Hồ sơ văn phòng và thư tín
Đọc bài viết này để tìm hiểu về hồ sơ văn phòng và thư từ.
Ý nghĩa của Thư tín văn phòng:
Rất nhiều giao tiếp diễn ra trong một tổ chức là bằng văn bản. Do đó, sự tương ứng được định nghĩa là "giao tiếp bằng văn bản về chủ đề cùng quan tâm hoặc trong tổ chức hoặc với người ngoài".
Sự tương ứng trong tổ chức cho vay một ý nghĩa dứt khoát đối với các chính sách và thực tiễn của công ty, thúc đẩy sự hiểu biết giữa các thành viên và các phòng ban của tổ chức.
Sự tương ứng với người ngoài quảng bá hình ảnh của tổ chức, làm rõ các chính sách của nó, giữ cho các thực thể pháp lý của nó nguyên vẹn và giữ cho hoạt động của nó hoạt động.
Mục đích của Thư tín văn phòng:
Có thể có và có nhiều lý do cho các thư từ văn phòng.
Một thư từ văn phòng có thể là vì những lý do sau:
1. Phục vụ thông báo cho nhân viên văn phòng.
2. Phục vụ thông báo cho từng người.
3. Phục vụ một đơn đặt hàng cho toàn bộ bộ phận hoặc cho từng nhân viên trong văn phòng.
4. Phục vụ một chỉ dẫn cho bộ phận hoặc cho một cá nhân làm việc trong bộ phận.
Phục vụ một hướng dẫn hoặc thông báo cho văn phòng nằm bên ngoài khuôn viên văn phòng. Có thể có nhiều lý do khác để thực hiện và phục vụ một hướng dẫn là một phần của thư tín văn phòng, tuy nhiên, bản chất của thư tín phụ thuộc vào tình huống phát sinh trong văn phòng mà phải gửi thông báo.
Nguyên tắc của Văn phòng Thư tín:
Có một số nguyên tắc tương ứng nhất định phải được tuân theo bởi mọi văn phòng. Thông báo văn phòng hoặc lệnh văn phòng không thể được phát hành bởi mỗi Tom, Dick và Harry. Giả sử một người đứng đầu bộ phận muốn đưa ra một bức thư cảnh báo cho một nhân viên của mình. Anh ta không thể phát hành điều tương tự trên ý tưởng bất chợt và huyền thoại của mình.
Đầu tiên anh ta phải tham khảo hướng dẫn sử dụng văn phòng, trong đó anh ta sẽ biết rõ liệu văn phòng có trao quyền cho người đứng đầu bộ phận phát hành những lá thư như vậy hay không.
Nếu có, thì anh ta có thể, trong khuôn khổ của sổ tay hành chính, phát hành thư. Nếu không, anh ta phải quay trở lại người đứng đầu tổ chức, giải thích tình hình và tìm kiếm sự cho phép và chấp thuận của anh ta để ban hành lệnh đó, trước khi đưa ra một lá thư cảnh báo như vậy. Một bản sao của bức thư đó nên được chuyển đến người đứng đầu tổ chức văn phòng để biết thông tin của anh ấy.
Nguyên tắc lớn nhất của bất kỳ thư từ chính thức nào là các thư chính thức được phát hành, phục vụ hoặc gửi cho bất kỳ ai, nên có một lý do chính đáng, hợp lệ để chứng minh một hành động kiên quyết kiên quyết.
Một nguyên tắc khác của công văn là, trừ khi và cho đến khi cần, nó phải ngắn gọn, lịch sự và nên được viết theo cách mà người đọc nó nên có hành động thuận lợi. Không có giai đoạn nào nên thư chính thức được phục vụ hoặc viết là khắc nghiệt, bất lịch sự và rỉ sét. Do đó, nó làm giảm tầm quan trọng của bức thư và người viết nó.
Bảo trì thư tín chính thức:
Việc bảo trì thư tín văn phòng bắt đầu bằng việc nhận được thư chính thức và nộp chúng vào hồ sơ thích hợp, hoặc gửi thư ra khỏi văn phòng, hoặc gửi thư cho một bộ phận khác và duy trì một bản sao của nó trong hồ sơ.
Điều này được giải thích tốt nhất như vậy:
Các chữ cái đến còn được gọi là thư đến và các chữ cái bên ngoài được gọi là thư đi. Chúng ta sẽ thảo luận về thủ tục xử lý thư bên trong và thư bên ngoài.
