Máy xử lý dữ liệu trong văn phòng: Ý nghĩa và các loại

Công dụng của máy văn phòng hiện đại Máy xử lý dữ liệu và ghi âm:

Xử lí dữ liệu:

Ý nghĩa:

Dữ liệu khác nhau được thu thập trong văn phòng từ các nguồn bên ngoài và bên trong phải được xử lý để phân tích và ra quyết định. Không thể để tế bào bộ nhớ của bộ não con người lưu trữ chúng. Tính toán tinh thần rất nặng nề và vất vả để giải thích dữ liệu và tìm ra mối tương quan giữa các dữ liệu.

Các công thức toán học mất nhiều thời gian cho ứng dụng tinh thần và rèn luyện thể chất. Có khả năng xảy ra lỗi. Để khắc phục những khó khăn và hạn chế này, việc xử lý dữ liệu cơ học đã được đưa ra.

Nguồn gốc của các dấu vết xử lý dữ liệu trở lại các khám phá sau: Máy tính của Pascal (1642), máy phân tích bảo vệ của Babbage (1820) và thiết bị thẻ đục lỗ của Hollerith (1889). Toàn bộ quá trình được gọi là EDP hoặc Xử lý dữ liệu điện tử. Toàn bộ kế hoạch đã đáp ứng với sự thay đổi mang tính cách mạng với sự ra đời của các bóng bán dẫn hoặc thiết bị điện tử. Có hai khía cạnh khác nhau của việc xử lý dữ liệu mà không cần sử dụng máy tính.

Kiểu:

(A) Máy xử lý dữ liệu thẻ đột lỗ:

Các loại công việc văn thư và kế toán có thể được thực hiện bằng máy như vậy. Ví dụ: lập hóa đơn, kế toán mua hàng và bán hàng, kế toán chi phí, thanh toán cuộn, cửa hàng và kế toán hàng tồn kho, lập bảng và phân tích thống kê, kiểm soát ngân sách, v.v.

Hệ thống:

Máy này có bốn khía cạnh hoạt động và toàn bộ thiết bị bao gồm các cơ chế cần thiết với các phụ kiện phụ trợ.

Các khía cạnh là:

(a) Đấm:

Bước đầu tiên là đấm thẻ bằng thao tác tay hoặc bấm phím tự động. Tầm quan trọng của việc đấm là tạo ra một số lỗ trên thẻ theo một số vị trí cố định. Những lỗ này có ý nghĩa đặc biệt và có thể được giải thích một cách có ý nghĩa. Đây không là gì ngoài hồ sơ tượng trưng của thông tin.

(b) Xác minh:

Bước thứ hai là đấm lại, tốt nhất là bởi một nhà điều hành khác, để xác minh xem việc đấm ban đầu đã được thực hiện chính xác hay chưa. Nếu có một cú đấm sai trước đó, thì cú đấm thứ hai sẽ không diễn ra vì máy sẽ tự động dừng lại. Sau đó, nó sẽ được xem liệu cú đấm đầu tiên hoặc lần thứ hai là sai. Có nhiều phương pháp đánh đấm khác nhau để xác minh.

(c) Sắp xếp:

Bằng cách đấm các loại thông tin khác nhau được ghi lại một cách tượng trưng. Các thẻ giờ phải được nhóm thành các 'trường' thông tin khác nhau và theo đó được phân tách. Việc phân tách này được thực hiện một cách máy móc bằng cách đặt các thẻ đục lỗ vào máy phân loại. Ví dụ, thẻ cho các khách hàng khác nhau có thể được phân nhóm theo khu vực.

(d) Lập bảng:

Bước cuối cùng là cho ăn các thẻ theo thẻ. Máy cảm nhận một cách giả tạo các lỗ hoặc lỗ khác nhau trên thẻ và cung cấp thông tin cho phần thêm và in của máy.

