Kiểm soát vấn đề về vật liệu: Bảng phân tích hóa đơn, điều trị và vấn đề

Kiểm soát vấn đề về vật liệu: Bảng phân tích hóa đơn, điều trị và vấn đề!

Vấn đề về Vật liệu:

Nguyên liệu được giữ trong các cửa hàng để thủ kho có thể cấp chúng bất cứ khi nào chúng được yêu cầu bởi bộ phận sản xuất. Nhưng một thủ kho không được phát hành vật liệu trừ khi yêu cầu vật liệu được ủy quyền hợp lệ được trình bày cho anh ta.

Yêu cầu vật liệu:

Thủ kho phải luôn luôn cấp vật liệu theo thẩm quyền thích hợp để tránh việc chiếm dụng vật liệu. Quyền này thường được đưa ra bởi quản đốc của bộ phận sản xuất trên một hình thức được gọi là trưng dụng vật chất.

Phán quyết của hình thức như sau:

Các yêu cầu nhận được được đánh số seri bởi thủ kho để không có yêu cầu có thể bị bỏ sót trong kế toán. Bên cạnh số sê-ri được viết bởi thủ kho, bộ phận đặt yêu cầu có thể đặt số sê-ri của riêng mình trên đó.

Các chi tiết liên quan đến số lượng phát hành và số lượng yêu cầu của cửa hàng được nhập vào cột phát hành của thẻ bin để thẻ bin có thể hiển thị số dư chính xác của vật liệu. Sau đó, các yêu cầu này được gửi đến văn phòng chi phí nơi các cột tỷ lệ và số tiền được điền để tín dụng có thể được trao cho các tài liệu được phát hành trong sổ cái của cửa hàng và ghi nợ có thể được trao cho công việc nhận tài liệu trong sổ cái công việc.

Một yêu cầu vật liệu phục vụ mục đích của một cơ quan có thẩm quyền để thủ kho phát hành các vật liệu, do đó, nó chỉ được ký bởi người được ủy quyền để làm như vậy, do đó có thể không có tài liệu sai. Để tránh lạm dụng và thừa tài liệu, một danh sách tên của những người được ủy quyền để vẽ các tài liệu cùng với chữ ký mẫu của họ được duy trì bởi thủ kho.

Hóa đơn vật liệu :

Một hóa đơn vật liệu cung cấp một danh sách đầy đủ của tất cả các vật liệu cần thiết với số lượng cho một công việc, đơn đặt hàng hoặc quy trình cụ thể. Do đó, tất cả các vật liệu cần thiết cho một công việc, đơn đặt hàng hoặc quy trình cụ thể được bộ phận sản xuất liệt kê trên một tài liệu duy nhất. Dự luật này phục vụ mục đích trưng dụng vật liệu và tất cả các vật liệu được liệt kê trên hóa đơn được gửi đến bộ phận sản xuất.

Một hóa đơn vật liệu nên được chuẩn bị nếu công việc có tính chất không được chuẩn hóa để ước tính hợp lý tất cả các vật liệu cần thiết có thể được thực hiện bởi bộ phận sản xuất trước khi công việc được bắt đầu.

Một mẫu vật của một hóa đơn vật liệu như sau:

Ưu điểm của hóa đơn vật liệu:

(1) Một hóa đơn vật liệu phục vụ mục đích của cơ quan cho bộ phận sản xuất đặt các yêu cầu cho các vật liệu như được nêu trong đó.

(2) Nó phục vụ mục đích của một sự thụt lề hoặc yêu cầu mua hàng đối với nhân viên mua hàng để mua các vật liệu cần thiết cho một công việc cụ thể.

(3) Nó phục vụ mục đích trưng dụng vật liệu cho vấn đề vật liệu của thủ kho.

