10 kỹ thuật được sử dụng trong quản lý để có được thông tin cần thiết

Một số công cụ và kỹ thuật được sử dụng trong quản lý để có được thông tin cần thiết là: (1) Mỗi ​​đơn vị kinh doanh cần có đủ vốn để hoạt động trơn tru, (2) Kế toán tài chính, (3) Kế toán chi phí lịch sử, (4) Chi phí tiêu chuẩn, (5) Kiểm soát ngân sách, (6) Chi phí cận biên, (7) Kế toán quyết định, (8) Kế toán kiểm soát, (9) Kế toán đánh giá lại và (10) Báo cáo hoặc truyền thông:

Quản lý đòi hỏi thông tin kế toán để thực hiện các chức năng của nó một cách có hệ thống và khoa học. Không có kỹ thuật hoặc công cụ duy nhất có thể cung cấp tất cả các thông tin mong muốn. Do đó, ban quản lý phải sử dụng một số kỹ thuật để có được thông tin cần thiết.

Những công cụ và kỹ thuật này có thể được mô tả như sau:

(1) Mỗi ​​đơn vị kinh doanh cần có đủ vốn để hoạt động trơn tru:

Vốn là cần thiết cho đầu tư dài hạn cũng như cho đầu tư trung và ngắn hạn. Khả năng về vốn là tình huống lý tưởng cho một doanh nghiệp và nó giúp ích rất nhiều trong việc đạt được thành công mong muốn. Không có ít vốn và sự phong phú của nó là mong muốn. Vì vậy, kế hoạch tài chính bao gồm ước tính chính xác về mức độ vốn cần thiết, việc xác định các nguồn sẽ lấy và tỷ lệ giữa các khoản khác nhau sẽ có từ các nguồn khác nhau.

Tỷ lệ giữa vốn cổ phần và vốn cổ phần ưu đãi, giữa các khoản vay dài hạn và ngắn hạn, có tầm quan trọng sống còn. Ngoài ra, các chính sách tín dụng và chiết khấu phải tuân theo phải được xác định.

(2) Kế toán tài chính:

Kế toán tài chính lập một hồ sơ có hệ thống về các giao dịch kinh doanh và phân tích chúng sao cho lãi hoặc lỗ trong một thời gian nhất định có thể được xác định và bảng cân đối kế toán vào một ngày cụ thể có thể được lập ra. Nhiều kỹ thuật kế toán quản trị rút ra những thông tin cần thiết từ hồ sơ kế toán tài chính. Đó là phân tích báo cáo tài chính, phân tích tỷ lệ, báo cáo lưu chuyển vốn, v.v.

(3) Kế toán chi phí lịch sử:

Kế toán chi phí lịch sử liên quan đến việc ghi lại thực tế vào hoặc sau ngày phát sinh. Về cơ bản, có hai hệ thống tính phí Chi phí công việc và Chi phí xử lý. Chi phí lịch sử, bản thân nó, có giá trị hạn chế vì hiệu suất không hiệu quả, nếu có, không thể được kiểm tra và kiểm soát tại thời điểm xảy ra trong hệ thống này. Nhưng hệ thống hiện đại của Chi phí tiêu chuẩn, giúp kiểm soát nhiều chi phí ở giai đoạn đầu, phụ thuộc nhiều vào dữ liệu do kế toán chi phí lịch sử cung cấp.

(4) Chi phí tiêu chuẩn:

Đây là phương pháp hiệu quả nhất có sẵn để kiểm soát hiệu suất và chi phí. Nó phát triển tâm lý hướng về phía trước trong đội ngũ quản lý. Theo hệ thống này, một tiêu chuẩn được cố định cho từng công việc và, trong điều kiện bình thường, hy vọng rằng chi phí thực tế được so sánh với tiêu chuẩn. Khi hoàn thành một công việc, chi phí thực tế được so sánh với chi phí tiêu chuẩn và phương sai được tìm ra.

Nguyên nhân của phương sai sau đó được phân tích và nếu chúng có thể kiểm soát được thì chúng được kiểm soát sau đó và ở đó để trong tương lai chúng không gây ra bất kỳ phương sai nào như vậy. Vì vậy, kỹ thuật này giúp ích nhiều trong việc kiểm soát chi phí và có chúng càng gần chi phí tiêu chuẩn càng tốt.

(5) Kiểm soát ngân sách:

Kiểm soát ngân sách cho thấy chính sách và kế hoạch trong điều khoản tài chính. Theo hệ thống này, mục tiêu cho các sản phẩm trong tương lai, bán hàng, v.v., được xác định trước và ngân sách cho từng bộ phận được chuẩn bị trước. Luôn luôn có một Ủy ban Ngân sách để thiết lập sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau. Bằng ngân sách, trách nhiệm của các cán bộ liên quan được thiết lập.

