Phương pháp giữ thời gian: Phương pháp thủ công và cơ học

Phương pháp giữ thời gian: Phương pháp thủ công và cơ học!

Có hai phương pháp giữ thời gian. Chúng là các phương pháp thủ công và các phương pháp cơ học. Việc lựa chọn một phương pháp cụ thể phụ thuộc vào yêu cầu và chính sách của một công ty. Nhưng dù áp dụng phương pháp nào thì cũng nên ghi lại chính xác thời gian phát sinh chi tiêu tối thiểu có thể và nên giảm thiểu rủi ro thanh toán tiền lương gian lận.

Sau đây là hai phương pháp giữ thời gian được thảo luận chi tiết:

I. Phương pháp thủ công:

Các phương pháp thủ công giữ thời gian như sau:

(а) Phương thức đăng ký tham dự, và

(b) Phương pháp đĩa kim loại.

(a) Phương thức đăng ký tham dự:

Đây là phương pháp ghi chép thời gian lâu đời nhất. Theo phương pháp này, một sổ đăng ký tham dự (còn được gọi là Muster Roll) được giữ trong văn phòng thời gian liền kề với cổng nhà máy hoặc trong mỗi bộ phận cho công nhân làm việc tại đó. Sổ đăng ký tham dự có các cột như tên của công nhân, số công nhân, bộ phận mà anh ta đang làm việc, mức lương, thời gian đến và đi, thời gian bình thường và làm thêm giờ.

Thời gian đến và đi có thể được ghi lại bởi một nhân viên được gọi là người giữ thời gian. Nếu công nhân biết chữ, họ có thể tự ghi lại thời gian với sự có mặt của người giữ thời gian hoặc quản đốc.

Phương pháp này đơn giản và không tốn kém và có thể được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ nơi số lượng công nhân không lớn. Phương pháp này có thể dẫn đến thực hành ghi sai thời gian không đúng vì có khả năng thông đồng giữa một số công nhân và người giữ thời gian. Tuy nhiên, để ghi lại thời gian của công nhân làm việc tại cơ sở của khách hàng và những địa điểm nằm cách nhà máy một khoảng cách, đây có thể là phương pháp phù hợp duy nhất.

(b) Phương pháp đĩa kim loại:

Theo phương pháp này, mỗi công nhân được phân bổ một đĩa kim loại hoặc mã thông báo có lỗ mang số nhận dạng của anh ta. Một bảng được giữ ở cổng với các chốt trên đó và tất cả các mã thông báo được treo trên bảng này. Các bảng này có thể được duy trì riêng cho từng bộ phận để công nhân có thể xóa mã thông báo của họ khỏi bảng mà không bị chậm trễ.

Khi các công nhân vào cổng nhà máy, họ loại bỏ các đĩa hoặc mã thông báo tương ứng của họ và đặt chúng vào một hộp hoặc khay được giữ gần bảng. Ngay sau thời gian dự kiến ​​vào nhà máy, hộp được gỡ bỏ và những người đến muộn sẽ phải trao mã thông báo cho người giữ thời gian để có thể ghi lại thời gian chính xác của họ. Các đĩa hoặc mã thông báo vẫn còn trên bảng đại diện cho các công nhân vắng mặt. Sau đó, người quản lý thời gian ghi lại sự tham dự trong một sổ đăng ký được gọi là Daily Muster Roll, sau đó được chuyển cho Bộ phận cuộn lương.

Phương pháp này rất đơn giản vì những người lao động mù chữ có thể rất dễ dàng nhận ra mã thông báo của họ và bỏ vào hộp. Phương pháp này tốt hơn phương pháp đăng ký tham dự và rất hữu ích khi số lượng nhân viên không lớn.

Nhưng nó có những nhược điểm nhất định của riêng nó như được đưa ra dưới đây:

1. Có nhiều khả năng một công nhân có thể cố gắng xóa mã thông báo của người bạn đồng hành khỏi bảng để có được sự hiện diện của anh ta khi anh ta vắng mặt.

2. Có nhiều khả năng tranh chấp về thời gian chính xác đến của một công nhân bởi vì người giữ thời gian đánh dấu sự tham dự có thể phạm lỗi có chủ ý hoặc do bất cẩn. Không có bằng chứng xác thực về sự hiện diện hay vắng mặt của người lao động.

