17 đặc điểm hàng đầu của một MIS thành công

Bài viết này đưa ra ánh sáng về mười bảy đặc điểm hàng đầu của Hệ thống thông tin quản lý thành công (MIS). Một số đặc điểm là: 1. Kinh tế 2. Định hướng quản lý 3. Linh hoạt 4. Liên quan 5. Chỉ đạo quản lý 6. Độ tin cậy 7. Vi tính hóa 8. Yếu tố lập kế hoạch nặng 9. Đơn giản và các yếu tố khác.

Đặc trưng # 1. Kinh tế:

MIS nên có hiệu quả chi phí. Có nhiều chi phí ẩn trong thiết kế, phát triển và vận hành hệ thống.

Điều quan trọng nhất là thời gian của những người liên quan. Chi phí phải được theo dõi cẩn thận khi hệ thống đang hoạt động và nên được so sánh với chi phí dự kiến ​​ban đầu.

Đặc điểm # 2. Định hướng quản lý:

Điều đó có nghĩa là sự phát triển của nỗ lực hệ thống thông tin nên bắt đầu từ việc thẩm định nhu cầu quản lý và các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Một hệ thống như vậy không nhất thiết chỉ dành cho quản lý hàng đầu. Nó cũng có thể đáp ứng các yêu cầu thông tin của cấp trung hoặc cấp quản lý.

Đặc trưng # 3. Tính linh hoạt:

Tất cả các tổ chức là năng động và thay đổi xảy ra vì một loạt các lý do. Một MIS tốt phải có khả năng thích ứng để đáp ứng những thay đổi này. Tính linh hoạt, theo cách thiết kế hệ thống, là rất quan trọng.

Đặc điểm # 4. Sự liên quan:

Thông tin được cung cấp cho mỗi người quản lý phải phù hợp với trách nhiệm và quyền hạn của mình. Luồng thông tin nên từ cấp này sang cấp khác theo hướng đưa ra quyết định. Nếu thông tin đang được gửi từ cấp cao nhất đến quản lý cấp trung thì nên gửi đến trung tâm trách nhiệm thích hợp để có thể đưa ra quyết định.

Đặc trưng # 5. Quản lý chỉ đạo:

Do định hướng quản lý của MIS, nên quản lý cần chủ động chỉ đạo các nỗ lực phát triển của hệ thống. Chỉ tham gia một lần của họ là không đủ. Để có hiệu quả của hệ thống, ban quản lý cần dành đủ thời gian của họ không chỉ ở giai đoạn thiết kế hệ thống mà còn để xem xét hệ thống, để đảm bảo hệ thống được triển khai đáp ứng các thông số kỹ thuật của hệ thống được thiết kế.

Tóm lại, quản lý phải chịu trách nhiệm thiết lập các thông số kỹ thuật của hệ thống và nó phải đóng một vai trò quan trọng trong các quyết định đánh đổi tiếp theo xảy ra trong phát triển hệ thống.

Đặc tính # 6. Độ tin cậy:

Độ tin cậy là rất quan trọng đối với hiệu suất và chỉ có thể được đảm bảo bằng cách kiểm tra và thử nghiệm kỹ lưỡng. Các tiêu chuẩn tốt giúp MIS đáng tin cậy cũng như các thói quen xác nhận và bảo mật.

Đặc tính # 7. Vi tính hóa:

Có thể có MIS mà không cần sử dụng máy tính, nhưng việc sử dụng nó làm tăng hiệu quả của hệ thống. Trên thực tế, việc sử dụng nó trang bị cho hệ thống để xử lý nhiều ứng dụng bằng cách cung cấp nhanh chóng các yêu cầu thông tin của họ.

Các thuộc tính cần thiết khác của máy tính đối với MIS là độ chính xác và nhất quán trong xử lý dữ liệu và giảm nhân viên văn thư. Những nhu cầu này trong hệ thống thông tin quản lý làm cho máy tính trở thành một yêu cầu chính.

Đặc điểm # 8. Yếu tố quy hoạch nặng:

Một MIS thường mất từ ​​3 đến 5 năm và đôi khi còn lâu hơn để được thiết lập vững chắc trong một công ty. Do đó, một yếu tố lập kế hoạch nặng nề phải có mặt trong phát triển MIS. Điều đó có nghĩa là nhà thiết kế MIS nên ghi nhớ các mục tiêu và yêu cầu trong tương lai về thông tin của công ty. Nhà thiết kế phải tránh khả năng lỗi thời của hệ thống trước khi hệ thống đi vào hoạt động.

