Các công cụ và kỹ thuật để kiểm soát các hoạt động tài chính

Thực hiện kiểm soát tài chính là một trong những chức năng quan trọng của bộ phận tài chính. Kiểm soát các hoạt động tài chính liên quan đến việc áp dụng một số chiến lược và kỹ thuật.

Mọi hoạt động của một tổ chức đều đòi hỏi tài chính và mọi hoạt động đều khác biệt với nhau, các loại công cụ và kỹ thuật khác nhau được sử dụng để kiểm soát các loại hoạt động tài chính khác nhau. Một số công cụ chính được thảo luận ở đây.

A. Kiểm soát ngân sách:

Ngân sách là một kế hoạch chi tiết về hoạt động của chính sách quản lý trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là một ước tính được chuẩn bị trước cho các khóa học hành động trong tương lai được thể hiện bằng số. Việc chuẩn bị ngân sách đơn thuần không giúp đạt được các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức nhưng một sự kiểm soát nhất định phải được thực hiện đối với các kế hoạch này. Kiểm soát ngân sách là thiết bị kiểm soát so sánh các số liệu ngân sách với hiệu suất thực tế để tính toán phương sai.

Nó được thiết kế theo cách mà các buổi biểu diễn được đánh giá thông qua việc chuẩn bị các báo cáo ngân sách. Ở đây các kế hoạch định trước được chuẩn bị cho các chức năng khác nhau của tổ chức để kiểm soát toàn bộ doanh nghiệp. Một số ngân sách được chuẩn bị cho kiểm soát ngân sách được hiển thị trong Hình 12.1.

tôi. Ưu điểm của kiểm soát ngân sách:

Kiểm soát ngân sách có những ưu điểm sau:

1. Xác định mục tiêu tổ chức:

Nó miêu tả với độ chính xác, mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và xác định các mục tiêu hiệu suất cho từng bộ phận của tổ chức.

2. Xác định trách nhiệm của cá nhân:

Nó nêu ra trách nhiệm của mỗi cá nhân để mọi người trong tổ chức có một ý tưởng rõ ràng về những gì được mong đợi từ anh ấy / cô ấy và cách anh ấy / cô ấy sẽ được đánh giá.

3. Cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất:

Nó cung cấp cơ sở để so sánh hiệu suất thực tế với ngân sách được xác định trước và giúp tìm ra độ lệch, nếu có, giữa hiệu suất thực tế và số liệu ngân sách. Nó giúp thực hiện các biện pháp khắc phục.

4. Sử dụng tài nguyên kinh tế:

Nó đảm bảo sử dụng tốt nhất các nguồn lực sẵn có để tối đa hóa lợi nhuận của tổ chức, điều này cuối cùng thúc đẩy hiệu quả hoạt động.

5. Phối hợp:

Nó thúc đẩy sự phối hợp của các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp bằng cách tập trung kiểm soát và cũng làm cho một cơ sở để ban quản lý phân cấp trách nhiệm bằng cách ủy quyền.

6. Động lực:

Nó thúc đẩy nhân viên bởi vì họ cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị ngân sách.

ii. Nhược điểm của Kiểm soát ngân sách:

Đề cập dưới đây là những nhược điểm của hệ thống kiểm soát ngân sách:

1. Dựa trên ước tính:

Ngân sách dựa trên ước tính trong tương lai. Các giả định về ước tính trong tương lai có thể hoặc không thực sự xảy ra.

2. Độ cứng:

Sự cứng nhắc trong kiểm soát ngân sách đặt ra vấn đề trong việc thực hiện các hoạt động hàng ngày.

3. Thiếu sự phối hợp:

Nếu công nhân không được thúc đẩy đúng cách, sự thiếu phối hợp có thể nhìn thấy trong tổ chức. Nó cũng tạo ra vấn đề nếu trách nhiệm không được ủy quyền.

4. Đắt tiền:

Việc giới thiệu và thực hiện hệ thống này là rất tốn kém.

