Bộ phận mua hàng và mua hàng tập trung
Kiểm soát mua hàng bao gồm kiểm soát trên tất cả các khía cạnh của mua hàng. Mua hàng được thực hiện bởi các bộ phận mua hàng.
Bộ phận mua hàng:
Bộ phận mua hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong một tổ chức vì việc mua hàng có ảnh hưởng đến mọi yếu tố quan trọng liên quan đến sản xuất, chất lượng, chi phí, hiệu quả và giao hàng nhanh chóng cho khách hàng. Chức năng của nó là mua sắm vật liệu, vật tư, dịch vụ, máy móc và công cụ theo các điều khoản thuận lợi nhất phù hợp với việc duy trì tiêu chuẩn chất lượng mong muốn.
Mua hàng là chức năng quan trọng nhất của quản lý nguyên vật liệu tại thời điểm đặt hàng để mua nguyên liệu, một phần đáng kể trong tài chính của công ty được cam kết ảnh hưởng đến vị trí dòng tiền của công ty.
Vì vậy, nếu quy mô của một mối quan tâm kinh doanh cho phép, cần có một bộ phận mua hàng riêng và trách nhiệm mua tất cả các loại vật liệu nên được giao cho bộ phận này. Người đứng đầu bộ phận này thường được gọi là Người quản lý mua hàng hoặc Người quản lý cung ứng hoặc Người mua hàng chính.
Sau đây là các mục tiêu cơ bản đằng sau việc thành lập một bộ phận mua hàng riêng biệt:
1. Để liên tục có sẵn các vật liệu để có thể có dòng chảy liên tục của vật liệu cho sản xuất;
2. Để mua hàng cạnh tranh và khôn ngoan với giá tiết kiệm nhất;
3. Để mua hàng với số lượng hợp lý để giữ đầu tư vào vật liệu ở mức tối thiểu;
4. Mua chất lượng vật liệu thích hợp để có sự lãng phí tối thiểu có thể của vật liệu và tổn thất trong sản xuất;
5. Phát triển mối quan hệ nhà cung cấp tốt sẽ đảm bảo các điều khoản cung cấp nguyên liệu tốt nhất;
6. Phát triển các nguồn cung cấp thay thế để có thể mua nguyên liệu từ các nguồn thay thế đó nếu một nhà cung cấp cụ thể không cung cấp nguyên liệu;
7. Áp dụng phương thức mua hàng thuận lợi nhất để đảm bảo giao nguyên liệu trơn tru từ các nhà cung cấp và tránh rủi ro của bất kỳ tranh chấp hoặc tổn thất tài chính nào; và
8. Làm trung tâm thông tin về kiến thức vật liệu liên quan đến giá cả, nguồn cung cấp, thông số kỹ thuật, phương thức giao hàng, v.v.
Tóm lại, mục tiêu cơ bản của việc thành lập một bộ phận mua hàng riêng biệt là đảm bảo liên tục có sẵn chất lượng vật liệu cần thiết, để tránh sản xuất và mất mát trong sản xuất, đồng thời giảm chi phí cuối cùng của sản phẩm.
Mua hàng tập trung :
Bộ phận mua hàng có thể được tập trung hoặc phi tập trung. Bộ phận mua hàng tập trung có nghĩa là tất cả các chức năng mua hàng được chuyển qua một bộ phận. Mua hàng nên được tập trung, tức là tất cả các giao dịch mua phải được thực hiện bởi bộ phận mua hàng để tránh trùng lặp, chồng chéo và mua sắm không thống nhất.
Tất cả các bộ phận khác yêu cầu vật liệu, vật tư, dịch vụ, máy móc và công cụ nên gửi thụt lề hoặc yêu cầu mua hàng đến bộ phận mua hàng tập trung để mua hàng kịp thời và phù hợp.
Ưu điểm của mua hàng tập trung:
1. Khi vật liệu được mua, các điều khoản có lợi, ví dụ, có thể thu được nhiều chiết khấu thương mại hoặc nền kinh tế trong vận tải vì số lượng liên quan sẽ lớn.
2. Bộ phận mua hàng có thể được bố trí nhân viên với các quan chức được trả lương cao, là những chuyên gia trong nghệ thuật mua nguyên liệu. Kiến thức chuyên môn và kỹ năng của những người này có thể được sử dụng.
3. Kiểm soát tốt hơn về việc mua là có thể. Có cơ hội mua hàng liều lĩnh khi một số người được ủy quyền để mua hàng theo yêu cầu của họ.
4. Tất cả các hồ sơ liên quan đến mua hàng được lưu giữ tại một nơi dưới sự giám sát của nhân viên mua hàng. Điều này dẫn đến nền kinh tế, cả trong việc biên soạn và tư vấn hồ sơ.
5. Mua hàng tập trung giúp tuân theo các chính sách, thực tiễn và thủ tục mua thống nhất.
6. Nó tránh sự trùng lặp các nỗ lực và hữu ích trong việc đạt được các tiêu chuẩn sản phẩm.
7. Liên lạc với các bộ phận sản xuất và dịch vụ trở nên dễ dàng hơn bằng cách mua tập trung vì tất cả các bộ phận phải tiếp cận bộ phận mua hàng vì yêu cầu của họ về vật liệu, vật tư, dịch vụ và công cụ.
8. Kết quả mua hàng tập trung trong nền kinh tế cho một nhà cung cấp vì chỉ có một nhân viên mua hàng được xử lý thay vì nhiều người dưới quyền mua hàng phi tập trung.
Nhược điểm của mua hàng tập trung:
1. Mua hàng tập trung sẽ gây ra sự chậm trễ vì các chi nhánh ở những nơi khác nhau sẽ gửi yêu cầu của họ đến bộ phận mua hàng và bộ phận mua hàng sau đó sẽ xem xét các yêu cầu của họ và đặt hàng mua vật liệu.
2. Trong trường hợp mua hàng tập trung, các chi nhánh ở những nơi khác nhau không thể tận dụng lợi thế của việc mua hàng địa phương.
3. Có thể có sự hiểu lầm giữa các chi nhánh đòi hỏi các vật liệu và bộ phận mua hàng với kết quả là có thể mua sai nguyên liệu.
4. Nó sẽ dẫn đến chi phí ban đầu cao bởi vì một bộ phận mua riêng để mua nguyên liệu sẽ được thành lập.
Có thể kết luận rằng mối quan tâm sản xuất điều hành một số chi nhánh hoặc nhà máy ở những nơi khác nhau và sản xuất các sản phẩm khác nhau đòi hỏi các loại vật liệu khác nhau, có thể mua hàng phi tập trung và các nhà máy khác nhau có thể đáp ứng yêu cầu của họ bằng cách mua hàng tại thị trường địa phương. Sẽ thuận lợi khi mua hàng tập trung nếu các chi nhánh hoặc nhà máy đặt tại các địa điểm khác nhau cần cùng loại vật liệu.
