Hệ thống chi phí dự án (PCS)
Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: - 1. Tầm quan trọng của hệ thống chi phí dự án (PCS) 2. Hoàn thành ghi chi phí 3. Chi phí dựa trên hoạt động với mã hóa 4. Chi phí dựa trên hoạt động với mã hóa 5. Kiểm soát chi phí dự án 6. Ứng dụng máy tính.
Nội dung:
- Tầm quan trọng của hệ thống chi phí dự án (PCS)
- Hoàn thành ghi chép chi phí
- Chi phí dựa trên hoạt động với mã hóa
- Chi phí dựa trên hoạt động với mã hóa
- Kiểm soát chi phí dự án
- Ứng dụng máy tính để kiểm soát chi phí dự án
1. Tầm quan trọng của hệ thống chi phí dự án (PCS):
a) PCS được thiết lập với mục tiêu duy trì sự kiểm soát chi phí dự án. Hệ thống cần làm nổi bật các khu vực có chi phí thực tế vượt quá chi phí ước tính để ban quản lý có thể có biện pháp khắc phục kịp thời;
b) Chi tiết chi phí được duy trì trên thẻ ghi nhớ chi phí cho từng hoạt động trong quá trình thực hiện dự án cùng với thông tin thêm về thời gian ước tính để bắt đầu, thời gian hoàn thành và chi phí và thời gian thực tế cho từng hoạt động;
c) Kế hoạch tài khoản chi phí theo PCS bao gồm một danh sách đầy đủ 'thẻ chi phí ghi nhớ' hoặc sổ cái trong một kế hoạch chi tiết tích hợp cho dự án để có thể lấy được tổng số chi phí theo ngày;
d) PCS yêu cầu thông tin mạng có hệ thống để thông tin cơ bản về bất kỳ hoạt động nào xuất hiện trong văn phòng của kế toán dự án, người cập nhật thẻ ghi nhớ liên quan;
e) Tất cả các tài liệu có thông tin liên quan đến việc tiêu thụ tài nguyên phải được phê duyệt hợp lệ bởi nhân viên trong nhóm dự án được ủy quyền bởi ban quản lý dự án. Khi PCS được chạy với tự động hóa hoàn toàn, nhân viên đó sẽ có mật khẩu bí mật để truy cập vào máy tính để cập nhật;
f) Tất cả các khoản mục chi phí cho vật liệu, chi phí thuê máy, lao động, v.v., cũng như thời gian dành cho hoạt động, nên chống lại ngân sách cho các mục đó. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào là khẩn cấp, sự thay đổi đó phải được ban quản lý dự án ủy quyền hợp lệ với thông tin cho kế toán dự án.
Có thể cần có thông tin cụ thể hơn trong một PCS, tùy thuộc vào tính chất và độ phức tạp của dự án và nhu cầu cụ thể của ban quản lý.
Ý tưởng cơ bản là:
a) để duy trì hồ sơ, mỗi hoạt động, cả ước tính và thực tế của tiến độ dự án và chi phí dự án;
b) để thiết lập kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) để đảm bảo rằng hồ sơ chi phí là đầy đủ và chính xác.
2. Hoàn thành ghi chép chi phí :
Hệ thống phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của việc ghi lại các giao dịch tiền tệ liên quan đến các chi phí thực tế được đặt trong sổ cái của công ty.
PCS nên quan tâm đến các điểm sau:
1. PCS phải đảm bảo rằng các chi phí được đặt trong các gói công việc khác nhau, tổng cộng, phải đồng ý với các chi phí được đặt trong sổ cái tài chính, mặc dù, đôi khi, ở các đầu khác nhau, ví dụ như trong sổ cái tài chính, đầu tài khoản có thể là 'Đất và Phát triển đất đai ', trong Hệ thống chi phí dự án, các tài khoản liên quan phải phù hợp với các chi tiết về ước tính chi phí dự án liên quan đến việc phát triển đất và đất đó.
Ví dụ, PCS sẽ cần sổ cái chi phí ghi nhớ với các số liệu ước tính (cho chi phí dự kiến) là:
Do đó, có thể có tài khoản sổ cái tài chính của 'Đất và Phát triển đất' của R. 1-35 triệu.
Sổ cái chi phí ghi nhớ sẽ có thẻ chi phí riêng cho thấy các chi phí thực tế phát sinh so với dự toán như chi tiết dưới đây:
01 01 Thu hồi đất
Dự án Không……….
Số tiền theo
Chi phí dự án ước tính - R. 0, 50 triệu
Số tiền theo chi tiêu thực tế
Bác sĩ Tài liệu tham khảo………. Ngày Giới tính của chúng tôi ... .. 0-65 triệu đồng.
Tổng chi phí thực tế theo nhóm thẻ chi phí ghi nhớ có liên quan phải giống như trên tài khoản sổ cái tài chính. Như minh họa ở trên, tổng số thực tế từ 01, 01 đến 01, 05 nên là R. 1, 35 triệu đồng.
