Thiết bị xử lý thư văn phòng: Cần và các loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Thiết bị cần thiết cho Xử lý Thư văn phòng. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Cần thiết bị xử lý thư 2. Các loại thiết bị để xử lý thư.

Cần thiết bị xử lý thư:

Xử lý thư là một công việc tốn nhiều công sức. Có rất nhiều hoạt động để làm. Mỗi ngày một số lượng lớn các bài báo, cả đến và đi, phải được xử lý. Con số rất lớn cho một mối quan tâm lớn. Số lượng tăng lên khi mối quan tâm tăng kích thước; và các hoạt động được nhân lên.

Thư hoặc thông báo hoặc thông tư phải được gửi thường xuyên đến cùng một người và sau đó cùng một địa chỉ phải được viết hoặc gõ một số lần.

Nhiều trang hoặc bao vây phải được lắp ráp với nhau. Tất cả đều là những công việc tẻ nhạt nhưng phải được thực hiện chính xác. Để vượt qua sự đơn điệu, để đảm bảo tốc độ và độ chính xác và tránh các vụ trộm, nhiều loại máy đã được giới thiệu có thể được sử dụng, với điều kiện khối lượng công việc khá lớn, để làm cho hệ thống kinh tế.

Các loại thiết bị xử lý thư:

Các loại máy khác nhau được sử dụng để xử lý thư được mô tả bên dưới:

(1) Máy mở thư:

Máy này được sử dụng để mở phong bì. Thư thường được mở bằng tay nhưng một chút bất cẩn có thể làm hỏng nội dung bên trong. Bằng máy này, một Phong bì có thể được mở bằng cách cắt rất mảnh một dải hẹp từ một cạnh của phong bì.

Máy được trang bị dao cắt hoặc lưỡi dao tự mài và quay. Máy có thể được vận hành bằng tay hoặc vận hành bằng điện. Một máy hoạt động bằng điện có thể mở tới 500 phong bì với mọi kích cỡ trong vòng một phút.

(2) Máy niêm phong phong bì:

Niêm phong phong bì là một tẻ nhạt và công việc bẩn thỉu. Bẩn vì kẹo cao su hoặc keo được sử dụng. Một máy niêm phong phong bì, nếu hoạt động bằng tay, có thể niêm phong gọn gàng khoảng 150 phong bì trong một phút và nếu vận hành bằng điện, con số có thể đạt tới 25.000 một giờ.

Nước phải được cho ăn liên tục. Phong bì của bất kỳ chiều rộng, chiều dài và độ dày hợp lý có thể được niêm phong bằng một máy tiêu chuẩn. Một máy hoạt động bằng điện có một lợi thế nữa là nước được làm nóng và nước nóng tạo ra tác động nhanh lên kẹo cao su.

(3) Máy đối chiếu:

Một số thùng hoặc tờ giấy có thể phải được lắp ráp với nhau trước khi chúng được gửi đi. Đây là một công việc tốn nhiều công sức và rủi ro. Rủi ro vì bất kỳ tờ giấy nào có thể bị bỏ sót hoặc có thể có sự trùng lặp lãng phí của cùng một trang. Nó là tốn thời gian quá. Một máy đối chiếu giải quyết tất cả các vấn đề.

Một máy như vậy có nhiều loại và kích cỡ. Một cỗ máy lớn không chỉ đối chiếu mà còn ràng buộc các giấy tờ. Một máy đối chiếu đơn giản có thể được sử dụng bởi một người đánh máy giữ số lượng tờ giấy cần thiết, xen kẽ với các tờ giấy carbon, sẵn sàng trên bàn để không mất thời gian để làm cho các giấy tờ sẵn sàng khi một số bản sao được gõ vào thời gian.

(4) Máy gấp giấy:

Gấp giấy trước khi nhét chúng vào trong phong bì không phải là công việc đơn giản như trước đây. Folding phải được thực hiện một cách gọn gàng và thanh lịch. Không được có những nếp gấp không cần thiết gây lãng phí thời gian. Việc gấp trở nên khó khăn khi một đống giấy tờ phải được xếp lại với nhau.

Gấp phải theo kích thước của phong bì. Trong trường hợp 'phong bì cửa sổ' được sử dụng, việc gấp lại phải được thực hiện theo cách mà địa chỉ bên trong được gõ trên chữ cái sẽ hiển thị. Tất cả những vấn đề này có thể được giải quyết nếu sử dụng máy gấp giấy.

Một máy tổng hợp có sẵn sẽ đối chiếu, gấp và chèn các giấy tờ bên trong một phong bì và cuối cùng sẽ niêm phong nó. Tất cả những điều này có thể được thực hiện với tốc độ để làm cho 2.500 phong bì sẵn sàng trong vòng một giờ. Tuy nhiên, phần lớn phụ thuộc vào số lượng giấy tờ được đối chiếu.

(5) Máy đánh địa chỉ hoặc địa chỉ:

Sự giúp đỡ của một máy như vậy được thực hiện khi thường xuyên gửi thư hoặc thông tư hoặc thông báo cho cùng một địa chỉ. Ví dụ: liên lạc với các thành viên của hiệp hội hoặc công ty, hóa đơn điện hoặc điện thoại cho người đăng ký, thông báo cao cấp cho chủ hợp đồng bảo hiểm, v.v.

