Các cuộc họp hợp lệ: Ý nghĩa và yêu cầu

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Cuộc họp hợp lệ. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của các cuộc họp hợp lệ 2. Yêu cầu của một cuộc họp hợp lệ.

Ý nghĩa của các cuộc họp hợp lệ:

Các cuộc họp riêng có thể từ quan điểm về tính xác thực, được phân loại thành hợp lệ và không hợp lệ. Các quyết định được đưa ra tại một cuộc họp hợp lệ là ràng buộc đối với các thành viên của hiệp hội hoặc ủy ban hoặc tiểu ban vì trường hợp có thể là có mặt tại cuộc họp hay không hoặc có đồng ý hay không đồng ý với các quyết định.

Các hành động phải được thực hiện theo các quyết định và các quyết định có thể được áp đặt cho các thành viên. Nếu bản thân quyết định là sai hoặc trái pháp luật và nếu có bất kỳ hình phạt nào đối với những người ra quyết định, họ không thể thoát khỏi hình phạt. Nhưng một thành viên ra quyết định, không đồng ý với đa số có thể thoát khỏi trách nhiệm cá nhân nếu anh ta đã ghi lại một ghi chú bất đồng.

Các quyết định được đưa ra tại một cuộc họp không hợp lệ không ràng buộc mặc dù đa số đáng kể hoặc tất cả các thành viên đã đồng ý với các quyết định đó. Ví dụ, ngay cả khi tất cả các thành viên của công ty đã phê chuẩn một hành động của công ty không được phép bởi điều khoản đối tượng trong Bản ghi nhớ của Hiệp hội công ty, thì hành động đó không thể có hiệu lực.

Một cuộc họp có thể trở nên không hợp lệ theo những cách khác nhau. Trách nhiệm chủ yếu là của thư ký để thấy rằng một cuộc họp trở nên hợp lệ. Các thành viên khác (thậm chí là giám đốc của một công ty) phụ thuộc vào anh ta trong khía cạnh này.

Yêu cầu của một cuộc họp hợp lệ:

Làm thế nào một cuộc họp trở nên hợp lệ?

Một cuộc họp là hợp lệ với điều kiện tất cả các điều kiện cần thiết của một cuộc họp hợp lệ đều có mặt.

Nói chung, các điều kiện cần thiết được chia thành ba nhóm:

(1) Một cuộc họp phải được triệu tập hoặc gọi đúng,

(2) Cuộc họp phải được tổ chức đúng cách và

(3) Một cuộc họp sẽ được tiến hành đúng.

Cần lưu ý rằng các quyết định sẽ có giá trị ràng buộc với điều kiện cuộc họp là hợp lệ và ngoài ra quyết định đã được thực hiện đúng. Một quyết định được đưa ra không đúng trong một cuộc họp hợp lệ có thể được thực hiện. Hơn nữa, biên bản có chứa các quyết định sẽ được chuẩn bị và xác nhận nếu không khó thực thi các quyết định, nếu bị thách thức.

(A) Một cuộc họp phải được tổ chức đúng cách hoặc được gọi là :

Một cuộc họp được cho là được triệu tập hoặc gọi đúng khi các điều kiện sau được đáp ứng:

(1) Một thông báo chứa tất cả các chi tiết cần thiết, đã được gửi đến mọi người có quyền tham dự cuộc họp.

Các chi tiết là:

(a) Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp;

(b) Chương trình nghị sự hoặc các mục sẽ được thảo luận tại cuộc họp theo thứ tự nối tiếp;

(d) Chữ ký của người có thẩm quyền gọi cuộc họp;

(d) Thông tin bổ sung, nếu có (ví dụ: ghi chú giải thích cho một doanh nghiệp đặc biệt cần có trong thông báo về cuộc họp chung hàng năm của một công ty);

(e) Bất kỳ bao vây nào cần phải được gửi (ví dụ: bản sao các tài khoản cuối cùng cùng với thông báo về cuộc họp chung hàng năm).

(2) Thông báo được gửi trong thời gian thích hợp:

Có các quy tắc cụ thể liên quan đến thời gian thích hợp. Ví dụ, một thông báo cho bất kỳ cuộc họp nào của các thành viên trong công ty phải được gửi ít nhất hai mươi mốt ngày trước cuộc họp.

(3) Thông báo được gửi đến địa chỉ được ghi lại của người có quyền nhận thông báo. Thông báo có thể được gửi bằng bài viết thông thường. Trong trường hợp đặc biệt thông báo có thể được cung cấp qua điện thoại. Thông báo có thể được gửi bởi một người đưa tin.

(B) Một cuộc họp phải được tổ chức đúng cách :

Một cuộc họp sẽ được tổ chức đúng hoặc tập hợp có giá trị và có thẩm quyền để đưa ra quyết định nếu các điều kiện sau được đáp ứng:

(1) Đại biểu hoặc số lượng người tối thiểu cần thiết phải có mặt trực tiếp. Nhóm đại biểu tốt nhất nên có mặt liên tục.

(2) Phải có một Chủ tịch được bầu hợp lệ tại cuộc họp hoặc đã được bầu. Ông phải là người có thẩm quyền làm Chủ tịch.

(C) Một cuộc họp sẽ được tiến hành đúng :

(1) Các quy tắc và quy định để tiến hành cuộc họp được tuân thủ. Những quy tắc đó có thể là theo luật định, của tổ chức, theo thông lệ hoặc thông thường hoặc sự kết hợp của chúng.

(2) Ghi chú phải được thực hiện liên tục và chính xác (bởi thư ký) để các thủ tục tố tụng hoặc biên bản có thể được chuẩn bị cho bằng chứng.

Cần nhớ rằng thư ký sẽ ghi chép lại các thủ tục tố tụng, chuẩn bị biên bản trên cơ sở những ghi chú đó và nhận biên bản được Chủ tịch xác nhận sau đó. Sau đó, hầu như một cuộc họp hợp lệ được hoàn thành.