Phút: Tầm quan trọng và thủ tục viết nó (Với mẫu vật)

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Phút. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Tầm quan trọng của Biên bản 2. Quy trình Viết Biên bản.

Tầm quan trọng của phút:

Phút là kết quả của một cuộc họp. Các cuộc họp được tổ chức để đưa ra quyết định và thông qua một số sự kiện và sự kiện. Đây là các nguồn tài liệu tham khảo và hướng dẫn phải được ghi lại chính xác và có phương pháp bằng văn bản.

Biên bản là hồ sơ bằng văn bản. Phút là bằng chứng quá của những gì đã xảy ra tại một cuộc họp. Do đó, biên bản có một tầm quan trọng lớn đối với một hiệp hội, cho dù là giao dịch hay không giao dịch, cho dù đã đăng ký hay chưa đăng ký.

Biên bản phải được soạn thảo với sự cẩn thận tối đa để không có gì sai sự thật được ghi lại. Bộ trưởng có trách nhiệm lớn trong khía cạnh này và cũng là chủ tịch phải xác nhận biên bản. Biên bản được viết và xác nhận là hồ sơ không thể thay đổi.

Thư ký thường chuẩn bị một bản nháp biên bản và đưa cho chủ tịch cuộc họp về những gợi ý hoặc chỉnh sửa của mình. Chủ tịch có quyền không cho phép đưa vào bất kỳ vấn đề nào có vẻ là phỉ báng bất kỳ người nào hoặc không liên quan hoặc không quan trọng đối với các thủ tục tố tụng hoặc có hại cho lợi ích của hiệp hội.

Thủ tục viết Biên bản:

Có một quy trình xác định bằng văn bản Biên bản. Biên bản phải được viết một cách có phương pháp và có hệ thống với tất cả các diễn biến tại cuộc họp.

Các bước và quy tắc sau đây phải được tuân thủ:

(1) Trước hết, nó phải được quyết định hình thức nào sẽ được thông qua- Đoạn văn hay dạng bảng.

(2) Phải có một tiêu đề trong đó nêu rõ loại cuộc họp với ngày, giờ và địa điểm.

(3) Tiếp theo là tên của những người có mặt, bao gồm các thành viên và người được mời. Trong trường hợp cuộc họp lớn như cuộc họp chung của một công ty lớn, tất cả các tên không được ghi lại mà chỉ ghi tên của giám đốc và người được mời (như kiểm toán viên) và cho tên của các thành viên tham chiếu được đưa vào Sổ đăng ký tham dự .

(4) Tên của Chủ tịch được viết riêng.

(5) Bây giờ đến các sự kiện đã xảy ra tại cuộc họp, đặc biệt là các nghị quyết được thông qua với các văn bản đầy đủ của họ và cả (a) tên của những người đề xuất và người biệt phái; (b) bản chất của bỏ phiếu; (c) ghi chú bất đồng, nếu có.

(6) Một tiêu đề ngắn và một số sê-ri được thêm vào mỗi mục. Sự nối tiếp của các số có thể được tiếp tục từ cuộc họp đến cuộc họp hoặc chỉ có thể được giới hạn trong một cuộc họp cụ thể.

(7) Ở phía dưới cùng ở phía bên phải có không gian để chủ tịch ký tên của mình với ngày tháng và với từ 'được xác nhận' và ở phía bên trái, thư ký là người viết biên bản sẽ ký tên vào đó ngày.

(8) Hướng dẫn ban hành cho thư ký để theo dõi các quyết định cũng được ghi lại.

(9) Các cuộc hẹn được thực hiện và các chi phí được ủy quyền bởi cuộc họp phải được ghi lại.

(10) Không có gì có thể được nhập vào mà bị Chủ tịch phản đối.

(11) Lúc đầu, một bản nháp được chuẩn bị bởi thư ký được Chủ tịch xác minh và cuối cùng là vài phút được viết bằng tay trên các trang của cuốn sách biên bản.

(12) Điều mong muốn là mỗi trang sẽ được Chủ tịch khởi tạo

(13) Không phải các cuộc thảo luận mà chỉ có các nghị quyết được thông qua cuối cùng mới được viết.

(14) Không có gì có thể được viết mà dường như bị phản đối và làm tổn thương cảm giác của bất cứ ai.