2. Thẻ chi phí ghi nhớ như vậy sẽ giúp rất chi tiết trong việc phân tích các chi phí như:
(a) nó sẽ xác định vị trí, theo đó các hoạt động, chi phí thực tế khác với chi phí ước tính; và
(b) phương sai của chi tiêu trong một hoạt động có thể được phân tích thêm như sau:
tôi. hiệu quả hoặc không hiệu quả, khi thời gian thực tế dành cho gói công việc ít hơn hoặc vượt quá ước tính; và / hoặc
ii. tỷ lệ, trong đó tỷ lệ thực tế (của vật chất hoặc tiền lương) khác với tỷ lệ ước tính.
Vì thẻ ghi nhớ gói công việc được duy trì theo PCS với các chi tiết về ước tính và thực tế, hồ sơ trong mỗi thẻ như vậy sẽ giúp phân tích chi phí dự án thực tế cho mỗi gói công việc.
3. Thẻ ghi nhớ nằm ngoài luồng tài khoản tài chính, nhưng kiểm soát được thiết lập trong PCS để đảm bảo rằng các mục giao dịch thực tế được ghi trong sổ cái tài chính phải được ghi vào Thẻ ghi nhớ có liên quan.
Việc kiểm soát này có thể được thực hiện bởi các tài khoản contra trong sổ cái chi phí như:
(a) Việc thu thập tất cả các chi phí phải dựa trên số gói công việc tương ứng;
(b) Tổng chi phí ghi nợ trong tài khoản tài sản cố định có liên quan của sổ cái tài chính tín dụng Ngân hàng / Chủ nợ, vv theo kế toán tài chính thông thường; và
(c) Trong sổ cái chi phí, các gói công việc riêng lẻ sẽ được ghi nợ theo tập hợp chi phí ghi có Tài khoản kiểm soát tài sản cố định (tương đương với tổng số ghi nợ trong sổ cái tài chính).
Nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ là sổ cái tài chính sẽ được xử lý theo các tài khoản tài chính truyền thống và sổ cái chi phí phải được ghi lại với các tài khoản gói công việc cá nhân có liên quan được mã hóa hợp lệ.
4. Tất cả các thẻ ghi nhớ phải được mã hóa một cách có hệ thống theo Mã hóa cấu trúc sự cố.
3. Chi phí dựa trên hoạt động với mã hóa :
Sự tích hợp của phân tích công việc cũng như các cấu trúc phân chia tổ chức và mã hóa các cấu trúc phân chia. Mối tương quan giữa chi phí dự án và tiến độ dự án trong đó chúng tôi đã đề cập về việc xác định các gói công việc cần thiết (hoặc Hoạt động).
Theo các chi tiết về ước tính chi phí dự án và tiến độ dự án với các gói công việc được mã hóa hợp lệ, chúng ta có thể liên quan đến chi phí dự án.
Điều này có thể được minh họa bằng một minh họa đơn giản về một dự án xây dựng có mười hoạt động khác nhau với tổng tiến độ dự án là 32 tuần và tổng chi phí dự án là Rs. 2, 25, 000.
Chúng tôi sẽ trình bày các ước tính của dự án này trên các chi tiết dựa trên hoạt động hiển thị:
Một cấu trúc Breakdown với chi phí ước tính được tích hợp;
Tóm tắt về dự án cho mỗi hoạt động với tiến độ dự án và chi phí dự kiến;
Sơ đồ mạng C C hiển thị đường dẫn dọc (Lưu ý 2);
Sổ ghi chép chi phí D nhật ký.
Cấu trúc sự cố với chi phí ước tính (tích hợp):
Tóm tắt dự án trên mỗi hoạt động, tiến độ dự án và chi phí dự kiến:
Thông tin và biểu đồ tích hợp có thể được lập thành bảng:
Mã bảy chữ số như được đề cập trong bảng / biểu đồ trên được lên kế hoạch như sau:
Ghi chú:
1. Không có quy tắc cứng và nhanh về mã hóa, do đó, một kỷ luật cụ thể được duy trì để nó không phát triển bất kỳ sự trùng lặp hoặc nhầm lẫn nào. Và bất kỳ mã hóa nào trong hệ thống theo sau phải chỉ ra một gói công việc (hoặc hoạt động, thường được biểu thị như vậy, nhưng có nghĩa giống nhau).
Giản đồ hệ thống:
Khi việc triển khai dự án được thực hiện theo kỹ thuật CPM / PERT, sơ đồ mạng được phát triển và đường dẫn quan trọng được xác định. Con đường quan trọng đại diện cho con đường dài nhất từ khi bắt đầu để hoàn thành dự án.
