Hàng tồn kho: Lấy hàng, hồ sơ và biểu mẫu được sử dụng (Với mẫu vật)

Hàng tồn kho: Lấy hàng, hồ sơ và các hình thức được sử dụng (Với mẫu vật)!

Tồn kho vĩnh viễn:

CIMA định nghĩa hàng tồn kho vĩnh viễn là một hệ thống hồ sơ được duy trì bởi bộ phận kiểm soát, phản ánh sự chuyển động vật lý của chứng khoán và số dư hiện tại của họ. được gọi là hàng tồn kho vĩnh viễn. Nó liên quan đến việc xác định số dư sau mỗi lần nhận và phát hành thông qua thẻ bin hoặc sổ cái cửa hàng.

Lấy hàng liên tục:

Điều cần thiết là, để chứng minh tính chính xác của Hàng tồn kho vĩnh viễn, rằng cần phải có chứng khoán liên tục. Thông thường việc lấy hàng vật lý được thực hiện mỗi năm một lần hoặc một lần trong sáu tháng. Số lượng thực tế của từng mặt hàng được liệt kê và so sánh với số liệu sách. Nếu không có sai sót hoặc lãng phí hoặc trộm cắp đã xảy ra, con số sách (theo Thẻ Bin hoặc Sổ cái Cửa hàng) phải đồng ý với chứng khoán thực tế.

Nếu có bất kỳ sự bất đồng nào, nó sẽ có khả năng giải thích. Nhưng vì điều này liên quan đến việc thông qua các hồ sơ của cả năm và cố gắng nhớ những gì đã xảy ra trong suốt cả năm, nên nhìn chung sự bất đồng không thể được giải thích và các số liệu của cuốn sách phải được điều chỉnh.

Việc lấy cổ phiếu liên tục loại bỏ nhược điểm này. Theo hệ thống này, mười lăm hoặc hai mươi mặt hàng chứng khoán được lấy ra mỗi ngày bằng Thẻ Bin hoặc Sổ cái Cửa hàng. Nếu có sự bất đồng, sự khác biệt được giải thích ở đó và sau đó. Bởi vì số lượng biên lai hoặc vấn đề sẽ không lớn, nguyên nhân của sự khác biệt sẽ được biết và loại bỏ.

Ngày hôm sau, 15 hoặc 20 mặt hàng tiếp theo được đưa lên và cổ phiếu vật lý và chứng khoán của họ được so sánh. Bằng cách này, tất cả các mặt hàng được kiểm tra ba hoặc bốn lần một năm thay vì chỉ một lần theo việc lấy hàng tồn kho hàng năm. Bên cạnh việc đảm bảo rằng cổ phiếu thực tế và chứng khoán sách luôn luôn đồng ý, hệ thống sẽ khiến thủ kho đi vòng quanh các cửa hàng của mình và quan sát bất kỳ sự rò rỉ, lãng phí hoặc ăn cắp nào có thể xảy ra để sau đó có thể kiểm tra kịp thời.

Hệ thống này không đáp ứng nhu cầu lấy cổ phiếu hàng năm và xáo trộn đối với công việc thông thường. Tờ chứng khoán có thể được gõ từ sổ cái của cửa hàng, biết rằng không có sự khác biệt giữa thực tế và chứng khoán sách. Tài khoản tạm thời là có thể và tài khoản cuối cùng có thể sẵn sàng nhanh chóng.

Để thuận tiện cho việc kiểm tra và lưu trữ chung công việc, các gói ban đầu phải được giữ nguyên và phải chỉ rõ số lượng trong mỗi gói. Trình xác minh sau đó sẽ được yêu cầu đếm hoặc chỉ cân số lượng lỏng lẻo. Nếu kiểm tra hàng ngày được thực hiện bởi một người nào đó không phải là thủ kho hoặc cấp dưới của anh ta, thì nó sẽ cung cấp một kiểm tra tuyệt vời về các hoạt động của chính thủ kho.

