Kiểm soát ngân sách và các tỷ lệ kiểm soát của nó (Có tính toán)

Chuẩn bị ngân sách là bước đầu tiên trong hệ thống kiểm soát ngân sách. Việc thực hiện ngân sách là giai đoạn thứ hai cần báo cáo liên tục về hiệu suất ngân sách trong các khoảng thời gian ngắn. Chuẩn bị ngân sách một mình sẽ không đạt được nhiều trừ khi so sánh được thực hiện thường xuyên giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất ngân sách. Vì vậy, báo cáo thích hợp là một yếu tố thiết yếu trong kiểm soát ngân sách.

Các báo cáo hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng tùy thuộc vào bản chất của các hoạt động liên quan đến kết quả của các chức năng khác nhau thường xuyên được gửi đến ban quản lý và phải thực hiện ngay hành động theo dõi.

Về mặt này, các báo cáo ngân sách hiển thị các thông tin sau sẽ chứng minh hữu ích:

(a) Mức hoạt động ngân sách và chi phí ngân sách như nhau,

(b) Chi phí ngân sách của mức độ hoạt động thực tế,

(d) Phương sai giữa số liệu ngân sách và số liệu thực tế,

(e) Lý do của phương sai.

Tầm quan trọng của báo cáo nằm ở chỗ nó đưa ra ánh sáng các lĩnh vực cần quản lý chú ý. Nó sẽ giúp trong việc hành động kịp thời để có biện pháp khắc phục. Do đó, báo cáo sẽ tiết lộ những người chịu trách nhiệm về phương sai. Cũng có thể là phương sai có thể không phải do nhân viên mà có thể là do các yếu tố bên ngoài (nghĩa là thay đổi mức lương, giá vật liệu, thị trường chậm chạp, v.v.) mà không thể kiểm soát được mà không nhà điều hành hoặc nhà điều hành nào có thể chịu trách nhiệm.

Báo cáo ngân sách cho ban lãnh đạo cao nhất cần giải thích sự khác biệt giữa lợi nhuận trong kế hoạch lợi nhuận và lợi nhuận thực tế nêu rõ các yếu tố liên quan đến định lượng và tài chính, cho thấy dòng tiền và dự báo về vấn đề này và cung cấp phản hồi về việc đạt được mục tiêu và mục tiêu của hãng.

Báo cáo ngân sách khác nhau như báo cáo ngân sách bán hàng, báo cáo ngân sách sản xuất, báo cáo ngân sách mua hàng, báo cáo ngân sách lao động, báo cáo ngân sách chi tiêu, báo cáo ngân sách tiền mặt, báo cáo ngân sách chi tiêu nghiên cứu và phát triển, v.v. ngân sách chức năng khác nhau.

Tỷ lệ kiểm soát:

Các tỷ lệ kiểm soát sau đây được quản lý sử dụng để biết liệu độ lệch của hiệu suất thực tế so với hiệu suất ngân sách là thuận lợi hay không thuận lợi. Nếu tỷ lệ này là 100% trở lên, hiệu suất được coi là thuận lợi và nếu tỷ lệ nhỏ hơn 100%, hiệu suất được coi là không đạt yêu cầu.

(i) Tỷ lệ công suất = Số giờ làm việc thực tế / Số giờ ngân sách × 100

Tỷ lệ này cho biết mức độ mà giờ hoạt động được ngân sách thực sự được sử dụng. Nếu tỷ lệ này là 85%, công suất ngân sách được sử dụng lên tới 85% và 15% công suất vẫn chưa được sử dụng.

(ii) Tỷ lệ hoạt động = Giờ tiêu chuẩn cho sản xuất thực tế / Giờ ngân sách x 100

Tỷ lệ này đo lường mức độ hoạt động đạt được trong giai đoạn ngân sách.

Tỷ lệ này cho biết liệu tất cả các ngày làm việc được lập ngân sách trong một giai đoạn ngân sách đã có sẵn trong thực tế hay chưa. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100%, nhiều ngày hơn đã có sẵn trong thực tế và ngược lại nếu tỷ lệ nhỏ hơn 100%.

Minh họa 1:

Hai bài viết X và Y được sản xuất trong một bộ phận. Thông số kỹ thuật của họ cho thấy 2 X hoặc 8 Y có thể được sản xuất trong một giờ. Sản xuất ngân sách cho tháng 6 năm 2011 là 200 X và 400 Y's. Sản lượng thực tế vào cuối tháng là 250 X và 480 Y và số giờ thực tế dành cho sản xuất này là 160. Tìm hiểu các tỷ lệ công suất, hoạt động và hiệu quả cho tháng 6 năm 2011.

Cũng tìm hiểu tỷ lệ lịch nếu số ngày làm việc thực tế trong tháng là 27 tương ứng với 25 ngày trong ngân sách.