Cần hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong tổ chức hiện đại (HRIS)

Để tiến hành nghiên cứu nhân sự và kiểm toán nhân sự, và kế toán nhân sự, người quản lý nhân sự đòi hỏi rất nhiều dữ liệu liên quan đến nhân viên làm việc trong tổ chức.

Tuy nhiên, hệ thống hồ sơ thủ công được tìm thấy không đầy đủ và không đủ để đáp ứng các yêu cầu thông tin của một tổ chức kinh doanh hiện đại. Nói cách khác, khó khăn trong việc duy trì và những thiếu sót của hệ thống hồ sơ thủ công có thể được nêu là những lý do cơ bản như sự cần thiết của HRIS. Chúng được xây dựng sau đó.

Khó khăn ở đây đề cập đến dữ liệu đồ sộ về nhân viên không khả thi để theo dõi thủ công. Không chỉ vậy, dữ liệu cần phải được cập nhật theo thời gian và điều này làm cho công việc văn thư khá tốn nhiều công sức và tốn kém. Các trạng thái của Alastair Evans chi phí, độ chính xác, phân mảnh, trùng lặp và khó phân tích là một số khó khăn liên quan đến hệ thống hồ sơ thủ công.

Việc truyền dữ liệu thủ công từ bản ghi này sang bản ghi khác làm tăng khả năng xảy ra lỗi ảnh hưởng đến độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu được lưu giữ. Bài dự thi có thể được thông qua hai lần; dữ liệu có thể được chuyển đến các tài liệu sai dẫn đến nhầm lẫn.

Vì dữ liệu / thông tin được duy trì một cách phân mảnh, tức là, hồ sơ thủ công được lưu giữ tại các địa điểm riêng biệt được xử lý bởi những người khác nhau trong các phòng ban khác nhau, thông tin đầy đủ của một nhân viên không có sẵn ở vị trí trung tâm. Điều này cản trở quá trình ra quyết định của tổ chức. Điều tương tự cũng nhấn mạnh sự cần thiết của HRIS.

Venkata Ratnam và Srivastava đã nêu ba mục đích là sự cần thiết của HRIS:

1. Để lưu trữ dữ liệu và thông tin cho từng nhân viên để tham khảo sẵn sàng.

2. Để cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định trong các vấn đề nhân sự hàng ngày, (ví dụ như nghỉ phép) cũng như để lập kế hoạch, lập ngân sách, thực hiện và giám sát một loạt các chức năng nhân sự.

3. Để cung cấp dữ liệu / lợi nhuận cho chính phủ và công chúng khác.

Hemendra Verma, một nhà tư vấn phần mềm, đã thực hiện một cuộc khảo sát và nhấn mạnh sự cần thiết của HRIS cho các mục đích sau:

1. Người ta thấy rằng có rất ít thời gian được phân bổ trong việc xử lý thông tin liên quan đến chức năng Nhân sự, có thể là do thời gian cần thiết để xử lý thông tin phong phú.

2. Thiếu thông tin về nguồn nhân lực trong ngành ở mọi cấp độ.

3. HRIS sẽ giúp đạt được sự bình đẳng trong các khu vực như khuyến mãi, chuyển nhượng, đề cử, v.v.

4. HRIS giúp giải quyết kịp thời các khoản phí của nhân viên, liên quan đến quỹ tiết kiệm, hưu trí, tiền thưởng, LT C. và được bồi thường nghỉ phép, v.v.

5. Khi hồ sơ của một người được nhập vào máy tính, việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn và cũng tốn ít chi phí hơn và giảm khả năng xảy ra lỗi.

Một số người sử dụng hai thuật ngữ dữ liệu và thông tin có thể thay thế cho nhau. Nhưng có một sự phân biệt giữa hai khái niệm. Dữ liệu là các số liệu thô, chưa được phân tích và các sự kiện về các sự kiện trong khi thông tin là dạng dữ liệu được phân tích và có tổ chức.

Ví dụ: số tiền lãi ròng là một dữ liệu vì không có nghĩa nào có thể được gán cho con số tuyệt đối của lợi nhuận ròng. Nhưng, lợi nhuận được biểu thị bằng phần trăm doanh thu, nó truyền tải ý nghĩa nhất định và được gọi là thông tin. N. Upadhya có dữ liệu phân biệt rất chính xác với thông tin bằng cách nêu rõ: Có thể định nghĩa dữ liệu có tổ chức có ý nghĩa là thông tin.

Trước khi chúng tôi xác định HRIS, có vẻ như trong bối cảnh cần xác định trước tiên - Hệ thống thông tin quản lý '(IMS). MIS là một cấu trúc chính thức, thường được vi tính hóa để cung cấp thông tin quản lý, liên quan đến các hoạt động nội bộ và các yếu tố bên ngoài để tạo thuận lợi cho quá trình ra quyết định.

Bây giờ, áp dụng khái niệm này trong bối cảnh HRM, HRIS có thể được định nghĩa như sau:

HRIS là một cách lưu trữ dữ liệu và thông tin có hệ thống cho từng nhân viên để hỗ trợ lập kế hoạch, ra quyết định và gửi trả lại và báo cáo cho các cơ quan bên ngoài.