Tổ chức các hệ thống làm đầy trong văn phòng: 2 phương pháp hàng đầu

Bài viết này đưa ra ánh sáng về hai Phương pháp tổ chức hệ thống làm đầy hàng đầu trong một văn phòng. Các phương pháp là: 1. Nộp hồ sơ tập trung 2. Nộp hồ sơ phi tập trung.

Phương pháp # 1. Nộp hồ sơ tập trung:

Theo hệ thống này, tất cả các thiết bị lưu trữ được mang đến một vị trí trung tâm của văn phòng để các tập tin của tất cả các bộ phận khác nhau có thể được lưu giữ ở đó. Có một nhóm nhân viên được gọi là thư ký nộp hồ sơ thực hiện công việc dưới sự giám sát. Nói chung, có một phòng riêng gọi là Phòng Hồ sơ nơi thực hiện công việc nộp đơn. Tất cả các tập tin có thể được lưu giữ dưới sự giám sát của người quản lý văn phòng hoặc thư ký.

Hệ thống tập trung còn được gọi là hệ thống thư viện vì như trong thư viện, các tệp được duy trì tập trung theo cách phân loại. Giống như sách, các tập tin được đánh số thứ tự sau khi được phân loại. Người giám sát hoặc bộ phận phụ trách có chức năng như một thủ thư. Bất kỳ người nào yêu cầu một tệp cụ thể phải tạo ra một phiếu yêu cầu đề cập đến tên và số lượng tệp cần thiết.

Các tập tin cụ thể, nếu không ra, được cấp cho anh ta chống lại chữ ký. Một thẻ hướng dẫn ngay lập tức được đặt ở khoảng trống nơi lưu giữ tệp, như một tín hiệu Một mục nhập được thực hiện trong một thanh ghi. Một lời nhắc có thể được gửi nếu tệp không được trả lại trong một thời gian hợp lý hoặc khi nó được yêu cầu bởi bộ phận hoặc cá nhân khác. Toàn bộ thủ tục giống như sau trong một thư viện.

Để hoạt động hiệu quả của hệ thống này, các điều kiện sau phải được đáp ứng:

(a) Số lượng tệp phải đủ lớn,

(b) Các tập tin phải được phân loại và đánh số một cách khoa học,

(d) Phải có nhân viên được đào tạo để xử lý các tập tin,

(e) Tổ chức có thể mua các loại thiết bị nộp đơn khác nhau.

Một số thiết bị bổ sung như sắp xếp bàn và khay, thang di động để đạt đến kệ cao, vv có thể cần thiết.

Ưu điểm:

(a) Có nền kinh tế từ hai phía. Số lượng thiết bị nộp đơn sẽ ít hơn vì mỗi bộ phận sẽ không có thiết bị riêng. Ít không gian hơn sẽ bị chiếm dụng. Vì vậy, có tiết kiệm tiền và không gian.

(b) Có sự thống nhất về thủ tục sắp xếp và lưu giữ hồ sơ của tất cả các bộ phận. Tính đồng nhất và tiêu chuẩn hóa như vậy giúp phát triển hiệu quả công việc.

(c) Có sự kiểm soát tốt hơn đối với hệ thống nộp đơn vì trách nhiệm được ấn định trên bộ phận nộp đơn và có người giám sát.

(d) Số lượng bản sao của một tài liệu cụ thể phải được chuẩn bị ít hơn vì chúng không cần phải gửi cho các tập tin của các bộ phận khác nhau có liên quan. Vì vậy, khối lượng công việc gõ được giảm.

(e) Nhân viên nộp đơn trở nên chuyên biệt trong công việc và các kỹ thuật nộp đơn hiện đại có thể được giới thiệu.

(f) Nó có thể tăng tốc các hoạt động của văn phòng vì thời gian có thể không bị lãng phí để có được các giấy tờ liên quan từ các tập tin của các bộ phận khác nhau.

Nhược điểm:

(a) Có thể có sự chậm trễ trong việc nhận hồ sơ từ bộ phận nộp đơn vì phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt về việc xuất trình phiếu yêu cầu, v.v.

(b) Việc phân loại các tập tin được thực hiện bởi bộ phận nộp đơn trung tâm có thể không phù hợp với một lần khởi hành cụ thể. Ví dụ, bộ phận bán hàng có thể cần phân loại theo lãnh thổ của các tệp trước và sau đó phân loại theo thứ tự bảng chữ cái theo đảng, bộ phận nộp đơn chỉ có thể phân loại theo thứ tự bảng chữ cái.

