Sổ cái: Mối quan hệ với Tạp chí và Quy tắc gửi bài

Ở đây chúng tôi chi tiết về sổ cái, mối quan hệ của nó với các quy tắc tạp chí và đăng.

Một hệ thống kế toán thường chứa một số lượng lớn tài khoản. Chung các tài khoản cá nhân này được chứa trong một bản ghi được gọi là sổ cái. Một sổ cái chỉ đơn giản là nhóm các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính cho một doanh nghiệp. Tài khoản sổ cái là một thiết bị tóm tắt và nó có hình dạng giống chữ T và được gọi là tài khoản T. Ledger là một cuốn sách chính của một doanh nghiệp mặc dù nó không phải là một hồ sơ độc lập. Nó chứa tất cả các tài khoản trong đó tất cả các giao dịch kinh doanh liên quan đến một doanh nghiệp kinh doanh được ghi lại.

Chức năng chính của sổ cái là phân loại và tóm tắt tất cả các mục xuất hiện trên tạp chí và các sách khác của mục nhập ban đầu theo tài khoản phù hợp để vào cuối kỳ kế toán, mỗi tài khoản chứa toàn bộ thông tin của tất cả các giao dịch liên quan đến nó.

Mối quan hệ giữa Tạp chí và Sổ cái:

Tạp chí và sổ cái là những cuốn sách quan trọng nhất được duy trì trong một doanh nghiệp. Chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Các giao dịch kinh doanh được ghi lại đầu tiên trên Tạp chí và các cuốn sách khác của mục nhập ban đầu và sau đó từ những cuốn sách này, chúng được chuyển sang Ledger. Nhật ký ghi lại các giao dịch theo thứ tự thời gian trong khi sổ cái ghi lại các giao dịch theo một hình thức phân loại. Tạp chí, là cuốn sách của mục nhập ban đầu, đáng tin cậy hơn so với sổ cái.

Một tạp chí không hữu ích trong việc trả lời một câu hỏi như, số dư tiền mặt tại một ngày nhất định là gì? Câu hỏi này được trả lời bằng cách tham khảo sổ cái, tóm tắt hiệu quả tích lũy của các giao dịch được ghi lại trong các tài khoản riêng biệt. Điều này được thực hiện bằng cách chuyển hoặc đăng thông tin từ tạp chí vào các tài khoản thích hợp trong sổ cái.

Đăng bài:

Đăng bài là một quá trình chuyển các khoản ghi nợ và tín dụng từ Tạp chí và các cuốn sách khác của mục nhập ban đầu sang các tài khoản tương ứng khác trong Sổ Cái. Mục đích của việc đăng bài là lập một bản ghi phân loại và tóm tắt các giao dịch kinh doanh trong các tài khoản thích hợp.

Quy tắc về đăng bài:

Các quy tắc sau được tuân thủ trong khi đăng / chuyển giao dịch trong sổ cái:

1. Các tài khoản riêng biệt nên được mở trong sổ cái để đăng các giao dịch khác nhau được ghi trong sổ nhập cảnh ban đầu.

2. Tất cả các giao dịch liên quan đến một tài khoản nên được đăng trong cùng một tài khoản.

3. Hai khía cạnh của giao dịch kinh doanh Khía cạnh ghi nợ và khía cạnh tín dụng, nên được đăng trên mặt ghi nợ và mặt tín dụng của tài khoản.

Sổ quỹ tiền mặt:

Các quy tắc liên quan đến việc đăng sổ tiền mặt được đưa ra dưới đây:

(i) Các giao dịch được ghi nhận ở mặt ghi nợ của sổ quỹ tiền mặt được đăng trên mặt tín dụng của các tài khoản được mở trong sổ cái.

(ii) Các giao dịch được ghi nhận ở phía tín dụng của sổ quỹ tiền mặt được đăng trên mặt ghi nợ của các tài khoản khác nhau trong sổ cái.

(iii) Các mục contra xuất hiện trong sổ quỹ tiền mặt không được đăng.

(iv) Tổng số cột giảm giá của sổ quỹ tiền mặt được đăng trong tài khoản chiết khấu được mở trong sổ cái. Tổng số bên ghi nợ được đăng ở bên ghi nợ và tổng số bên tín dụng được đăng ở bên tín dụng của tài khoản chiết khấu.

(v) Số dư trong cột tiền mặt và cột ngân hàng của sổ quỹ tiền mặt không được đăng ở bất cứ đâu. Nó được hiển thị trên mặt tài sản của Bảng cân đối kế toán.

Sổ tiêu vặt:

Giao dịch được ghi trong Petty Cash Book được đăng trên mặt ghi nợ của các tài khoản được mở cho mục đích này. Số dư của Petty Cash Book không được đăng ở bất cứ đâu. Nó được hiển thị trên mặt tài sản của Bảng cân đối kế toán.

