Chức năng quản lý: 6 chức năng hàng đầu
Bài viết này đưa ra ánh sáng về sáu chức năng quan trọng của quản lý. Các chức năng là: 1. Lập kế hoạch 2. Nhân sự 3. Phối hợp 4. Tổ chức 5. Hướng 6. Kiểm soát.
Chức năng quản lý:
Chức năng # 1. Lập kế hoạch:
Lập kế hoạch giúp xác định quá trình hành động sẽ được thông qua để đạt được các mục tiêu tổ chức khác nhau. Đó là một quyết định trước, tức là phải làm gì, khi nào nên làm, làm như thế nào và ai sẽ làm một công việc cụ thể. Lập kế hoạch là một quá trình bao gồm 'suy nghĩ trước khi làm.'
Lập kế hoạch có liên quan đến trạng thái tinh thần của một người quản lý. Anh ấy suy nghĩ trước khi thực hiện một công việc. Các chức năng khác của quản lý như tổ chức, chỉ đạo nhân sự, điều phối và kiểm soát cũng được thực hiện sau khi chức năng lập kế hoạch hoàn tất.
Theo Terry, Planning Planning là lựa chọn liên quan đến các sự kiện tạo ra cũng như sử dụng các giả định về tương lai trong hình dung và công thức của các hoạt động được đề xuất cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.
Kế hoạch là một quá trình nhìn về phía trước. Mục tiêu chính của lập kế hoạch là để đạt được kết quả tốt hơn. Nó liên quan đến quyết định liên quan đến mục tiêu của tổ chức và phát triển các chính sách, thủ tục, chương trình, ngân sách và chiến lược. Lập kế hoạch là một quá trình liên tục hoạt động ở tất cả các cấp quản lý.
Một kế hoạch chi tiết được thực hiện ngay từ đầu nhưng hiệu suất thực tế được xem xét và những thay đổi phù hợp được kết hợp trong các kế hoạch khi thực hiện thực tế được thực hiện. Các kế hoạch có thể có nhiều loại, như kế hoạch tầm ngắn, kế hoạch tầm trung, kế hoạch thường trực, kế hoạch sử dụng một lần, kế hoạch chiến lược, kế hoạch hành chính và hoạt động.
Quá trình lập kế hoạch bao gồm một số bước:
(i) Thu thập thông tin
(ii) Đặt mục tiêu,
(iii) Phát triển cơ sở
(iv) Kiểm tra các khóa học hành động thay thế
(v) Đánh giá công việc
(vi) Xem xét các mô phỏng của hệ thống và
(vii) Thực hiện các kế hoạch để đạt được các mục tiêu.
Chức năng # 2. Tổ chức:
Mỗi doanh nghiệp kinh doanh đòi hỏi dịch vụ của một số người để chăm sóc các khía cạnh khác nhau của nó. Ban quản lý quyết định các mục tiêu cần đạt được bằng nhân lực của mình.
Năng lượng của mỗi cá nhân được kênh hóa để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng của tổ chức là sắp xếp, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động của tất cả các yếu tố sản xuất, ví dụ như nam giới, vật liệu, máy móc và tiền bạc để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp / đơn vị.
Theo Louis A. Allen, về quá trình xác định và phân nhóm công việc cần thực hiện, xác định và giao phó trách nhiệm và quyền hạn và thiết lập các mối quan hệ với mục đích cho phép mọi người làm việc hiệu quả nhất với nhau trong việc hoàn thành các mục tiêu.
Quá trình tổ chức bao gồm các bước sau:
(i) Xác định công việc sẽ được thực hiện.
(ii) Để nhóm các công việc có tính chất tương tự.
(iii) Để phân công các nhóm hoạt động hoặc công việc này cho các cá nhân.
(iv) Giao quyền và sửa trách nhiệm ở các cấp.
(v) Phối hợp các mối quan hệ trách nhiệm này với các hoạt động khác nhau.