Quy trình xử lý thư gửi trong văn phòng tương ứng:
Thư bên trong hình thành cơ sở mà tổ chức hoạt động và tồn tại. Phần lớn hiệu quả của tổ chức được phản ánh thông qua việc xử lý đúng thư gửi vào.
Được liệt kê là thủ tục xử lý một thư gửi đến:
1. Nhận và thu thập thư:
Một 'dak' hoặc 'mail' thông thường được đưa đến văn phòng bằng chuyển phát nhanh hoặc bởi một người đàn ông sau một hoặc hai lần một ngày ở hầu hết các thành phố của chúng tôi ở Ấn Độ. Cùng một lúc, số lượng thư nhận được nên được tính. Một văn phòng, như vậy, sẽ nhận được khoảng 25 đến 30 chữ cái trong một ngày và có thể là 10 đến 12 chữ cái cùng một lúc.
Tất cả các chữ cái như vậy sau khi nhận được nên được đóng dấu. Một ví dụ thích hợp về tem được hiển thị:
Ở đây tem phản ánh tên của văn phòng. Đó là văn phòng tại Kolkata. Con tem phản ánh các thông tin khác như số thư, ngày nhận và hướng của thư mà nó phải được trao. Giả sử đây là bức thư thứ 10 mà văn phòng đã nhận được vào ngày 10/10/10, thì hình 10 và ngày 10/10/10 nên được đăng ở nơi thích hợp.
Cuối cùng, nếu chữ cái được đánh dấu cho bộ phận tài khoản, thì các tài khoản của Google nên được viết ở vị trí thích hợp. Tuy nhiên, bước này sẽ chỉ diễn ra sau khi mở thư.
2. Mở thư:
Thư có thể được mở bằng tay hoặc bằng máy mở thư. Mở thư bằng tay với sự trợ giúp của một con dao giấy là phương pháp mở thư phổ biến nhất ngay cả trong một tổ chức rất lớn.
Sau khi mở thư, cần lưu ý xem nội dung của thư được viết trong một trang hay nhiều hơn một trang. Nếu nó nhiều hơn một trang, toàn bộ các trang sẽ được đánh số.
Sau khi đánh số các trang, nội dung của bức thư nên được đọc và tầm quan trọng lớn hơn nên được đặt vào chủ đề của bức thư.
Đây là vấn đề mà trong nháy mắt, cho chúng ta biết về toàn bộ nội dung.
Bây giờ, ở đây, "lá thư được nhắc đến" được đưa vào màn dạo đầu như được ghi trên tem. Sau khi đọc toàn bộ bức thư, người ta sẽ biết về bộ phận mà bức thư phải được hướng dẫn. Nó nên được viết trên không gian được cung cấp.
3. Ghi thư:
Hầu hết các tổ chức muốn giữ một hồ sơ vĩnh viễn cho tất cả các thư gửi vào. Với mục đích này, đăng ký thư hướng nội của Nhật Bản, 'dak nhận được đăng ký' hoặc 'thư nhận được thư' được duy trì. Sổ đăng ký này ghi lại tất cả các chi tiết của thư nhận được. Tốt hơn là nên có một đăng ký như vậy trong hầu hết các văn phòng để kiểm tra hồ sơ của bức thư nhận được và cũng kiểm tra xem một lá thư đã được trả lại để nộp.
Một ví dụ về cách đăng ký thư vào bên trong nên được minh họa rõ nhất:
4. Sắp xếp và phân phối thư đến:
Khi toàn bộ quá trình dập và toàn bộ ghi âm kết thúc, các chữ cái sẽ được sắp xếp. Ví dụ: tất cả các chữ cái được chuyển đến tài khoản phải được phân tách và nhóm lại với nhau để mọi chữ cái thuộc Bộ phận tài khoản được gửi đến Tài khoản.
Tương tự, mỗi lá thư hướng đến Quản trị có thể được gửi đến Phòng Hành chính. Do đó, quá trình đặt tất cả các chữ cái thuộc Bộ phận Tài khoản được gửi đến các tài khoản. Tương tự như vậy, mỗi lá thư hướng đến Quản trị có thể được gửi đến Quản trị.
Quá trình này đặt tất cả các chữ cái cho một bộ phận, theo chuỗi và chuyển nó đến bộ phận liên quan để hành động được gọi là loại sắp xếp. Sau khi các chữ cái được sắp xếp và ghi lại, các chữ cái được gửi đến các bộ phận tương ứng để nhận. Quá trình này được gọi là phân phối.