(15) Bất cứ khi nào bất kỳ tài liệu tham khảo nào được thực hiện cho bất kỳ thư hoặc báo cáo, ngày của nó phải luôn luôn được đề cập.

(16) Khi một nghị quyết được thông qua dưới dạng một nghị quyết đặc biệt hoặc với một thông báo đặc biệt, việc đề cập phải được thực hiện trong biên bản thực tế.

(17) Không được ghi đè và phạm vi điều chỉnh. Nếu vô tình những điều này xảy ra, thư ký phải viết tắt.

Mẫu vật 1:

Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị của Công ty.

Hình thức đoạn văn:

Biên bản đã được chuẩn bị với tham chiếu đến Mẫu vật dưới đây:

Thông báo mẫu vật cho bất kỳ cuộc họp Hội đồng quản trị của một công ty.

Công ty TNHH XYZ

Reg. Tắt___________

Ngày 3 tháng 4 năm 1988

Ngày

(Giám đốc)

Xin chao Ngai,

Một cuộc họp của Hội đồng quản trị của Công ty sẽ được tổ chức vào Thứ Bảy, 10, 88 lúc 2 giờ chiều tại văn phòng đăng ký của Công ty để giao dịch kinh doanh sau đây.

Bạn được yêu cầu có mặt.

Trân trọng

Ngày.

Thư ký

Chương trình nghị sự:

(1) Xác nhận biên bản cuộc họp cuối cùng.

(2) Bổ nhiệm Giám đốc nhân sự.

(3) Xác định chiến lược tiếp thị cho sản phẩm mới.

(4) Phê duyệt chuyển nhượng cổ phần theo đơn đăng ký nhận được và được trình bày bởi Bộ trưởng.

(5) Sửa ngày họp Đại hội đồng bất thường để thay đổi khoản 31 Điều khoản của Công ty.

(6) Xem xét báo giá nhận được mẫu Messrs. Công ty ABC để xây dựng nhà kho trong khuôn viên nhà máy. Sri A, giám đốc của Công ty này, là đối tác của Messrs. ABC Co.

(7) Bất kỳ doanh nghiệp nào khác với sự cho phép của Chủ tịch.

Giải trình:

Cần lưu ý từ mẫu vật ở trên rằng các loại mặt hàng khác nhau thường được thảo luận tại cuộc họp Hội đồng đã được đề cập trong chương trình nghị sự. Các mục có liên quan đến vấn đề kinh doanh nói chung cũng như các thủ tục pháp lý. A, là giám đốc của Công ty, là đối tác của Messrs. ABC Co.

Anh ta sẽ không tham gia khi mục số 6 sẽ được đưa ra để thảo luận vì anh ta quan tâm đến hợp đồng. Các giám đốc còn lại, bất cứ ai có thể là số của họ, sẽ làm đại biểu.

Giây. 299, 300 của Đạo luật công ty quy định rằng bất kỳ giám đốc nào quan tâm đến hợp đồng sẽ tiết lộ nó kịp thời và thực tế sẽ được đề cập trong chương trình nghị sự.

Phút:

Biên bản họp Hội đồng quản trị của Công ty được tổ chức vào Thứ Sáu ngày 10, 88 lúc 2 giờ chiều tại văn phòng đăng ký của Công ty.

1. Chủ tịch

Sri A lấy ghế

2. Xác nhận biên bản

Biên bản cuộc họp cuối cùng được tổ chức vào ngày 8.2.88 đã được đọc và xác nhận.

3. Bổ nhiệm người quản lý nhân sự :

Nó đã được giải quyết bởi vì sự gia tăng số lượng nhân viên và để thiết lập mối quan hệ công nghiệp tốt hơn, một Giám đốc nhân sự có trình độ được Công ty bổ nhiệm theo thang lương là Rup. 1200, 00 đến rupi 2000, 00 mỗi tháng với tất cả các tiện ích của Quỹ tiết kiệm và tiền thưởng được cho phép theo Quy tắc dịch vụ của Công ty.

Bộ trưởng đã được yêu cầu phát hành một quảng cáo ở Statesman vào một ngày sớm, mời các ứng dụng.

4. Chiến lược tiếp thị :

Nó đã được giải quyết rằng để tránh sự cạnh tranh từ các mối quan tâm đã được thiết lập khác, chiến lược mà Công ty sẽ tuân theo sẽ là thăm dò thị trường nông thôn thông qua các nhà bán lẻ địa phương.

