống thông tin tốt. Trên thực tế, một số hệ thống thông tin được thiết kế theo cách mà kho thông tin được cập nhật tự động, ngay sau khi một sự kiện được ghi lại. Hệ thống thông tin như vậy cũng được gọi là hệ thống thời gian thực.

(b) Độ chính xác:

Độ chính xác là mức độ không có lỗi trong quá trình tạo thông tin. Nó là một thuộc tính quan trọng của thông tin tốt. Tuy nhiên, tăng độ chính xác có thể có một chi phí. Do đó, điều cần thiết là xác định mức độ chính xác chấp nhận được cho từng loại thông tin.

Ví dụ, ước tính chi phí cho sản phẩm cần phải chính xác nhất có thể vì sự thiếu chính xác nhỏ có thể có tác động đáng kể đến hiệu suất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ước tính tổng kích thước của thị trường và thị phần của công ty với mức độ lỗi tương đối cao hơn vẫn có thể có giá trị lớn đối với người ra quyết định.

(c) Chính xác:

Chính xác là một đức tính quan trọng của thông tin chất lượng tốt. Quá nhiều thông tin đôi khi dẫn đến việc vứt bỏ thông tin quan trọng trong hàng đống chi tiết có thể không được yêu cầu tại một thời điểm cụ thể.

Quá nhiều chi tiết về thông tin dẫn đến tình trạng quá tải thông tin gây ra hiện đang được gọi là Hội chứng mệt mỏi thông tin. Chỉ thông tin chính xác được tôn trọng và sử dụng bởi các nhà quản lý. Chi tiết không cần thiết chỉ được nộp.

(d) Tính đầy đủ:

Thông tin được truyền đạt tới người quản lý cần được hoàn thiện và đáp ứng mọi nhu cầu của anh ta. Thông tin không đầy đủ có thể gây hiểu nhầm và có thể dẫn đến quyết định sai. Đó là lý do tại sao, một người quản lý phải nhấn mạnh vào sự tham gia của anh ta trong việc xác định thông tin sẽ được cung cấp cho anh ta.

Trong trường hợp, việc cung cấp thông tin toàn diện là không khả thi vì lý do này hay lý do khác, người quản lý phải được biết về thực tế này, để thông tin không đầy đủ được sử dụng một cách thận trọng.

(e) Sự không rõ ràng:

Sự rõ ràng của thông tin là một thuộc tính quan trọng của thông tin tốt. Thông tin phải rõ ràng và nên được truyền đạt theo cách nó truyền tải cùng một ý nghĩa cho những người dùng khác nhau. Các cơ sở dữ liệu hiện đại duy trì từ điển dữ liệu xác định rõ ràng biến được sử dụng trong thông tin để chuẩn hóa thuật ngữ được sử dụng trong các báo cáo.

Ngoài ra, còn có các thuộc tính khác như định lượng, xác minh, không thiên vị, v.v. mà người ta có thể cố gắng kết hợp để cải thiện chất lượng thông tin. Ở mức độ nào chất lượng thông tin có thể được duy trì, nó sẽ phụ thuộc vào các cân nhắc về chi phí, tính chất và nguồn thông tin, thời gian có sẵn để tạo ra thông tin và các yếu tố khác.