Các bước tham gia vào quá trình kiểm soát

Kiểm soát là một quá trình liên tục. Nó không được áp dụng khi mọi thứ khác được thực hiện. Có thể có một số điều khiển được xây dựng trong việc thực hiện các kỹ thuật quản lý. Mặc dù vậy, có thể có sự khác biệt về tiêu chuẩn cần đạt được và hiệu suất thực tế. Điều này có thể là do những hạn chế của con người. Một số phương pháp kiểm soát có thể phải được áp dụng để cải thiện hiệu suất.

Có bốn bước trong quy trình kiểm soát:

(1) Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát,

(2) Đo lường hiệu suất thực tế,

(3) So sánh hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn và

(4) Thực hiện hành động khắc phục.

Các bước này được thảo luận chi tiết:

1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát:

Mỗi doanh nghiệp có kế hoạch hoạt động trước. Trên cơ sở các kế hoạch, các mục tiêu và mục tiêu của mỗi bộ phận, chi nhánh, vv được cố định. Những mục tiêu này được chuyển đổi thành số lượng, giá trị, giờ làm việc, v.v ... Những mục tiêu này sẽ được / đạt được trong tương lai. Cũng có thể có các mục tiêu định tính. Việc đạt được các mục tiêu khác nhau được thực hiện trách nhiệm của những người cụ thể. Các mức độ thành tích cũng được quyết định trước. Cho dù một kết quả cụ thể sẽ được thực hiện là thỏa đáng, trung bình hay kém nên được xác định trước để những người chịu trách nhiệm về công việc đó có thể đánh giá hiệu suất của họ.

Một số điểm chiến lược nên được chọn làm điều khiển hoặc thước đo. Giáo sư Newman đã đề xuất bốn hướng dẫn để chọn điểm chiến lược:

(i) Các điểm kiểm soát phải kịp thời để có thể tiết lộ độ lệch đáng kể trong thời gian do đó tiết kiệm được tổn thất hơn nữa,

(ii) Các điểm kiểm soát phải như để cho phép quan sát và báo cáo kinh tế.

(iii) Các điểm kiểm soát, đặc biệt đối với các giám đốc điều hành ở cấp cao hơn nên cung cấp sự can đảm toàn diện.

(iv) Các điểm kiểm soát phải như vậy sẽ thúc đẩy hiệu suất cân bằng.

2. Đo lường hiệu suất:

Bước thứ hai trong quá trình kiểm soát là đo lường hiệu suất. Hiệu suất thực tế được đo theo các tiêu chuẩn được đặt ra. Điều này sẽ cho phép quản lý xác định liệu công việc đang được thực hiện theo kế hoạch hay không. Việc đo lường các mục tiêu định lượng là dễ dàng vì số liệu công việc được thực hiện sẽ có sẵn. Hiệu suất định tính như quan hệ con người, tinh thần nhân viên, vv chỉ có thể được đo lường thông qua các bài kiểm tra và khảo sát tâm lý.

Đo lường hiệu suất là một phần quan trọng của quá trình kiểm soát. Nếu đo lường sao cho độ lệch được phát hiện sớm nhất thì nó sẽ cho phép hành động thích hợp kịp thời. Nếu điều đó là không thể thì nên phát hiện sai lệch càng sớm càng tốt.

3. So sánh hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn:

Bước tiếp theo trong quy trình kiểm soát là so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn được đặt ra.

Mục đích của việc so sánh này là:

(a) Để tìm ra độ lệch nếu có, và

(b) Để xác định lý do cho sự sai lệch đó.

Trong khi so sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn, một số giới hạn cho phép cũng được sửa. Khi độ lệch nằm trong giới hạn quy định thì không có gì phải lo lắng. Nhưng nếu độ lệch lớn hơn giới hạn cho phép thì nó kêu gọi hành động khẩn cấp. Điều này còn được gọi là 'quản lý bằng ngoại lệ.' Khi mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch hoặc trong giới hạn cho phép thì ban quản lý cấp cao không bắt buộc phải ghi chú lại. Nhưng mặt khác, nếu hiệu suất không đạt đến mức thì nó sẽ được đưa đến thông báo của quản lý cấp cao để có hành động khắc phục. Nếu người quản lý chú ý đến mọi sai lệch thì anh ta sẽ không thể dành đủ thời gian cho những việc quan trọng.

Khi hiệu suất thực tế không đạt đến mức thì nguyên nhân cho nó phải được xác định chính xác. Các bước cần thiết được thực hiện để hiệu suất không bị ảnh hưởng bất lợi một lần nữa. Nếu không có nỗ lực nào được thực hiện để khắc phục các khu vực yếu thì toàn bộ quá trình kiểm soát sẽ vô ích. Bất cứ khi nào hiệu suất thấp hơn tiêu chuẩn, lý do cho nó nên được tìm thấy ngay lập tức.

4. Thực hiện hành động khắc phục:

Bước cuối cùng nhưng quan trọng nhất trong quá trình kiểm soát là thực hiện hành động khắc phục. Bất cứ khi nào hiệu suất thấp hơn tiêu chuẩn, cần nỗ lực để khắc phục nó. Dù lý do cho hiệu suất thấp, nỗ lực được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Không có quá trình kiểm soát có thể tự động sửa chữa những sai lầm trong một hệ thống. Đó là hành động được yêu cầu để thiết lập mọi thứ đúng, đôi khi các mục tiêu không thể đạt được ngay cả khi có nhiều nỗ lực hơn thì những điều này sẽ phải được sửa đổi. Hành động kiểm soát có thể bao gồm xem xét lại các kế hoạch và mục tiêu, thay đổi phương pháp làm việc, thay đổi trong phân công nhiệm vụ, thay đổi các kỹ thuật định hướng hiện có và thay đổi cấu trúc tổ chức.

Các hành động khắc phục thường liên quan đến quản lý hàng đầu. Một số người nói rằng thực hiện hành động khắc phục không phải là một phần của kiểm soát mà là một chức năng quản lý riêng biệt. Sự chồng chéo của chức năng kiểm soát chỉ cho thấy sự thống nhất trong công việc của người quản lý. Nó cho thấy rằng quá trình quản lý nên được tích hợp một.