Dự án tương tự được minh họa ở đây 'khi được biểu thị bằng sơ đồ mạng, sẽ xuất hiện như sau:
Ở đây một lần nữa công việc dự án được chia thành các thành phần khác nhau, như các khối xây dựng và chúng được gọi là các hoạt động; thời gian ước tính để thực hiện từng hoạt động được hiển thị so với số sê-ri của tác phẩm. [01/5] / R. 36.000 cho biết Foundation Work (01), thời lượng trên gói công việc (05 tuần) và R. 36.000 là chi phí dự kiến.
[05/10] / R. 27.000 có nghĩa là xây dựng cầu thang với tiến độ dự án là 10 tuần và chi phí ước tính là Rs. 27.000. Mũi tên đôi cho thấy con đường dài nhất là 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 tuần. Đây cũng là chi phí được ước tính cho mỗi hoạt động và trong môi trường này, PCS theo sau là kế toán chi phí dựa trên hoạt động, trong đó mọi hoạt động được mã hóa theo cách có hệ thống và các tài khoản chi phí cũng dựa trên mã.
Thẻ ghi nhớ chi phí hoặc sổ cái chi phí:
Thiết kế A, hiển thị định dạng cho thẻ chi phí ghi nhớ và sổ cái chi phí ghi nhớ theo Thiết kế B. Định dạng thực tế có thể khác nhau tùy theo nhu cầu của ban quản lý. Chúng tôi nhớ lại rằng các tài khoản này cũng dành cho mọi gói công việc theo cấu trúc phân chia theo kế hoạch.
Các sổ cái chi phí nên dành cho tổng số dự án theo sau là các tài khoản cho từng gói công việc:
Thiết kế A: Thẻ chi phí ghi nhớ:
(Chi tiết với số liệu tưởng tượng cho gói công việc. Mã nền tảng 91, 31.011, theo hình minh họa)
Thiết kế B: Sổ cái chi phí ghi nhớ :
Thu thập chi phí và thông tin:
PCS yêu cầu một hệ thống thông tin có kỷ luật, theo đó mọi hoạt động và mọi mức tiêu thụ tài nguyên trong công việc dự án cần được hỗ trợ bởi chứng từ chi phí dự án với số mã liên quan cho các gói công việc cụ thể. Các chứng từ này phải được ủy quyền hợp lệ bởi ban quản lý dự án và cuối cùng phải được cấp cho kế toán dự án.
Kế toán phải thực hiện các công việc cần thiết trên các chứng từ này để tích lũy chi phí phát sinh cho mọi yếu tố chi phí và cuối cùng, đăng tổng số vào sổ cái chi phí. Theo các khoảng thời gian định kỳ, các thẻ này được phân tích và một báo cáo được đưa ra để khai sáng quản lý dự án với thực tế chống lại ngân sách, phương sai, nếu có, và lý do cho các phương sai đó, để các hành động khắc phục, bất cứ khi nào có thể được thực hiện.
4. Kế toán chi phí dự án tích hợp:
Hệ thống kế toán chi phí dự án kiểm soát chi phí bao gồm tích hợp các tài khoản chi phí dự án với các tài khoản tài chính. Các sổ cái tài chính nên theo hệ thống kế toán truyền thống duy trì tính thống nhất của kế toán theo sau cho toàn bộ tổ chức. Các sổ cái chi phí được phát triển với triết lý kế toán trách nhiệm.
Nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ trong quá trình tích hợp các tài khoản là:
(a) Các giao dịch tài chính được ghi lại trong sổ cái tài chính theo phân loại tài khoản của tổ chức; trong khi
(b) Tất cả các chi phí cho dự án được thu thập theo các mã dự án liên quan được phát triển cho dự án.
Trước khi chúng tôi thảo luận chi tiết về hệ thống kế toán tích hợp, để hoàn thiện, chúng tôi sẽ thảo luận về hệ thống mã hóa cho sổ cái tài chính.
Mã tài khoản tài chính:
Việc mã hóa tài khoản tài chính phải theo cách đơn giản nhưng có hệ thống như nhóm các mã theo các loại tài khoản khác nhau.
Điều này có thể được minh họa như sau:
Hai chữ số khác có thể được thêm vào để đối phó với các chi tiết và âm lượng.
Các khoản nợ và tín dụng được liên kết với cùng một tài khoản nhưng dự định được duy trì riêng để kiểm soát tốt hơn nên càng gần càng tốt và theo cặp, ví dụ:
Không có quy tắc mã hóa cứng và nhanh nhưng hệ thống sẽ giúp xác định tài khoản và mối quan hệ của nó với các tài khoản khác.
Bây giờ chúng tôi sẽ thảo luận đầy đủ về Hệ thống Kế toán Chi phí Dự án được tích hợp với kế toán tài chính của tổ chức. Để tạo điều kiện cho cuộc thảo luận của chúng tôi, chúng tôi đã coi một dự án xây dựng dân dụng như một minh họa với các giả định khác nhau về các gói công việc, dự án phải trả các điều khoản với các nhà thầu, v.v.