Sổ mua hàng:

Trong Sách mua, tín dụng mua hàng hóa trong đó các giao dịch doanh nghiệp được ghi lại. Tài khoản của tất cả những người đã cung cấp hàng hóa sẽ được mở và ghi có vào số lượng mua hàng được thực hiện từ họ. Tổng số sách mua hàng sẽ được đăng trên mặt ghi nợ của tài khoản mua hàng.

Điều này được minh họa dưới đây:

Sổ trả hàng mua:

Sổ trả hàng mua hàng còn được gọi là Trả lại sách bên ngoài, ghi lại các khoản mua hàng được thực hiện cho nhà cung cấp. Tài khoản cá nhân của tất cả những người mà hàng hóa đã được trả lại đều bị ghi nợ và tổng số sách trả về mua hàng được ghi có vào tài khoản trả về mua hàng như minh họa dưới đây.

Sổ bán hàng:

Sổ bán hàng ghi lại tất cả doanh số tín dụng. Trong khi đăng Sổ bán hàng lên sổ cái, tài khoản cá nhân của khách hàng được mở và ghi nợ bởi số lượng bán hàng được thực hiện cho họ. Tổng số Sổ bán hàng được ghi có vào Tài khoản bán hàng.

Điều này được minh họa dưới đây:

Sách trả về doanh thu / Trả về Sách hướng nội:

Khi hàng hóa được trả lại bởi khách hàng, chúng được ghi vào sổ bán hàng / sổ trả lại. Trong khi đăng Sổ trả về doanh số lên Sổ cái, tài khoản cá nhân của khách hàng được ghi có và tổng số Sổ trả về doanh số được ghi nợ vào Doanh thu bán hàng A / c.

Điều này được minh họa dưới đây:

Hóa đơn phải thu:

Trong sổ sách các khoản phải thu, hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được được ghi lại. Trong khi đăng các hóa đơn phải thu, tài khoản cá nhân của những người đưa hóa đơn được ghi có. Tổng số hóa đơn phải thu được ghi nợ vào Hóa đơn A / c phải thu. Điều này được minh họa dưới đây.

Hóa đơn thanh toán:

Doanh nghiệp có thể chấp nhận rất nhiều hóa đơn trong kinh doanh. Chấp nhận được đưa ra được ghi trong Sổ thanh toán hóa đơn. Trong khi đăng các hóa đơn phải trả, các khoản chấp nhận được cung cấp sẽ được ghi nợ vào tài khoản cá nhân của những người mà họ đã được trao và tổng số hóa đơn phải trả cho hóa đơn được gửi cho bên tín dụng của hóa đơn phải trả A / c.

Điều này được minh họa dưới đây:

Đăng bài của Tạp chí:

Khi chúng tôi báo cáo một giao dịch, chúng tôi sẽ viết trong tạp chí về việc tài khoản nào sẽ được ghi nợ và tài khoản nào sẽ được ghi có. Thông tin tương tự được chuyển đến Ledger trong hai tài khoản liên quan.

Điều này được minh họa dưới đây:

Cân bằng tài khoản:

Cân bằng tài khoản ngụ ý một quá trình xác định số dư ròng của tài khoản sau khi xem xét và so sánh tổng số của cả hai bên, viz, bên ghi nợ và bên tín dụng. Số dư được đặt ở bên nhỏ hơn và hai bên ghi nợ tổng cộng và bên tín dụng đã được thực hiện như nhau.

Chống lại sự cân bằng, một tham chiếu được đưa ra rằng nó đã được chuyển tiếp (c / f) hoặc được đưa xuống (c / d). Số dư của một tài khoản sẽ được gọi là số dư nợ nếu tổng số bên ghi nợ lớn hơn tổng số bên tín dụng. Mặt khác, nếu tổng số bên tín dụng lớn hơn tổng số bên ghi nợ, số dư sẽ là số dư tín dụng.

Điều này được minh họa dưới đây:

Minh họa 1:

Trong tháng 1 năm 2012, Anil Kumar giao dịch kinh doanh sau đây. Bạn được yêu cầu thực hiện các mục nhật ký cho các giao dịch và chuẩn bị sổ quỹ tiền mặt và các tài khoản sổ cái cần thiết khác dựa trên các mục nhật ký.

Minh họa 2:

Nhập nội dung sau vào sổ bán hàng và hiển thị các bài đăng trên sổ cái:

25.6.2012 Bán cho Ladies Corner, 5 kiện Laxmi Sari @ R. 200 mỗi sari chiết khấu thương mại ít hơn 20%. Mỗi kiện chứa 100 miếng sari dài 6 mét. Thuế tiêu thụ đặc biệt 10%, thuế doanh thu 5%, octroi 15 paise mỗi mét.

30.6.2012 Bán cho Mahila Mahal, 3.000 chiếc áo @ 36 mỗi chục. Áo được gửi trong gói, mỗi gói chứa 10 đơn vị. Phụ phí đã được thu để đóng gói R. 5 mỗi gói.

2.7.2012 Bán cho Lahana Dress Co., 50 áo khoác nữ @ R. 150 mỗi cái, chiết khấu thương mại ít hơn 15%. Các khoản phí khác bị đánh thuế - R. 200.