Các hoạt động tham gia vào quy trình quản lý của một doanh nghiệp kinh doanh

Một số hoạt động quan trọng liên quan đến quy trình quản lý của doanh nghiệp kinh doanh như sau:

Nó đã được kết luận rằng tất cả các chức năng và chính sách kinh doanh phải được định hướng để đạt được sự hài lòng của khách hàng. Như Peter F. Drucker đã khéo léo đưa ra, định nghĩa hợp lệ duy nhất về mục đích của bất kỳ doanh nghiệp nào là tạo ra một khách hàng.

Vì vậy, mục tiêu chính của bất kỳ nhà quản lý doanh nghiệp nào là tạo ra một lượng khách hàng hài lòng ổn định cho doanh nghiệp. Mục tiêu này phải là động lực của tất cả các hoạt động của một người quản lý doanh nghiệp.

Người sử dụng thường xuyên nhất các hệ thống thông tin kinh doanh là người quản lý doanh nghiệp. Do đó, lực đẩy của hệ thống thông tin kinh doanh nên dựa trên nhu cầu thông tin của người quản lý.

Do đó, cần thiết để hiểu quản lý và quy trình quản lý. Quản lý là những gì một người quản lý làm. Những gì một người quản lý làm cho chúng ta một cái nhìn sâu sắc về quá trình quản lý.

Đó là một quan điểm được chấp nhận rộng rãi rằng quản lý là nghệ thuật để hoàn thành công việc thông qua người khác để đạt được các mục tiêu nhất định. Quan điểm này của quản lý tập trung vào quá trình quản lý (tức là nghệ thuật) liên quan đến việc đạt được kết quả mong muốn.

Quy trình quản lý bao gồm các hoạt động sau:

tôi. Lập kế hoạch,

ii. Tổ chức,

iii. Nhân sự,

iv. Chỉ đạo,

v. Kiểm soát.

Để hiểu được những gì hệ thống thông tin kinh doanh nên nhắm đến, điều cần thiết là phải hiểu các hoạt động liên quan đến quá trình quản lý.

1. Lập kế hoạch:

Lập kế hoạch đề cập đến việc xác định quá trình hành động trong tương lai để đạt được mục tiêu mong muốn. Nó có nghĩa là quyết định trước những việc cần làm, cách làm, khi nào nên làm và ai sẽ làm. Đó là một hành động điều hành của người Viking thể hiện các kỹ năng dự đoán, ảnh hưởng và kiểm soát bản chất và hướng thay đổi. Lập kế hoạch trước tất cả các chức năng khác của người quản lý.

Nó bù đắp sự không chắc chắn và tác động của những thay đổi trong môi trường. Lập kế hoạch phù hợp có thể giúp người quản lý đáp ứng những thách thức của thay đổi môi trường một cách hiệu quả. Kế hoạch được vẽ tập trung vào các mục tiêu. Do đó, lập kế hoạch hướng dẫn các hành động trong doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu mong muốn.

Nó lấp đầy khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và tình trạng mong muốn trong doanh nghiệp trong tương lai là gì. Các kế hoạch được sử dụng để đánh giá hiệu suất và thực hiện kiểm soát trong doanh nghiệp. Lập kế hoạch là phổ biến và hầu hết mọi người trong một kế hoạch tổ chức.

Các đặc tính của kế hoạch có thể khác nhau ở các cấp quản lý khác nhau. Các kế hoạch ở cấp thấp hơn của hệ thống phân cấp quản lý phải nằm trong giới hạn của các kế hoạch tổng thể của các nhà quản lý ở đầu tổ chức. Các kế hoạch có thể có nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược, chính sách, quy tắc và thủ tục, chương trình và dự án và ngân sách.

Các loại kế hoạch khác nhau được rút ra ở các cấp quản lý khác nhau. Ví dụ, nhiệm vụ, mục tiêu và chiến lược của tổ chức là sự bảo tồn độc quyền của quản lý cấp cao nhất.

Kế hoạch đóng vai trò là nền tảng của quản lý. Các hoạt động quản lý khác được xác định bởi các kế hoạch. Lập kế hoạch hợp lý trước khi thực hiện tất cả các hoạt động quản lý khác, chẳng hạn như tổ chức, nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát.

Một trong những lý do quan trọng nhất làm tăng hoạt động lập kế hoạch giữa các nhà quản lý là họ nhận ra lợi ích của việc chủ động thay vì phản ứng. Các khoản đầu tư khổng lồ và mức độ rủi ro cao trong các dự án mới khiến người quản lý phải lên kế hoạch trước và cố gắng loại bỏ càng nhiều sự không chắc chắn càng tốt.