Các cuộc thảo luận được thực hiện dưới những người đứng đầu sau đây:
A. Điều khoản của Hợp đồng.
B. Chi tiết về chi phí dự án đã hoàn thành.
C. Sổ cái chi phí dự án.
D. Cân bằng thử nghiệm tích hợp.
E. PCS khi dự án được thực hiện bởi chủ dự án.
Khi dự án được thực hiện bởi chính tổ chức, có hoặc không có sự trợ giúp của nhà thầu, nguyên tắc tương tự được áp dụng trong việc thiết lập hệ thống kế toán chi phí dự án. Chúng tôi đang thảo luận ở đây nguyên tắc cơ bản của hệ thống cùng với một minh họa đơn giản.
Kế toán chi phí dự án bao gồm phân tích chi phí theo thời gian của dự án được bao gồm trong các gói phần mềm để quản lý và kiểm soát dự án, bao gồm cả Thành công được quy hoạch!
A. Điều khoản của hợp đồng:
Dự án: Dự án xây dựng dân dụng số FP. 001.
Điều khoản quan trọng và có liên quan:
Thực hiện:
(a) Nhà thầu, được trao tặng như một hợp đồng Kỹ thuật, Mua sắm và Xây dựng (EPC).
(b) Báo giá cuối cùng đã đồng ý tại R. 21, 25.000
(theo thông tin chi tiết theo mục bên dưới),
(c) Ngày bắt đầu ngày 1 tháng 2.
(d) Ngày phải được hoàn thành Ngày 31 tháng 7.
Thỏa thuận với nhà thầu: Số FP 001 ngày 15 tháng 1.
Các điều khoản bao gồm:
1. Tiền ký gửi nghiêm túc của nhà thầu ngay lập tức. 1, 00.000, miễn lãi, hoàn lại khi hoàn thành công việc.
2. 'Tạm ứng' để được trả cho nhà thầu R. 50.000 khi huy động máy móc tại công trường và được thu hồi thành hai đợt bằng nhau vào tháng 3 và 5 tháng, từ hóa đơn Tài khoản Chạy của nhà thầu (hóa đơn RA).
3. 'Ad hoc trước' của R. 20.000 phải trả cho nhà thầu khi bắt đầu được thu hồi từ hóa đơn RA thứ hai.
4. Tất cả các vật liệu sẽ được mua bởi nhà thầu, ngoại trừ việc công ty phải cung cấp cho nhà thầu (a) Xi măng trị giá Rs. 2, 00, 000 và (b) Thanh sắt trị giá RL. 5, 0000, 000 vào ngày 1 tháng 3 và thu hồi tương tự từ hóa đơn cuối cùng của anh ấy.
5. Công ty sẽ cung cấp các phương tiện sau cho nhà thầu và sẽ tính phí như nhau:
(a) Thuê chỗ ở cho công nhân của nhà thầu R. 2.000 giờ chiều
(b) Cước điện - R. 6.000 chiều
(c) Phí nước - R. 5.000 chiều
6. Công ty sẽ khấu trừ dưới dạng tiền Giữ lại với tỷ lệ mười phần trăm của hóa đơn được huy động và chứng nhận. Tiền giữ lại sẽ được giữ trong sáu tháng sau khi hoàn thành công việc.
7. Trước khi thực hiện thanh toán cuối cùng của RA-. Hóa đơn tất cả các chi phí của công ty sẽ được khấu trừ và chỉ có số tiền ròng sẽ được thanh toán. Hóa đơn RA sẽ chỉ được xem xét để thanh toán sau khi được chứng nhận hợp lệ bởi kỹ sư của công ty.
8. Nhà thầu sẽ bị phạt là 'thiệt hại thanh lý' vì chậm hoàn thành công việc dự án sau ngày 31 tháng 7 với mức giá là Rs. 10.000 mỗi ngày trừ khi sự chậm trễ là do thiên tai hoặc khi công ty đã yêu cầu trì hoãn công việc.
B. Chi tiết về chi phí dự án đã hoàn thành:
Dự án xây dựng dân dụng
Dự án Không. Chi cục Kiểm lâm 01.
Tóm tắt báo giá cuối cùng, được trao cho nhà thầu được chọn là hợp đồng 'kỹ thuật, mua sắm và xây dựng (EPC); (hoặc khi việc xây dựng được thực hiện bởi nhóm dự án riêng, ngân sách được phê duyệt cuối cùng này) như sau:
Dự án sẽ bắt đầu vào ngày 1 tháng 2 và phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 7.
Các số liệu cuối cùng có thể được sắp xếp lại như sau:
Khoản tiền gửi kiếm được đã được nhận ngay khi bắt đầu. Những tiến bộ đã được trả tiền và vật liệu xây dựng trị giá tổng cộng R. 7, 00.000 đã được cấp cho các nhà thầu và đã được thu hồi theo các điều khoản trong hợp đồng.