B. Lợi tức đầu tư:

Lợi tức đầu tư (ROI) là một trong những công cụ quan trọng của kiểm soát tài chính. Nó đánh giá hiệu quả của một khoản đầu tư.

Nó có thể được tính bằng cách sử dụng một trong các công thức sau:

Tỷ lệ hoàn vốn sử dụng [ROCE] = EBIT / Vốn sử dụng x 100

Tại đây, EBIT = Thu nhập trước lãi và thuế

Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu [ROE] = Lợi nhuận ròng sau thuế / Giá trị ròng x 100

So sánh ROE hoặc ROCE với các công ty khác hoạt động trong cùng ngành giúp đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn dài hạn.

tôi. Ưu điểm của ROI:

Sau đây là những lợi thế của ROI:

1. Sử dụng vốn hiệu quả:

Nó tập trung sự chú ý của người quản lý vào thu nhập của lợi nhuận tốt nhất có thể trên vốn khả dụng thay vì chỉ tăng khối lượng bán hàng hoặc giảm chi phí.

2. Hướng dẫn về hiệu quả vốn:

Đó là một hướng dẫn tuyệt đối để đánh giá hiệu quả vốn. Nó giúp so sánh hiệu quả của vốn trong công ty trong những năm qua và với các công ty khác trong cùng năm.

3. Kỹ thuật toàn diện:

Đây là một kỹ thuật kiểm soát tài chính hoàn chỉnh và có tác động của tất cả các yếu tố mang lại lợi nhuận.

ii. Nhược điểm của ROI:

Mặc dù có nhiều ưu điểm và ứng dụng rộng rãi, phương pháp này không phải là bằng chứng ngu ngốc. Nó bị những nhược điểm sau:

1. Khó khăn trong việc thiết lập các tiêu chuẩn:

Đặt tỷ lệ lợi tức đầu tư tiêu chuẩn là một nhiệm vụ khó khăn và do đó không thể so sánh ROI có ý nghĩa.

2. Phụ thuộc vào lợi nhuận:

ROI được tính bằng lợi nhuận và do đó nếu lợi nhuận không được tính toán chính xác thì ROI cũng sẽ bị sai lệch.

3. Khó khăn trong việc biết khối lượng đầu tư:

ROI cho chúng ta một con số phần trăm. Một công ty lớn có số tiền đầu tư lớn có thể có ROI tương đương với một công ty nhỏ có số tiền đầu tư nhỏ hơn.

C. Phân tích hòa vốn:

Phân tích hòa vốn là một kỹ thuật kiểm soát tài chính cho thấy mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu để lập kế hoạch. Đó là kỹ thuật phân tích chỉ ra mức độ sản xuất hoặc bán hàng mà không có lợi nhuận hoặc thua lỗ xảy ra cho một mối quan tâm, tức là điểm mà tại đó doanh số sẽ bằng tổng chi phí. Phân tích hòa vốn đã được chỉ ra trong Hình 12.2.

Điểm hòa vốn, E, là điểm mà công ty không có lợi hay mất gì, tức là đường bán hàng và tổng chi phí giao nhau ở đây. Góc tỷ lệ biểu thị khối lượng lợi nhuận: Góc càng lớn, lợi nhuận sẽ càng lớn và ngược lại. Phân tích hòa vốn có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định rất quan trọng như thực hiện hoặc mua, đóng cửa điểm, chấp nhận đơn đặt hàng, v.v.

tôi. Ưu điểm của phân tích hòa vốn:

Những lợi thế của phân tích phá vỡ đã được thảo luận dưới đây:

1. Hỗ trợ trong việc ra quyết định:

Phân tích hòa vốn có thể được sử dụng để đưa ra nhiều quyết định quản lý quan trọng, như thực hiện hoặc mua, đóng cửa điểm, chấp nhận đơn đặt hàng, v.v.