Tính chất và loại hình tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất của doanh nghiệp. Mặc dù có nhiều loại tổ chức nhưng nhìn chung ba loại tổ chức được thảo luận trước đó trong tiểu mục 8.2 thường được sử dụng.
Trong dòng tổ chức quyền lực chảy theo chiều dọc tạo thành đỉnh của hệ thống phân cấp xuống dưới cùng. Theo tổ chức chức năng công việc được chia thành các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận giao dịch trong một loại công việc và nó chỉ chuyên về một công việc.
Một công nhân phải làm việc dưới nhiều cấp trên có chuyên môn về các chức năng khác nhau. Line và tổ chức nhân viên cung cấp cho các chuyên gia với giám đốc điều hành dòng. Nó là sự kết hợp của dòng và hình thức chức năng của tổ chức.
Chức năng # 3. Nhân sự:
Chức năng liên quan đến tuyển dụng trong các vị trí được tạo ra bởi quá trình tổ chức. Nó có liên quan đến nguồn nhân lực của một tổ chức. Theo Koontz và O 'Donnel, nhân sự đang lấp đầy và giữ các vị trí được lấp đầy trong cơ cấu tổ chức thông qua việc xác định lực lượng làm việc, yêu cầu, thẩm định, lựa chọn, bồi thường và đào tạo.
Vì vậy, nhân sự bao gồm những điều sau đây:
tôi. Kế hoạch nhân lực,
ii. Tuyển dụng, tuyển chọn và đào tạo nhân lực;
iii. Vị trí nhân lực ở vị trí cần thiết,
iv. Phát triển, thúc đẩy, chuyển giao và thẩm định nhân lực và
v. Xác định mức thù lao và ưu đãi của nhân viên.
Mỗi người quản lý trong một tổ chức phải thực hiện chức năng nhân sự dưới hình thức này hay hình thức khác, để hoàn thành công việc thông qua người khác. Nhưng nó chắc chắn là một chức năng quản lý khó khăn vì nó liên quan đến con người mà hành vi và hành động của họ không thể dự đoán được, và đó là lý do tại sao nó trở thành một nhánh quản lý riêng biệt và chuyên biệt.
Chức năng # 4. Hướng:
Chỉ đạo liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch mong muốn liên quan đến các mục tiêu của tổ chức. Nó khởi xướng hành động có tổ chức và có kế hoạch và đảm bảo hiệu quả hoạt động của cấp dưới đối với việc hoàn thành các hoạt động nhóm. Hướng được gọi là quản lý trong hành động.
Sau khi lập kế hoạch, tổ chức và sắp xếp nhân sự, người quản lý phải chỉ đường và giám sát đàn em của mình. Theo Massie, Directing liên quan đến toàn bộ cách mà người quản lý ảnh hưởng đến hành động của cấp dưới. Đây là hành động cuối cùng của người quản lý trong việc khiến người khác hành động sau khi mọi sự chuẩn bị đã hoàn tất.
Chỉ đạo là một chức năng liên tục và được thực hiện ở tất cả các cấp quản lý. Các hoạt động chính liên quan đến định hướng có thể là:
(i) Lãnh đạo :
Một người quản lý phải đưa ra các mệnh lệnh và hướng dẫn và hướng dẫn cộng với cung cấp lời khuyên chuyên nghiệp cho cấp dưới của mình trong công việc nhằm cải thiện hiệu suất của họ và đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Lãnh đạo là process quá trình người quản lý tưởng tượng và chỉ đạo ảnh hưởng đến công việc của người khác trong việc lựa chọn và đạt được các mục tiêu được chỉ định bằng cách làm trung gian giữa cá nhân và tổ chức theo cách mà cả hai sẽ có được sự hài lòng tối đa.