Hiệu suất thực tế được so sánh với ngân sách và phương sai, nếu có, được biết đến. Nguyên nhân của những phương sai này sau đó được sắp xếp và nhân viên có trách nhiệm liên quan được yêu cầu thực hiện các biện pháp phù hợp để ngăn chặn sự tái xuất hiện của chúng trong tương lai. Theo cách này, chi phí được giữ trong giới hạn cố định.

(6) Chi phí cận biên:

Các kỹ thuật của chi phí cận biên giúp ích nhiều trong việc đưa ra các quyết định quản lý hợp lý. Điểm đặc biệt của kỹ thuật này là phân chia chi phí thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Chi phí biến đổi hoặc biên là những chi phí khác nhau trong cùng một tỷ lệ trong đó sản xuất khác nhau. Chi phí cố định là những chi phí vẫn không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi đầu ra với những giới hạn nhất định. Theo kỹ thuật này, chỉ có chi phí biến đổi được coi là chi phí sản phẩm.

Các chi phí cố định không được phân bổ cho các trung tâm hoặc sản phẩm chi phí như trong hệ thống chi phí hấp thụ. Thay vào đó, chúng được coi là chi phí thời gian. Phần vượt quá doanh thu bán hàng so với chi phí biến đổi được gọi là 'Đóng góp'. Tổng chi phí cố định của một giai đoạn được khấu trừ vào tổng đóng góp của thời kỳ và con số kết quả là lãi hoặc lỗ trong kỳ đó. Kỹ thuật này đã được chứng minh là rất hữu ích, đặc biệt là trong việc đưa ra các quyết định chính xác liên quan đến việc sử dụng sản xuất ngắn hạn.

(7) Quyết định kế toán:

Một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý cấp cao là đưa ra quyết định. Ra quyết định có nghĩa là sự lựa chọn từ một số lựa chọn thay thế. Việc đánh giá các phương án có thể được thực hiện trên cơ sở hợp lý, và trong trường hợp đó, việc sử dụng các số liệu trở nên cần thiết. Với sự giúp đỡ của các số liệu, chắc chắn có thể biết được mỗi phương án ảnh hưởng đến sản lượng, doanh số và lợi nhuận như thế nào. Bằng cách chọn phương án có lợi nhất, lợi nhuận của doanh nghiệp có thể được tối đa hóa hoặc tổn thất có thể được giảm thiểu.

Trong thực tế, kế toán quyết định không phải là một hệ thống riêng biệt. Nó kêu gọi tất cả các hệ thống khác đưa ra thông tin chỉ ra cho ban quản lý dự án có khả năng tối đa hóa lợi nhuận hoặc giảm thiểu tổn thất. Nếu quyết định không dựa trên sự kiện và số liệu, nó sẽ được đưa ra bằng trực giác và trong trường hợp, hiệu suất thực tế sẽ tiết lộ liệu quyết định đó là tốt hay xấu. Quá trình 'thử và sai' này có thể chứng minh là thảm họa đối với một doanh nghiệp thực hiện bất cứ lúc nào, bởi vì nó giống như lái một chiếc xe máy trên một con đường tối không có đèn và phanh.

(8) Kế toán kiểm soát:

Một lần nữa, đây không thực sự là một hệ thống kế toán riêng biệt. Kiểm soát ngân sách và chi phí tiêu chuẩn, các kỹ thuật, đã được thảo luận, có trong cơ chế kiểm soát của riêng họ. Theo đó, các phương sai được tính toán, nguyên nhân của chúng được phân tích và các hành động khắc phục được thực hiện để loại bỏ chúng nếu có thể làm như vậy.

Tương tự, kiểm soát cũng được cung cấp bởi kiểm tra nội bộ, kiểm toán nội bộ, kiểm toán theo luật định, vv Nó cũng bao gồm kế toán trách nhiệm trong đó một số trung tâm trách nhiệm được thành lập trong một cam kết. Toàn bộ chi phí được phân bổ cho các trung tâm này. Tại mỗi trung tâm như vậy, chi phí có thể kiểm soát và không kiểm soát được tính riêng. Các nhân viên có liên quan chịu trách nhiệm cho các chi phí có thể kiểm soát tại trung tâm của mình.

(9) Kế toán đánh giá lại:

Nó còn được gọi là kế toán giá trị thay thế. Nó liên quan đến việc xác định giá trị thay thế của một tài sản và do đó, nó đảm bảo rằng vốn được duy trì nguyên vẹn theo giá trị thực và lợi nhuận được tính theo thực tế này.

(10) Báo cáo hoặc liên lạc :

Nó bao gồm việc trình bày kết quả và sự kiện của doanh nghiệp trước ban quản lý theo cách mà những điều này có thể dễ hiểu bởi ban quản lý và các quyết định phù hợp có thể được đưa ra kịp thời. Đối với điều này, sự giúp đỡ của các báo cáo, sơ đồ, đồ thị, biểu đồ, báo cáo, vv, được thực hiện.