Hồ sơ nguồn nhân lực: Các loại, Mục tiêu, Yếu tố cần thiết và Phòng ngừa
Hồ sơ nguồn nhân lực: Các loại, Mục tiêu, Yếu tố cần thiết và Phòng ngừa!
Hồ sơ nguồn nhân lực đề cập đến các tài liệu thông tin được sử dụng bởi một tổ chức để thực hiện các chức năng của nó. Nó đại diện cho bộ nhớ của tổ chức. Các hồ sơ cung cấp thông tin về tổ chức được duy trì ở dạng hữu hình, ví dụ bằng văn bản, hình ảnh, biểu đồ, v.v.
Do đó, chúng là bằng chứng hữu hình về các hoạt động của tổ chức. Hồ sơ nhân sự cung cấp thông tin về vị trí nhân sự trong tổ chức, ví dụ - hồ sơ liên quan đến đào tạo, hiệu suất, vắng mặt, tiền lương và doanh thu, năng suất, khảo sát tinh thần, sự hài lòng công việc, an sinh xã hội, phúc lợi của nhân viên, vv các hình thức giấy tờ, thẻ, tập tin, biểu đồ, bản in màu xanh, vv Nhưng trong thời hiện đại, các bản ghi được lưu trữ trong C.Ds, phim video, băng âm thanh, v.v.
Các loại thông tin:
Các hồ sơ được chuẩn bị từ các báo cáo, biên bản cuộc họp, đơn đặt hàng, vv Chúng chứa thông tin về nhân viên, công đoàn, người sử dụng lao động, chính phủ, mô tả công việc, phân tích công việc, tuyển dụng, tuyển chọn, thăng chức, chuyển nhượng, chấm dứt, đào tạo và phát triển tắt, đình công, đóng góp PF, lợi ích nhân viên, tiền lương và tiền lương, tranh chấp khiếu nại, vv
Mục tiêu của hồ sơ nhân sự:
Mục tiêu chính của hồ sơ không lưu trữ nhưng để có thông tin để phân tích các vấn đề khác nhau. Hồ sơ lưu trữ hiệu quả cho phép phân tích tốt hơn các vấn đề.
Hồ sơ phục vụ các mục đích sau.
(1) Giúp người quản lý xác định, chuẩn bị và thực hiện các chương trình đào tạo cho nhân viên và phát triển điều hành cho người quản lý.
(2) Tạo điều kiện thuận lợi trong việc ra quyết định liên quan đến chuyển nhượng, thăng chức, giáng chức, tái bố trí, v.v.
(3) Giúp chuẩn bị bảng lương và bảng lương.
(4) Cho phép cung cấp thông tin liên quan đến tai nạn, vắng mặt, doanh thu lao động, tiền lương và tiền lương cho các cơ quan chính phủ.
(5) Tạo điều kiện kiểm toán nguồn nhân lực.
(6) Cho phép nghiên cứu trong quan hệ của con người.
(7) Cung cấp kiến thức về tính hợp lệ của các bài kiểm tra và phỏng vấn việc làm.
(8) Duy trì dữ liệu liên quan đến lá, đào tạo, thăng chức, chuyển nhượng, sa thải, sa thải, chi phí phát sinh cho lợi ích của nhân viên, v.v.
Yếu tố cần thiết của một hồ sơ tốt:
Để đạt được các mục tiêu trên, một hồ sơ tốt phải bao gồm các tính năng sau:
(1) Nó nên khách quan. Nó nên được duy trì để thực hiện các mục tiêu đã nêu.
(2) Lưu trữ hồ sơ nên đơn giản và dễ hiểu.
(3) Nó phải chính xác mà không có bất kỳ cơ hội sai sót hoặc gian lận.
(4) Nó phải phù hợp với nhu cầu.
(5) Nó có thể dễ dàng truy nguyên hoặc có sẵn.
(6) Trong việc duy trì các nguyên tắc hồ sơ của nền kinh tế nên được tuân theo. Bảo trì hồ sơ không nên tốn kém.
(7) Nó sẽ hữu ích cho việc quản lý kinh doanh tốt hơn. Không cần giấy tờ không nên được lưu giữ trong hồ sơ.
(8) Cần có quyền truy cập dễ dàng vào thông tin cần thiết, do đó nên được duy trì tương ứng.
(9) Các hồ sơ khác nhau nên được phân biệt dễ dàng.
(10) Không nên có sự trùng lặp.
(11) Người lưu giữ hồ sơ nên được sử dụng để chăm sóc hồ sơ.
Các biện pháp phòng ngừa trong việc duy trì hồ sơ:
Các hồ sơ phục vụ nhiều mục đích. Các hồ sơ của nhân sự sẽ được lưu giữ kể từ ngày họ được giới thiệu cho đến khi nghỉ hưu hoặc rời khỏi tổ chức. Theo Jucius Michael, một số biện pháp phòng ngừa là rất cần thiết trong việc duy trì hồ sơ nhân sự.
Họ đang:
(1) Tất cả thông tin tuyển dụng cho mọi nhân viên có thể được lưu trong một thư mục. Các thông tin khác liên quan đến nhân viên như đánh giá hiệu suất, trình độ giáo dục, đào tạo, hành động kỷ luật, nếu có, chống lại nhân viên, vv được đặt trong thư mục.
(2) Bên cạnh thư mục, một thẻ chứa thông tin quan trọng có thể được nộp trong thư mục cho phép dễ dàng có sẵn hồ sơ nhân viên bất cứ lúc nào.
(3) Trong một số trường hợp, khi số lượng nhân viên rất lớn, thiết bị xử lý dữ liệu có thể được sử dụng để duy trì hồ sơ.
Các loại hồ sơ nhân sự:
Các hồ sơ cơ bản về nhân sự trong các doanh nghiệp công nghiệp như sau: -
Hồ sơ dịch vụ cá nhân:
Hồ sơ này bao gồm tên và địa chỉ, giới tính, tuổi, trình độ học vấn, kinh nghiệm, bộ phận & bộ phận, ngày hẹn, ngày hưu bổng, tiền lương, tăng, nhận được thăng chức, chuyển nhượng, vv của nhân viên.
Hồ sơ hiệu suất:
Xếp hạng được đưa ra cho mỗi nhân viên trên cơ sở đánh giá hiệu suất hàng năm được bao gồm trong hồ sơ này.
Để lại hồ sơ:
Nó bao gồm các loại lá khác nhau được lấy bởi các nhân viên và cân bằng lá.
Hồ sơ đào tạo:
Điều này bao gồm các chương trình đào tạo mà nhân viên tham gia với thời gian ngày và giờ.
Hồ sơ sức khỏe và an toàn:
Những hồ sơ này bao gồm các thông tin về tai nạn, báo cáo y tế, hồ sơ bảo hiểm, vv
