4 loại định hướng trong giao tiếp chính thức

Một số loại hướng quan trọng nhất trong giao tiếp chính thức là: 1. Xuống dưới 2. Lên trên 3. Ngang hoặc ngang và 4. Đường chéo hoặc chéo!

Truyền thông chính thức được thiết kế bởi ban quản lý. Đó là một thông tin liên lạc chính thức diễn ra thông qua đường dây thẩm quyền hoặc chuỗi chỉ huy.

Mục đích cơ bản của việc thiết kế giao tiếp như vậy là kết nối các hệ thống phụ khác nhau của tổ chức và điều phối chức năng của chúng để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Giao tiếp như vậy là chính thức và là một phần của tổ chức chính thức hoạt động thông qua mối quan hệ chính thức của cấp trên và cấp dưới.

1. Giao tiếp đi xuống:

Giao tiếp ở nơi đầu tiên, chảy xuống. Đó là lý do tại sao, theo truyền thống, hướng này đã được làm nổi bật hoặc nhấn mạnh. Nó dựa trên giả định rằng những người làm việc ở cấp cao hơn có quyền giao tiếp với những người làm việc ở cấp thấp hơn. Hướng truyền thông này củng cố cấu trúc độc đoán của tổ chức. Điều này cũng được gọi là truyền thông xuống dòng.

Hạn chế của truyền thông hướng xuống:

(i) Biến dạng / pha loãng:

Thông thường, giao tiếp bắt nguồn từ cấp cao nhất bị biến dạng hoặc bị pha loãng trên đường đến các cấp thấp hơn. Đôi khi các tin nhắn có thể bị mất. Nó phải được đảm bảo rằng người nhận hoàn toàn hiểu được mục đích / hướng dẫn / chỉ dẫn đến từ phía trên. Điều này đòi hỏi một hệ thống phản hồi hiệu quả.

(ii) Trì hoãn:

Một nhược điểm khác của giao tiếp đi xuống là thường trở nên tốn thời gian. Càng nhiều cấp độ càng có nhiều cơ hội trì hoãn. Đó là lý do tại sao đôi khi các nhà quản lý chọn gửi trực tiếp mát xa cho người liên quan.

(iii) Lọc:

Đôi khi các nhà quản lý có thể giữ lại một số thông tin có giá trị từ các nhân viên. Trong tình huống như vậy, các nhân viên trở nên thất vọng, bối rối và bất lực. Điều này có thể làm hỏng mối quan hệ chủ nhân-nhân viên.

2. Giao tiếp đi lên:

Chức năng của giao tiếp đi lên là gửi thông tin, đề xuất, khiếu nại và khiếu nại của các công nhân cấp dưới đến các nhà quản lý ở trên. Do đó, nó là tham gia nhiều hơn trong tự nhiên. Nó không được khuyến khích trong quá khứ, nhưng các nhà quản lý hiện đại khuyến khích giao tiếp đi lên. Đây là kết quả trực tiếp của việc dân chủ hóa ngày càng tăng. Điều này cũng được gọi là Truyền phát ngược dòng.

Hạn chế của giao tiếp đi lên:

(i) Tâm lý:

Một số vấn đề, chủ yếu có bản chất tâm lý, có thể xuất hiện trong giao tiếp đi lên.

(ii) Phân cấp:

Nhiều người quản lý không thích bị 'nói' bởi đàn em của họ. Họ có thể không đủ kiên nhẫn để lắng nghe họ hoặc thậm chí có thể ngăn chặn thông điệp được gửi cho họ từ bên dưới. Trong tình huống như vậy các nhân viên có thể cảm thấy thất vọng.

Những cách để khắc phục những hạn chế của Ombudsperson:

Để vượt qua những vấn đề như vậy, Ombudsperson đóng một vai trò quan trọng. Khái niệm Om -man hoặc Ombudsperson lần đầu tiên được sử dụng ở Thụy Điển để đi vào khiếu nại của nhân viên cấp dưới chống lại các quan chức chính phủ hoặc cơ quan.

Bây giờ một số công ty ở nhiều quốc gia đã thiết lập vị trí cho người để điều tra nhân viên, khiếu nại và khiếu nại. Do đó, một Ombudsperson làm trung gian hiệu quả giữa người sử dụng lao động và người lao động và làm cho giao tiếp trở nên trơn tru hơn.

3. Giao tiếp ngang hoặc ngang:

Kiểu giao tiếp này có thể được nhìn thấy diễn ra giữa những người hoạt động cùng cấp hoặc làm việc dưới cùng một giám đốc điều hành. Các nhà quản lý chức năng hoạt động ở cùng cấp, trong các phòng ban khác nhau, thông qua giao tiếp của họ, đưa ra một ví dụ điển hình về giao tiếp bên. Công dụng chính của khía cạnh giao tiếp này là duy trì sự phối hợp và xem xét các hoạt động được giao cho các cấp dưới khác nhau.

Các dịp để giao tiếp bên phát sinh trong các cuộc họp của ủy ban hoặc hội nghị trong đó tất cả các thành viên của nhóm, chủ yếu là đồng nghiệp hoặc bình đẳng, tương tác. Ví dụ tốt nhất về giao tiếp bên có thể được nhìn thấy trong sự tương tác giữa các bộ phận sản xuất và tiếp thị.

4. Giao tiếp chéo hoặc chéo:

Giao tiếp chéo hoặc chéo diễn ra khi những người làm việc ở cùng cấp tương tác với những người làm việc ở cấp cao hơn hoặc thấp hơn trong hệ thống phân cấp tổ chức và qua ranh giới của các mối quan hệ báo cáo của họ.

Ưu điểm của giao tiếp chéo:

1. Phối hợp:

Giao tiếp chéo này phục vụ mục đích quan trọng của sự phối hợp thông qua các cuộc họp không chính thức, hội nghị chính thức, cuộc họp giờ ăn trưa, thông báo chung, v.v.

2. Thực hành:

Như chúng ta biết, không phải tất cả các giao tiếp diễn ra nghiêm ngặt trên các dòng phân cấp tổ chức, tức là xuống dưới hoặc lên trên.

3. Thúc đẩy tinh thần:

Bằng cách cung cấp cơ hội cho các công nhân cấp thấp hơn để tương tác với các nhà quản lý trong các cuộc họp không chính thức, điều đó giúp cho tinh thần của họ tăng lên và cam kết hơn nữa đối với tổ chức. Ngày càng có nhiều tổ chức đang khuyến khích truyền thông chéo và xây dựng bonhomie.

Hạn chế:

1. Sợ xâm phạm:

Cấp trên có thể cảm thấy đó là một sự vi phạm rằng cấp dưới của anh ta đã được coi trọng không đáng có và anh ta đã được thông qua.

2. Kháng cự tuân thủ:

Cấp trên có thể không thực hiện đề nghị vì ông chưa được hỏi ý kiến.

3. Tình trạng hỗn loạn:

Việc thiếu các thủ tục được chấp nhận có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn nội bộ và sự thù địch bên ngoài.