Ngân sách: Ý nghĩa, nhu cầu và các yếu tố chính

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ý nghĩa, nhu cầu và các yếu tố chính của ngân sách.

Ý nghĩa và nhu cầu đối với ngân sách:

Mọi người đều quen thuộc với ý tưởng về ngân sách vì nó rất cần thiết trong mỗi bước đi trong cuộc sống của chúng tôi, quốc gia và doanh nghiệp. Một ngân sách là một ước tính của các con số trong tương lai dựa trên thông tin. Đây là một kế hoạch chi tiết trong một khoảng thời gian cụ thể. Trong thời đại cạnh tranh hiện nay, mọi người đều có ngân sách hạn vì nó rất cần thiết trong cuộc sống và kinh doanh. Không có ngân sách, chủ doanh nghiệp thực sự bị bắn trong bóng tối khi lên kế hoạch chi tiêu cho các doanh nghiệp và kết hợp chúng với doanh thu bán hàng.

Trong quy trình lập ngân sách, các nhà quản lý ở mọi bộ phận biện minh cho các nguồn lực họ cần để đạt được mục tiêu của mình. Họ giải thích cho cấp trên về phạm vi và khối lượng hoạt động cũng như cách thức thực hiện nhiệm vụ của họ.

Sự giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới giúp khẳng định cam kết lẫn nhau của họ đối với các mục tiêu của công ty. Nó ước tính lợi nhuận, hiệu quả tài chính và dòng tiền của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Đó là một dự báo về những gì sẽ xảy ra về mặt tài chính nếu các chiến lược và quyết định nhất định được thực hiện.

Ngân sách là một công cụ lập kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý chi tiêu tiền bạc. Một ngân sách được chuẩn bị để sử dụng hiệu quả các quỹ và để thực hiện các mục tiêu hiệu quả nhất có thể. Ngân sách là một công cụ mạnh mẽ để quản lý thực hiện các chức năng của nó (nghĩa là lập kế hoạch, điều phối các hoạt động và kiểm soát hoạt động, v.v.) một cách hiệu quả. Học viện kế toán quản lý Chartered, London (CIMA), định nghĩa một ngân sách như dưới.

Một kế hoạch được định lượng bằng các thuật ngữ tiền tệ được chuẩn bị và phê duyệt trước một khoảng thời gian xác định thường cho thấy thu nhập theo kế hoạch sẽ được tạo ra và / hoặc chi tiêu phát sinh trong giai đoạn đó và vốn được sử dụng để đạt được một mục tiêu nhất định.

Một phân tích về định nghĩa này cho thấy các yếu tố cần thiết sau đây của ngân sách:

1. Đây là một kế hoạch được thể hiện dưới dạng tiền tệ nhưng nó cũng có thể chứa các đơn vị vật lý.

2. Nó được chuẩn bị trước một khoảng thời gian xác định (giai đoạn ngân sách) mà nó sẽ hoạt động.

3. Nó có liên quan đến một giai đoạn tương lai xác định.

4. Nó được phê duyệt bởi ban quản lý để thực hiện.

5. Nó thường cho thấy thu nhập theo kế hoạch được tạo ra và chi tiêu phải chịu.

6. Nó cũng cho thấy vốn sẽ được sử dụng trong kỳ và

7. Nó được chuẩn bị cho mục đích thực hiện chính sách do ban quản lý xây dựng và mục tiêu cần đạt được trong giai đoạn này.

Do đó, ngân sách cố định mục tiêu theo đồng rupee hoặc số lượng mà hiệu suất thực tế được đo. Do đó, một ngân sách có thể được coi là một tài liệu có liên quan chặt chẽ đến cả chức năng quản lý cũng như chức năng kế toán của một tổ chức.

Khi quy mô của tổ chức tăng lên, nhu cầu lập ngân sách tương ứng nhiều hơn vì ngân sách là một công cụ lập kế hoạch và kiểm soát hiệu quả. Ngân sách rất hữu ích trong việc điều phối các hoạt động khác nhau (như sản xuất, bán hàng, mua hàng, v.v.) của tổ chức với kết quả là tất cả các hoạt động được tiến hành theo mục tiêu.