Sự phức tạp của các quy trình kinh doanh cũng đang làm cho kế hoạch kinh doanh trở thành một hoạt động bổ ích. Sự sẵn có của các mô hình tốt hơn và đáng tin cậy hơn để dự đoán tương lai và giảm sự không chắc chắn cũng đã được thêm vào hoạt động lập kế hoạch tăng lên.

Một quy trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

(1) Nhận thức được các cơ hội hoặc sự phát triển đánh dấu sự khởi đầu của quá trình lập kế hoạch. Điều này liên quan đến việc đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của môi trường trong và ngoài tổ chức kinh doanh.

(2) Xác định mục tiêu cho tổ chức và các đơn vị tổ chức cá nhân trong bối cảnh phát triển cơ hội mới.

(3) Thiết lập các cơ sở lập kế hoạch quan trọng liên quan đến môi trường bên trong và bên ngoài nơi các kế hoạch sẽ hoạt động. Điều này liên quan đến việc xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp kinh doanh về sản phẩm, thị trường, quy trình, công nghệ, nhân sự, v.v.

(4) Xác định các khóa học hành động thay thế để đạt được các mục tiêu.

(5) Đánh giá các khóa học hành động thay thế dưới tác động của chúng đối với việc đạt được các mục tiêu.

(6) Lựa chọn phương thức hành động thay thế tốt nhất.

(7) Xây dựng các kế hoạch phái sinh để hỗ trợ kế hoạch.

Có thể lưu ý rằng mỗi bước trên trong quy trình lập kế hoạch đòi hỏi nhiều thông tin liên quan đến môi trường bên trong và bên ngoài mà các kế hoạch phải vận hành. Các thông tin liên quan đến môi trường bên ngoài bao gồm các xu hướng kinh tế, thay đổi công nghệ, tính sẵn có và chi phí của các nguồn lực khác nhau, v.v.

Thông tin liên quan đến môi trường nội bộ bao gồm dự báo bán hàng, nguồn lực và kế hoạch tài chính, tình trạng sẵn có của các nguồn lực trong công ty, v.v ... Một người quản lý cũng cần nhiều công cụ khác nhau để phân tích thông tin liên quan đến môi trường.

Quá trình lập kế hoạch liên quan đến dự đoán và dự báo. Điều này đòi hỏi thông tin liên quan đến các yếu tố bên trong và bên ngoài có khả năng ảnh hưởng đến tình trạng tương lai.

Thông tin liên quan đến sự liên quan và tác động tương đối của các yếu tố này là một đầu vào quan trọng trong quá trình dự đoán và dự báo các sự kiện trong tương lai. Sử dụng mô phỏng, kỹ thuật trí tuệ nhân tạo, mạng lưới thần kinh, logic mờ, v.v ... với sự trợ giúp của máy tính hiện đại, đã cải thiện giá trị dự đoán của các kế hoạch, cũng như bổ sung giá trị cho thông tin quy hoạch.

2. Tổ chức:

Tổ chức bao gồm phân tích các hoạt động sẽ được thực hiện để đáp ứng các yêu cầu của kế hoạch, nhóm chúng để chúng có thể được chỉ định cho mọi người hoặc các nhóm người trong các đơn vị tổ chức và ủy quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các trách nhiệm được giao.

Tổ chức liên quan đến con người, nhiệm vụ và công nghệ. Vì các yếu tố này khác nhau từ tổ chức này đến tổ chức khác, không có thiết kế tổ chức điển hình nào phù hợp cho tất cả các tổ chức.

Cơ cấu tổ chức phải được thiết kế theo các yêu cầu và điều kiện cụ thể của tổ chức. Khi con người, nhiệm vụ và công nghệ chịu sự biến động của môi trường, các tổ chức được cơ cấu lại trong ánh sáng thay đổi môi trường kinh doanh.

Cấu trúc tổ chức và hệ thống thông tin có liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu cấu trúc tổ chức là cơ quan của doanh nghiệp kinh doanh, hệ thống thông tin là hệ thống thần kinh của nó.

Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế để theo dõi luồng thông tin tự nhiên trong doanh nghiệp kinh doanh. Các sơ đồ đo lường hiệu suất phải phù hợp với luồng thông tin và cấu trúc tổ chức.

Lý tưởng nhất, bất kỳ thay đổi trong hệ thống thông tin sẽ gây ra thay đổi tương ứng trong cấu trúc tổ chức; nếu không các hệ thống thông tin sẽ không thể phản ánh các kế hoạch của doanh nghiệp. Ví dụ, những tiến bộ trong công nghệ cơ sở dữ liệu và sử dụng các hệ thống thông tin phân tán đang có tác động riêng đến cách thức cấu trúc tổ chức ngày nay.

