Tiêu chuẩn hóa văn phòng: Đối tượng, khu vực và lợi thế

Đọc bài viết này để tìm hiểu về các đối tượng, lĩnh vực, lợi thế, hiệu quả và các bước của tiêu chuẩn hóa văn phòng.

Đối tượng của Tiêu chuẩn hóa trong Văn phòng:

Có thể có nhiều đối tượng tiêu chuẩn hóa trong văn phòng, điểm cuối có thể là hiệu quả và kinh tế.

Các đối tượng chính của tiêu chuẩn hóa trong văn phòng có thể được tóm tắt là:

1. Bảo trì thiết bị và máy móc:

Tiêu chuẩn hóa đảm bảo sử dụng kinh tế các thiết bị và máy móc tốn kém. Do đó, chi phí bảo trì sẽ thấp hơn bởi vì để bảo trì các máy cùng loại, phụ tùng và hợp đồng dịch vụ có thể rẻ hơn.

2. Chi phí đào tạo thấp hơn:

Tổng chi phí đào tạo chắc chắn là thấp vì vật liệu, thiết bị, vật tư và máy móc được tiêu chuẩn hóa. Điều này cũng đảm bảo khả năng thay thế cho nhân viên để đáp ứng yêu cầu tải cao điểm.

3. Kinh tế mua hàng:

Một mục tiêu khác của tiêu chuẩn hóa là có một nền kinh tế trong việc mua nhà cung cấp, đồ nội thất, thiết bị và máy móc. Mua với số lượng lớn có thể dẫn đến giá mua thấp hơn.

4. Cố định các tiêu chuẩn thực hiện:

Tiêu chuẩn hóa là cần thiết để sửa chữa tiêu chuẩn hiệu suất.

Các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa trong văn phòng:

Sau đây là lĩnh vực tiêu chuẩn hóa các phương pháp văn phòng có thể đặc biệt hữu ích:

(a) Hoạt động của con người

(b) Truyền thông

(d) Thiết bị và máy móc

(e) Nội thất

(f) Vật tư

(g) Phân bổ không gian

(h) Môi trường làm việc

Chúng tôi sẽ thảo luận ngắn gọn sau đây:

(a) Hoạt động của con người:

Hoạt động của con người có thể được tiêu chuẩn hóa trong văn phòng. Phương pháp tốt nhất của một ví dụ có thể được xác định. Phương pháp này có thể được theo sau bởi các nhân viên văn phòng khác, tất nhiên, sự thay đổi cần thiết cần thiết để phù hợp với một công việc cá nhân hoặc một nhân viên.

(b) Truyền thông :

Các phương tiện truyền thông và phương pháp có thể được tiêu chuẩn hóa để giảm chi phí. Điều này rất quan trọng trong trường hợp các tổ chức nơi các văn phòng được đặt cách xa nhau.

(c) Biểu mẫu và hồ sơ:

Tiêu chuẩn hóa các hình thức sẽ dẫn đến các hình thức ít hơn và các hình thức ít dài hơn. Sau đó, có thể được tiêu chuẩn hóa trong khoảng thời gian trong đó hồ sơ phải được lưu giữ và sau đó bị hủy.

(d) Thiết bị và Máy móc:

Tiêu chuẩn hóa ngụ ý sử dụng các thiết bị và máy móc tương tự.

(e) Nội thất:

Tiêu chuẩn hóa bàn làm việc, ghế vv được thực hiện để đảm bảo tính kinh tế và khả năng thay thế cho nhau.

(f) Vật tư:

Nó ngụ ý rằng có một tiêu chuẩn hóa của các nguồn cung cấp khác nhau như giấy, carbon, mực, mặt hàng chủ lực, cao su, vv

(g) Phân bổ không gian:

Phân bổ không gian quá được chuẩn hóa. Điều này được dựa trên các loại công việc cũng như mức độ công việc.

(h) Môi trường làm việc :

Môi trường làm việc sẽ được chuẩn hóa với số lượng ánh sáng cần thiết cho các công việc khác nhau, độ ồn cho phép, độ ẩm, vv để có hiệu suất tốt hơn.

Ưu điểm của tiêu chuẩn hóa:

1. Kinh tế:

Tiêu chuẩn hóa có nghĩa là nền kinh tế lớn hơn trong hầu hết các hoạt động. Vật tư, thiết bị và máy móc được tiêu chuẩn hóa có thể được mang theo với số lượng lớn hơn và với giá thấp hơn. Ngoài ra, khả năng thay thế lẫn nhau của thiết bị và máy móc dẫn đến việc sử dụng kinh tế nhiều hơn và giảm chi phí vốn và sửa chữa.

2. Phù hợp hơn với nhiệm vụ:

Tiêu chuẩn hóa có nghĩa là đúng loại vật tư, thiết bị, máy móc, hình thức, thông tin liên lạc, đồ nội thất và môi trường làm việc cho một nhiệm vụ nhất định.