3. Có khả năng bao gồm các công nhân giả hoặc ma bởi người giữ thời gian trong sổ đăng ký tham dự hoặc Daily Muster Roll.

II. Phương pháp cơ học:

Các phương pháp cơ học thường được sử dụng để ghi lại thời gian của công nhân có thể như sau:

(i) Đồng hồ ghi thời gian; và

(ii) Bản ghi thời gian quay số.

(i) Đồng hồ ghi thời gian :

Đồng hồ ghi thời gian là một thiết bị cơ khí tự động ghi lại thời gian của công nhân. Phương pháp này đã được phát triển để khắc phục một số khó khăn gặp phải trong trường hợp phương pháp thủ công và phương pháp này hữu ích khi số lượng công nhân khá lớn. Theo phương pháp này, mỗi công nhân được cấp Thẻ thời gian thường có thời hạn một tuần. Thẻ thời gian được sắp xếp một cách an toàn trong một khay gần cổng nhà máy và khi công nhân vào cổng, anh ta lấy thẻ của mình từ khay, đặt nó vào đồng hồ ghi thời gian in thời gian chính xác đến không gian thích hợp với không gian cụ thể ngày.

Quá trình này được lặp đi lặp lại tôi để ghi lại thời gian khởi hành cho bữa trưa, trở về từ bữa trưa và thời gian rời khỏi nhà máy vào buổi tối. Đến muộn, phát tờ rơi sớm và tăng ca được in màu đỏ để thu hút sự chú ý của ban quản lý.

Một thẻ thời gian cũng có thể đưa ra các chi tiết cụ thể như tỷ lệ hàng giờ, tổng tiền lương trừ các khoản khấu trừ và tiền lương phải trả. Nếu các chi tiết này được bao gồm trong thẻ thời gian, nó sẽ được gọi là thẻ thời gian kết hợp và thẻ thanh toán được chia thành hai phần, phần trên là bản ghi thời gian và phần dưới dùng làm vé lương.

Tiền lương được tính trên cơ sở thời gian được ghi ở phần trên và được bộ phận thanh toán nhập vào phần dưới.

Ưu điểm chính của phương pháp này là không có cơ hội tranh chấp phát sinh liên quan đến việc ghi lại thời gian của công nhân vì thời gian được ghi bởi đồng hồ ghi thời gian chứ không phải bởi người giữ thời gian. Không có phạm vi cho một phần hoặc bất cẩn của người giữ thời gian như trong trường hợp phương pháp thủ công.

Nhưng phương pháp này bị các khiếm khuyết sau:

1. Có nhiều khả năng một công nhân có thể cố gắng lấy thẻ thời gian của bạn mình từ khay để có được anh ta có mặt đúng lúc khi anh ta thực sự đến trễ hoặc bị đánh dấu sự hiện diện của anh ta khi anh ta vắng mặt. Hạn chế này có thể được loại bỏ nếu người giữ thời gian không thể hiện sự bất cẩn.

2. Đôi khi, đồng hồ ghi thời gian bị hỏng và công việc ghi thời gian bị trật khớp.

(ii) Bản ghi thời gian quay số:

Máy ghi thời gian quay số là một máy có quay số xung quanh đồng hồ. Mặt số này có một số lỗ (thường là khoảng 150) và mỗi lỗ có một số tương ứng với số nhận dạng của công nhân liên quan.

Có một cánh tay hướng tâm ở giữa mặt số. Khi một công nhân bước vào cổng nhà máy, anh ta sẽ ấn cánh tay hướng tâm sau khi đặt nó vào lỗ số của mình và thời gian của anh ta sẽ tự động được ghi lại trên một cuộn giấy bên trong máy ghi thời gian quay số so với số.

Bảng mà thời gian được ghi lại cung cấp một tài khoản đang chạy về thời gian của công nhân. Máy này cho phép độ chính xác cao hơn và bản thân nó có thể sao chép số giờ vào bảng lương. Máy này cũng có thể tính toán tiền lương của công nhân và do đó tránh mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, chi phí lắp đặt cao của máy ghi thời gian quay số và việc sử dụng nó chỉ cho một số lượng công nhân hạn chế là nhược điểm của phương pháp này.