Máy chứa một số cơ chế phụ trợ để tính toán, bấm lỗ băng đảng (tức là đấm một loạt thẻ giống hệt nhau và đồng thời), giải thích và liên kết viên hoặc đối chiếu (nghĩa là làm cho các mã dễ hiểu và tìm ra mối quan hệ giữa chúng), v.v.

Ưu điểm:

(1) Toàn bộ quá trình đục lỗ, xác minh, sắp xếp, lập bảng, giải thích và đối chiếu được thực hiện với tốc độ rất lớn và do đó tiết kiệm rất nhiều thời gian trong xử lý dữ liệu.

(2) Toàn bộ quá trình là đơn giản và đào tạo cho hoạt động có thể được trao cho nhân viên trong một thời gian ngắn.

(3) Vì có bước xác minh nên không có sự thiếu chính xác trong hệ thống thông tin.

(4) Nó có thể thích ứng với các loại công việc văn phòng.

(5) Nó cung cấp cho chính quyền các loại thông tin cập nhật và có thể được sử dụng làm công cụ kiểm soát.

(6) Các nền kinh tế đạt được bằng cách giảm lao động thủ công, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí thông qua các lỗi, v.v.

(7) Thẻ đục lỗ có thể được sử dụng để xử lý thêm bằng máy tính.

Nhược điểm:

(1) Chi phí ban đầu cho việc cài đặt máy là cao. Chi phí vận hành và chi phí bảo trì cũng cao. Văn phòng phẩm tốn kém hơn phải được sử dụng.

(2) Máy chính và máy phụ trợ gây ra tiếng ồn.

(3) Có những rắc rối phát sinh từ sự cố, thay thế các bộ phận, vv

(4) Có chi phí đào tạo người vận hành và thang lương của những người có kỹ năng như vậy rất cao.

(5) Kiểm toán viên có thể gặp khó khăn vì tất cả các thông tin chi tiết, họ muốn có thể không có sẵn từ các thẻ được mã hóa và ký hiệu.

(B) Máy tính điện tử :

Sự bổ sung mới nhất trong danh sách các máy văn phòng là Máy tính điện tử. Nó là một máy chứ không phải là một hệ thống hoặc đơn vị bao gồm một số cơ chế để xử lý dữ liệu tự động và rất nhanh. Nó là một công cụ trong tay của chính quyền để đưa ra quyết định chính xác, hợp lý và nhanh chóng hơn.

Một máy tính điện tử thường được mô tả như một bộ não nhân tạo, mặc dù giống như một bộ não, nó không thực sự 'nghĩ'. Nó giúp con người suy nghĩ hợp lý và nhanh chóng. Thời đại hiện đại được mô tả là thời đại điện tử và các thiết bị điện tử có tiềm năng to lớn.

Máy tính thực sự là sản phẩm của Chiến tranh thế giới thứ hai khi các tiện ích của máy tính được cảm nhận cho các quyết định chiến trường thứ hai, đặc biệt có ý nghĩa đối với không quân. Máy tính đầu tiên được phát hiện vào năm 1944 bởi Giáo sư Aiken của Đại học Harvard (Hoa Kỳ) với sự hỗ trợ tài chính của IBM (International Business Machine). Máy tính điện tử đầu tiên được phát minh tại Đại học Pennsylvania (Hoa Kỳ).

Máy tính đã trải qua bốn giai đoạn phát triển hoặc 'bốn thế hệ'. Các máy tính thế hệ đầu tiên được vận hành bằng van radio. Trong các van vô tuyến thế hệ thứ hai đã được thay thế bằng các bóng bán dẫn. Các máy tính thuộc thế hệ thứ ba sử dụng hệ thống vi mạch. Trong thế hệ thứ tư, công nghệ 'tích hợp quy mô lớn' (LSI) được sử dụng để sử dụng số lượng lớn thiết bị điện tử trên các 'chip' nhỏ.

