Thông tin: Thu thập dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu và quản lý thông tin
Quá trình tạo ra thông tin liên quan đến một loạt các hoạt động. Nói rộng ra, có ba hoạt động cơ bản:
1. Thu thập dữ liệu,
2. Chuyển đổi dữ liệu,
3. Quản lý thông tin.
1. Thu thập dữ liệu:
Dữ liệu (số nhiều của mốc) là các sự kiện được thể hiện với sự trợ giúp của các ký hiệu như bảng chữ cái, chữ số, biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, v.v. hoặc dưới bất kỳ hình thức nào khác. Dữ liệu có thể mô tả một sự kiện hoặc nó có thể đại diện cho trạng thái của một yếu tố của môi trường.
Bất cứ điều gì có thể là nguồn dữ liệu; ban đầu nó có thể được ghi lại và sau đó được xác minh tính chính xác và xác thực. Hoạt động này được gọi là thu thập dữ liệu.
Dữ liệu có thể được ghi lại bằng cách bấm bằng bàn phím hoặc quét bằng thiết bị quét, dữ liệu từ các tài liệu mà chúng được ghi lại. Trong trường hợp dữ liệu đã được ghi trên phương tiện máy tính như đĩa và băng, việc thu thập dữ liệu có thể diễn ra bằng cách chọn phần có liên quan của bản ghi đó để đáp ứng nhu cầu dữ liệu cho mục đích trên tay. Dữ liệu cũng có thể được ghi lại liên quan đến tình trạng của quy trình công nghiệp với sự trợ giúp của các thiết bị cảm biến khác nhau.
Ví dụ, áp suất trong đường ống dẫn dầu, hoặc nhiệt độ trong lò có thể được ghi lại bằng cách sử dụng các thiết bị cảm biến phù hợp cho mục đích này. Vì việc thu thập và lưu trữ dữ liệu có chi phí, cần phải chọn lọc trong việc thu thập dữ liệu. Có ý kiến cho rằng nhu cầu dữ liệu phải được xác định cẩn thận theo nhu cầu thông tin của tất cả người dùng.
Hầu hết các dữ liệu được thu thập cho các hệ thống thông tin kinh doanh được tổ chức trong các tệp dữ liệu. Mỗi tệp chứa các bản ghi liên quan đến các yếu tố dữ liệu (trường) khác nhau được thể hiện với sự trợ giúp của các ký hiệu (ký tự) khác nhau. Những tập tin này được liên kết với cơ sở dữ liệu; hệ thống phân cấp dữ liệu trong các hệ thống thông tin kinh doanh có thể được mô tả với sự trợ giúp của Hình 1.4
2. Chuyển đổi dữ liệu :
Chuyển đổi dữ liệu có thể được thực hiện bằng cách thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây trên dữ liệu:
(i) Sắp xếp lại:
Sắp xếp lại dữ liệu theo một số thứ tự được chỉ định là một hoạt động xử lý dữ liệu rất phổ biến Ví dụ; dữ liệu liên quan đến các cửa hàng có thể được sắp xếp lại theo thứ tự ngày mua hoặc theo thứ tự giá trị của mỗi đơn vị hoặc theo thứ tự chữ cái tên của các mặt hàng này. Sắp xếp lại như vậy còn được gọi là sắp xếp dữ liệu. Sắp xếp có thể thêm vào tính hữu ích của dữ liệu.
(ii) Phân loại:
Dữ liệu có thể được phân loại trên cơ sở các biến / yếu tố được chọn. Ví dụ: dữ liệu bán hàng có thể được phân loại theo các biến như mã của khách hàng, thành phố và sản phẩm hoặc nhân viên bán hàng liên quan đến việc nhận đơn đặt hàng.
Phân loại cũng là một hoạt động xử lý dữ liệu thường được sử dụng, đặc biệt là trong các hệ thống thông tin kế toán. Trên thực tế, toàn bộ khái niệm sổ cái dựa trên phân loại là một hoạt động gia tăng giá trị trong quá trình tạo ra thông tin. Việc phân loại bổ sung giá trị cho dữ liệu và làm cho nó có giá trị hơn cho người dùng trong hầu hết các tình huống quyết định.
(iii) Tính toán:
Đối với một giáo dân, dữ liệu chỉ được xử lý bằng cách tính toán. Một loạt các tính toán được thực hiện trên các giá trị số được gọi là tính toán. Đó có lẽ là cách các máy tính có tên của chúng, như các thế hệ máy tính trước đó nhằm cung cấp các cơ sở tính toán.
Thậm chí, vì các dạng dữ liệu đa dạng hiện nay có thể được xử lý với sự trợ giúp của máy tính, quá trình tạo ra chủ yếu là điện toán. Tính toán liên quan đến việc thực hiện các phép toán số học (như phép cộng, phép trừ, phép nhân, phép chia và phép toán logic).
Ví dụ: các tỷ số tài chính có thể được tính bằng cách thực hiện các phép toán số học trên các giá trị khác nhau trong báo cáo tài chính. Ngay cả bộ tính toán phức tạp cũng có thể diễn ra trong khi sử dụng các kỹ thuật định lượng khác nhau để phân tích dữ liệu. Những mô hình định lượng này giúp sàng lọc thông tin từ khối lượng dữ liệu lớn. Loại hoạt động xử lý dữ liệu này được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý để dự đoán hành vi của các yếu tố khác nhau của môi trường kinh doanh.