Một vài mục nên được chọn ngẫu nhiên (ngoài các mục thông thường) để cung cấp yếu tố bất ngờ. Việc kiểm tra này bởi một người ngoài cuộc, không nên gặp khó khăn trong việc xem xét thực tế rằng số lượng thùng được ghi chú trên Thẻ Bin hoặc Sổ cái Cửa hàng. Người ta có thể đi đến thùng tương ứng và đếm hoặc đo hoặc cân nhắc bài viết nằm ở đó và so sánh kết quả với con số sách.

Kỷ lục:

Sổ cái cửa hàng:

Trong bất kỳ nhà máy có quy mô công bằng, cần phải có thông tin liên tục về các giá trị của vật liệu và cửa hàng được mua, phát hành và vẫn còn cân bằng. Đối với mục đích này, cần phải duy trì một tài khoản cho mỗi mục cả về số lượng và số lượng. Tài khoản của các vật liệu rẻ tiền có thể không được duy trì. Số tiền chi cho mua hàng của họ có thể được tính vào Chi phí Nhà máy.

Hình thức của tài khoản được đưa ra dưới đây:

Các mục trong Sổ cái Cửa hàng về cơ bản được thực hiện theo cách tương tự như trong Thẻ Bin. Sự khác biệt duy nhất là trong số lượng Sổ cái liên quan cũng phải được nhập. Bảo trì sổ cái cửa hàng để thông tin về số dư trong tay và giá trị của số dư đó luôn có sẵn được gọi là Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. (Không thể nói là hoàn thành mà không cần lấy cổ phiếu liên tục).

Nhiệm vụ này nên được giao cho một nhân viên bán hàng riêng và sẽ không phù hợp khi giao nhiệm vụ cho chính thủ kho hoặc để nhân viên bán hàng trở thành cấp dưới của anh ta. Thư ký lưu trữ được lưu trữ nên làm việc trong Văn phòng chi phí. Nó đã được chỉ ra rằng mục trong Cửa hàng Sổ cái liên quan đến biên lai được thực hiện trên cơ sở Lưu ý nhận được của Cửa hàng. Liên quan đến các vấn đề, mục nhập sẽ được thực hiện trên cơ sở Phiếu Yêu cầu đề cập đến số lượng phát hành.

Chính Thư ký cửa hàng sẽ mở sổ cái tại trang thích hợp, tìm hiểu tỷ lệ và thực hiện tính toán. Số tiền được tính toán như vậy sẽ được nhập vào Phiếu Yêu cầu và cả trong cột vấn đề của Sổ cái Cửa hàng.

Các hình thức được sử dụng trong việc kiểm kê:

Các hình thức quan trọng nhất được sử dụng trong việc kiểm kê là như sau:

(i) Thẻ hàng tồn kho:

Thẻ kho là các phiếu có hai phần hiển thị số Thẻ Tag, Ký hiệu vật liệu, Số lượng sau khi hàng tồn kho được lấy, đơn vị số lượng. Phần dưới cũng hiển thị thông tin tương tự. Phần trên và phần dưới được đục lỗ. Phần trên được gắn vào thùng của cửa hàng và phần dưới được xé ra và giữ lại để xác minh cổ phiếu.

Nếu bất kỳ Bin nào không chứa Thẻ, điều đó cho thấy rằng mặt hàng vẫn được xác minh. Sau khi xác minh chính xác, các phần thấp hơn của Thẻ được tính cho việc xác định cổ phiếu. Nếu sau đó người ta thấy rằng số dư vật lý và số dư sổ sách không đồng ý, thì các thẻ phần trên trong các thùng này cho phép tính lại hoặc kiểm tra lại.

(2) Bảng kiểm kê:

Bảng kiểm kê là danh sách các tài liệu được bao phủ bởi Thẻ kiểm kê, với số dư Hàng tồn kho và Số dư Sổ cái được ghi cạnh nhau để hiển thị bất kỳ sự khác biệt nào giữa chúng. Sau đây là một định dạng của bảng kiểm kê.

Sau khi hoàn thành xác minh cổ phiếu, tờ này được gửi đến các cửa hàng. để thực hiện các mục cần thiết. Nếu có sự khác biệt, điều tra cần thiết được tiến hành để xác định nguyên nhân của sự khác biệt và cũng để đưa ra các biện pháp để tránh và kiểm soát sự khác biệt.