Chức năng văn phòng: 4 loại chức năng chính của văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng về bốn loại chức năng chính của văn phòng. Các chức năng là: 1. Giao tiếp 2. Tính toán 3. Ghi âm 4. Quản lý không gian.

Chức năng văn phòng # 1. Giao tiếp:

Mọi tổ chức đều cần một văn phòng. Tổ chức công việc có nghĩa là tiếp xúc với người dân. Một cấu trúc tổ chức được xây dựng bởi mọi người. Truyền thông là quá trình mà các liên hệ có thể được thiết lập. Truyền thông có nghĩa là trao đổi ý tưởng và đó là giao thông hai chiều. Thông tin phải được nhận và thông tin cũng phải được gửi đi. Điều này được gọi chung là truyền thông.

(1) Truyền thông có hai loại:

Bên ngoài và bên trong,

(a) Bên ngoài:

Một tổ chức phải thiết lập mối liên hệ và mối quan hệ với những người bên ngoài, khách hàng, khách nợ, chủ nợ, nhà cung cấp, tổ chức khác, Chính phủ và cuối cùng là công chúng nói chung. Ngay cả giao tiếp với các thành viên của một tổ chức có thể được gọi là giao tiếp bên ngoài vì các thành viên cư trú ở những nơi khác nhau.

Giao tiếp bên ngoài là một quá trình phức tạp và mở rộng. Có rất nhiều loại thiết bị cơ khí để thiết lập các liên hệ rộng hơn và nhanh hơn. Ví dụ: điện thoại, bộ máy điện báo, bộ máy telex, v.v.

Giao tiếp bên ngoài có thể đạt được bằng cách tổ chức các cuộc họp, hội nghị, vv, nơi mọi người từ xa có thể tham gia. Tương ứng là quá trình giao tiếp bên ngoài phổ biến và thuận tiện nhất không quan trọng khoảng cách là gì.

(b) Nội bộ:

Giao tiếp là cần thiết giữa các cá nhân làm việc trong văn phòng ở các phòng ban khác nhau. Giao tiếp như vậy là một việc liên tục. Tại mỗi bước của mọi hoạt động đều cần thiết. Nó giữa cấp trên và cấp dưới có thể được gọi là giao tiếp dọc. Có sự giao tiếp theo chiều ngang giữa những người cùng cấp hoặc cấp bậc được gọi là đồng nghiệp.

Trong các văn phòng lớn, có sự sắp xếp công phu cho việc giao tiếp (thường được gọi là hệ thống liên kết) với sự trợ giúp của các thiết bị cơ khí. Các cuộc họp, hội nghị, vv, cũng được tổ chức giữa các thành viên của nhân viên. Thành lập các ủy ban, thảo luận nhóm, vv, cũng rất phổ biến hiện nay.

(2) Truyền thông có thể được phân thành ba loại từ các góc độ khác nhau:

(a) Đường uống:

Đây là giao tiếp mặt đối mặt giữa hai hoặc nhiều người. Một người có thể nói chuyện với một hoặc một nhóm người. Điều này chủ yếu dành cho giao tiếp nội bộ với sự trợ giúp của inter-com, thiết bị, Dictaphone, v.v ... Có thể liên lạc bằng miệng qua điện thoại. Tổ chức một cuộc phỏng vấn là một hình thức độc quyền của giao tiếp bằng miệng,

(b) Viết:

Đây là trong các hình thức của thư, báo cáo, thông báo, thông tư, ghi nhớ, vv Điều này còn được gọi là thư. Nó là phổ biến hơn cho giao tiếp xa. Máy đánh chữ, máy nhân bản, vv, được sử dụng để chuẩn bị văn bản. Ưu điểm lớn nhất của giao tiếp bằng văn bản là ghi đồng thời có thể được duy trì. Tất nhiên, giao tiếp bằng miệng cũng có thể được ghi lại thông qua một máy ghi âm.

Giao tiếp bằng văn bản có thể được gửi đến một số lượng lớn người tại một thời điểm dưới dạng chính xác bằng cách sử dụng máy sao chép hoặc in ấn. Sự tương ứng có lẽ là chức năng quan trọng nhất của một văn phòng. Thư ký được cho là một chuyên gia trong công việc này.

(c) Cử chỉ:

Đây là một phương thức giao tiếp thông qua các tín hiệu và dấu hiệu, vẫy tay, vỗ lưng, v.v ... Nó được thực hiện trong một phạm vi rất gần và trong hầu hết các trường hợp nó có tính chất không chính thức. Người ta nói rằng đôi mắt có thể nói nhiều hơn những gì từ có thể làm. Giao tiếp bằng cử chỉ hoặc sử dụng "ngôn ngữ của cơ thể" là quốc tế vì không có rào cản ngôn ngữ.

Giao tiếp cũng có thể được trực quan với sự trợ giúp của hình ảnh, hình ảnh, vv và cũng bằng cách báo hiệu, ví dụ như một cái chuông, đèn đỏ, vv

Giao tiếp bên ngoài chủ yếu bằng văn bản và một phần bằng miệng trong khi giao tiếp nội bộ phần lớn bằng miệng, một phần bằng văn bản và thường mang tính biểu hiện.