Máy tính được sử dụng cho tất cả các mục đích như được tìm thấy trong một máy xử lý dữ liệu, nhưng máy tính có thể xử lý các loại thông tin lớn hơn vì dung lượng lớn hơn. Một máy tính có thể chọn ra hàng ngàn ứng dụng, trong đó có những ứng dụng phù hợp.

Máy tính có hai loại:

(1) Loại tương tự:

Một máy tính như vậy thực hiện các phương trình, giải quyết các vấn đề liên quan đến một số biến, chuẩn bị các bản ghi và in chúng ra.

(2) Loại kỹ thuật số:

Một máy tính như vậy không là gì ngoài một cỗ máy tính toán khổng lồ giúp xử lý dữ liệu với tốc độ tuyệt vời. Nó không tính toán số học nhưng số học đó là số học nhị phân và không phải là số học thông thường. (Theo hệ nhị phân 1 là 1, 2 là 10, 3 là 11, 4 là 100, 5 là 101, 6 là 110, 7 là 111, 8 là 1000, 9 là 1001 và 10 là 1010). Các loại máy tính kỹ thuật số chủ yếu được sử dụng.

Hệ thống:

Một loạt các hoạt động trong một máy tính được mô tả là "một chương trình". Nó bao gồm đầu vào và đầu ra. 'Một số loại thông tin được đưa vào hoặc đưa vào máy và sau khi xử lý tự động với tốc độ rất lớn, máy đưa ra một số kết quả. Điều này cũng được mô tả là phương pháp GIGO hoặc Garbage In và Garbage Out. Thông tin và kết quả là trong các ngôn ngữ mã. Ví dụ: COBOL (Ngôn ngữ định hướng kinh doanh chung) hoặc FORTRAN (Ngôn ngữ dịch công thức cho các tính toán khoa học).

Các thành phần của máy tính là:

(1) Đơn vị đầu vào:

Thông qua phần này, các loại thông tin khác nhau được cung cấp dưới dạng thẻ đục lỗ, băng giấy đục lỗ và băng từ. Dữ liệu được chuyển đổi thành ngôn ngữ của máy tính. Các xung điện tử.

(2) Đơn vị lưu trữ:

Đây là đơn vị bộ nhớ của máy tính hoặc cột thủy ngân nơi lưu trữ tất cả thông tin nhận được để sử dụng tiếp.

(3) Đơn vị kiểm soát hoặc điều phối:

Điều này bao gồm một loạt các cổng hoạt động bằng van được mở để cho phép thông tin đi ra phần tính toán để thực hiện các hướng dẫn được lập trình.

(4) Số học hoặc đơn vị chức năng:

Đơn vị này thực hiện các phép tính số học theo hệ thống nhị phân, với tốc độ tuyệt vời và thậm chí bằng một phần triệu giây.

(5) Đơn vị đầu ra:

Đơn vị này đưa ra kết quả, đầu tiên bằng ngôn ngữ máy tính và sau đó bằng ngôn ngữ chính thức ở dạng in. Phần quan trọng nhất của việc sử dụng máy tính là 'lập trình'. Nó có nghĩa là toàn bộ đầu vào phải được thực hiện với mục đích và phương thức hoạt động xác định được gọi là chương trình.

Lập trình là tốn kém và trong quá khứ mô hình máy tính là như vậy mà người tiêu dùng phải làm điều đó. Những máy tính như vậy được gọi là máy tính 'phần cứng'. Trong thời hiện đại, các nhà sản xuất chấp nhận trách nhiệm cung cấp các chương trình. Những máy tính hiện đại như vậy được gọi là máy tính 'phần mềm'.

Hoạt động của máy tính có thể dựa trên IDP hoặc Cơ sở xử lý dữ liệu tích hợp. Nó có nghĩa là một số chức năng phân tích về một vấn đề có thể được thực hiện đồng thời. Ví dụ, trong khi xử lý các số liệu bán hàng, việc nội suy chi phí có thể được thực hiện đồng thời.

