Quy tắc cuộc họp: Quy tắc về các cuộc họp của một công ty
Bài viết này đưa ra ánh sáng về hai loại quy tắc liên quan đến cuộc họp của một công ty. Các loại là: 1. Về các cuộc họp của thành viên 2. Về các cuộc họp của giám đốc.
Quy tắc 1. Về các cuộc họp của thành viên:
(1) Một thông báo có chứa tất cả các chi tiết và được ký bởi một người có thẩm quyền ký như Chủ tịch Hội đồng quản trị, giám đốc hoặc thư ký, phải được gửi cho mỗi thành viên (hoặc đại diện hợp pháp của anh ta) của công ty tại địa chỉ mã hóa của mình.
Nó thường được ký bởi thư ký, nếu có. Ngoài ra, một thông báo được công bố bởi các công ty đại chúng lớn trên các tờ báo dưới cột quảng cáo được phân loại với tiêu đề Thông báo của Công ty. Một bản sao thông báo cũng phải được gửi cho kiểm toán viên của công ty.
(2) Thông báo sẽ được gửi ít nhất hai mươi mốt ngày trước ngày diễn ra cuộc họp. Trong khi đếm ngày, ngày của thông báo và ngày của cuộc họp được loại trừ. Đạo luật quy định rằng bất kỳ thông báo hoặc tài liệu nào được gửi đến một thành viên sẽ có hiệu lực sau bốn mươi tám giờ.
Yếu tố này cũng phải được tính đến. Do đó, nếu vào ngày đầu tiên của tháng, một thông báo được đưa ra, thì ngày sớm nhất cho cuộc họp sẽ là ngày hai mươi tư của tháng đó.
Đạo luật quy định thông báo ngắn hơn theo cách sau:
(a) Trong trường hợp có cuộc họp chung hàng năm, nếu tất cả các thành viên đồng ý và
(b) Trong trường hợp có bất kỳ cuộc họp nào khác nếu các thành viên nắm giữ 95% cổ phần, trong trường hợp một công ty có vốn cổ phần hoặc nắm giữ 95% quyền biểu quyết, trong trường hợp một công ty không có vốn cổ phần, hãy đồng ý.
(3) Thông báo phải có ngày, giờ, địa điểm và chương trình nghị sự của cuộc họp. Thông báo sẽ được gửi bằng bài viết thông thường. Một hồ sơ đăng bài tốt nhất nên được thực hiện trong Đăng ký gửi hàng. Nếu bất kỳ thành viên nào muốn thông báo sẽ được gửi cho anh ta qua đường bưu điện đã đăng ký thì anh ta phải gửi trước tiền bưu chính vượt quá cho công ty. Nếu thông báo vô tình không được gửi đến bất kỳ thành viên nào mà không làm cho cuộc họp không hợp lệ.
(4) Cùng với thông báo các tài liệu khác cũng sẽ được gửi. Ví dụ: Khác (a) Trong trường hợp họp thường niên một bản sao Báo cáo của Giám đốc (hoặc Báo cáo thường niên), một bản sao của Tài khoản cuối cùng được kiểm toán, Mẫu ủy quyền nếu có, v.v. (b) Trong trường hợp có cuộc họp theo luật định, một bản sao của Báo cáo theo luật định, một bản sao của các tài khoản được kiểm toán cập nhật, v.v.
(5) Địa điểm của cuộc họp sẽ là văn phòng đã đăng ký của công ty hoặc tại bất kỳ địa điểm nào khác trong thành phố hoặc thị trấn hoặc làng nơi đặt văn phòng đăng ký của công ty. (Đạo luật cung cấp miễn trừ của Chính phủ Trung ương cho một số công ty đặc biệt.)
(6) Cuộc họp không thể được tổ chức vào một ngày lễ. Theo Sec. 2 (38) của Đạo luật công ty, cho ngày lễ, Sec. 25 của Đạo luật công cụ chuyển nhượng năm 1881 sẽ được áp dụng. Nhưng, nếu một ngày đã được ấn định và thông báo sau đó được Chính phủ tuyên bố là một ngày nghỉ lễ (theo Sec, 25 của Đạo luật Công cụ Thỏa thuận), cuộc họp có thể được tổ chức vào ngày đó.
(7) Cuộc họp sẽ được tổ chức trong giờ hành chính. (Không có quán bar cụ thể để tổ chức một cuộc họp chung bất thường vào ngày lễ và ngoài giờ hành chính).
(8) Nhóm đại biểu cho cuộc họp của các thành viên sẽ là: (a) Như đã đề cập trong các Điều khoản của Hiệp hội công ty liên quan, (b) Nếu không có gì được đề cập trong các Điều khoản thì (i) trong trường hợp của một công ty tư nhân bất kỳ hai thành viên và (ii) trong trường hợp của một công ty đại chúng, bất kỳ năm thành viên nào có mặt trực tiếp, sẽ làm đại biểu.
(9) Đạo luật quy định các mục sẽ được đưa vào chương trình nghị sự của một cuộc họp chung hàng năm. Bất kỳ mục nào khác có thể được nhập dưới tiêu đề 'Kinh doanh đặc biệt' và Ghi chú giải thích, chứng minh sự bao gồm, phải được thêm vào.