Lãnh đạo là khả năng tạo niềm tin và sự nhiệt tình trong công nhân và tạo ra sự thôi thúc trong họ, được lãnh đạo. Để trở thành một nhà lãnh đạo thành công, một nhà quản lý phải có những phẩm chất của tầm nhìn xa, lái xe, chủ động và tự tin. Các tình huống khác nhau có thể yêu cầu các loại lãnh đạo khác nhau, tức là lãnh đạo chuyên quyền và lãnh đạo dân chủ.
(ii) Truyền thông:
Truyền thông tạo thành một chức năng rất quan trọng của quản lý. Nó được coi là vấn đề số một của quản lý, ngày nay. Một thực tế đã được khẳng định là các nhà quản lý dành 85 đến 95 phần trăm thời gian làm việc của họ để giao tiếp với người khác. Quá trình giao tiếp là hành động mà theo đó hành vi của cấp dưới được đánh giá, sửa đổi và thay đổi được thực hiện trong hành động của họ nếu được yêu cầu.
Giao tiếp từ đã được bắt nguồn từ tiếng Latin, 'Communis' có nghĩa là 'chung' Vì vậy, giao tiếp có nghĩa là chia sẻ ý tưởng chung.
Bản chất của giao tiếp có liên quan đến trong người nhận và người gửi để cho phép họ hiểu một thông điệp cụ thể. Nó đề cập đến việc trao đổi ý tưởng, cảm xúc, cảm xúc và kiến thức và thông tin giữa hai hoặc nhiều người. Không có gì xảy ra trong quản lý cho đến khi truyền thông được cho phép.
Truyền thông là một quá trình hai chiều vì nó bao gồm cả thông tin và hiểu biết Truyền thông được cho là chính thức khi nó tuân theo các kênh chính thức được cung cấp trong cấu trúc tổ chức, đó là giao tiếp không chính thức, khi nó không tuân theo các kênh chính thức. Giao tiếp hướng xuống từ cấp trên đối với cấp dưới của mình và hướng lên từ cấp dưới lên cấp trên.
Truyền thông là điều cần thiết ở tất cả các cấp quản lý để đưa ra quyết định và lập kế hoạch. Nó làm tăng năng lực quản lý và tạo điều kiện kiểm soát.
(iii) Động lực:
Thuật ngữ động lực bắt nguồn từ từ "động lực" có nghĩa là một yêu cầu hoặc cảm xúc khuyến khích một cá nhân hành động. Động lực là quá trình tâm lý tạo ra sự thôi thúc giữa các cấp dưới để làm việc hoặc hành xử theo cách mong muốn.
Đó là một chức năng rất quan trọng của quản lý. Tầm quan trọng của động lực có thể được nhận ra từ thực tế là hiệu suất của một công nhân phụ thuộc vào khả năng làm việc của anh ta và động lực được tạo ra trong anh ta.
Có nhiều chiến lược được các nhà quản lý áp dụng để tăng động lực cho cấp dưới của họ. Do đó, một người quản lý phải cung cấp một số động cơ cá nhân cho cấp dưới để thúc đẩy thuyết phục và truyền cảm hứng cho họ vì đã đóng góp nỗ lực tốt nhất của họ đối với việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Các ưu đãi được cung cấp có thể là tài chính, chẳng hạn như tăng lương, hoặc phi tài chính, như điều kiện làm việc tốt hơn bảo đảm công việc, công nhận, v.v.
(iv) Giám sát:
Giám sát là một yếu tố quan trọng khác của chức năng chỉ đạo quản lý. Sau khi ban hành hướng dẫn, người quản lý phải thấy rằng các hướng dẫn đã cho được thực hiện. Giám sát đề cập đến việc đảm bảo sử dụng tối đa các nguồn lực đầu vào, để hoàn thành công việc được yêu cầu và chỉ đạo và sửa lỗi cho cấp dưới bất cứ khi nào họ tiến hành sai.
