Báo cáo: Định nghĩa, tính năng và loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Báo cáo. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Định nghĩa về Báo cáo 2. Tầm quan trọng của Báo cáo 3. Tính năng 4. Các loại.

Định nghĩa của báo cáo:

Báo cáo có thể được định nghĩa là một tuyên bố hoặc một tài khoản, dù lớn hay nhỏ, về một số sự kiện, phát hiện, quan sát hoặc đề xuất được chuẩn bị bởi một cá nhân hoặc bởi một nhóm. Một báo cáo có thể bằng miệng hoặc bằng văn bản.

Nó có thể được chuẩn bị bởi một cá nhân duy nhất (như thư ký hoặc trưởng phòng hoặc điều tra viên) hoặc bởi một nhóm người hoặc một ủy ban hoặc một tiểu ban. Một báo cáo có thể được chuẩn bị theo khoảng thời gian thường xuyên (như báo cáo hàng năm của một tổ chức hoặc báo cáo hàng tháng của một chi nhánh cho trụ sở chính) hoặc chỉ một lần (như báo cáo của ủy ban điều tra).

Tầm quan trọng của báo cáo:

Tầm quan trọng của các báo cáo trong cuộc sống tổ chức và cho quản trị chung là rất lớn. Các quyết định rất thường được đưa ra trên nhiều vấn đề gây tranh cãi và có vấn đề dựa trên một số báo cáo. Thành viên của một tổ chức hoặc một ủy ban hoặc một bộ phận, v.v., có thể biết nhiều sự kiện quan trọng và quan trọng về tổ chức hoặc ủy ban hoặc chính nhóm hoặc của các tổ chức, ủy ban hoặc nhóm khác thông qua các báo cáo trên đó. Quản trị chung được hướng dẫn rất nhiều bởi các loại báo cáo nội bộ và bên ngoài khác nhau.

Đôi khi các báo cáo phải được chuẩn bị, đệ trình và lưu hành theo luật định. Ví dụ, báo cáo hàng năm của một công ty. Một báo cáo có giá trị tài liệu. Nó là một nguồn tài liệu tham khảo, bằng chứng và lịch sử. Thư ký của một tổ chức hoặc một ủy ban hoặc một tiểu ban, vv có trách nhiệm lớn liên quan đến các báo cáo vì ông phải chuẩn bị chúng.

Các tính năng của báo cáo:

(1) Một báo cáo dựa trên sự kiện và cũng thường được hỗ trợ với một số dữ liệu thống kê, tài liệu tham khảo, v.v.

(2) Một báo cáo phải được chuẩn bị theo một hình thức và phong cách phù hợp. Hình thức và phong cách phụ thuộc vào mục đích của báo cáo.

(3) Một báo cáo chắc chắn có một mục đích. Một mục đích chung là truyền bá thông tin. Các mục đích khác là biên soạn hồ sơ, cung cấp hướng dẫn cho hành động hoặc phán xét, đưa ra bằng chứng, v.v.

(4) Một báo cáo có nghĩa là để lưu hành dành riêng cho một cá nhân, hoặc một nhóm các cá nhân, hoặc các thành viên của một tổ chức hoặc công chúng nói chung.

(5) Một báo cáo phải đáp ứng tất cả các đặc điểm về hiệu quả của nó.

(6) Báo cáo có nhiều loại.

(7) Báo cáo có liên quan chặt chẽ với các cuộc họp.

(8) Chức năng cơ bản của báo cáo là nó là phương tiện truyền thông của một số sự kiện.

(9) Một báo cáo được gửi đến một số độc giả hoặc độc giả xác định.

(10) Một báo cáo luôn luôn mang một thời gian.

(11) Một báo cáo có thể chỉ được nhận hoặc thông qua, hoặc được lập bảng (nghĩa là hoãn lại để thực hiện bất kỳ hành động nào) hoặc chuyển lại cho ủy ban để xem xét lại. Vì vậy, một báo cáo có thể được đối xử khác nhau.

Các loại báo cáo:

Báo cáo có nhiều loại. Chúng được phân loại trên cơ sở các nguyên tắc khác nhau. Phân loại như vậy cũng dựa trên các nhóm.