Chức năng văn phòng # 2. Tính toán :

Thông tin được thu thập thông qua giao tiếp và từ các hồ sơ được phân tích, so sánh và thảo luận và đồng thời tính toán được thực hiện với sự trợ giúp của dữ liệu và số liệu thống kê có sẵn để đưa ra quyết định. Quyết định được theo sau bởi hành động.

Thuật ngữ điện toán có nghĩa là tính toán. Trong thực tế, nó là một cái gì đó nhiều hơn chỉ là tính toán. Trong các văn phòng máy tính lớn hiện đại được sử dụng. Một máy như vậy là một thiết bị điện tử để xử lý dữ liệu giúp quá trình ra quyết định.

Trong mối quan tâm nhỏ công việc tính toán được thực hiện bởi lao động trí óc. Nhân viên điều hành cấp cao và có lương cao ngồi trong văn phòng để làm công việc ra quyết định như vậy. Các quyết định chính được đưa ra bởi những người ở cấp cao nhất, giống như giám đốc của một công ty. Thư ký rất thường xuyên hỗ trợ những người cấp cao nhất trong quá trình ra quyết định.

Biểu đồ và sơ đồ thống kê được chuẩn bị cho mục đích này. Các cuộc điều tra được thực hiện để biết thêm thông tin và chuẩn bị trên đó. Thông tin về kinh nghiệm của những người khác trong cùng một dòng có thể rất hữu ích.

Chức năng văn phòng # 3. Ghi âm :

Rõ ràng đây là chức năng chính của một văn phòng. Ghi âm có nghĩa là bảo quản thông tin và các sự kiện của tất cả các loại. Ghi âm là một quá trình liên tục và thậm chí tự động. Ghi âm bắt đầu với giao tiếp, đặc biệt là khi giao tiếp được viết. Bất cứ thông tin nào được nhận và bất cứ điều gì được gửi, đều được ghi lại.

Hồ sơ được lưu giữ các tính toán và phân tích khác nhau trong quá trình ra quyết định. Các quyết định cũng được ghi nhận. Các quyết định chính thường được đưa ra dưới dạng các nghị quyết tại các cuộc họp được ghi vào sổ biên bản. Một phần lớn nhân viên văn phòng được tham gia để ghi lại công việc.

(1) Ghi âm có hai khía cạnh:

(a) Chuẩn bị hồ sơ:

Hồ sơ phải được chuẩn bị đầu tiên. Có nhiều quy tắc khác nhau để chuẩn bị hồ sơ. Ví dụ, hồ sơ kế toán phải được chuẩn bị theo hệ thống ghi sổ kép. Có nhiều hình thức khác nhau được sử dụng. Ví dụ: Bảng cân đối kế toán của một công ty có hình thức cụ thể, như được đưa ra trong Biểu VI của Đạo luật công ty.

(b) Bảo quản hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu giữ. Hồ sơ có một số tiện ích. Họ được chuẩn bị cho bằng chứng ^ tham khảo và hướng dẫn trong tương lai và vì vậy chúng phải được bảo tồn. Nộp hồ sơ là một nghệ thuật lưu giữ hồ sơ. Có nhiều loại thiết bị, như tủ hồ sơ, cho mục đích này.

(2) Hồ sơ có hai loại:

(a) Tài chính:

Các loại tài khoản khác nhau tạo nên hồ sơ tài chính. Biểu đồ thống kê khác nhau cũng cần thiết cho mục đích.

(b) Phi tài chính:

Thư, báo cáo, biên bản các cuộc họp, vv, làm cho hồ sơ phi tài chính. Cả hai loại hồ sơ đều quan trọng như nhau đối với một tổ chức. Một số hồ sơ phải được lưu hành. Ví dụ: Báo cáo của Giám đốc (hồ sơ phi tài chính) và tài khoản lãi lỗ và bảng cân đối kế toán (hồ sơ tài chính) phải được lưu hành giữa các thành viên của một công ty. Thư ký có trách nhiệm quan trọng trong việc giám sát và kiểm soát việc chuẩn bị và bảo quản hồ sơ.

Chức năng văn phòng # 4. Quản lý không gian:

Một số người cho rằng việc sử dụng hợp lý không gian hoặc chỗ ở của văn phòng là một chức năng khác của văn phòng. Không gian là khan hiếm và tốn kém và vì vậy cần phải sử dụng tối đa nó mà không đông đúc. Tất cả phụ thuộc vào bố trí khoa học để đảm bảo dòng công việc tối đa.

Đối với mỗi loại chức năng văn phòng, người chuyên môn là cần thiết và vì vậy việc tuyển dụng nhân sự phải được thực hiện rất cẩn thận. Đào tạo riêng biệt có thể được truyền cho họ cho mục đích này. Thư ký phải có kiến ​​thức khả thi về từng loại chức năng nếu không anh ta không thể kiểm soát nhân viên.