3 tính năng hàng đầu của hệ thống kiểm soát tốt
Bài viết này đưa ra ánh sáng dựa trên ba tính năng hàng đầu của một hệ thống kiểm soát tốt.
Tính năng hệ thống điều khiển tốt # 1. Yêu cầu đối với việc thiết kế hệ thống điều khiển:
Một số yêu cầu của một hệ thống kiểm soát tốt, thuộc danh mục này như sau:
(i) Sự phù hợp:
Một hệ thống kiểm soát tốt là một hệ thống phù hợp nhất (hoặc phù hợp) với nhu cầu của tổ chức.
Tầm quan trọng của khái niệm về sự phù hợp của hệ thống kiểm soát có thể được nêu bật với tham chiếu đến các khía cạnh thảo luận sau đây:
(1) Hệ thống kiểm soát phù hợp với doanh nghiệp công nghiệp; có thể không phù hợp với một thương mại.
(2) Một hệ thống kiểm soát phù hợp với một tổ chức quy mô lớn; có thể hoàn toàn không phù hợp với một doanh nghiệp quy mô nhỏ.
(3) Một hệ thống kiểm soát phù hợp với các cấp quản lý cao hơn của một tổ chức; có thể không đáp ứng các yêu cầu kiểm soát ở cấp quản lý thấp hơn, trong cùng một tổ chức.
Do đó, một hệ thống kiểm soát phải được thiết kế theo quan điểm về bản chất của doanh nghiệp, quy mô hoạt động và cấp độ quản lý - để có được kết quả mong muốn từ nó.
(ii) Tính khách quan:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải mang tính khách quan, tức là nó phải dựa trên các phương pháp phân tích khoa học và không có sự thiên vị, ý kiến và giá trị của các nhà quản lý; cho đến khi thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất và so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn được quan tâm.
(iii) Biểu thức số:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải, càng nhiều càng tốt, được thể hiện bằng số - để tạo điều kiện cho việc giao tiếp và triển khai của nó. Ngay cả các khía cạnh định tính của quản lý cũng phải được "định lượng" một cách hợp lý để mang lại ý nghĩa và độ chính xác cho các khía cạnh kiểm soát đó; mà nếu không thì khó đo lường và kiểm soát.
(iv) Dựa trên mục tiêu, chính sách và chiến lược của doanh nghiệp:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải dựa trên các mục tiêu, chính sách và chiến lược cơ bản của doanh nghiệp; để hoạt động của hệ thống đóng góp đáng kể vào việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
(v) Kinh tế:
Một hệ thống kiểm soát tốt là một hệ thống kinh tế trong thiết kế và thực hiện. Nó nên là một khoản đầu tư đáng giá của các nguồn lực tổ chức quý giá. Áp dụng "công thức lợi ích chi phí" thông thường vào hoạt động của hệ thống kiểm soát, một hệ thống kiểm soát tốt là một hệ thống có lợi ích vượt quá chi phí liên quan đến thiết kế và thi hành.
(vi) Đơn giản:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải sở hữu sự đơn giản; như những điều vĩ đại nhất trên thế giới luôn đơn giản nhất.
Một hệ thống điều khiển đơn giản là:
1. Dễ dàng thiết kế
2. Dễ dàng giao tiếp với các nhà khai thác và
3. Dễ dàng cho các nhà khai thác để hiểu và tuân theo.
Tính năng hệ thống kiểm soát tốt # 2. Các yêu cầu đối với hoạt động (hoặc triển khai) của Hệ thống kiểm soát:
Một số yêu cầu của một hệ thống kiểm soát tốt, thuộc danh mục này như sau:
(i) Nhắc:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải được nhắc nhở tức là cần báo cáo độ lệch nhanh chóng; để hành động khắc phục cần thiết được tạo điều kiện trước khi mọi thứ chuyển từ xấu thành xấu.
(ii) Dựa trên trách nhiệm:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải dựa trên trách nhiệm, trong hoạt động của nó. Nó phải xác định trách nhiệm về nhân sự hoặc các phòng ban; ai / người chịu trách nhiệm cho sự xuất hiện của sai lệch - do đó các bước khắc phục cần thiết được tập trung trực tiếp vào chúng - mà không liên quan đến các yếu tố vô tội.
(iii) Kiểm soát điểm chiến lược và đặc biệt:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải có cả chiến lược và đặc biệt. Là một hệ thống kiểm soát chiến lược, nó phải tập trung vào các lĩnh vực chính của hoạt động của doanh nghiệp, trong đó việc kiểm soát là bắt buộc; và bỏ qua các khía cạnh không đáng kể của cuộc sống hoạt động.
Tất cả các khía cạnh của Tom, Dick và Harry về hiệu suất, tức là mọi khía cạnh không cần và không được kiểm soát; vì nó chỉ liên quan đến sự lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức và chỉ tạo ra kết quả không đáng kể.
Một hệ thống chiến lược hoặc quan trọng cũng có thể được so sánh với tín hiệu đèn đỏ được đăng ở ngã tư đường; khiến giao thông tạm dừng một thời gian tại điểm quan trọng của giao cắt để tránh khả năng xảy ra tai nạn đáng tiếc; nhưng, nếu không, cho phép giao thông di chuyển trơn tru mà không bị gián đoạn trên đường, sau khi đã đi qua ngã tư.
Hơn nữa, là một hệ thống kiểm soát đặc biệt, nó phải xem xét đến kích thước của độ lệch. Độ lệch khá lớn đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ và hành động khắc phục ngay lập tức; trong khi những sai lệch nhỏ hoặc danh nghĩa sẽ được chấp nhận khi xảy ra, trong nguyên nhân bình thường của hoạt động của doanh nghiệp.
Tính năng hệ thống kiểm soát tốt # 3. Một số yêu cầu ngoài mong muốn:
Một số yêu cầu bổ sung mong muốn của một hệ thống kiểm soát tốt như sau:
(i) Linh hoạt:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải linh hoạt, để duy trì hiệu lực của nó mặc dù hoàn cảnh thay đổi.
Tính linh hoạt, vào một hệ thống kiểm soát, có thể được truyền vào thông qua việc cung cấp một tiêu chuẩn cho hiệu suất thay thế - mỗi phương án đều có hiệu lực, trong một tập hợp các tình huống giả định khác nhau.
(ii) Chuyển tiếp Nhìn ra:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải được nhìn về phía trước. Nó phải dự đoán những sai lệch và thực hiện các bước khắc phục phòng ngừa, trước khi những sai lệch thực sự diễn ra.
(iii) Hệ thống tự kiểm soát:
Một hệ thống kiểm soát lý tưởng là một hệ thống không áp đặt cho người khác; thay vì mọi người thích được điều chỉnh bởi nó trên cơ sở khái niệm 'tự kiểm soát'. Một hệ thống tự kiểm soát được tạo điều kiện; khi các tiêu chuẩn thực hiện được thỏa thuận chung giữa cấp trên và cấp dưới - thông qua quá trình thiết lập mục tiêu chung.
Trong bối cảnh như vậy, mọi người cảm thấy có xu hướng đạt được các tiêu chuẩn chưa được áp đặt cho họ; nhưng cái mà họ đã đặt ra cho chính họ. Một hệ thống kiểm soát như vậy vừa là một cách làm việc của tổ chức; và là công cụ để thúc đẩy cấp dưới hướng tới hiệu suất tốt nhất của họ.
