Precis: Ý nghĩa và chuẩn bị

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Precis. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của Precis 2. Chuẩn bị Precis.

Ý nghĩa của Precis:

Đối với mục đích quản trị, các loại thông tin và một số lượng lớn hồ sơ phải được xử lý tại một thời điểm. Nhiều thời gian có thể bị lãng phí một cách không cần thiết nếu tất cả chúng đều phải trải qua một cách chi tiết. Các điểm nổi bật của mỗi mục của hồ sơ là đủ để giải quyết một vấn đề. Điều này đúng với những người quản lý hàng đầu, những người phải giải quyết nhiều vấn đề lớn trong thời gian ngắn nhất.

Các giấy tờ đến với họ đang được xử lý thông qua các phòng ban khác nhau với ghi chú của người đứng đầu bộ phận tương ứng cho các quyết định. Những người quản lý hàng đầu phải phụ thuộc nhiều vào các sĩ quan điều hành bởi vì các quyết định sẽ phụ thuộc chủ yếu vào cách các cán bộ điều hành trình bày từng trường hợp.

Nhưng, đồng thời nếu những người quản lý hàng đầu có trước họ một bản tóm tắt ngắn gọn hoặc ý chính của tất cả các sự kiện liên quan đến một vấn đề cụ thể, thì việc ra quyết định trở nên hợp lý hơn và dựa trên sự thật.

Có rất ít cơ hội để họ bị thiên vị bởi các ghi chú được chuẩn bị bởi các nhân viên cấp dưới. Do đó, mong muốn rằng những cơn gió như vậy có sẵn cho họ. Những người quản lý hàng đầu có thể phải đưa ra quyết định về một vấn đề mà một giám đốc điều hành cấp cao đã đề cập đến họ nhưng trong thời gian đó, một loạt các lá thư có thể đã được trao đổi.

Những người ra quyết định phải có trước họ một bản tóm tắt ngắn gọn về những lá thư đó. Một tiền đề được định nghĩa là một bản tóm tắt ngắn gọn về các điểm, tuyên bố hoặc sự kiện quan trọng. Rõ ràng từ định nghĩa rằng một précis không chỉ là một bản tóm tắt mà là một bản tóm tắt súc tích và nó chỉ bao gồm các điểm quan trọng.

Đối với quản trị, tiền đề của các loại tài liệu hoặc tuyên bố khác nhau phải được chuẩn bị thư từ kinh doanh, báo cáo, ghi nhớ, v.v. Thư tín kinh doanh có nghĩa là thư thương mại với câu trả lời tương ứng.

Mỗi lá thư, hoặc một bản gốc hoặc một thư trả lời, bao gồm nhiều vấn đề khác nhau bao gồm cả thủ tục nhưng ngoài ra chỉ có những điểm quan trọng phục vụ mục đích hữu ích. Rất thường xuyên bất cứ khi nào một chữ cái được viết, các điểm thiết yếu được làm nổi bật hoặc khi một chữ cái được đọc, các điểm quan trọng được gạch chân để thu hút sự chú ý.

Báo cáo cũng được chuẩn bị làm cho các điểm quan trọng nổi bật. Khi phong cách viết báo cáo phù hợp được tuân theo, các điểm quan trọng sẽ tự động tập trung. Các báo cáo có thể lớn và đồ sộ và vì vậy một bản tóm tắt về nó có thể cần thiết để tham khảo nhanh.

Bản ghi nhớ là số nhiều của bản ghi nhớ. Bản ghi nhớ có nghĩa là một bản ghi không chính thức hoặc ghi chú bằng văn bản về một giao dịch. Các lệnh chính thức hoặc chính thức được sử dụng bởi các bộ phận khác nhau của một văn phòng làm chỉ thị cho hành động. Chúng được ban hành dưới dạng thư gửi cho người ngoài. Chúng được gọi là chữ DO Nhưng bên trong văn phòng hướng dẫn hành động hoặc đề xuất hoặc thông tin được gửi đi được gọi là bản ghi nhớ hoặc Bản ghi nhớ văn phòng.

Bản ghi nhớ tiền mặt là một bản ghi nhớ đồng thời mô tả bài viết được bán, giá trị của nó và thực tế là đã nhận được khoản thanh toán. Nó không chính xác là một biên nhận là một tài liệu chính thức, và đậu tên hoặc chi tiết của người hoặc bên mà thanh toán đã được nhận.

Một bản ghi nhớ tiền mặt là một tài liệu không chính thức và không tiết lộ tên của người mua hàng hóa. Một bản ghi nhớ tiền mặt cung cấp một mô tả ngắn gọn về các bài viết được bán nhưng một hóa đơn, nếu được chuẩn bị, có chứa nhiều chi tiết về các bài viết.

Chuẩn bị chính xác:

Các cuộc thảo luận ở trên là đủ để chứng minh tầm quan trọng của việc viết trước trong công việc văn phòng. Chuẩn bị tiền đề của thư tín kinh doanh hoặc báo cáo hoặc ghi nhớ là một công việc thư ký. Thư ký phải chuẩn bị tiền đề cho việc xem xét của quản lý cấp cao. Một loại văn phòng phẩm đặc biệt của tờ giấy đỏ với các phán quyết giữ một lề lớn ở phía bên trái để viết ghi chú hoặc các điểm thiết yếu được sử dụng trong văn phòng.

Có các quy tắc cụ thể cho việc chuẩn bị một tiền đề:

(1) Đây là một bản tóm tắt ngắn gọn về một vấn đề hoặc văn bản. Nói chung bằng cách cô đọng đối tượng, nó giảm xuống còn một phần ba.

(2) Phải có một tiêu đề, biểu thị mục đích của vấn đề.

(3) Nó được viết trong thì quá khứ và lời nói gián tiếp.

(4) Các trích dẫn, nếu có, trong vấn đề sẽ không bao giờ xuất hiện trong một tiền đề.

(5) Nhà văn sẽ sử dụng ngôn ngữ của mình.

(6) Thứ tự của các điểm hoặc chuỗi các sự kiện trong vấn đề phải được duy trì.

(7) Nó sẽ ngắn gọn nhưng chính xác.