Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án

Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án như sau:

Quản lý dự án chịu trách nhiệm trực tiếp của dự án, người quản lý dự án có thể có nhiều vai trò và trách nhiệm khác nhau.

Các trách nhiệm chính có thể được nhóm thành các loại sau.

1. Mua tài nguyên:

Người quản lý dự án có thể được trao thời gian biểu và một bộ số liệu hiệu suất và được yêu cầu đi trước với dự án. Anh ấy / cô ấy nên biết làm thế nào để có được các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Thông thường, các tài nguyên được phân bổ cho dự án có thể không đủ cho dự án. Vì vậy, người quản lý dự án phải biết cách bảo đảm sử dụng tối đa các tài nguyên được phân bổ và có thể đàm phán để có thêm tài nguyên, nếu cần.

2. Nhân sự một dự án:

Nhóm phải được sáng tác trước khi bắt đầu dự án. Mọi người được nghỉ làm hàng ngày và được giao cho dự án. Một số người có thể được thuê mới giữ dự án này trong tâm trí. Người quản lý dự án có vai trò trong việc lựa chọn nhóm dự án. Đôi khi, nó có thể liên quan đến việc dỗ dành và dỗ dành những người khác trong tổ chức tham gia dự án hoặc cho phép cấp dưới trực tiếp của họ tham gia dự án.

3. Xử lý các chướng ngại vật:

Dự án có thể là một nỗ lực được lên kế hoạch rất tốt, nhưng mọi thứ sẽ không luôn diễn ra như dự đoán. Sẽ có một vài sự kiện bất ngờ và các cuộc khủng hoảng nhỏ. Người quản lý dự án dự kiến ​​sẽ giữ một cái đầu lạnh và xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh. Nhiều trong số những vấn đề này có cách chồng chất và có khả năng trở nên rất quan trọng vào cuối dự án.

4. Truyền thông:

Người quản lý dự án cần phải là một người giao tiếp tốt. Có rất nhiều giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và thậm chí còn có lượng giao tiếp lớn hơn giữa các thành viên dự án và những người khác. Rất nhiều giao tiếp này được thực hiện thông qua người quản lý dự án, nhưng anh ấy / cô ấy cũng có vai trò ngay cả trong các giao tiếp khác không cần thông qua anh ấy / cô ấy.

5. Đàm phán:

Rõ ràng từ các trách nhiệm trên, người quản lý dự án phải liên tục đàm phán với các thành viên khác nhau trong nhóm và với những người khác. Anh ấy / cô ấy phải đàm phán để mua các nguồn lực khan hiếm, có được nhân sự mong muốn và khiến các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ. Sau đó, anh ấy / cô ấy có thể phải đàm phán để kéo dài thời gian và thay đổi các thông số hoặc mục tiêu của dự án.

6. Lập kế hoạch:

Lập lịch bắt đầu với một danh sách các nhiệm vụ, tài nguyên cần thiết và các cột mốc được xác định bên ngoài. Điều này có thể ở dạng một kế hoạch hành động và có thể là cơ sở cho các kế hoạch lập kế hoạch chi tiết hơn.

Một kế hoạch hành động được viết rộng rãi đề cập đến tất cả các nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án. Sử dụng thông tin này từ một kế hoạch hành động, một cấu trúc phân chia công việc chi tiết hơn (WBS) được xây dựng. WBS được sử dụng để xác định và tổ chức tổng phạm vi của dự án bằng cấu trúc cây phân cấp. Trong WBS, tất cả các nhiệm vụ có ý nghĩa được lên kế hoạch, dự trù, lên lịch và kiểm soát.

Trong mỗi tác vụ được nêu chi tiết trong WBS, dữ liệu liên quan đến nhiệm vụ được xác định. Ví dụ, tài nguyên, nhân sự, nhà cung cấp, thời gian biểu, vv cần thiết cho những nhiệm vụ được xác định. Một biểu đồ trách nhiệm tuyến tính cũng có thể được thêm vào, cho thấy những người chịu trách nhiệm trực tiếp cho các nhiệm vụ.

Yếu tố phổ biến trong kỹ thuật lập lịch là hình thành một mạng lưới các nhiệm vụ hoặc các mối quan hệ sự kiện, mô tả bằng biểu đồ các mối quan hệ tuần tự gắn kết các nhiệm vụ lại với nhau trong dự án. Các nhiệm vụ phải tuân theo hoặc trước các nhiệm vụ khác được xác định và các mối quan hệ của chúng được ghi nhận.

Những lợi ích chính của việc lập lịch sử dụng mạng như sau:

1. Nó minh họa sự phụ thuộc lẫn nhau của tất cả các nhiệm vụ trong dự án.

2. Nó chỉ định yêu cầu của nhân viên và nguồn lực cho các nhiệm vụ khác nhau.

3. Nó thiết lập một khung chung để đánh giá tiến độ của các nhiệm vụ liên quan đến dự án.

4. Nó xác định các hoạt động quan trọng có thể trì hoãn dự án.

5. Nó xác định bất kỳ sự chậm chạp nào có thể được sử dụng để hít thở hoặc phân phối lại tài nguyên tạm thời.

6. Nó giúp giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.

7. Bằng cách hiển thị rõ ràng sự phụ thuộc nhiệm vụ, nó thu hút sự chú ý đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm.

8. Nó giúp dự đoán ngày hoàn thành dự án.