Đối với máy này, một bản sao chính cho mỗi tên và địa chỉ phải được chuẩn bị. Điều này có thể được thực hiện bằng cách dập nổi trên các tấm kim loại hoặc vết cắt trên giấy dày hoặc tấm nhựa, v.v ... Những tấm hoặc thẻ này được đưa vào bên trong máy. Bằng cách nhấn một đòn bẩy, từng tấm một hoặc thẻ được đưa đến vị trí in.

Phong bì hoặc thẻ được đặt trên nền tảng và tấm hoặc thẻ dập nổi được ấn vào nó và mực khô đi ở giữa. Một dấu ấn được thực hiện. Bằng cách thêm một số tệp đính kèm, việc đánh số cũng có thể được thực hiện đồng thời hoặc một phần của tổng số mô tả có thể được in (chỉ nói tên), v.v.

Tất cả các tên có thể không muốn tại một thời điểm. Bằng một số thiết bị tự động, máy có thể thực hiện lựa chọn. Địa chỉ có thể được in từ 800 đến 1.000 mỗi giờ bằng máy điều khiển bằng tay và lên đến 7.000 mỗi giờ bằng cách vận hành bằng điện.

Máy như vậy được sử dụng ngay cả cho tiền lương hoặc trả cuộn, để lập hóa đơn, cho công việc điền vào mẫu khác. Nó có những ưu điểm tuyệt vời:

(a) Nó có tốc độ hoạt động rất lớn,

(b) Không có lỗi khi in tên và địa chỉ,

(d) Nó có thể được sử dụng cho một số mục đích và theo một số cách,

(e) Nó dẫn đến nền kinh tế.

Nó cũng có nhược điểm:

(a) Các tấm kim loại đắt tiền mặc dù bền,

(b) Rất khó để thực hiện các thay đổi.

(6) Máy Franking:

Đây là một máy được sử dụng để in trên phong bì, thẻ, vv thiết kế tem bưu chính có mệnh giá khác nhau, hiển thị ngày, số tiền, nơi dán tem và số lượng đăng ký của người dùng. Ngoài ra, một khẩu hiệu quảng cáo cũng có thể được in.

Nhà thương mại, tổ chức giáo dục, văn phòng chính phủ và nhiều tổ chức khác thường sử dụng máy như vậy thay vì sử dụng tem bưu chính dính thông thường. Máy này đã được giới thiệu sau Công ước Bưu chính Quốc tế năm 1922. Một máy như vậy có thể b; mua hoặc thuê nhưng phải được đưa đến bưu điện để đăng ký và giấy phép.

Một số được bưu điện phân bổ cho người dùng. Có một đồng hồ gắn vào máy cho thấy số tiền tiêu thụ bằng cách bưu chính. Một số tiền, dựa trên mức tiêu thụ có thể xảy ra phải được ước tính và trả trước cho bưu điện.

Theo đó, bưu điện điều chỉnh đồng hồ lên đến giới hạn đó, khóa và niêm phong nó. Người dùng có thể sử dụng máy cho đến khi đạt đến giới hạn giá trị bưu chính và sau đó máy dừng hoạt động. Một lần nữa, máy phải được đưa đến bưu điện để điều chỉnh đồng hồ mới về việc thanh toán tiền trước.

Để thực hiện các bước thẳng thắn, các bước sau đây phải được thực hiện:

(1) Các chữ cái phải được sắp xếp theo số lượng bưu chính cần thiết cho chúng.

(2) Máy được điều chỉnh với một mệnh giá tại một thời điểm. Ví dụ: 25 paise, 35 paise, v.v. Các chữ cái yêu cầu 25 tem paise sẽ được đóng dấu tại một thời điểm. Sau đó, các chữ cái yêu cầu tem 35 paise và như vậy.

(3) Đối với phong bì hoặc vật phẩm có độ dày nặng không thể nhập vào máy, các tấm riêng biệt được diềm và sau đó dán lên vật phẩm.

(4) Nếu có bất kỳ sai sót nào, một phong bì như vậy được bảo quản và có thể được gửi với bưu điện để được hoàn trả.

(5) Mỗi ngày phải điều chỉnh cơ chế in ngày.

(6) Máy phải được giữ dưới sự phụ trách của người có trách nhiệm để không bị lạm dụng.

Ưu điểm:

(a) Hoạt động giúp tiết kiệm thời gian. Khoảng 2.000 chữ cái có thể được sắp xếp trong một giờ bằng máy vận hành bằng tay và 15.000 chữ cái bằng máy vận hành bằng điện.

(b) Một kho tem bưu chính không được duy trì.

(d) Sách Bưu điện không cần phải được duy trì.

(e) Thư đã sẵn sàng để gửi nhanh chóng.

(f) In các khẩu hiệu quảng cáo là một phương thức quảng cáo rẻ tiền.

Nhược điểm:

(a) Có thể có sự lãng phí thông qua việc thẳng thắn với số tiền sai.

(b) Thư phải được gửi đến bưu điện mỗi ngày sau khi thẳng thắn và không thể bỏ trong hộp thư.

(d) Tem lỏng vẫn có thể cần thiết cho các thư khẩn cấp phải được đăng ngay lập tức nhưng đến lúc đó bưu điện đã đóng cửa.

(e) Một số tiền tốt phải được trả trước cho bưu điện.

(f) Nó có chi phí vận hành và bảo trì. Dòng chảy của mực phải được duy trì.