(4) Chi phí công việc trở nên dễ dàng hơn vì bộ phận chi phí có thể sử dụng một hóa đơn vật liệu để tính chi phí nguyên vật liệu phát hành cho mỗi công việc

(5) Kiểm soát việc sử dụng vật liệu trong trường hợp công việc không đạt tiêu chuẩn được tạo điều kiện nếu vật liệu được ban hành theo hóa đơn vật liệu. Một hóa đơn vật liệu được chuẩn bị để theo dõi ước tính khoa học của tất cả các vật liệu cần thiết cho một công việc cụ thể. Do đó, chất thải có thể được phát hiện nếu số lượng vật liệu thực tế phát hành nhiều hơn số lượng thể hiện trong hóa đơn vật liệu.

(6) Mua sắm, vật liệu có thể được lên kế hoạch trước để tránh sự chậm trễ sản xuất.

(7) Việc sử dụng một hóa đơn vật liệu giúp tiết kiệm thời gian mà nếu không sẽ lãng phí cho việc chuẩn bị các yêu cầu riêng cho các vật liệu khác nhau.

Sự khác biệt giữa Yêu cầu Vật liệu và Hóa đơn Vật liệu :

Yêu cầu vật liệu là một tài liệu ủy quyền cho thủ kho phát hành các tài liệu được nêu trong đó cho bộ phận tiêu thụ. Mặt khác, hóa đơn vật liệu là một tài liệu cung cấp danh sách tất cả các vật liệu cần thiết với thông số kỹ thuật và số lượng cho một công việc, đơn đặt hàng hoặc quy trình cụ thể.

Hóa đơn vật liệu thường phục vụ mục đích trưng dụng vật liệu vì nó hiển thị danh sách tất cả các vật liệu cần thiết cho một công việc, đơn đặt hàng hoặc quy trình cụ thể nhưng yêu cầu vật liệu đưa ra danh sách các vật liệu theo yêu cầu của một bộ phận cụ thể tại một thời điểm cụ thể.

Do đó, một hóa đơn vật liệu có thể thay thế một yêu cầu vật liệu nhưng việc trưng dụng cửa hàng không thể thay thế một hóa đơn vật liệu. Hóa đơn vật liệu giúp kiểm soát định lượng đối với vật liệu được rút ra thông qua các cửa hàng yêu cầu vì chất thải có thể được định vị nếu số lượng vật liệu thực tế được rút ra nhiều hơn số lượng được thể hiện trong hóa đơn vật liệu.

Một hóa đơn vật liệu có thể rất hữu ích trong trường hợp công việc không được chuẩn hóa trong khi yêu cầu vật liệu sẽ không phục vụ mục đích này.

Một hóa đơn vật liệu rất hữu ích trong việc gửi báo giá cạnh tranh vì một hóa đơn vật liệu được chuẩn bị để theo dõi ước tính khoa học của tất cả các vật liệu cần thiết cho một công việc, đơn đặt hàng hoặc quy trình cụ thể. Điều này là không thể trong trường hợp các cửa hàng trưng dụng chỉ được chuẩn bị tại thời điểm lấy nguyên liệu từ các cửa hàng.

Chúng tôi đã thấy rằng một hóa đơn vật liệu có thể phục vụ mục đích trưng dụng cửa hàng nhưng yêu cầu cửa hàng không thể phục vụ mục đích của hóa đơn vật liệu-.

Tuy nhiên, sự tồn tại của cả hai tài liệu là mong muốn trong các trường hợp sau:

1. Khi các tài liệu thể hiện trong hóa đơn của các tài liệu được rút ra trong một thời gian dài sẽ không được rút ra cùng một lúc;

2. Khi hệ thống chi phí tiêu chuẩn được thông qua; và

3. Khi chi phí công việc hoặc lô được tuân theo, yêu cầu của cửa hàng có thể được sử dụng cho bất kỳ vấn đề nào về số lượng vật liệu vượt quá số lượng ghi trong hóa đơn vật liệu cho các lô hoặc công việc tương ứng sẽ được thực hiện.

Xử lý vật liệu dư thừa:

Các yêu cầu nhận được được đánh số seri bởi thủ kho và các chi tiết liên quan đến số lượng phát hành và số lượng yêu cầu của cửa hàng được nhập vào cột phát hành của thẻ bin. Sau này, các yêu cầu này được gửi đến văn phòng chi phí nơi các cột tỷ lệ và số lượng được điền và các mục được thực hiện trong sổ cái cửa hàng và sổ cái công việc.