C. Tài khoản sổ cái chi phí với các mục kép (khi công trình xây dựng được trao cho nhà thầu):
Vì và khi hóa đơn của nhà thầu được chứng nhận, các chi phí được nhập trong tài khoản sổ cái tài chính cũng được đặt trong Tài khoản sổ cái chi phí dự án, các đầu và mã tài khoản có liên quan đến các gói công việc mà hóa đơn được đưa ra.
Trong quá trình này, chi phí dự án thực tế được thu thập trong Sổ cái chi phí dự án với các đầu sổ cái có thông tin về số tiền ngân sách, bị xử phạt / đồng ý. Do đó, bất kỳ sổ cái chi phí dự án sẽ hiển thị thực tế, tích lũy so với số tiền ngân sách và phương sai được tiết lộ.
Các sổ cái chi phí cho các giao dịch theo dự án xây dựng minh họa sẽ xuất hiện như sau:
D. Số dư thử nghiệm tích hợp, ngày 31 tháng 7:
Số dư dùng thử tương tự có thể được hiển thị với các đầu tài khoản chi tiết hơn như sau:
Chú thích:
Xây dựng tiến độ A / c 002-91, Tín dụng trong sổ cái chi phí trái ngược với Nợ trong sổ cái tài chính A / c 002-90. Với tất cả các mục ghi nợ được đăng ký trong Tòa nhà A / c 002.90 trong sổ cái tài chính (ghi có các tài khoản khác vào sổ cái tài chính, một mục nhập kép khác được ghi vào sổ cái chi phí khi ghi nợ Tòa nhà tín dụng A / c có liên quan -in-Progress Control A / c 002.91 trong sổ cái chi phí.
E. Hệ thống kế toán chi phí dự án khi công việc xây dựng được thực hiện bởi chính tổ chức dự án:
Khi chính tổ chức dự án đang thực hiện dự án, tức là thực hiện công việc xây dựng với lực lượng lao động của chính mình, nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ đối với hệ thống kế toán chi phí dự án cũng giống như đã được thảo luận trong trường hợp xây dựng bởi nhà thầu.
Ngoại lệ là giám sát và kế toán các chi tiết cho mỗi yếu tố chi phí. Điều này là cần thiết vì tổ chức dự án đã hoàn tất chi phí dự án cho mỗi 'hoạt động' và trong hoạt động (hoặc gói công việc) cho mỗi yếu tố chi phí và muốn theo dõi thực tế trên cùng một dòng, với ý tưởng đánh giá và phân tích phương sai .
Trong khi các tài khoản tài chính trong tình huống như vậy bao gồm Tài liệu dự án A / c để mua vật liệu dự án, Tiền lương dự án A / c để trả lương cho công nhân dự án, Sổ cái chi phí được duy trì cho mỗi gói công việc liên quan đến việc thực hiện dự án, ghi có Kiểm soát chi phí dự án A / cs.
Chúng tôi sẽ xây dựng cuộc thảo luận của chúng tôi cho các sổ cái chi phí, theo cùng một minh họa của dự án FP. 01 với mô tả và tài khoản cho các hoạt động được nêu chi tiết trước đó trong Phần B của hình minh họa. Giả sử rằng tiến độ công việc và hoàn thành giống như được thực hiện bởi nhà thầu, sổ cái chi phí được hiển thị, hạch toán các chi tiết vào tháng Hai, tháng Năm và tháng Bảy với việc chia nhỏ chi phí cho Vật liệu, Lao động, v.v.
Biểu đồ sổ cái chi phí dự án:
Chúng tôi rút ra những điều sau đây từ các chi tiết trên:
(a) Hoạt động 31 025 gây ra phương sai bất lợi của R. 65.000 (phương sai bất lợi được hiển thị trong ngoặc);
(b) Phương sai chi phí vật liệu bất lợi, của R. 50.000 bao gồm:
(i) Phương sai sử dụng vật liệu (2100 - 2020) x @ R. 100 = R. 8.000 bất lợi.
(ii) Phương sai tỷ lệ vật liệu 2.100 x @ R. (120 - 100) = 42.000 bất lợi. Từ phân tích như trên, chúng ta có thể xác định được các đầu chức năng có trách nhiệm gây ra phương sai bất lợi, nghĩa là chất lượng dư thừa tiêu thụ có thể được giải thích bởi người quản lý dự án để xây dựng và người quản lý dự án mua sắm chịu trách nhiệm mua hàng ở mức vượt quá.
(c) Phương sai chi phí tiền lương tư vấn của R. 12.000 đại diện cho phương sai không hiệu quả của 7.500 - 6, 900 = 600 giờ công vượt quá với tỷ giá RL. 20 mỗi giờ-giờ = R. 12.000. Một lần nữa, người quản lý chịu trách nhiệm về công việc xây dựng nên giải thích các yêu cầu của số giờ làm việc quá mức.
(d) Phương sai thuận lợi trong Chi phí Thiết bị là để mua sắm thiết bị với mức giá rẻ hơn 5 x R. 1.000 = R. 5.000.