Mặc dù giám sát được thực hiện ở tất cả các cấp quản lý, trách nhiệm chính của giám sát nằm ở dòng quản lý đầu tiên. Tổ chức âm thanh được thiết lập, phái đoàn hiệu quả, cách tiếp cận của con người, kỹ thuật giao tiếp và quản lý hiệu quả giúp giám sát hiệu quả.
Chức năng # 5. Phối hợp:
Phối hợp được coi là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Điều cần thiết là kênh hóa các hoạt động của các cá nhân khác nhau trong tổ chức để đạt được các mục tiêu chung. Ban quản lý sẽ để lại rằng công việc của các phân khúc khác nhau đang diễn ra theo các mục tiêu đã định trước và các biện pháp khắc phục phải được thực hiện nếu có bất kỳ sai lệch nào.
Từ mục tiêu phối hợp, mục tiêu phối hợp tạo ra tinh thần đồng đội và giúp đạt được mục tiêu thông qua các nỗ lực tập thể. Nó có thể được gọi là sự sắp xếp có trật tự của nỗ lực nhóm để cung cấp sự thống nhất của hành động m phù hợp với các mục tiêu chung.
Phối hợp có thể được phân loại theo hai loại:
(i) Phối hợp dọc và ngang, và
(ii) Phối hợp bên trong và bên ngoài.
Trong khi phối hợp dọc là sự phối hợp giữa các cấp quản lý khác nhau, trong khi thuật ngữ phối hợp theo chiều ngang được sử dụng khi phải phối hợp giữa các bộ phận có cùng thẩm quyền và phối hợp quyền lực là nội bộ khi nó là giữa các bộ phận khác nhau của cùng một doanh nghiệp hoặc đơn vị công nghiệp và bên ngoài khi được yêu cầu với những người hoặc chuyên gia bên ngoài tổ chức cho doanh nghiệp.
Phối hợp được coi là bản chất của quản lý vì người quản lý phải thực hiện tất cả các chức năng khác của quản lý, tức là tổ chức lập kế hoạch, sắp xếp nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát.
Chức năng # 6. Điều khiển:
Kiểm soát có thể được coi là xác định những gì đang được hoàn thành, nghĩa là đánh giá hiệu suất nếu cần thiết, áp dụng các biện pháp khắc phục để hiệu suất diễn ra theo kế hoạch
Kiểm soát là điều cần thiết để đạt được mục tiêu của một doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch cho các hoạt động khác nhau không đảm bảo thực hiện tự động các chính sách. Kiểm soát là quá trình cho phép quản lý thực hiện các chính sách của mình và thực hiện các hành động khắc phục nếu hiệu suất chống lại các mục tiêu và tiêu chuẩn được xác định trước.
Lập kế hoạch là khởi đầu của quá trình quản lý, kiểm soát có thể được coi là giai đoạn cuối cùng của kỹ thuật. Nếu kế hoạch trong là nhìn về phía trước, kiểm soát là nhìn lại. Kiểm soát là không thể nếu không có kế hoạch và lập kế hoạch là vô nghĩa nếu không có kiểm soát vì vậy hai người có liên quan chặt chẽ với nhau.
Kiểm soát là một chức năng trực tiếp và giám đốc điều hành ở các cấp quản lý khác nhau liên tục đánh giá hiệu suất của cấp dưới của họ. Chức năng chính của điều khiển là để thấy rằng hiệu suất có thể đáp ứng kết quả mong muốn. Một hệ thống kiểm soát, để có hiệu quả, phải phù hợp với bản chất của sai lệch báo cáo hoạt động nếu có kịp thời, phản ánh cơ cấu tổ chức, đảm bảo hành động khắc phục và có tính kinh tế.
Quá trình kiểm soát bao gồm các bước sau:
(i) Thiết lập hoặc thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất.
(ii) Đo lường hiệu quả thực tế của doanh nghiệp.
(iii) So sánh hiệu suất thực tế với bộ tiêu chuẩn.
(iv) Tìm độ lệch, nếu có, và
(v) Thực hiện hành động khắc phục nếu được yêu cầu.
