Lưu giữ hồ sơ: Tầm quan trọng và quy trình lưu giữ hồ sơ
Trong nền kinh tế trao đổi ngày nay của chúng ta, quản lý tiền của một gia đình đang trở thành một quá trình phức tạp. Thực tế, tiền được trả cho tất cả hàng hóa và dịch vụ. Một số chi tiêu nhỏ hàng ngày trong một gia đình được thực hiện thông qua tiền. Trong những trường hợp này, bộ nhớ không thể được dựa vào để cung cấp các hồ sơ có thể sử dụng. Khi ngân sách hoạt động, cách phổ biến nhất để biết số tiền được chi tiêu trong gia đình là duy trì hồ sơ và tài khoản. Ngay cả những hồ sơ đơn giản nhất quán và được lưu giữ cẩn thận sẽ giúp giảm bớt quá trình tài trợ cho một gia đình.
Tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ:
Bảo trì hồ sơ tài chính giúp gia đình theo nhiều cách:
1. Dễ dàng hơn để biết cách thu nhập của gia đình đang được chi tiêu.
2. Các gia đình lưu giữ hồ sơ có một bức tranh rõ ràng hơn về giá của các mặt hàng khác nhau và có thể đưa ra quyết định sáng suốt trong việc mua vật phẩm.
3. Chi tiêu hiện tại có thể được so sánh với chi tiêu của quá khứ.
4. Nhiều cách và phương tiện khác nhau có thể được tìm thấy để cân bằng tổng thu nhập và chi tiêu của gia đình.
5. Hồ sơ hữu ích như lịch sử trong quá khứ để hiển thị chi tiêu khẩn cấp. Điều này sẽ đưa ra một dấu hiệu cho tương lai.
6. Nó có thể giúp giảm bớt quá trình tài trợ cho một gia đình.
7. Chúng cũng có giá trị trong việc đưa ra các tờ khai thuế thu nhập và điều chỉnh các yêu cầu bảo hiểm.
8. Tiết kiệm có thể dễ dàng thực hiện bằng cách lưu giữ hồ sơ.
9. Bản ghi cung cấp một bộ sách tham khảo sẵn sàng.
10. Hồ sơ có thể phục vụ như một kiểm soát ngân sách gia đình.
Một bộ hồ sơ hoàn toàn thỏa đáng cho một gia đình có thể không dành cho một gia đình khác. Mỗi gia đình có thể áp dụng một mô hình giữ tài khoản phù hợp với yêu cầu riêng của mình. Một gia đình trong đó các thành viên cẩn thận và tỉ mỉ có thể giữ hồ sơ chi tiết. Một số gia đình khác có thể giữ thông tin tối thiểu vì họ không thích quá trình này vì nó lặp đi lặp lại và đôi khi tốn thời gian.
Quy trình lưu giữ hồ sơ :
Gia đình có thể áp dụng ba loại quy trình lưu giữ hồ sơ:
(1) Tài khoản thu nhập và chi tiêu
(2) Sổ cái gia đình
(3) Bảng cân đối kế toán
1. Tài khoản thu nhập và chi tiêu:
Đây là một tài khoản chạy hàng ngày của gia đình. Nó có thể được duy trì trên cơ sở hàng tuần hoặc hàng tháng. Trong tài khoản này, thu nhập của tháng được ghi nhận vào ngày mà nó được nhận. Tất cả các mục chi tiêu được lưu ý. Các mục trong một đầu cụ thể phải được lưu ý riêng. Chi tiêu hàng tuần cho mỗi mục và các ngày thêm trong tháng nên được ghi lại rõ ràng. Vào cuối tháng, tổng chi tiêu sẽ được tính và khấu trừ vào tổng thu nhập. Nếu có bất kỳ số dư nào, nó có thể được đưa đến tháng tiếp theo.
Một mẫu cho hồ sơ chi tiêu hàng tháng được đưa ra dưới đây:
(1) Số dư đầu kỳ (Từ tháng trước)
(2) Số tiền thu nhập (Trong tháng)
(3) Chi tiêu (Trong tháng)
(4) Số dư (Đã chuyển sang tháng tới)
2. Sổ cái gia đình :
Hồ sơ của tất cả các chi tiêu có thể được ghi vào một sổ cái. Nó bao gồm các khoản thanh toán khi mua bất động sản, xây dựng, xe hơi, tủ lạnh, đồ nội thất, phí bảo hiểm chính sách, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay cho người khác, vv được coi là tài sản của gia đình.
Tất cả các khoản vay của gia đình cũng được ghi vào sổ cái của gia đình. Các khoản vay được lấy từ các ngân hàng, bất kỳ tổ chức tài chính nào khác hoặc từ các cá nhân nên được ghi chú rõ ràng vào sổ cái. Các hóa đơn được thanh toán liên quan đến hàng hóa mua bằng tín dụng hoặc trả góp phải được ghi lại. Tất cả các loại vay và thanh toán được thực hiện là các khoản nợ của gia đình.
3. Bảng cân đối kế toán:
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo hàng năm về tài sản và nợ phải trả vào cuối năm. Trách nhiệm là bên thanh toán trong khi tài sản là bên nhận hồ sơ gia đình. Số dư của các khoản vay, các kỹ năng chưa thanh toán và các khoản trả góp vào cuối năm sẽ thuộc về trách nhiệm pháp lý. Các giá trị của các tài sản khác nhau được gia đình mua như đất, tủ lạnh, máy móc, đồ nội thất, tòa nhà, các khoản vay trả cho người khác, tiền mặt và ngân hàng sẽ thuộc về phía tài sản. Trách nhiệm có nghĩa là gia đình phải trả và tài sản bao gồm những thứ mà gia đình phải nhận.
Mục đích của việc duy trì tài khoản và hồ sơ là để xem xét theo các khoảng thời gian định kỳ, cách thức chi tiêu tiền, tiết kiệm bị ảnh hưởng và tài sản đã được hình thành. Bằng cách so sánh chi tiêu trước đây và hiện tại, bảng cân đối kế toán giúp cải thiện việc tiết kiệm. Lưu trữ hồ sơ giống như một cuốn sách tham khảo sẵn sàng. Lưu trữ hồ sơ xây dựng ý thức kỷ luật trong một cá nhân vì nó tạo ra nhận thức chống lại chi tiêu ngông cuồng và không cần thiết.