Chúng được trình bày chi tiết dưới đây:

(1) Thường xuyên hoặc đặc biệt:

Báo cáo thường xuyên được chuẩn bị và trình bày như một công việc thường xuyên và trong một khoảng thời gian đều đặn. Ví dụ, báo cáo hàng năm của một hiệp hội hoặc một công ty phải được thư ký hoặc Hội đồng quản trị chuẩn bị vào cuối mỗi năm tài chính và các bản sao phải được phân phối giữa các thành viên.

Một báo cáo thường lệ chứa một số sự kiện hoặc thông tin chi tiết hoặc ở dạng tóm tắt. Nó cũng có thể thuộc loại quan trọng có chứa một số nhận xét hoặc ý kiến. Ví dụ, báo cáo của kiểm toán viên về các tài khoản cuối cùng của một công ty. Quản lý bộ phận hoặc quản lý chi nhánh phải thường xuyên gửi báo cáo thường xuyên cho các cơ quan cao hơn.

Một báo cáo đặc biệt được chuẩn bị và trình bày không phải là vấn đề thường xuyên. Điều này được chuẩn bị trên cơ sở một số cuộc điều tra hoặc điều tra hoặc bởi một cá nhân hoặc bởi một cơ quan hoặc một ủy ban hoặc một tiểu ban hoặc một ủy ban được hình thành đặc biệt và được giao nhiệm vụ.

Thư ký của một tổ chức, nhờ vào vị trí của mình, thường được giao nhiệm vụ chuẩn bị báo cáo về bộ phận hoặc người hoặc sự kiện nhất định để nộp cho những người quản lý cao nhất để đưa ra quyết định. Chính phủ rất thường xuyên thành lập các ủy ban hoặc ủy ban để điều tra về một số vấn đề hoặc người và để nộp báo cáo. Một báo cáo đặc biệt trong nhiều trường hợp thuộc loại bí mật và có chứa thông tin và thông tin, một số khuyến nghị. Báo cáo kỹ thuật được chuẩn bị bởi các nhà công nghệ về một số vấn đề cụ thể là một loại Báo cáo đặc biệt.

Cho dù báo cáo là bình thường hay đặc biệt, nó có thể là một mục thảo luận tại bất kỳ cuộc họp chung hoặc ủy ban hoặc hội đồng nào và thực tế phải được đề cập trong chương trình nghị sự của cuộc họp.

(2) Chung hoặc Bảo mật:

Báo cáo chung là phân phối cho nhiều người, như các thành viên của tổ chức- Các báo cáo như vậy có thể được in với số lượng lớn hoặc thậm chí được đăng trên báo để lấy thông tin công khai. Chính phủ công bố báo cáo của các ủy ban hoặc ủy ban khác nhau và bán chúng cho công chúng.

Báo cáo bí mật có nghĩa là cho một số người hoặc người cấp trên và không dành cho thông tin chung. Đôi khi báo cáo có thể được bảo mật đến mức thư ký hoặc bất kỳ người nào khác chuẩn bị nó. Viết nó bằng tay hoặc tự gõ nó ra.

(3) Chính thức hoặc không chính thức:

Báo cáo chính thức được lập theo một số mẫu quy định và tại một thời điểm quy định và được trình bày theo một quy trình thông thường. Ví dụ, báo cáo hàng năm của một công ty hoặc bất kỳ hiệp hội nào, một báo cáo của chi nhánh cho trụ sở chính, v.v.

Đôi khi các báo cáo chính thức được phân loại thành hai phần:

Theo luật định và không theo luật định.

(a) Báo cáo theo luật định là những báo cáo phải được chuẩn bị bởi một công ty theo quy định của Đạo luật công ty hoặc bởi một xã hội đã đăng ký được đăng ký theo Luật Đăng ký xã hội hoặc bởi một xã hội hợp tác được đăng ký theo Đạo luật hợp tác xã báo cáo đó phải được nộp cho Nhà đăng ký tương ứng. Ví dụ, báo cáo hàng năm của một công ty hoặc một xã hội. Báo cáo theo luật định được chuẩn bị và đệ trình bởi mọi công ty TNHH đại chúng cũng thuộc danh mục này.

(b) Báo cáo không theo luật định là những báo cáo phải được chuẩn bị chính thức nhưng không có sự bắt buộc nào theo luật phải nộp cho bất kỳ người được ủy quyền nào. Ví dụ, một báo cáo được soạn thảo và đệ trình bởi một Ủy ban do Hội đồng quản trị của một công ty lập ra cho một mục đích cụ thể, e g. về phát triển thị trường. Việc nộp báo cáo sẽ được gửi cho Hội đồng quản trị. Các báo cáo chính thức nhưng không theo luật định cũng được thư ký chuẩn bị và đệ trình lên Hội đồng quản trị về các vấn đề khác nhau.