Nói chung, một máy tính được sử dụng để kiểm soát các hoạt động kinh doanh mô phỏng, tức là tìm ra các lựa chọn thay thế trong quá trình ra quyết định và thiết kế (ví dụ như trên hàng dệt may). Cần lưu ý rằng thời đại máy tính đang trong quá trình tiến hóa. Các loại máy tính mới và dễ bảo trì hơn đang được phát hiện và vì vậy các cuộc thảo luận ở trên không đầy đủ.

Ưu điểm:

(1) Tính toán phức tạp có thể được thực hiện chính xác ở tốc độ bất thường.

(2) Phần lớn các công việc văn thư tẻ nhạt có thể được thực hiện một cách thỏa đáng.

(3) Các loại phân tích có thể được thực hiện bởi cùng một máy.

(4) Nhiều loại thông tin có thể được xử lý cùng một lúc so với những gì một máy xử lý dữ liệu thông thường có thể làm.

(5) Kiểm soát tập trung có thể đạt được vì tất cả các dữ liệu liên quan đến tất cả các hoạt động liên quan có thể được xử lý đồng thời.

(6) Có nền kinh tế trong công việc văn phòng với điều kiện văn phòng có thể đủ khả năng mua máy tính hoặc nhận các dịch vụ của máy tính trên cơ sở cho thuê.

(7) Các kết quả có thể được lưu trữ dưới dạng hồ sơ.

Nhược điểm:

(1) Đây là một vấn đề rất tốn kém và chỉ có vài tổ chức khổng lồ có thể đủ khả năng để cài đặt và sử dụng một chiếc máy như vậy. Ngay cả các tổ chức lớn thích sử dụng dịch vụ của máy tính trên cơ sở cho thuê. Giá thuê cũng rất cao.

(2) Nó cần các nhà khai thác được đào tạo đặc biệt, những người phải được trả thù lao ở mức cao.

(3) Không giống như các máy khác, máy tính không dễ dàng có sẵn.

(4) Nó có tất cả các nhược điểm của máy phát sinh do sự cố, chi phí bảo trì, v.v. cũng như những khó khăn trong việc nhận phụ tùng và dịch vụ của các chuyên gia.

Với thời gian trôi qua, máy tính có kích thước rất thuận tiện và chi phí thấp đang được sản xuất.

(C) Máy ghi thời gian :

Máy ghi thời gian được giữ tại cổng của các văn phòng (và nhà máy) để tự động ghi lại thời gian đến và đi chính xác của nhân viên. Những hồ sơ này - rất hữu ích trong việc chuẩn bị hóa đơn tiền công. Những máy như vậy có thể được vận hành bằng cơ hoặc điện.

Hệ thống:

Máy bao gồm đồng hồ và cơ cấu đục lỗ được đồng bộ hóa. Một nhân viên trong khi vào hoặc ra khỏi địa điểm sẽ đưa thẻ tham dự của mình vào bên trong máy và thời gian được in trên đó.

(D) Quay phim vi mô:

Hồ sơ, thay vì lưu giữ dưới dạng giấy tờ trong hồ sơ, được lưu giữ dưới dạng cuộn phim. Hình ảnh được chụp từ một loạt các tài liệu trong một cuộn phim. Bất cứ lúc nào bộ phim có thể được chiếu và in để biết thông tin và sử dụng. Đôi khi hình ảnh được chụp các tài liệu trước khi chúng bị thanh trừng hoặc phá hủy.

Một lần nữa, cuộn phim có thể được bảo quản như nguồn hồ sơ thứ cấp. Microfilming cũng là cần thiết để bảo mật các tài liệu bí mật. Các tài liệu phải được trả lại sau khi kiểm tra chúng, có thể được vi lọc thuận tiện. Trong các thư viện lớn, microfilming của những cuốn sách hiếm thường được thực hiện.