(c) Tất cả các giấy tờ, quan trọng hoặc không quan trọng, được gửi đến bộ phận nộp đơn bởi tất cả các bộ phận khác. Do đó, bộ phận nộp đơn trở thành bãi rác của tất cả các giấy tờ hoặc 'kho lưu trữ thư chết' dẫn đến lạm dụng không gian. Thỉnh thoảng băm nhỏ hoặc thanh trừng trở nên cần thiết.

(d) Có mọi cơ hội nộp sai hoặc một tờ giấy có thể bị mất trong quá trình này.

(e) Thư ký hoặc trợ lý giao dịch của các bộ phận khác có thể không học các kỹ thuật nộp đơn được phát triển.

(f) Không có bí mật của các tập tin. Bất cứ ai cũng có thể đi qua bất kỳ tập tin về trưng dụng.

Nhìn chung, các ưu điểm có hiệu quả hơn các nhược điểm mà phần lớn có thể khắc phục thông qua sự giám sát và kiểm soát thích hợp của bộ phận.

Phương pháp # 2. Nộp hồ sơ phi tập trung:

Theo hệ thống này, các tập tin được sắp xếp và duy trì bởi các bộ phận khác nhau theo yêu cầu tương ứng của họ. Hệ thống này còn được gọi là hệ thống lưu trữ cục. Mỗi phòng ban sẽ có thiết bị nộp đơn riêng và thư ký của bộ sẽ thực hiện công việc hoặc một hoặc hai thư ký có thể được chỉ định riêng trong mỗi bộ phận để thực hiện công việc nộp đơn.

Theo hệ thống này, quy trình công phu trình bày một con tàu trưng dụng, như trong trường hợp hệ thống tập trung, không phát sinh. Nó thường được thông qua hơn.

Ưu điểm:

(a) Không có sự chậm trễ trong việc nhận các giấy tờ liên quan đến bộ phận cụ thể. Nó có khả năng tiếp cận dễ dàng cho các nhân viên liên quan.

(b) Một số bộ phận phải làm việc độc quyền mà không có kết nối trực tiếp với các bộ phận khác, trong trường hợp đó tốt hơn là bộ phận sẽ duy trì các tập tin riêng của mình. Ví dụ, bộ phận xây dựng trong một công ty sản xuất lớn.

(c) Các tập tin có tính chất bí mật phải được duy trì dưới sự kiểm soát trực tiếp của người đứng đầu bộ phận. Ví dụ: tập tin Thuế thu nhập.

(d) Một bộ phận có thể áp dụng một phương pháp phân loại và bảo trì các tệp cụ thể phù hợp nhất với bộ phận đó.

Nhược điểm:

(a) Vì mỗi bộ phận cần thiết bị nộp đơn riêng, có sự trùng lặp. Nhiều hơn, tiền là cần thiết để mua thiết bị và chiếm nhiều không gian hơn. Vì vậy, nó làm tăng chi phí.

(b) Thư ký của một bộ phận phải dành thời gian để nộp đơn mà họ có thể sử dụng hiệu quả hơn. Nếu một số tay phụ được sử dụng để nộp đơn có thêm chi phí.

(c) Một số bản sao của cùng một tài liệu có thể phải được chuẩn bị cho các tệp của các bộ phận khác nhau có thể cần nó. Tải trọng của công việc đánh máy được tăng lên.

(d) Không có chuyên môn về công việc nộp đơn. Các phòng ban khác nhau có thể áp dụng các phương pháp khác nhau để phân loại và lưu giữ các tập tin.

Nhìn chung, những lợi thế và bất lợi được cân bằng đồng đều. Nhưng luôn luôn có chi phí lớn hơn và lãng phí không gian. So sánh giữa hai hệ thống Cả hai hệ thống đều có những ưu điểm và nhược điểm. Thật khó để chọn ra một trong hai. Đúng là hệ thống phòng ban thường tốn kém hơn nhưng hệ thống tập trung không thể thực hiện được trừ khi số lượng tệp lớn.

Tóm lại, có thể nói rằng nói chung là đạt được thỏa hiệp và một hệ thống kết hợp được tuân theo.

Điều này được thực hiện theo công thức sau:

(a) Các tệp có tính chất chung có thể liên quan đến một số lượng lớn các phòng ban, được nộp tập trung, làm cho chúng có thể truy cập như nhau đối với tất cả mọi người.

(b) Các tập tin có tính chất bí mật được sắp xếp và duy trì theo từng bộ phận.

(c) Một số phòng ban ở đó có một số hoạt động và tệp độc quyền của các phòng ban đó không cần phải được gửi để nộp đơn trung tâm.