5. Phê duyệt chuyển nhượng cổ phần:

Bộ trưởng đã trình bày một ứng dụng từ Sri S, người đã mua 50 cổ phiếu trong công ty được chuyển nhượng bởi Sri R, chủ sở hữu hiện tại, yêu cầu phê duyệt việc chuyển nhượng.

Nó đã được giải quyết rằng ứng dụng do Sri S thực hiện để chuyển nhượng 50 cổ phiếu số 131 thành 180 vide Chứng nhận cổ phần số 25 do Sri R nắm giữ được chấp thuận.

Bộ trưởng được yêu cầu làm việc cần thiết.

6. Sửa ngày họp Đại hội đồng bất thường :

Ngày tổ chức Đại hội bất thường để thay đổi Điều 31 của các Điều khoản của Hiệp hội Công ty nhằm mục đích mời Tiền gửi Công khai theo chính sách gần đây của Bộ Luật và Công ty Liên minh đã được ấn định vào ngày 25 tháng 6 năm 1988.

Bộ trưởng được yêu cầu làm việc cần thiết.

Sri C đã ghi lại một lưu ý bất đồng với ý tưởng mời tiền gửi công khai.

7. Xem xét báo giá:

Vấn đề đã được hoãn xử phạt của Kế hoạch cho việc xây dựng được đề xuất.

8. Bình chọn cảm ơn :

Không có doanh nghiệp nào khác, cuộc họp kết thúc với việc bỏ phiếu cảm ơn Chủ tịch.

Dạng bảng:

Phút:

Biên bản họp Hội đồng quản trị của Công ty được tổ chức vào Thứ Sáu ngày 10, 88 lúc 2 giờ chiều tại văn phòng đăng ký của Công ty.

1. Chủ tịch :

Sri A lấy ghế.

2. Xác nhận Biên bản :

Biên bản cuộc họp cuối cùng được tổ chức vào ngày 8.2.88 đã được đọc và xác nhận.

3. Bổ nhiệm người quản lý nhân sự :

Nó đã được giải quyết bởi vì sự gia tăng số lượng nhân viên và để thiết lập mối quan hệ công nghiệp tốt hơn, một Giám đốc nhân sự có trình độ được Công ty bổ nhiệm theo thang lương là Rup. 1200, 00 đến rupi 2000, 00 mỗi tháng với tất cả các tiện ích của Quỹ tiết kiệm và tiền thưởng theo quy định của Dịch vụ của Công ty.

Bộ trưởng đã được yêu cầu phát hành một quảng cáo ở Statesman vào ngày đầu tiên mời các ứng dụng.

4. Chiến lược tiếp thị:

Nó đã được giải quyết rằng để tránh cạnh tranh Chiến lược từ các mối quan tâm đã được thiết lập khác, chiến lược sẽ được Công ty tuân theo sẽ là thăm dò thị trường nông thôn thông qua các nhà bán lẻ địa phương.

5. Phê duyệt SharesTransfer:

Bộ trưởng đã trình bày một ứng dụng từ Sri S, người đã mua 50 cổ phiếu trong Công ty do Sri R, chủ sở hữu hiện tại chuyển nhượng, yêu cầu phê duyệt việc chuyển nhượng. Nó đã được giải quyết rằng ứng dụng do Sri S thực hiện để chuyển nhượng 50 cổ phiếu Nos. 131 đến 180 vide Chứng nhận cổ phần số 25, do Sri R nắm giữ, được chấp thuận.

Bộ trưởng được yêu cầu làm việc cần thiết.

6. Sửa ngày họp Đại hội bất thường:

Ngày tổ chức Đại hội bất thường để thay đổi Điều 31 của các Điều khoản của Hiệp hội Công ty nhằm mục đích mời Tiền gửi công khai theo chính sách gần đây của Bộ Luật và Công ty Liên minh, được ấn định vào ngày 25 tháng 6 năm 1988 .

Bộ trưởng được yêu cầu làm việc cần thiết.

Sri C đã ghi lại một lưu ý bất đồng với ý tưởng mời tiền gửi công khai.

7. Xem xét báo giá:

Vấn đề đã được hoãn xử phạt của Kế hoạch cho việc xây dựng được đề xuất.

8. Bình chọn cảm ơn:

Không có doanh nghiệp nào khác, cuộc họp kết thúc với việc bỏ phiếu cảm ơn Chủ tịch.