Ngược lại, nếu cấu trúc tổ chức thay đổi, hệ thống thông tin cũng phải thay đổi để đối phó với thực tế mới của quy trình kinh doanh. Ví dụ, trong một tổ chức, những thay đổi trong cấu trúc tổ chức được đảm bảo bởi sự cạnh tranh ngày càng tăng đòi hỏi phải thiết kế lại hệ thống thông tin để cung cấp không chỉ thông tin cho các nhà quản lý liên quan đến các sự kiện trong doanh nghiệp mà cả chuyên môn trong quy trình kinh doanh. Các công cụ phân tích thông tin và các công cụ trí tuệ nhân tạo khác phải được tích hợp vào các hệ thống thông tin để tăng cường quá trình ra quyết định.

Tái cấu trúc các tổ chức kinh doanh có thể gây đau đớn và tốn kém nếu hệ thống thông tin không được phát triển tốt. Hệ thống thông tin hiệu quả có thể giúp làm trơn tru quá trình tái cấu trúc và giúp các nhà quản lý đối phó với những thay đổi trong các chức năng và hoạt động cụ thể của họ.

Hệ thống thông tin nắm giữ một phần cơ sở tri thức của doanh nghiệp có thể giúp ích rất nhiều trong việc xử lý các tình huống mới đối với một người quản lý cụ thể.

3. Nhân sự:

Nhân sự là quá trình quản lý cơ cấu tổ chức. Người quản lý cần đảm bảo rằng loại người phù hợp sẽ lấp đầy các vị trí trong cơ cấu tổ chức. Nhân sự liên quan đến việc lựa chọn, thẩm định và phát triển nhân sự trong tổ chức.

Lỗi phổ biến mà người quản lý phạm phải là bỏ qua hoạt động nhân sự, để lại cho bộ phận nhân sự. Các hoạt động nhân sự là quá quan trọng để được thường xuyên trong bộ phận nhân sự. Vì hiệu suất của người quản lý phụ thuộc rất nhiều vào hiệu suất của các cấp dưới của anh ta, bất kỳ sự lơ là nào của chức năng nhân sự đều có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả quản lý.

Với sự phụ thuộc lẫn nhau ngày càng tăng của các chức năng khác nhau, việc thẩm định nhân viên ngày càng trở nên phức tạp. Cần phải sử dụng các kỹ thuật nâng cao hơn về đánh giá hiệu suất. Những kỹ thuật này có thể được áp dụng với sự trợ giúp của cơ sở hạ tầng CNTT.

Hệ thống thông tin được thiết kế tốt có thể thu thập thông tin về các yếu tố thành công quan trọng khác nhau cho từng vị trí quản lý và theo dõi hiệu suất thường xuyên. Sự tiến bộ trong công nghệ đa phương tiện có thể giúp tự động hóa các hệ thống đào tạo và phát triển.

4. Chỉ đạo:

Chỉ đạo liên quan đến việc hướng dẫn, hướng dẫn và truyền cảm hứng cho mọi người trong tổ chức để nỗ lực hết mình để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Do đó, chỉ đạo liên quan đến quá trình thúc đẩy, lãnh đạo và giao tiếp với mọi người trong tổ chức để đạt được các mục tiêu của công ty.

Phổ biến thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo những nỗ lực của mọi người trong doanh nghiệp. Trong một doanh nghiệp kinh doanh với các hoạt động trải rộng trên một khu vực địa lý rộng, nhân sự phải di động và có khả năng ở cách xa các thành viên khác trong nhóm và cấp trên trực tiếp trong hệ thống phân cấp quản lý.

Chỉ đạo cấp dưới, do đó, trở nên khó khăn vì giao tiếp có thể khá tốn kém và có thể không đến đích kịp thời. Ngày nay, các hệ thống thông tin là phương tiện của truyền thông chính thức.

Việc sử dụng e-mail và sử dụng Intranet đã thay đổi cách thức giao tiếp chính thức diễn ra trong các doanh nghiệp kinh doanh. Luồng thông tin liền mạch giữa các bộ phận khác nhau với sự trợ giúp của các hệ thống thông tin cũng có thể giúp giảm thiểu các lỗ hổng giao tiếp, nguyên nhân chính gây ra sự không hài lòng của nhân viên.