Ngân sách là phương tiện liên lạc. Ý tưởng của quản lý cấp cao được đưa ra hình dạng của một ngân sách và được chuyển cho cấp dưới, những người sẽ cung cấp cho họ hình dạng thực tế. Vì các hoạt động của các trưởng bộ phận khác nhau được phối hợp trong việc chuẩn bị ngân sách, rất hữu ích trong việc phát triển công việc nhóm rất cần thiết cho sự thành công của một tổ chức.

Vì vậy, một ngân sách là cần thiết để lập kế hoạch cho tương lai, để thúc đẩy các nhân viên liên quan, điều phối các hoạt động của các bộ phận khác nhau và để kiểm soát hiệu suất của những người khác nhau hoạt động ở các cấp độ khác nhau.

Yếu tố ngân sách gốc (hoặc giới hạn):

Yếu tố ngân sách chính là một yếu tố quan trọng đến mức nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các ngân sách chức năng ở một mức độ lớn. Phạm vi ảnh hưởng của nó phải được đánh giá trước tiên để đảm bảo rằng ngân sách chức năng có khả năng đáp ứng hợp lý.

Đây là yếu tố trong các hoạt động của một cam kết mà tại một thời điểm cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian sẽ giới hạn khối lượng đầu ra. Đây là yếu tố quản lý là một hạn chế lớn đối với tất cả các hoạt động hoạt động của tổ chức, vì vậy yếu tố này được xem xét để xác định xem ngân sách có khả năng đạt được hay không.

Điều cần thiết là xác định vị trí giới hạn trước khi chuẩn bị ngân sách vì nó ảnh hưởng đến hầu hết tất cả các ngân sách.

Yếu tố giới hạn có thể là bất kỳ một trong những điều sau đây:

1. Có đủ nhu cầu cho sản phẩm? (Nhu cầu khách hàng)

2. Chất lượng và số lượng vật liệu cần thiết có sẵn không? (Sẵn có nguyên liệu)

3. Là loại lao động cần thiết có sẵn? (Sẵn có lao động)

4. Công suất nhà máy có đủ để đối phó với doanh số dự kiến ​​không? (Công suất nhà máy)

5. Vị trí tiền mặt có đủ để tài trợ cho khối lượng bán hàng dự kiến ​​không? (Vị trí tiền mặt)

6. Có bất kỳ hạn chế nào của Chính phủ (hạn chế của Chính phủ)

Ví dụ, một mối quan tâm có khả năng sản xuất 50.000 đơn vị của một mặt hàng cụ thể mỗi năm. Nhưng chỉ 30.000 đơn vị có thể được bán trên thị trường. Trong trường hợp này, nhu cầu thấp đối với sản phẩm là yếu tố hạn chế.

Do đó, ngân sách bán hàng nên được chuẩn bị trước và các ngân sách chức năng khác như ngân sách sản xuất, ngân sách lao động, ngân sách sử dụng nhà máy, ngân sách tiền mặt, v.v ... nên được chuẩn bị theo ngân sách bán hàng. Giả sử một mối quan tâm khác không có vấn đề bán hàng và có thể bán bất cứ thứ gì nó có thể sản xuất. Trong trường hợp này công suất nhà máy bị hạn chế. Do đó, ngân sách sản xuất nên được chuẩn bị trước và ngân sách khác nên theo ngân sách sản xuất.

Vì vậy, ngân sách liên quan đến yếu tố giới hạn nên được chuẩn bị trước và ngân sách khác nên được chuẩn bị theo yếu tố đó. Tất cả các ngân sách nên được phối hợp theo dõi yếu tố ngân sách chính nếu kiểm soát ngân sách là để đạt được kết quả mong muốn.

Yếu tố ngân sách gốc không tĩnh. Nó có thể thay đổi nhanh chóng theo thời gian do các yếu tố bên trong và bên ngoài. Đó là bản chất tạm thời và về lâu dài có thể được khắc phục bằng các hành động quản lý phù hợp. Hầu hết thiếu hụt bán hàng là yếu tố chính trong ngành và yếu tố này có thể được khắc phục bằng cách thực hiện các bước xúc tiến bán hàng khi tăng nhân viên bán hàng và quảng cáo. Công suất nhà máy có thể được cải thiện bằng cách lập kế hoạch tốt hơn, đơn giản hóa sản phẩm hoặc mở rộng nhà máy.