Mô tả công việc và đặc điểm kỹ thuật trong quá trình phân tích công việc - Giải thích!
Đọc bài viết này để tìm hiểu về mô tả công việc và đặc tả công việc trong quá trình phân tích công việc!
Mô tả công việc:
Mô tả công việc là sản phẩm phụ ngay lập tức đầu tiên của quá trình phân tích công việc. Đó là một tuyên bố ghi lại sự thật về các hoạt động của chủ sở hữu công việc, làm thế nào và tại sao nó được thực hiện. Tuyên bố mô tả công việc được ghi vào trống mô tả công việc. Tuyên bố mô tả công việc tiết lộ những gì, làm thế nào và tại sao công việc phải được thực hiện.
Pigors và Myres định nghĩa mô tả công việc là, bức tranh thích hợp (bằng văn bản) về mối quan hệ tổ chức, trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể cấu thành một công việc hoặc vị trí nhất định. Nó xác định một phạm vi trách nhiệm và tiếp tục phân công công việc đủ khác biệt so với các công việc khác để đảm bảo một tiêu đề cụ thể.
Bản mô tả công việc không chỉ tiết lộ những gì, làm thế nào và tại sao một công việc phải được thực hiện mà còn mô tả chức danh công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm được thực hiện và quyền hạn được giao và các tính năng khác biệt của công việc. Nó mô tả mọi khía cạnh của công việc.
Một bản mô tả công việc tốt sở hữu thông tin cập nhật tức là nếu sửa đổi nhiệm vụ và trách nhiệm thì chúng nên được đưa vào, nên chỉ ra chức danh công việc, mức độ của công việc, các giới hạn và chức năng nên được mô tả bằng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu về công việc, kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc nên được đưa vào tuyên bố.
Nội dung của Mô tả công việc:
Tài liệu mô tả công việc chứa các thông tin sau:
1. Chức danh công việc:
Một tiêu đề phù hợp cho công việc được đưa ra cho thấy tính chất của công việc, các kỹ năng cần thiết và các tính năng đặc biệt khác của công việc. Ví dụ thư ký tài khoản, người lưu trữ hồ sơ, người vận hành máy tiện, lập trình viên máy tính, nhà phân tích hệ thống, v.v.
2. Chức năng:
Các chức năng của các công việc được nêu rõ ràng và chính xác. Ví dụ: chức năng của nhân viên tài khoản bao gồm duy trì sổ sách tài khoản, sổ cái, v.v.
3. Nhiệm vụ và trách nhiệm:
Nhiệm vụ và trách nhiệm của chủ sở hữu công việc được phân loại thành chính và phụ và thời gian thực hiện công việc nên được đề cập.
4. Bản chất của giám sát:
Mức độ giám sát cần thiết phải được quy định. Thẩm quyền báo cáo nên được đề cập. Một số công việc yêu cầu giám sát chặt chẽ trong khi các công việc ở cấp cao hơn yêu cầu giám sát ít hơn. Một số công việc quản lý không yêu cầu giám sát nhưng những công việc khác yêu cầu. Nó cần được đề cập rõ ràng.
5. Nơi làm việc:
Địa điểm có nghĩa là nơi mà công việc sẽ được thực hiện bởi chủ sở hữu, tức là bộ phận, bộ phận, cửa hàng hoặc văn phòng, v.v.
6. Công cụ, dụng cụ, máy móc:
Hiệu suất của một số công việc nhất định yêu cầu các công cụ và dụng cụ, một số yêu cầu máy móc, ví dụ như máy tiện, máy tính, vv Tất cả các chi tiết này sẽ được đưa vào mô tả công việc. Điều này sẽ tiết lộ bản chất của công việc và các biến chứng liên quan đến nó cho phép lập kế hoạch chương trình đào tạo.
7. Môi trường tại nơi làm việc:
Các môi trường tại nơi làm việc, các mối nguy hiểm liên quan, khả năng xảy ra tai nạn sẽ được đề cập để nó sẽ giúp đánh giá công việc.
8. Triển vọng tương lai:
Bất cứ ai đang làm việc trên bất kỳ công việc nào cũng muốn được thăng chức sau một khoảng thời gian. Do đó, nó là thích hợp cho các nhà phân tích công việc để đề cập đến mối quan hệ, dọc và ngang cả hai công việc. Nó sẽ làm cho các chủ sở hữu nhận thức được sự phát triển trong tương lai của mình bằng cách thăng chức.
Mô tả công việc là một tài liệu quan trọng xác định tiền lương và tiền công và con đường quảng cáo trong tương lai của các nhân viên làm việc trong một tổ chức, do đó nó phải linh hoạt và được mô tả theo cách nó sẽ bao gồm thông tin đầy đủ về công việc một cách rõ ràng và ngôn ngữ dễ hiểu.
Đặc tả công việc:
Một kết quả ngay lập tức của phân tích công việc là đặc tả công việc. Đó là tuyên bố liên quan đến phẩm chất tối thiểu có thể chấp nhận được yêu cầu ở đương nhiệm để thực hiện thành công công việc. Nó nói rằng người giữ công việc nên có trình độ giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm, tài năng, tiềm năng và khả năng, vv để thực hiện công việc thành công.
Nó cung cấp rất nhiều sự giúp đỡ trong tuyển dụng và lựa chọn những người phù hợp cho tổ chức. Edwin. B. Flippo đã định nghĩa mô tả công việc là, một tuyên bố về phẩm chất con người tối thiểu có thể chấp nhận được cần thiết để thực hiện một công việc đúng cách.
Bên cạnh trình độ giáo dục tối thiểu có thể chấp nhận, một đặc điểm công việc cần xác định các đặc điểm thể chất (cân nặng, chiều cao, thị lực, vóc dáng, sức khỏe tốt, v.v.), đặc điểm cá nhân (thái độ tinh thần, phẩm chất lãnh đạo, khả năng ra quyết định, hành vi, v.v.), đặc điểm tâm lý (nhiệt tình, sự minh mẫn của tâm trí, khả năng phân tích, ý thức trách nhiệm, sự chú ý, v.v.), các đặc điểm xã hội (liên hệ giữa các cá nhân), trí tuệ (giao tiếp bằng miệng và bằng văn bản, lập kế hoạch, tính toán số, v.v.), thúc đẩy phẩm chất (khả năng trích xuất công việc, khả năng thích ứng với thay đổi, áp lực, không hài lòng, kiểm soát, vv).