(e) Phương sai chi phí bất lợi của R. 8.000 là không hiệu quả trong việc mất thêm 0-8 tuần cho công việc @ R. 10.000 mỗi tuần = R. 8.000.
Ghi chú:
1. Chi phí cho mỗi hoạt động như chi tiết ở trên được ghi có ghi có vào các tài khoản kiểm soát chi phí được hiển thị trong ngoặc.
2. Các khoản tín dụng trong tài khoản kiểm soát có thể so sánh với các chi phí được đặt trong các tài khoản sổ cái tài chính có liên quan, ví dụ Tài liệu dự án A / c, Mức lương dự án A / c, v.v. và được mã hóa phù hợp.
3. Khi hoàn thành Tòa nhà, các tài khoản chi phí hoạt động riêng lẻ được đóng lại, chuyển tổng số dưới dạng Tòa nhà A / c trong sổ cái tài chính.
4. Trong các tài khoản sổ cái, chúng tôi đã xem xét thực tế giống như ngân sách, trong thực tế, thực tế sẽ khác.
5. Chất liệu:
Việc mua vật liệu được đặt trong tài khoản tài chính ghi nợ A / c Mua vật liệu. Các vật liệu xi măng, thanh sắt, vv được phát hành theo Ghi chú Vấn đề Vật liệu (MIN) với số hoạt động được xác định để tiêu thụ, được ghi vào số hoạt động tương ứng ghi có A / c Kiểm soát Chi phí Vật liệu Dự án (chi phí trung bình di chuyển).
Dự trữ vật liệu, (được đại diện bởi Tiến sĩ trong Mua vật liệu A / c và Cr trong Kiểm soát chi phí vật liệu dự án A / c) sẽ được bán và ghi có vào A / c Mua vật liệu. Số dư, nếu có, còn lại trong Mua vật liệu A / c nên được coi là lãi hoặc lỗ trong Mua vật liệu được chuyển thành lãi và lỗ A / c (Tài chính).
6. Tiền lương và chi phí chung:
Việc xử lý sẽ tương tự như trong (5) ở trên, ngoại trừ số dư trong Tiền lương dự án A / c không thể được bán hết, và được thể hiện bằng cách tăng hoặc giảm chi phí tiền lương từ Dự án và nên được coi là phục hồi quá mức .
Các chi phí cho chi phí tiền lương cho hoạt động cá nhân nên được tính theo giờ thực tế với mức lương thỏa thuận mỗi giờ. Một lần nữa, dữ liệu cơ bản, bao gồm cả tài liệu thực tế, số giờ thực tế đã bỏ ra, v.v ... nên được thu thập cho mỗi hoạt động và được tính phí tương ứng.
7. Phân tích phương sai:
Việc phân tích các phương sai được tiết lộ trong sổ cái Chi phí dự án có thể được thực hiện cho từng hoạt động như được minh họa dưới đây bởi hoạt động 'Xây dựng kết cấu'.
5. Kiểm soát chi phí dự án:
Thảo luận về kiểm soát chi phí dự án bắt đầu từ giai đoạn khi dự án tốn cả chi phí vốn và chi phí hoạt động đã được hoàn thiện, một phân tích chi tiết (bao gồm phân tích tài chính), và đã quyết định bắt đầu khởi động dự án. Đây là nơi quản lý / chủ dự án nghĩ về kiểm soát tổng thể bao gồm kiểm soát chi phí dự án.
Trước khi chúng ta đi vào chi tiết về kiểm soát chi phí, chúng tôi muốn giải quyết các vấn đề sau để cuộc thảo luận của chúng tôi trong kiểm soát chi phí trở nên có ý nghĩa hơn:
a. 'Kiểm soát' có nghĩa là gì?
b. Dự án là gì?
c. Chủ dự án là ai?
d. Quản lý dự án truyền thống trong quá khứ là gì?
e. Nguyên nhân phổ biến của các dự án thất bại.
'Kiểm soát' nói chung có nghĩa là hướng một tập hợp các biến vào mục tiêu đã đặt.
Dự án là một tập hợp các nhiệm vụ để đạt được một mục tiêu đã xác định và nó có các đặc điểm sau:
a. nó có một thang thời gian xác định với chất lượng được chỉ định làm mục tiêu của nó;
b. nó là tạm thời về bản chất và hoàn thành với việc đạt được mục tiêu; theo đó, nó khác với một doanh nghiệp tồn tại liên tục;
c. nó có một mục tiêu được đặt ra để đạt được mục tiêu của nó, đó là, vận hành dự án theo thang thời gian đã đặt và chất lượng được chỉ định bằng cách tiêu thụ một tài nguyên đã định bao gồm tiền và giá trị của tiền.