3. Dễ quản trị:

Tiêu chuẩn hóa đảm nhiệm công việc thường ngày, trong khi quản lý giải quyết các nhiệm vụ quan trọng hơn.

4. Sự phù hợp của các phương pháp:

Việc sử dụng nhiều máy tính và máy tính mini làm cho việc tiêu chuẩn hóa bắt buộc. Do đó tiêu chuẩn hóa là một điều cần thiết trong văn phòng hiện đại.

5. Kiểm soát tốt hơn:

Tiêu chuẩn hiệu suất không thể được sửa chữa mà không có tiêu chuẩn hóa. Chúng có liên quan đến nhau. Tiêu chuẩn thực hiện phải được cố định để kiểm soát hoạt động văn phòng.

6. Giúp chuẩn bị ngân sách:

Khi các phương pháp làm việc tiêu chuẩn đã được phát triển, chi phí văn phòng có thể được xác định với độ chính xác cao hơn. Do đó, ngân sách văn phòng có thể được chuẩn bị dễ dàng và chính xác hơn vì chi phí của các hoạt động khác nhau được biết đến. Những lợi thế này do đó dẫn đến việc quản lý lựa chọn tiêu chuẩn hóa.

Hiệu lực của tiêu chuẩn hóa đối với nhân viên:

Mặc dù tiêu chuẩn hóa đã trở thành một tính năng cần thiết của tất cả các văn phòng hiện đại, nhưng hiệu quả của nó đối với nhân viên không thể bị bỏ qua. Các nhân viên được đối xử chủ yếu như một cái máy, và đó là Quản lý khoa học của Taylor, trong đó công cụ làm việc và phương pháp làm việc được tiêu chuẩn hóa.

Điều này có nghĩa là công việc của anh ta buồn tẻ hơn và do đó nó gây ra mệt mỏi và buồn chán hơn. Do đó, quản lý cần phải quan tâm đến khía cạnh này trong khi tiêu chuẩn hóa được đưa vào thực tế.

Các bước chuẩn hóa trong văn phòng:

Mỗi tổ chức tiến bộ phải có một bộ phận hệ thống chịu trách nhiệm tiêu chuẩn hóa. Tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động của văn phòng và các phương pháp của nó rất đa dạng nên sẽ hữu ích khi có một ủy ban tiêu chuẩn trong tổ chức, đó là một ủy ban thường trực.

Dù là sự sắp xếp nào, các bước sau đây được đề xuất để mang lại sự tiêu chuẩn hóa cho một phương pháp:

(a) Xác định mục đích của hoạt động

(b) Xác định nhu cầu cần đáp ứng

(d) So sánh các phương pháp thay thế phục vụ cùng mục đích với hệ số chi phí

(e) Phương pháp tốt nhất nên được lựa chọn trên cơ sở các phương án khác nhau

(f) Để đưa ra một hình dạng cụ thể để suy nghĩ, cần phải chuẩn hóa và chuẩn bị các thông số kỹ thuật bằng văn bản.

Đơn giản hóa:

Đơn giản hóa đề cập đến quá trình đơn giản hóa hoặc làm cho một thứ trông rất dễ dàng.

Ví dụ: chỉ cần giải quyết số học này:

Chúng tôi đã đi đến giải pháp đó là 23/73. Bây giờ xem xét vấn đề này, những gì chúng ta thấy là có rất nhiều dấu ngoặc, tức là gián đoạn và, chúng tôi đã tìm ra giải pháp bằng cách loại bỏ dấu ngoặc hoặc ngắt từng cái một trước khi chúng tôi đưa ra giải pháp.

Theo cách tương tự, trong một tổ chức, có thể có nhiều khung hoặc các vấn đề liên quan và người ta phải tìm giải pháp cho nó. Người ta phải giải quyết các vấn đề trong mỗi bước liên ngành trước khi đi đến một giải pháp.

Trong một văn phòng hoặc một tổ chức, Giám đốc văn phòng hoặc Giám đốc văn phòng không thể xử lý mọi việc.

Anh chỉ một mình không thể quản lý mọi thứ. Anh ta phải tìm ra giải pháp ở mọi bước để giảm bớt gánh nặng và công việc của mình, để anh ta tập trung và tập trung vào các vấn đề quan trọng, quan trọng và quan trọng để có hành động thuận lợi ở mọi bước, và để lại các vấn đề trung gian cho mọi người ở mọi cấp độ, dưới anh ta để giải quyết các vấn đề.

Báo cáo, tất nhiên, phải được nộp cho các cơ quan cao hơn luôn luôn. Đây là một ví dụ và quá trình đơn giản hóa. Đơn giản hóa giảm bớt gánh nặng của cơ quan có thẩm quyền và làm cho nhiệm vụ của anh ta dễ dàng hơn trong việc giải quyết công việc vì đã đưa ra một quyết định tốt trên cơ sở các giải pháp được cung cấp cho anh ta.

Nó cũng cung cấp trách nhiệm cho các cán bộ trung gian ở mỗi cấp để xử lý một tình huống và cung cấp một giải pháp tốt nhất cho cấp trên.