(iv) Tóm tắt:
Tóm tắt là một quá trình tổng hợp các yếu tố dữ liệu khác nhau, giảm phần lớn dữ liệu thành một hình thức có ý nghĩa hơn. Ví dụ, một người quản lý tài chính có thể quan tâm đến việc biết tổng số cổ phần được áp dụng trong một vấn đề công khai. Dữ liệu về vấn đề này có thể được tóm tắt và báo cáo tóm tắt như vậy có thể hữu ích hơn cho anh ta so với toàn bộ tuyên bố cung cấp chi tiết về từng ứng dụng chia sẻ nhận được.
Tóm tắt cũng có thể liên quan đến tổng hợp trong mỗi loại hoặc loại giá trị. Mở rộng ví dụ trên, một báo cáo tóm tắt có thể chứa tổng số phụ cho từng loại ứng dụng chia sẻ nhận được, tức là cá nhân, tổ chức doanh nghiệp, ủy thác, v.v. hoặc số lượng cổ phần áp dụng cho mỗi thành phố.
3. Quản lý thông tin:
Sau khi có được và / hoặc chuyển đổi, dữ liệu đã xử lý có thể được truyền đến người dùng cuối hoặc có thể được lưu trữ để tham khảo trong tương lai. Nếu thông tin được truyền đạt tới người dùng, định dạng cho báo cáo phải được chọn. Định dạng để báo cáo có thể bao gồm định dạng cột / bảng đơn giản hoặc định dạng trực quan, chẳng hạn như biểu đồ, sơ đồ, biểu đồ, v.v.
Với sự sẵn có của máy tính nhanh hơn và các thiết bị hiển thị tốt hơn, các kỹ thuật ánh xạ và hiển thị thông tin đang trở nên phổ biến. Khi định dạng báo cáo được quyết định, kênh truyền thông thích hợp cần được chọn và sử dụng.
Trong trường hợp thông tin được tạo ra sẽ được sử dụng trong tương lai, nó có thể được lưu trữ trên một số phương tiện lưu trữ lớn. Các hoạt động giao tiếp và / hoặc lưu trữ thông tin như vậy có thể được gọi là quản lý thông tin.
Một ví dụ về thế hệ thông tin
Để hiểu được quá trình tạo thông tin, chúng ta hãy đưa ra một yêu cầu thông tin giả định. Một công ty kinh doanh có quy mô lớn đang dự tính giới thiệu một chương trình khuyến khích cho khách hàng của mình về các sản phẩm dễ hỏng. Chương trình ban đầu được đề xuất chỉ áp dụng cho những khách hàng đã đặt hàng bán vượt quá R. 15 lac về giá trị trong một tháng.
Người ta ước tính rằng những khách hàng đã đặt hàng cho các giá trị trong khoảng từ 12 đến 15 lac sẽ thấy ưu đãi khá hấp dẫn và do đó, những khách hàng này được gọi là "khách hàng mục tiêu". Ưu đãi có khả năng làm tăng giá trị của các đơn đặt hàng từ các khách hàng mục tiêu này trong tháng hiện tại.
Vì sản phẩm dễ hỏng, doanh số tăng trong tháng hiện tại sẽ không làm giảm yêu cầu mua của khách hàng trong tháng tiếp theo. Để có thể đánh giá mức tăng doanh số có thể có trong tháng hiện tại do hệ quả khuyến khích, người quản lý tiếp thị yêu cầu thông tin về giá trị mà tổng đơn đặt hàng từ mỗi khách hàng mục tiêu giảm 15 rupee và tổng số những thiếu sót này dự kiến sẽ làm tăng doanh thu bán hàng trong tháng hiện tại.
Các chi tiết đặt hàng bán hàng tháng trước đã được đánh dấu trên một băng từ. Để có được thông tin liên quan đến tổng doanh số từ mỗi khách hàng, tất cả các giao dịch bán hàng cần được phân loại trên cơ sở tên của khách hàng. Sau đó, một danh sách những khách hàng có tổng giá trị đơn hàng nằm trong khoảng từ 12 đến 15 lac có thể được chuẩn bị, các thiếu hụt sẽ được tính toán và tổng hợp lại. Thông tin có thể được truyền đạt dưới dạng giá trị lạnh cho người quản lý.
Một cách khác có thể là biểu diễn thông tin dưới dạng phân phối tần suất để người quản lý có thể đánh giá mức độ đóng góp có thể có của từng nhóm khách hàng đối với mức tăng dự kiến và theo đó xem xét phạm vi đủ điều kiện của khách hàng cho chương trình ưu đãi . Biểu đồ hình tròn thể hiện sự đóng góp này của từng danh mục có thể giúp người quản lý hiểu thông tin nhanh chóng.
Trường hợp trên chỉ minh họa bản chất của các hoạt động liên quan đến việc tạo ra thông tin và là một ví dụ giả thuyết đơn giản về vai trò của từng hoạt động đó đối với quá trình. Việc tạo ra thông tin có thể là một quá trình khá phức tạp và liên quan đến nhiều hoạt động.
Quá trình tạo ra thông tin tiếp tục vì có nhiều mục đích cần thông tin trong một doanh nghiệp kinh doanh. Kết quả là, doanh nghiệp thường tham gia vào một chu kỳ tạo ra thông tin không ngừng.
