Hệ thống văn phòng: Cần, Tầm quan trọng, Kế hoạch và Ưu điểm

Đọc bài viết này để tìm hiểu về sự cần thiết, đặc điểm, tầm quan trọng, kế hoạch, ưu điểm và nhược điểm của hệ thống văn phòng.

Cần cho hệ thống trong một văn phòng:

Mỗi văn phòng được thiết lập để đạt được một số mục tiêu. Để đạt được nó, một loạt các nhiệm vụ phải được thực hiện ở mọi bước.

Điều này làm cho nhu cầu lớn về quản lý bởi vì khi doanh nghiệp mở rộng, nó phải đối mặt với một cuộc cạnh tranh gay gắt.

Trong trường hợp có lỗi xảy ra trong khi thực hiện một nhiệm vụ là do thiếu hệ thống thì nó trở thành một vấn đề tốn kém để khắc phục nhiệm vụ, đưa nó vào trật tự và một lần nữa để tiếp tục với nó.

Nói một cách đơn giản, khi có một hệ thống được thiết lập và theo thời gian nếu mọi người trong văn phòng tuân theo hệ thống, nó sẽ trở thành một thủ tục của văn phòng. Do đó, các thủ tục của Office Office là một loạt các bước cần thực hiện để thực hiện một công việc cụ thể trong văn phòng theo hệ thống văn phòng. Ví dụ, việc tuyển dụng nhân viên văn phòng sẽ được thực hiện trên cơ sở một hệ thống được lên kế hoạch.

Đặc điểm của hệ thống văn phòng:

Đây là những đặc điểm sau của một hệ thống văn phòng tốt:

1. Hệ thống văn phòng là các bộ phận liên quan đến nhau hoạt động theo trình tự và chúng không phải là hành động biệt lập.

2. Hệ thống văn phòng quan tâm đến phương pháp làm việc trong văn phòng.

3. Họ nhằm mục đích đạt được mục tiêu của một doanh nghiệp.

4. Họ quan tâm đến địa điểm và thời gian thực hiện công việc tại văn phòng hoặc bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của hệ thống văn phòng:

1. Nếu nhân viên văn phòng phải được cắt tỉa đầy đủ, thì bắt buộc phải có một hệ thống văn phòng tốt.

2. Lỗi phổ biến do nhân viên gây ra có thể được giảm đến một mức độ lớn nếu hệ thống phù hợp và được thiết lập trong văn phòng.

3. Thất vọng, chậm trễ và tắc nghẽn của công việc văn phòng sẽ giảm nếu có một hệ thống văn phòng tốt.

4. Để đảm bảo rằng có sự phối hợp, kiểm soát và giám sát thích hợp trong một văn phòng, cần có một hệ thống văn phòng rất tốt.

5. Vì có một phương pháp liên quan đến hệ thống, nó giúp một công việc di chuyển nhanh hơn khi nhân viên trong văn phòng biết và làm theo hệ thống.

6. Một sự tiết kiệm trong lao động và chi phí được thực hiện nếu một hệ thống phù hợp được thiết lập.

Lập kế hoạch hoặc thiết kế hệ thống văn phòng:

Công việc của quản lý cấp cao là tham gia và chia sẻ trách nhiệm, thể hiện sự nhiệt tình và nhiệt huyết trong việc thiết kế một hệ thống văn phòng. Giống như bất kỳ hoạt động nào khác, một hệ thống phải được lên kế hoạch và thiết kế cẩn thận. Một hệ thống, được lên kế hoạch, thiết kế và phê duyệt bởi ban quản lý, và được thiết lập trong một tổ chức chắc chắn sẽ dẫn đến hoạt động trơn tru của một văn phòng và để đạt được kết quả tốt.

Tổ chức thiết kế hệ thống:

Một hệ thống có thể được thiết lập, thiết lập hoặc xây dựng theo một trong những cách sau:

1. Chuyên gia tư vấn bên ngoài: Những chuyên gia tư vấn này có thể được gọi để thực hiện một cuộc khảo sát đặc biệt về văn phòng để thực hiện hệ thống và thủ tục để những lời khuyên được đưa ra.