Chủ dự án là một cá nhân, hoặc một cơ thể của những người:
a) Cung cấp tài trợ cho dự án và ủy quyền cho ngân sách, và như vậy, một thành viên của nhân viên ủy quyền;
b) Phê duyệt thông số kỹ thuật và kế hoạch;
c) Dẫn ra mắt dự án;
d) Tham dự các cuộc họp xem xét và kiểm soát và cung cấp hướng dẫn cho người quản lý dự án / nhóm;
e) Nhận được kết quả của việc thực hiện dự án và do đó ký kết dự án khi bàn giao cuối cùng.
Quản lý dự án trong quá khứ không có một kế hoạch hoàn chỉnh với quy mô thời gian, chất lượng và tài nguyên gắn liền với nhau. Quá trình thực hiện đã bị thao túng một cách gian dối trong trường hợp không có kế hoạch tổng thể và do đó, có một tình huống chữa cháy khi chúng phát sinh.
Điều này dẫn đến:
a) phân chia các hoạt động thành các nhóm chuyên gia mà không có sự hài hòa mong muốn của các đầu chức năng;
b) thời gian dẫn dài;
c) tăng rủi ro và chi phí cao hơn.
Thất bại của dự án bao gồm việc không đạt được các mục tiêu của thang thời gian, chất lượng được chỉ định và mục tiêu cho các tài nguyên / chi phí.
Các nguyên nhân phổ biến của thất bại dự án bao gồm:
a. Thiếu sự rõ ràng của mục tiêu với việc không có kế hoạch, kiểm soát và đánh giá thực tế trong chương trình;
b. Thiếu đội dự án với trách nhiệm được xác định đứng đầu bởi Quản lý dự án toàn thời gian;
c. Nhân sự chủ chốt trong nhóm dự án chia sẻ trách nhiệm với các chức năng khác ngoài dự án;
d. Thiếu thủ tục phê duyệt và chấp nhận chính thức;
e. Thiếu ngân sách cam kết (cả quy mô thời gian và nguồn lực) và, do đó, không giám sát tiêu dùng và mục tiêu kế hoạch;
f. Không tích hợp các chức năng chuyên gia và nhà thầu phụ với nhân viên dự án nội bộ.
Nó xuất hiện từ các nguyên nhân thất bại của dự án mà điểm yếu lớn nhất khi thực hiện dự án là thiếu đội dự án được xác định rõ, được xác định với trách nhiệm chức năng và cả trách nhiệm hành chính.
Đồng thời, nhân viên của đội cần được đào tạo và đan tốt để bất chấp dòng điện chéo giữa các chức năng khác nhau, sự hài hòa được duy trì để đạt được các mục tiêu.
Kiểm soát chi phí dự án trong một hệ thống có kỷ luật sẽ bao gồm các bước sau:
1. Mục tiêu được đặt cho chi phí, được phân bổ cho mỗi gói công việc được ước tính với kỹ năng và sự chăm sóc hợp lý để nó là một ước tính thực tế trước khi bắt đầu hoạt động. Chi phí phân bổ như vậy cũng cần được sự đồng ý và chấp nhận của người chịu trách nhiệm đối với gói công việc;
2. Những chi phí ước tính này, trong một môi trường phức tạp, là trên mỗi đầu tài khoản chính và, trong các đầu chính, trên mỗi đầu phụ của tài khoản. Việc phân chia các đầu tài khoản sẽ phụ thuộc vào mức độ kiểm soát dành cho chủ sở hữu / chủ dự án;
3. Những người đứng đầu và người đứng đầu tài khoản nên được mã hóa một cách khoa học liên quan đến họ với trách nhiệm chức năng theo trung tâm chi phí dự án, điều này sẽ giúp tập trung vào chức năng có liên quan có trách nhiệm mà không có sự nhầm lẫn;
4. Khi dự án, và trong dự án, các gói công việc, đang thực hiện, tiền được sử dụng và các tài nguyên được tiêu thụ phải được thu thập liên tục và chính xác các chi tiêu thực tế trong các gói công việc có liên quan và, trong các gói, hạng mục liên quan của chi phí sau đây, cùng mã kế toán;
5. Cần có báo cáo thường xuyên về chi tiêu thực tế cho mỗi người đứng đầu tài khoản và người đứng đầu phụ so với ước tính trong một khoảng thời gian đều đặn với các chi tiết về chi phí thực tế, chi phí ước tính và phương sai.
Cần thận trọng trong khi so sánh thực tế so với ước tính để đảm bảo rằng chúng tương đương nhau. Khi công việc được thực hiện một phần, các ước tính chỉ nên được đưa xuống phần đó đã được thực hiện sao cho số lượng ước tính tương ứng chỉ có thể so sánh với chi phí thực tế cho đến nay;
6. Trong trường hợp phương sai vượt quá giới hạn, giả sử 5%, theo ước tính, các lý do phải được phân tích và thực hiện các bước khắc phục để tránh phương sai đó, bất cứ khi nào có thể. Mặt khác, dự toán nên được sửa đổi với tín hiệu cho ban quản lý để sửa đổi tổng thể và phê duyệt cho sửa đổi đó. Bất kỳ phương sai nhỏ nào cũng nên được bỏ qua để tạo ra sự cân bằng giữa kiểm soát và chi phí kiểm soát.