5. Kiểm soát:

Kiểm soát là một quá trình phân tích xem các hành động đang được thực hiện theo kế hoạch và thực hiện hành động khắc phục để làm cho chúng phù hợp với kế hoạch. Như vậy, lập kế hoạch là cơ sở của kiểm soát.

Nó tập trung vào các hoạt động đang được thực hiện và kết quả của các hoạt động này về mặt tác động của chúng đối với việc đạt được các mục tiêu kế hoạch.

Việc tăng quy mô của các doanh nghiệp kinh doanh đã làm cho tất cả các hoạt động trở nên khó khăn hơn Cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi phải có sự phân công công việc và phân cấp ra quyết định lớn hơn để đảm bảo đáp ứng nhanh hơn trong hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh. Vì vậy, kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và hiệu quả của doanh nghiệp.

Các hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát. Các hệ thống này không chỉ giúp đo lường hiệu suất hoạt động mà còn giúp xác định độ lệch hiệu suất so với kế hoạch.

Việc so sánh giữa hiệu suất theo kế hoạch và thực tế sau đó được phân tích với sự trợ giúp của các hệ thống thông tin để xác định lý do cho sự sai lệch. Các thông tin môi trường được sử dụng để xác định lý do như vậy.

Thông tin liên quan đến những hành động đang được thực hiện hoặc những gì đang xảy ra trong môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp là điều cần thiết để thực hiện kiểm soát.

Trước đó, hầu hết các thông tin như vậy được sử dụng để đến bằng cách quan sát cá nhân của người quản lý. Việc tăng quy mô của doanh nghiệp kinh doanh đã khiến việc quan sát cá nhân trở thành một hình thức kiểm soát rất khó khăn.

Có sự phụ thuộc lớn hơn vào các báo cáo bằng văn bản. Với việc doanh nghiệp ngày càng có nhiều hoạt động tri thức và thành phần nhân sự của doanh nghiệp bị chi phối bởi những người lao động tri thức, việc đo lường hiệu suất ngày càng trở nên phức tạp. Các báo cáo dạng bảng đơn giản liên quan đến việc đạt được các mục tiêu được định lượng là không đủ để kiểm soát.

Chức năng kiểm soát sử dụng thông tin liên quan đến hiệu suất theo kế hoạch và hiệu suất thực tế để đi đến độ lệch. Các hệ thống thông tin hiệu quả không chỉ xác định các độ lệch này mà còn giúp phân tích các độ lệch để xác định chính xác các lý do cho độ lệch. Họ cũng giúp sửa đổi các kế hoạch một cách nhanh chóng trong ánh sáng của phản hồi.

Khái niệm ngân sách linh hoạt đã trở nên phổ biến do có sẵn các cơ sở xử lý thông tin tốt hơn. Với sự sẵn có của các hệ thống thông tin thời gian thực, thông tin liên quan đến hiệu suất chảy nhanh chóng. Điều này giúp thực hiện kiểm soát nhanh chóng, dẫn đến chi phí lập kế hoạch sai lầm thấp hơn.

Các hệ thống thông tin kinh doanh hiện đại đang giúp các nhà quản lý học hỏi từ những kinh nghiệm trong quá khứ với chi phí sai lầm tối thiểu. Thông tin kiểm soát chi tiết có thể được lưu trữ ngay bây giờ trong thời gian dài hơn và được phân tích khi và các trường hợp tương tự được quan sát để dự đoán những thay đổi trong môi trường. Các hệ thống thông tin hiện đại có thể giúp xử lý các cơ chế điều khiển phức tạp gần như tự động.

Báo cáo ngoại lệ là một khía cạnh khác của việc kiểm soát đã trở nên phổ biến nhờ những tiến bộ trong công nghệ thông tin. Hệ thống thông tin hiện đại cho phép các nhà quản lý truy cập nhanh hơn vào thông tin liên quan đến các ngoại lệ và giúp họ đưa ra quyết định nhanh hơn để giảm thiểu tác động tiêu cực của các tình huống đặc biệt bằng cách sửa đổi kế hoạch ngay lập tức. Một hệ thống thông tin hiệu quả có thể giúp chuyển đổi một thảm họa thành một mất mát nhỏ, vì nó sẽ đưa ra cảnh báo ở giai đoạn đầu của tình huống đặc biệt.

Mỗi chức năng quản lý này sẽ được thực hiện ở tất cả các cấp quản lý. Hiệu quả của người quản lý phụ thuộc vào mức độ anh ta thực hiện các hoạt động quản lý này một cách hiệu quả. Có thể không xác định được hoạt động nào đang được thực hiện bởi người quản lý tại một thời điểm nhất định khi anh ta vẫn mải mê với nhiều hoạt động quản lý.