Đôi khi các tài liệu có thể được ban hành vượt quá các yêu cầu của một công việc cụ thể hoặc trật tự công việc để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý. Ví dụ, các thanh sắt hoặc thép tấm có thể không bị cắt trong các cửa hàng với kích thước chính xác cần thiết và đồng thời có thể được vận hành thuận tiện trong các công trình khi ở kích thước đầy đủ. Trong trường hợp như vậy, toàn bộ số lượng phát hành được tính cho đơn đặt hàng công việc hoặc công việc và vật liệu dư thừa của công việc đó có thể được trả lại cho các cửa hàng hoặc chuyển sang công việc khác.

Trả lại nguyên liệu dư thừa:

Khi vật liệu thừa được trả lại cho các cửa hàng, Ghi chú trả lại vật liệu hoặc Ghi chú ghi nợ cửa hàng hoặc Ghi chú tín dụng cửa hàng được chuẩn bị trong bộ phận mà vật liệu vượt quá. Thủ kho ký tất cả ba bản sao dưới dạng mã thông báo nhận vật liệu dư thừa và giữ một bản sao giống với anh ta để thực hiện các mục ở phía bên nhận của thẻ bin. Bản sao thứ hai được gửi đến văn phòng chi phí để thực hiện các mục trong sổ cái của cửa hàng và để cấp tín dụng cho công việc cụ thể nơi các tài liệu vượt quá và trả lại.

Bản sao thứ ba được gửi đến bộ phận trả lại tài liệu dư thừa. Phán quyết của ghi chú được đưa ra dưới đây:

Chuyển giao vật liệu dư thừa:

Chuyển vật liệu dư thừa từ công việc này sang công việc khác nên tránh càng xa càng tốt. Sự phản đối chính là hồ sơ cho việc chuyển nhượng có thể không được thực hiện và chi phí vật liệu thực tế cho công việc có thể không chính xác.

Một ngoại lệ đối với việc trả lại nguyên liệu dư thừa cho các cửa hàng là khi trả lại nguyên liệu cho cửa hàng có thể tốn kém do khoảng cách hoặc số tiền xử lý quá cao, vật liệu có thể được chuyển sang một công việc khác gần công việc chuyển giao.

Điều này sẽ tiết kiệm chi phí vận chuyển từ công việc chuyển giao cho cửa hàng và một lần nữa từ cửa hàng này sang công việc khác. Một lượng lớn chi phí vận chuyển sẽ được tiết kiệm nếu các vật liệu được chuyển đi nặng. Tuy nhiên, việc chuyển tài liệu từ công việc này sang công việc khác sẽ được cho phép với việc chuẩn bị Lưu ý chuyển giao vật liệu.

Phán quyết của ghi chú này được đưa ra dưới đây:

Lưu ý chuyển vật liệu được chuẩn bị trong bộ phận mà tài liệu vượt quá và một bản sao của ghi chú được gửi đến văn phòng chi phí để làm hồ sơ cần thiết. Công việc nhận tài liệu được ghi nợ và công việc chuyển giao tài liệu được ghi có.

Tóm tắt tài liệu hoặc bảng phân tích vấn đề vật liệu :

Định kỳ phân tích các yêu cầu khác nhau, ghi chú trả lại vật liệu và ghi chú chuyển giao vật liệu nên được lập và một bản tuyên bố cần được trình bày trong nháy mắt giá trị của vật liệu tiêu thụ trong mỗi công việc. Tuyên bố này được gọi là Bảng phân tích vấn đề vật chất hoặc phân tích vật chất.

Phán quyết của bản tóm tắt được đưa ra như dưới đây:

Bản tóm tắt tài liệu phục vụ một mục đích rất hữu ích, vì nó cho thấy số lượng tài liệu được ghi nợ cho các công việc và chi phí khác nhau. Tổng số lượng cửa hàng ghi nợ cho các công việc khác nhau và tổng chi phí phải bằng tổng giá trị của các cửa hàng được phát hành trong bất kỳ giai đoạn nào.