(10) Cuộc họp sẽ được tiến hành bởi Chủ tịch (thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị) theo quy định tại các Điều khoản của Hiệp hội công ty và tuân theo các quy định của Đạo luật, liên quan đến các cuộc họp.
(11) Bỏ phiếu tại cuộc họp thường bằng cách giơ tay trừ khi có yêu cầu thăm dò ý kiến.
(12) Sau khi cuộc họp kết thúc, thư ký phải được chuẩn bị vài phút và được ký bởi Chủ tịch. Bản sao của một số nghị quyết phải được nộp cho Cơ quan đăng ký công ty.
Thư ký của một công ty có trách nhiệm thấy rằng tất cả các quy tắc trên được tuân thủ nghiêm ngặt. Bất kỳ sự mặc định nào cũng có thể dẫn đến sự vô hiệu của cuộc họp. Giây. 53 và 165 đến 197 có nghĩa là các quy tắc của các cuộc họp thành viên. Một công ty tư nhân có thể sửa đổi các quy tắc ngoại trừ số lượng đại biểu.
Quy tắc số 2. Về các cuộc họp của Giám đốc:
(1) Một thông báo dưới dạng thích hợp cho mọi cuộc họp của Hội đồng quản trị sẽ được gửi bằng văn bản cho mọi giám đốc theo địa chỉ thông thường của anh ấy. Nếu có bất kỳ giám đốc nước ngoài nào, thì cũng phải thông báo cho anh ta khi anh ta ở Ấn Độ. Thông báo có thể được ký bởi bất kỳ giám đốc. Thư ký rất thường được ủy quyền để ký thông báo.
(2) Thông báo có thể được gửi qua bưu điện hoặc bằng tin nhắn. Đôi khi thông báo được gửi qua điện thoại nếu tất cả các giám đốc đồng ý. Không có thông báo là cần thiết khi một nghị quyết được thông qua lưu thông. Tại một cuộc họp, các giám đốc có thể quyết định ngày nào của cuộc họp tiếp theo và trong trường hợp đó, không có thông báo nào phải được gửi.
(3) Một thông báo phải được gửi kèm với tất cả các giấy tờ và tài liệu liên quan phải được xem xét tại cuộc họp.
(4) Đạo luật không cung cấp bất kỳ số ngày cụ thể nào trước ngày diễn ra cuộc họp mà thông báo phải được gửi. Thông thường thông báo được gửi ít nhất bảy ngày trước ngày diễn ra cuộc họp. Các Điều khoản của Hiệp hội của một công ty có thể cung cấp thời gian hoặc chính các giám đốc có thể quyết định nó trong cuộc họp đầu tiên.
(5) Đạo luật không cung cấp bất kỳ quy tắc nào liên quan đến các mục được đưa vào chương trình nghị sự của cuộc họp Hội đồng quản trị. Bất kỳ vấn đề liên quan đến các vấn đề của công ty và trong phạm vi quyền hạn của Hội đồng quản trị, có thể được bao gồm.
(6) Đại biểu cho một cuộc họp Hội đồng sẽ, theo Đạo luật, một phần ba hoặc hai cái nào lớn hơn. Khi một vấn đề mà một giám đốc quan tâm được thảo luận rằng giám đốc không thể tham gia. Nếu bằng cách loại trừ của anh ta, đại biểu rơi, không có lỗi. Nhưng nếu chỉ còn một giám đốc thì không thể có bất kỳ cuộc họp nào và vấn đề như vậy được đề cập đến cuộc họp chung của các thành viên.
Các Điều khoản của Hiệp hội một công ty có thể cung cấp những gì sẽ là đại biểu của các cuộc họp Hội đồng quản trị hoặc chính các giám đốc có thể quyết định số đại biểu tại cuộc họp đầu tiên của Hội đồng, nhưng trong mọi trường hợp, số đại biểu có thể ít hơn những gì Đạo luật quy định.
(7) Một chủ tịch trong số các giám đốc được bầu tại cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị, người điều hành các cuộc họp của Hội đồng quản trị theo quy định tại các Điều khoản của Hiệp hội công ty theo các quy định của Đạo luật, liên quan đến các cuộc họp của Hội đồng .
(8) Biên bản của mỗi cuộc họp Hội đồng quản trị phải được chuẩn bị và xác nhận tại cuộc họp tiếp theo của Hội đồng.
(9) Việc bỏ phiếu sẽ bằng cách giơ tay, mỗi giám đốc có một phiếu bầu bất kể số cổ phần mà ông nắm giữ.
(10) Đạo luật không đưa ra bất kỳ điều khoản nào liên quan đến địa điểm và giờ họp của Hội đồng. Cũng không đề cập rằng các cuộc họp của Hội đồng quản trị không thể được tổ chức vào các ngày lễ. Nhưng một cuộc họp tự động hoãn lại vì muốn đại biểu không thể được tổ chức vào một ngày lễ.
(11) Các quy tắc trên được áp dụng như nhau đối với các cuộc họp của Ủy ban hoặc Tiểu ban được thành lập với một số giám đốc cho các mục đích cụ thể.