Đặc trưng # 9. Đơn giản:

Sự đơn giản trong thiết kế sẽ tìm đường đi qua hệ thống. Bất cứ ai cũng có thể thiết kế một hệ thống phức tạp nhưng cần có kỹ năng và kinh nghiệm thực tế để thiết kế các hệ thống đơn giản, dễ vận hành và điều khiển. Các hệ thống là tóm tắt và do đó không rõ ràng trong MIS phức tạp.

Đặc trưng # 10. Lực hấp dẫn:

Thông tin không chỉ rõ ràng mà còn phải ngắn gọn. Brevity không có nghĩa là một số vấn đề nhất định bị bỏ qua nhưng nó có nghĩa là thông tin tối đa nên được truyền đạt bằng những từ tối thiểu. Đồ thị, biểu đồ, bảng biểu, số liệu và các phương tiện khác giúp ích trong việc làm cho thông tin ngắn gọn.

Đặc điểm # 11. Khái niệm tiểu hệ thống:

Mặc dù hệ thống thông tin được xem như một thực thể duy nhất, nó phải được chia thành các hệ thống phụ dễ tiêu hóa có thể được thực hiện tại thời điểm đó bằng cách phát triển một kế hoạch theo giai đoạn. Việc chia nhỏ MIS thành các hệ thống con có ý nghĩa sẽ tạo tiền đề cho kế hoạch phân kỳ này.

Đặc trưng # 12. Tính nhất quán:

Hệ thống thông tin cần nhất quán. Phải có một liên kết giữa tất cả các dữ liệu. Dữ liệu nên được thu thập theo cùng một phương pháp và tỷ lệ và nên được trình bày theo các khoảng thời gian bằng nhau. Ví dụ: nếu dữ liệu liên quan đến doanh số của một mối quan tâm cụ thể được thu thập bằng lakh tấn trong một năm thì không nên thu thập theo đơn vị cho năm tiếp theo. Vì vậy, phải có sự thống nhất trong tất cả các thông tin được đưa ra.

Đặc trưng # 13. Độ chính xác:

Thông tin phải chính xác nhất có thể và nếu không, thì mức độ không chính xác phải nằm trong giới hạn. Ví dụ, trong các báo cáo, nếu nhấn mạnh quá mức vào độ chính xác, thì các báo cáo không thể được gửi kịp thời. Gửi chậm trễ làm tăng chi phí của nó. Trong những trường hợp như vậy, tốt hơn là cho phép sự không chính xác có thể chấp nhận được.

Đặc trưng # 14. Hữu ích:

Trừ khi MIS giúp trong việc lập kế hoạch hoạt động và kiểm soát doanh nghiệp, nó là không cần thiết.

Đặc điểm # 15. Yếu tố lập kế hoạch:

Như MIS thông thường, mất từ ​​3 đến 5 năm và đôi khi còn lâu hơn để được thiết lập vững chắc trong một công ty. Do đó, một yếu tố lập kế hoạch nặng nề phải có mặt trong phát triển MIS. Điều đó có nghĩa là nhà thiết kế MIS nên ghi nhớ các mục tiêu và yêu cầu về thông tin của công ty trong tương lai. Nhà thiết kế phải tránh khả năng lỗi thời của hệ thống trước khi hệ thống đi vào hoạt động.

Đặc điểm # 16. Cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu là vữa giữ các hệ thống chức năng lại với nhau. Nó được định nghĩa là một siêu tinh thể hợp nhất và tích hợp các bản ghi dữ liệu trước đây được lưu trữ trong nhiều tệp dữ liệu riêng biệt. Việc tổ chức một cơ sở dữ liệu cho phép nó được truy cập bởi một số hệ thống phụ thông tin và do đó loại bỏ sự cần thiết phải sao chép trong lưu trữ, cập nhật, xóa và bảo vệ dữ liệu.

Mặc dù có thể đạt được các mục tiêu cơ bản của MIS mà không cần cơ sở dữ liệu chung, do đó phải trả giá lưu trữ trùng lặp và cập nhật tệp trùng lặp, thường xuyên hơn không phải là cơ sở dữ liệu chung là một đặc điểm xác định 'của MIS.

Đặc trưng # 17. Tích hợp:

Phát triển hệ thống thông tin nên được tích hợp. Nó có nghĩa là tất cả các hệ thống thông tin chức năng và hoạt động nên được gắn với nhau thành một thực thể. Một hệ thống thông tin tích hợp có khả năng tạo ra thông tin có ý nghĩa hơn cho quản lý.

Việc tích hợp từ ở đây có nghĩa là có một cái nhìn toàn diện hoặc một bức tranh hoàn chỉnh về các hệ thống phụ lồng vào nhau hoạt động trong một công ty.