2. Quản lý cấp cao chỉ định một ủy ban hệ thống để xem xét mọi khía cạnh của hệ thống và đưa ra các đề xuất phù hợp.

3. Một bộ phận hoặc bộ phận riêng biệt bao gồm phân tích hệ thống được tạo ra để phát triển một hệ thống và đề xuất các phương pháp và quy trình nhất định.

4. Nếu một văn phòng rất nhỏ thì người quản lý văn phòng được giao nhiệm vụ phân tích hệ thống và đề xuất được thực hiện cho tổ chức của họ.

Các bước lập kế hoạch hệ thống:

Công việc lập kế hoạch hệ thống có thể được chia thành:

1. Thiết lập mục tiêu và chính sách:

Nó là một sự cần thiết cơ bản của bất kỳ hệ thống. Đó là nhiệm vụ của quản lý hàng đầu.

Một số khía cạnh quan trọng của việc thiết lập mục tiêu là:

(i) Thông tin sẽ được cung cấp và cho ai?

(ii) Có trường hợp nào để giảm chi phí hiện tại không?

(iii) Mức độ cạnh tranh mà hệ thống được thiết lập là gì?

(iv) Mức độ cơ giới hóa là gì?

(v) Nếu hệ thống được thiết lập, tỷ lệ phần trăm để tuân theo hệ thống là bao nhiêu và tốc độ tăng trưởng của hệ thống sẽ là bao nhiêu?

2. Xác định giới hạn của hệ thống:

Điều này còn được biết đến với cái tên là những gì biết được khuôn khổ của hệ thống là gì. Một khi các ranh giới được biết đến, nó trở nên dễ dàng để vận hành hệ thống. Khi các mục tiêu được đặt thì các ranh giới hoặc khung được thiết kế dễ dàng và sau đó một tập hợp các nguyên tắc và chính sách có thể được đưa vào khung để hệ thống có hình dạng cụ thể.

3. Thu thập dữ liệu:

Một phương pháp phải được tuân theo để thu thập dữ liệu. Dữ liệu không liên quan, không đủ hoặc lãng phí được thu thập sẽ không phục vụ mục đích hình thành hoặc hình thành một hệ thống. Ở đây chỉ những dữ liệu hữu ích cho hệ thống phải được thu thập hoặc thu thập.

Tại thời điểm thu thập dữ liệu, các điểm sau phải được quan tâm:

(i) Loại dữ liệu được thu thập

(ii) Nguồn thu thập dữ liệu

(iii) Thời điểm thu thập dữ liệu

(iv) Cách tiếp cận được thông qua trong việc thu thập dữ liệu.

Nguồn thu thập dữ liệu:

1. Hướng dẫn tổ chức và Biểu đồ:

Sơ đồ tổ chức và hướng dẫn cũng cung cấp một số chi tiết sơ sài. Nhưng khi chúng được sử dụng với sổ tay tổ chức, chúng chỉ ra cách các hoạt động được nhóm lại và hành động nên được thực hiện ở mỗi bước để các nhiệm vụ được thực hiện. Sẽ rất cần thiết để chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ được thực hiện bởi vì nó xác định công việc được thực hiện, từ đó nó được thực hiện và liệu có bất kỳ sự trùng lặp, v.v.

2. Lưu lượng và hệ thống thông tin:

Tất cả các tệp có liên quan nên được sử dụng để trích xuất dữ liệu liên quan đến hệ thống thông tin. Chúng chỉ ra cách thức biểu diễn công việc trong quá khứ cũng như hiện tại. Bên cạnh đó, họ chỉ ra sở thích của các nhà quản lý khác nhau.

3. Nhà sản xuất máy kinh doanh:

Một số nhà sản xuất máy kinh doanh có thể hỗ trợ thiết kế hệ thống. Mặc dù đây là một thông lệ phổ biến ở các nước công nghiệp phát triển, nhưng nó khá hiếm ở nước ta, có lẽ ngoại trừ máy tính, máy sao chép và máy Xerox. Nói chuyện với cấp trên, giám sát viên, và nhân viên phẫu thuật giúp đỡ.