Các bước được tường thuật ở đây chỉ ra một tập hợp chính xác các chi phí thực tế, theo dõi liên tục tình hình thực tế và các ước tính liên quan đến Thời gian, Chi phí và Chất lượng và các cuộc họp kiểm soát thường xuyên, có thể là hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Việc lập kế hoạch cho cuộc họp như vậy có thể với các tham số sau:
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về toàn bộ gam kiểm soát chi phí dự án. Xem xét khối lượng tải công việc, chúng tôi có thể dễ dàng nhận được sự trợ giúp của tự động hóa, hiện có một số phần mềm có sẵn trên thị trường.
6. Ứng dụng máy tính để kiểm soát chi phí dự án :
Các chi tiết về mạng dự án và kỹ thuật CPM / PERT đã được tường thuật ở trên. Chúng tôi sẽ thảo luận ở đây phần liên quan đến kiểm soát chi phí. Phương pháp mạng có một lợi thế lớn để thao tác với máy tính và có thể được tích hợp với hệ thống thông tin quản lý dự án tích hợp dựa trên máy tính (IPMIS).
Dưới sự quản lý dự án hệ thống như vậy, việc lập kế hoạch và kiểm soát được thực hiện với sự trợ giúp của các gói máy tính:
1. Dễ sử dụng hơn và thân thiện với người dùng;
2. Có linh hoạt họ có thể sản xuất biểu đồ thanh, kế hoạch nhân lực, biểu đồ nổi, v.v.;
3. Lưu trữ và thao tác dữ liệu một cách thuận tiện nhất;
4. Có thể tích hợp với quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin;
5. Xác định các hoạt động quan trọng để hoàn thành dự án tổng thể đúng thời gian và cũng hiển thị thời gian rảnh và
6. Theo dõi chi phí thực tế, chi phí công việc được lập ngân sách theo tiến độ dự án, chi phí công việc được lập ngân sách thực hiện và thậm chí dự đoán chi phí khi hoàn thành cho bộ phận dự án và kế toán chi phí dự án.
Kiểm soát chi phí trong quản lý dự án đòi hỏi phải đo lường:
a) chi phí thực tế thể hiện chi phí thực tế phát sinh;
b) chi phí ngân sách tức là chi phí dự toán;
c) chi phí kiếm được, thể hiện chi phí ngân sách của tiến độ thực tế, tức là công việc được thực hiện;
d) dự báo và tính toán chi phí thực tế có thể, khi hoàn thành xem xét chi phí thực tế theo tiến độ thực tế đạt được.
Thảo luận của chúng tôi ở đây được giới hạn ở chi phí thực tế và chi phí ngân sách. Một số gói phần mềm có sẵn, có thể đối phó với tổng quản lý dự án. Control Kiểm soát chi phí 'là một phần của gói đó.
Kế hoạch thành công:
Kế hoạch thành công! là phần mềm được phát triển bởi Tata Consultingancy Services (TCS) với các tính năng kiểm soát sau đây trong quản lý dự án:
1. Đánh giá các kế hoạch làm việc thay thế;
2. Giám sát các chương trình vật lý;
3. Theo dõi chi phí thực tế và phân tích xu hướng;
4. Dự báo dòng tiền;
5. Lịch trình tài nguyên tùy chọn;
6. Sụp đổ dự án; và
7. Tối ưu hóa chi phí dự án.
Gói này được kèm theo một hướng dẫn đầy đủ và sáng suốt bao gồm hướng dẫn và các ví dụ về lý thuyết và tính toán. Nó hoạt động theo MS-Windows và, như vậy, thân thiện với người dùng.
Nó tạo ra một số lượng lớn các báo cáo bao gồm:
Phân tích chi phí theo giai đoạn dự án,
WBS-OBS Phân tích chi phí theo thời gian.
Kế hoạch thành công! yêu cầu PC-AT với RAM 4 MB, ổ cứng 40 MB, màn hình VGA hoặc EGA độ phân giải cao (tốt nhất là màu sắc), một ổ đĩa mềm 3-5 ″ hoặc 5-25,, máy in ma trận điểm 132 cột.
Tuy nhiên, cách rẻ nhất là sử dụng máy tính xử lý dữ liệu của công ty với các tính năng được thêm cần thiết, khi chưa có. Tuy nhiên, nó phải tương tác với khả năng sử dụng hệ thống rộng rãi của nhân viên dự án với các thiết bị đầu cuối trong văn phòng dự án.
Mặt khác, một máy tính dành riêng cho chức năng quản lý dự án có lợi thế là được sử dụng bởi nhóm dự án luôn có sẵn và có thể truy cập được.