Hệ thống:

Một thiết bị Microfilming hoàn chỉnh bao gồm các phần sau:

(1) Đơn vị quay phim:

Nó bao gồm một máy ảnh và phim. Thông thường phim 16 mm được sử dụng cho mục đích dài 50, 100 hoặc 200 feet (15, 30 hoặc 60 mét). Một số hàng ngàn tài liệu có kích thước tiêu chuẩn có thể được quay trên một cuộn 100 feet.

(2) Độc giả:

Nó bao gồm một người xem và một màn hình. Nói chung, khi cần thiết, tài liệu được xem thông qua người xem chiếu phim trên màn hình.

(3) Bộ xử lý:

Đây là một bộ đơn vị phát triển phim. Điều này có thể được sử dụng trong ánh sáng ban ngày. Việc xử lý cũng có thể được thực hiện bởi các nhiếp ảnh gia bên ngoài. Một văn phòng có thể có sự sắp xếp riêng để tái tạo hoặc in các bộ phim cùng với sự sắp xếp xử lý hoặc nó có thể phụ thuộc vào các nhiếp ảnh gia bên ngoài.

Ưu điểm:

(1) Không gian rất nhỏ là cần thiết để lưu giữ các hồ sơ cũ vì một bộ phim 100 feet có thể chứa âm bản của hàng ngàn tài liệu.

(2) Các hồ sơ được duy trì trong toto và sao chép với độ chính xác có thể được thực hiện bất cứ lúc nào.

(3) Những hồ sơ như vậy dễ dàng mang theo và có thể được gỡ bỏ nhanh chóng.

(4) Hệ thống không yêu cầu thiết bị nộp nặng với trọng lượng lớn và số lượng lớn.

(5) Hồ sơ không có lỗi nhưng lỗi thường gặp khi sao chép hồ sơ được thực hiện bằng cách gõ.

(6) Màng vi mô rất bền và không bị hư hỏng hoặc phai màu hoặc bị phá hủy bởi côn trùng như chúng ta tìm thấy trong trường hợp tệp.

(7) Không có rủi ro vì màng vi mô không dễ cháy.

(8) Một khi phim được chuẩn bị, hồ sơ không thể bị thay đổi hoặc giả mạo, điều này có thể xảy ra đối với hồ sơ trên giấy.

(9) Microfilms có thể được bảo quản riêng như một nguồn hồ sơ bổ sung và do đó chúng đủ khả năng bảo vệ hồ sơ.

Nhược điểm:

(1) Nó có chi phí ban đầu rất lớn cho việc mua thiết bị. Nhưng, trên thực tế, cuối cùng chi phí ít hơn so với thiết bị nộp đơn.

(2) Rất khó để phân loại hồ sơ thích hợp và do đó rất nguy hiểm khi tìm ra vị trí của một tài liệu cụ thể trong số một số cuộn phim.

(3) Các bộ phim có thể không tạo ra hình ảnh rõ ràng và rõ ràng thông qua người xem đặc biệt vì có giảm nhiều kích thước của một tài liệu trên phim. Đó là khuyến khích rằng bản gốc của các tài liệu quan trọng, cũng nên được giữ lại.

Quản lý, Hành chính và Văn phòng:

Một hệ thống quản lý toàn bộ hệ thống, có thể được định nghĩa đơn giản là một cách hoàn thành công việc và với những nỗ lực của người khác. Các chức năng cơ bản của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo (và thúc đẩy) và kiểm soát. Chức năng tổ chức cũng bao gồm nhân sự và điều phối. Có nhiều quan điểm khác nhau liên quan đến chính quyền. Một trong những quan điểm được chấp nhận của các nhà văn hiện đại trong quản lý là thực hiện các quyết định được lập trình cao của những người quản lý cấp cao nhất.

Phần hành chính của quản lý được thực hiện từ văn phòng có thể được chia thành hai phần:

(a) Đưa ra quyết định của những người quản lý có quyền lực cao, những người được bố trí trong các phòng tương ứng của họ trong văn phòng.

(b) Thực hiện các quyết định trong các hình thức công việc thường xuyên với sự giúp đỡ của các bộ phận khác nhau.