Những người tham gia vào một quy trình có thể cung cấp dữ liệu tốt nhất cho mục đích thiết kế hệ thống. Họ có khả năng đưa ra câu trả lời cho nhiều câu hỏi chưa được trả lời. Do đó, chỉ nên phỏng vấn giám sát viên và nhân viên vào cuối quá trình thu thập dữ liệu bởi vì sau đó các câu hỏi mà câu trả lời được tìm kiếm đã được biết đến.

4. Quan sát công việc:

Việc quan sát công việc là đáng tin cậy và nên luôn luôn được sử dụng. Độ tin cậy của dữ liệu đã được thu thập thông qua các nguồn khác có thể được kiểm tra với sự trợ giúp của nó. Tuy nhiên, một quan sát thích hợp đòi hỏi đào tạo đầy đủ về một phần của người quan sát.

5. Nghiên cứu dữ liệu kế toán:

Dữ liệu kế toán tiết lộ chi phí và kiểm soát kế toán tài chính cũng như các hệ thống và phương pháp về cách chúng hoạt động. Có khả năng, trong một số trường hợp, hệ thống kế toán không hoàn chỉnh, một phần hoặc bị từ chối hoạt động thậm chí có thể giúp giải quyết một số vấn đề trong thiết kế hệ thống.

Thiết lập cơ sở hệ thống:

Các bước đã được vạch ra cho thiết kế hệ thống tạo thành cơ sở để thiết lập cơ sở hệ thống. Thông tin thu thập về các quy trình và hệ thống hiện tại cung cấp thông tin về chất lượng và số lượng công việc đã thực hiện. Bây giờ, một hệ thống phải được thiết kế có tính đến các sự kiện cần thiết để tính đến các khả năng trong tương lai để xây dựng hệ thống.

Nói cách khác, hệ thống nên có tính linh hoạt sẵn có. Mặc dù không có phần nào của một hệ thống có thể giữ nguyên trong một khoảng thời gian, tuy nhiên, vì mục đích thực tế, chúng ta phải giả định một số khái niệm tĩnh để thiết kế một hệ thống. Và, khi điều kiện thay đổi trong một khoảng thời gian, hệ thống có thể được thay đổi.

Triển khai hệ thống:

Một khi các hệ thống được lên kế hoạch, cần phải truyền đạt chúng cho nhân viên ở tất cả các cấp. Nhiều hệ thống thời gian đề xuất thay đổi trong phương pháp làm việc hiện có và tăng cơ giới hóa. Do đó, có thể cần phải giáo dục hoặc đào tạo nhân viên về các phương pháp làm việc mới, hoặc mua máy móc mới và sắp xếp đào tạo hoặc tuyển dụng nhân viên để chạy các máy này. Một hệ thống không thể được thiết kế hoặc thực hiện đúng trừ khi có tích hợp hệ thống.

Ưu điểm của hệ thống văn phòng:

1. Giải phóng quản lý:

Lợi thế duy nhất là vô cùng quan trọng. Một hệ thống tốt giúp sếp tự do làm những gì anh ta phải làm, anh ta có thể lập kế hoạch, đưa ra hành động mong muốn, kiểm tra kết quả của hành động đó, đánh giá hiệu suất, cải thiện viện, ủy thác với điều kiện anh ta sẽ sử dụng hệ thống để làm tất cả công việc không đòi hỏi sự chú ý của anh ấy

2. Tránh sự chậm trễ và cổ chai:

Hệ thống tốt đảm bảo vận hành văn phòng trơn tru và do đó, tất cả các loại chậm trễ và cổ chai đều tránh được. Công việc tiến hành thuận lợi.

3. Loại bỏ lỗi:

Vì một hệ thống dựa trên tất cả các phân tích thích hợp, cơ hội lỗi sẽ được loại bỏ hoặc ít nhất là giảm thiểu. Điều này càng làm tăng thêm hiệu quả của máy.