5. Theo dõi:
Trả lời hiệu quả trở lại thư tín đến là chỉ số về hiệu quả của tổ chức và để cải thiện hình ảnh của nó. Các giám đốc điều hành và các trưởng bộ phận khác nhau nên thấy rằng các thư nhận được trong những ngày được gửi đến trong cùng một ngày và các câu trả lời được chuẩn bị vào cùng một ngày, và sau đó các bản sao của nó được nộp đúng.
Các chữ cái gốc phải được cung cấp tên tệp và phải được gửi đi đúng cách.
Thư gửi đi hoặc thư đi trong văn phòng Thư tín:
Thư được gửi bên ngoài bởi mọi bộ phận, bởi mọi tổ chức.
Có một quy trình gửi thư ra:
1. Đọc toàn bộ nội dung của bức thư phải được gửi đi.
2. Lấy ra tập tin trong đó bản sao thứ hai của bức thư sẽ được nộp. Các tập tin sẽ có một số tập tin. Số tập tin này phải được đưa cho thư.
3. Xem trong sổ đăng ký bên ngoài số sê-ri của chữ cái cuối cùng là gì. Số tiếp theo sẽ là số sê-ri của bức thư này.
4. Đặt ngày gửi hàng trên thư. Ngày tương tự sẽ phải được đưa vào thư.
5. Sau khi thực hiện tất cả các mục của chữ cái trong thanh ghi dak bên ngoài, hãy gửi các chữ cái đến phần gửi hàng. Phần gửi hàng sẽ dán tem, v.v., sẽ ghi địa chỉ lên phong bì và sau đó đăng thư làm một mục trong sổ đăng ký được duy trì bởi chúng. Đây là phương pháp đơn giản và dễ nhất để gửi thư từ văn phòng.
Hồ sơ và phương pháp lưu trữ trong văn phòng Thư tín:
Phương thức nộp thư văn phòng cho dù đến hay đi khác nhau từ văn phòng đến văn phòng và thủ tục nộp đơn quá khác nhau vì các văn phòng khác nhau có các quy tắc, thủ tục khác nhau, v.v ... Chúng rất hữu ích cho việc nộp đơn.
Quá trình nộp đơn bắt đầu ngay sau khi quá trình ghi thư gửi đi kết thúc. Giả sử một lá thư đã được gửi đến văn phòng mà không có câu trả lời nào được đưa ra, thì bức thư đó được đọc, ghi chú và nộp. Nhưng nếu một bức thư đến yêu cầu trả lời, thì thư đến chắc chắn phải được nộp, nhưng trước khi nó, thư trả lời phải được soạn thảo.
Sau khi trả lời được soạn thảo, ghi chú, mã hóa và gửi đến phần gửi hàng, đối với quá trình tiếp theo, thư phải được nộp.
Có các thủ tục để nộp trong thư từ văn phòng:
1. Trước tiên hãy đi qua thư đến và ghi chú từ nơi thư đến, nội dung của thư là gì và thư muốn gì. Nếu thư không đảm bảo trả lời, hãy gửi thư trong tệp tương ứng.
2. Giả sử thư đến đảm bảo trả lời sau đó tìm hiểu xem thư đã đến từ đâu.
Nó sẽ được hiển thị từ bức thư vì bạn sẽ biết nó đến từ đâu, lưu ý nội dung của bức thư, chủ đề, v.v. Điều này sẽ cho bạn ý tưởng về tập tin mà bức thư phải được nộp, lấy tập tin đó .
3. Ngay lập tức đóng khung một bản nháp để trả lời. Nhận nó được phê duyệt bởi các cơ quan có thẩm quyền. Sau khi nhận được sự chấp thuận, hãy lấy thư đánh máy và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
4. Sau khi thư được xác nhận, hãy cung cấp cho nó một số tập tin, số sê-ri và ngày thích hợp. Một khi nó được thực hiện gửi nó cho nhân viên bán hàng để phê duyệt.
5. Gửi thư đến và thư trả lời trong tệp tương ứng và đánh số các trang được nộp ser seri. Đây là một phương pháp giải thích ngắn gọn và ngắn gọn về việc nộp đơn. Tuy nhiên, hãy để một nỗ lực được thực hiện để giải thích về các loại tệp và tệp khác nhau và phương pháp làm thế nào để cung cấp một chỉ mục hoặc số mã cho một tệp.