Báo cáo không chính thức là những báo cáo không cần phải chuẩn bị hoặc trình bày theo một số hình thức hoặc thủ tục quy định. Một báo cáo không chính thức nói chung là một loại giao tiếp cá nhân và thậm chí có thể ở dạng một bức thư. Ví dụ, một nhân viên mới được bổ nhiệm phải nộp báo cáo tham gia cho sếp của mình.

(4) Nguyên văn hoặc tóm tắt:

Phân loại như vậy thường liên quan đến các báo cáo về các cuộc họp. Sau khi bất kỳ cuộc họp kết thúc, một báo cáo về cùng phải được chuẩn bị và trình bày bởi thư ký. Báo cáo nguyên văn của một cuộc họp có nghĩa là một báo cáo có chứa tất cả các chi tiết, từng từ, về những sự kiện đã xảy ra tại cuộc họp, những từ nào đã được những người tham gia khác nói và những quyết định đã được đưa ra.

Nói cách khác, hồ sơ tố tụng đầy đủ của một cuộc họp có thể được gọi là báo cáo nguyên văn. Những báo cáo như vậy là cần thiết cho mọi phiên họp của Quốc hội hoặc Quốc hội hoặc cho một trường hợp tại tòa án của pháp luật.

Báo cáo tóm tắt có nghĩa là một báo cáo có tính đến các điểm chính của cuộc thảo luận tại một cuộc họp và mô tả ngắn về các sự kiện xảy ra tại một cuộc họp. Ví dụ: Báo cáo báo chí được chuẩn bị sau cuộc họp, dù là công khai hay riêng tư, sẽ được gửi đến các tờ báo khác nhau để ủng hộ việc xuất bản.

Tuy nhiên, một báo cáo, cho dù nguyên văn hay tóm tắt, phải dựa trên sự thật vì người đọc các báo cáo đó sẽ phụ thuộc vào thông tin được cung cấp. Một báo cáo tóm tắt không được nhầm lẫn với biên bản cuộc họp.

(5) Đặc quyền hoặc không đặc quyền:

Báo cáo có thể được phân loại thành đặc quyền hoặc không đặc quyền. Báo cáo đặc quyền là trong đó có các tuyên bố hoặc nhận xét được đưa ra bởi một số người có thể nói xấu với một số người khác nhưng được phép nói theo đặc quyền trong bài phát biểu.

Một báo cáo về thủ tục tố tụng của một vụ án tại tòa án của pháp luật hoặc trong phiên họp của Quốc hội hoặc Quốc hội, v.v ... được phép đăng trên báo hoặc bằng cách khác. Nhưng một đặc quyền như vậy là một đặc quyền 'đủ điều kiện' và sẽ được cho phép miễn là báo cáo là chính xác và có ý nghĩa cho lợi ích công cộng.

Nhưng báo cáo có các bài phát biểu đặc quyền về một cuộc họp riêng như cuộc họp chung hàng năm của một công ty, không thể được công bố như một báo cáo đặc quyền.

Mỗi loại báo cáo khác là một Báo cáo không có đặc quyền. Báo cáo nói chung là không có đặc quyền.

(6) Các loại khác:

Báo cáo có thể được phân loại thành có hoặc không có khuyến nghị. Nói chung các báo cáo được chuẩn bị cho thông tin chỉ không chứa khuyến nghị nhưng các báo cáo được chuẩn bị bởi một số ủy ban điều tra có chứa các khuyến nghị.

Cuối cùng, báo cáo có thể được phân loại báo cáo một người hoặc báo cáo nhóm. Một báo cáo có thể được chuẩn bị bởi một cá nhân giống như bất kỳ báo cáo nào của một thư ký hoặc nó có thể được chuẩn bị bởi một nhóm hoặc một ủy ban.

Ngay cả trong trường hợp của một ủy ban, có một thư ký hoặc người triệu tập cho mỗi ủy ban soạn thảo báo cáo thay mặt cho ủy ban và được xác nhận bởi những người khác, có hoặc không có sửa đổi. Một ủy ban có thể được chia và hai báo cáo, một theo đa số và một báo cáo theo thiểu số, có thể được đệ trình riêng. Do đó, các báo cáo có thể thuộc loại đa số và thiểu số.