4. Tốc độ tốt hơn:

Có thể nhanh chóng gửi công việc vì một hệ thống dựa trên phương pháp làm việc và không dựa trên ý thích bất chợt và huyền ảo của một công nhân hoặc người quản lý.

5. Đào tạo cho nhân viên:

Hệ thống văn phòng làm cho việc đào tạo nhân viên tốt hơn và do đó hiệu quả của công nhân trong văn phòng được cải thiện. Một vài công nhân được đào tạo tốt sẽ tốt hơn một đội quân công nhân không được đào tạo.

6. Kiểm soát tốt hơn:

Hệ thống đảm bảo kiểm soát công việc tốt hơn và đến lượt nó, giúp loại bỏ các gian lận.

7. Phối hợp tốt hơn:

Phối hợp đúng là một mục tiêu chính của hệ thống. Phối hợp tốt hơn là có thể thông qua việc giới thiệu một hệ thống. Điều này dẫn đến sự gắn kết và hiệu quả cao hơn. Cổ chai được loại bỏ.

8. Kinh tế:

Một hệ thống tốt cũng tiết kiệm chi phí đầu tư và lao động trực tiếp vì phương pháp làm việc dựa trên phân tích phù hợp và chúng được thay đổi theo thời gian để đáp ứng môi trường thay đổi của doanh nghiệp.

9. Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu tốt hơn:

Vì một hệ thống tốt nhằm mục đích thiết kế và kiểm soát hình thức tốt hơn, hiệu quả làm việc của văn phòng tăng lên và những sự chậm trễ không cần thiết bị loại bỏ. Điều này dẫn đến hiệu quả cao hơn trong tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

Hạn chế của hệ thống Office:

Thảo luận của chúng tôi về và trên hệ thống văn phòng sẽ vẫn chưa hoàn thành trừ khi chúng tôi tính đến các hạn chế mà theo đó chúng hoạt động. Để có được lợi ích tối đa từ hệ thống, việc nghiên cứu những hạn chế của họ là điều cần thiết.

Chúng được tóm tắt là:

1. Giới hạn tích hợp:

Hệ thống phải được tích hợp để đạt được hệ thống các mục tiêu. Tích hợp hệ thống là một nhiệm vụ đáng gờm và do đó áp đặt một giới hạn đối với hệ thống hoạt động trong các phòng ban khác nhau. Một số hệ thống phải được sửa đổi để theo dõi nhu cầu của các hệ thống khác hoạt động trong tổ chức.

2. Giới hạn của quy hoạch:

Quy hoạch hệ thống áp đặt một hạn chế lớn. Một hệ thống sẽ không tạo ra kết quả trừ khi có kế hoạch thích hợp đi vào cài đặt.

3. Giới hạn chi phí:

Yếu tố chi phí là một trong những yếu tố quan trọng trong khi quyết định xây dựng và áp dụng hệ thống. Một hệ thống phải được đánh giá ở giai đoạn lập kế hoạch để đánh giá hiệu quả của nó để có thể mang lại hiệu quả kinh tế trong văn phòng thay vì tăng chi phí và chi phí lao động trực tiếp.

4. Hạn chế sử dụng lặp đi lặp lại:

Nếu một hệ thống được sử dụng lặp đi lặp lại và lặp đi lặp lại, nó sẽ mất hiệu quả rất lớn. Nó trở thành một hạn chế lớn trên văn phòng. Thay đổi trong hệ thống phải được thực hiện theo thời gian trên cơ sở nhu cầu hiện tại, trong đó áp đặt một khoản chi lớn cho tổ chức.

5. Giới hạn tuân thủ nghiêm ngặt:

Tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống mọi lúc làm cho một hệ thống không linh hoạt và không thể hoạt động. Do đó, điều cần thiết là một hệ thống nên để một cái gì đó theo quyết định và phán đoán của người quản lý, người giám sát và cấp dưới.