2. Xác định lợi nhuận.

Nó giúp xác định số tiền lợi nhuận ở các cấp độ hoạt động khác nhau.

3. Ấn định giá bán:

Phân tích hòa vốn trình bày thông tin theo cách giúp cố định giá bán của các sản phẩm hoặc dịch vụ để kiếm được một khoản lợi nhuận mong muốn.

4. Kiểm soát chi phí:

Nó cũng được sử dụng để kiểm soát tổng chi phí bằng cách sử dụng hợp lý các chi phí cố định.

5. So sánh:

Nó giúp so sánh lợi nhuận của các công ty khác nhau hoạt động trong cùng một ngành.

ii. Nhược điểm của phân tích hòa vốn:

Mặc dù nó là một công cụ quan trọng của kiểm soát tài chính, ngay cả phân tích cũng phải chịu những nhược điểm sau:

1. Giả định bị lỗi:

Các giả định mà phân tích hòa vốn dựa trên là không thực tế, chẳng hạn như chi phí cố định không đổi; chi phí biến đổi tỷ lệ thuận với sản xuất, vv

2. Kỹ thuật phi thực tế:

Kỹ thuật này không thể được sử dụng để kiểm soát trong sự cô lập. Nó có thể được sử dụng như một công cụ bổ sung.

3. Bản chất của công ty:

Công cụ kiểm soát tài chính này bỏ qua bản chất của công ty, tức là liệu công ty đang tăng trưởng hay suy giảm. Ở đây người ta đã giả định rằng một công ty luôn luôn không đổi.

4. Không phù hợp với các công ty đa ngành ':

Kỹ thuật này không thể được sử dụng một cách hiệu quả khi một công ty sản xuất nhiều hơn một sản phẩm với cùng một nhà máy và máy móc và có tỷ suất đóng góp khác nhau.

D. Phân tích tỷ số:

Phân tích tỷ lệ là một trong những công cụ quan trọng của kiểm soát tài chính và được sử dụng để đánh giá hiệu quả tài chính của một tổ chức. Tỷ số được tính bằng cách lấy tỷ lệ của một biến tài chính với một biến tài chính khác có liên quan.

Bằng cách tính tỷ lệ giữa hai biến tài chính liên quan, việc giải thích hữu ích có thể được đưa ra để cuối cùng giúp đưa ra quyết định phù hợp. Các biến tài chính được thu thập từ các báo cáo tài chính như tài khoản lãi lỗ và bảng cân đối kế toán.

tôi. Ưu điểm của phân tích tỷ lệ:

Đề cập dưới đây là những lợi thế của phân tích tỷ lệ:

1. Công cụ kiểm soát quản lý:

Nó tạo điều kiện kiểm soát các hoạt động khác nhau bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty.

2. Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách:

Giúp chuẩn bị ngân sách vì các tỷ lệ khác nhau đóng vai trò là một hướng dẫn để xác định số liệu ngân sách cho các hoạt động khác nhau.

3. Hỗ trợ xác định hiệu quả tài chính:

Phân tích tỷ lệ giúp đánh giá tính thanh khoản, khả năng thanh toán và lợi nhuận của một mối quan tâm.

4. So sánh:

Nó rất hữu ích để thực hiện một so sánh giữa các công ty và nội bộ có ý nghĩa.

ii. Nhược điểm của phân tích tỷ lệ:

Sau đây là những nhược điểm của phân tích tỷ lệ:

1. Dự báo tương lai bị lỗi:

Các tỷ lệ được tính toán trên cơ sở các nhân vật lịch sử không thể dự đoán chính xác tương lai. Vì vậy, các yếu tố và chính sách liên quan khác phải được xem xét để dự báo trong tương lai.

2. Tốn thời gian:

Một tỷ lệ duy nhất không thể dự đoán chính xác một sự cố. Một số tỷ lệ hỗ trợ cũng được tính toán để dự đoán một sự cố. Vì vậy, phân tích tỷ lệ trở thành một vấn đề tốn thời gian.