Thường trình: Ý nghĩa, Đặc điểm và Tầm quan trọng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Routine. Sau khi đọc bài viết này để tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của thói quen 2. Đặc điểm của thói quen 3. Tầm quan trọng của thói quen 4. Một số công việc thường xuyên điển hình của một thư ký.

Ý nghĩa của thói quen:

Lập kế hoạch là cần thiết cho mọi loại công việc. Lập kế hoạch có nghĩa là suy nghĩ trước.

Phân tích quy hoạch:

Phải làm gì đây?

Tại sao phải làm?

Làm thế nào để được thực hiện?

Bởi ai sẽ được thực hiện?

Khi nào được thực hiện?

Làm ở đâu?

Trả lời cho mọi truy vấn trước tiên phải được lấy và sau đó sẽ thực hiện một hành động. Sau khi kế hoạch đến thủ tục.

Mỗi phần công việc có thủ tục riêng để làm. Một thói quen là một quá trình thường xuyên của thủ tục. Từ khóa học trực tuyến có một ý nghĩa của một loạt các hành động. Một thói quen, do đó, có một loạt các hành động.

Một thói quen có hai khía cạnh:

(a) Hành động, lần lượt theo thứ tự ưu tiên và

(b) Một yếu tố thời gian cho mỗi hành động.

Một số thói quen tạo nên một hệ thống cung cấp một bức tranh tổng thể về một số hoạt động. Nếu chúng ta nhìn vào bất kỳ phần nào của công việc văn phòng, chúng ta thấy cả hai khía cạnh. Ví dụ, xử lý thư đến. Các hành động thành phần là: Nhận thư, mở chúng, xem xét kỹ nội dung, dập ngày, phân loại, phân phối và theo dõi.

Mỗi bước có phương pháp riêng và nếu phương thức đúng thì thời gian tiêu thụ trở nên tối thiểu. Thủ tục này là một phần của toàn bộ hệ thống thư tín. Không chỉ là một công việc được thực hiện đơn giản, nó phải được thực hiện một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả. Điều này là có thể nếu có một thói quen thích hợp. Trong một văn phòng nơi điều kiện làm việc thuận lợi, có sẵn thiết bị, giám sát và kiểm soát có mặt và nhân viên phù hợp được tuyển dụng, một thói quen trở nên hiệu quả. Chuẩn bị một thói quen cho mỗi phần công việc trong văn phòng là một chức năng của tổ chức văn phòng.

Đặc điểm của một thói quen:

(1) Một công việc thường lệ bao gồm một vài hoặc một loạt các bước. Một khi một bước được biết đến, nó phải được lặp lại theo cách tương tự tại mọi thời điểm và bởi mọi người làm công việc đó.

(2) Một thói quen phải được xây dựng hoặc chuẩn bị. Phải mất nhiều thời gian hơn để chuẩn bị một thói quen khi một văn phòng mới được thiết lập. Kinh nghiệm của các tổ chức tương tự khác có giá trị lớn.

(3) Một thói quen có một mục đích và mỗi bước sẽ góp phần hoàn thành mục đích đó.

(4) Tất cả các bước phải có tương quan và trình tự thời gian xác định.

(5) Không được trùng lặp công việc cũng như không có sự chồng chéo hoặc khoảng cách.

(6) Các quy tắc phải được đóng khung để hoàn thành một thói quen.

Tầm quan trọng của một thói quen:

Tầm quan trọng của thói quen văn phòng là rất lớn.

Nếu một thói quen được chuẩn bị và tuân thủ đúng thì các ưu điểm sau sẽ được hưởng:

(1) Hiệu suất theo một tiêu chuẩn cố định:

Tiêu chuẩn có bốn khía cạnh:

(a) Số lượng mà một số chất lượng công việc mong muốn phải được thực hiện,

(b) Chất lượng, hiệu suất phải có chất lượng như mong đợi,

(c) Hiệu suất của Time Time phải trong một số thời gian quy định,

(d) Chi phí, chi phí sẽ không vượt quá lợi ích.

(2) Có sự kiểm soát tốt hơn:

Nếu có một thói quen, nhân viên giám sát sẽ dễ dàng kiểm soát hơn. Một giám sát viên phải kiểm tra xem thói quen có được tuân theo hay không.

(3) Luồng công việc tốt hơn:

Quản trị văn phòng hiệu quả có nghĩa là để thấy rằng có công việc trôi chảy và đầu ra tối đa. Nếu mọi người tuân theo thói quen, sẽ có luồng công việc tốt hơn với điều kiện là không có chướng ngại vật hoặc chướng ngại vật cản đường (Xem bên dưới).

Làm thế nào thường xuyên làm việc bị cản trở?

Có bốn yếu tố trong quá trình thực hiện một công việc thường ngày là:

(a) Phương pháp thực hiện một công việc,

(b) Thiết bị được sử dụng,

(c) Nhân sự,

(d) Các điều kiện làm việc.

Nếu có bất kỳ lỗi nào trong bất kỳ một trong các yếu tố công việc thường xuyên bị cản trở.

Các chướng ngại vật hoặc lỗi xảy ra theo cách sau:

(a) Phương pháp tốt nhất để thực hiện một công việc có thể không được biết hoặc có thể không được nhân viên biết đến,

(b) Có thể cung cấp ngắn các hình thức, văn phòng phẩm, bất kỳ máy móc hoặc thiết bị, vv, cần thiết cho công việc. Máy có thể bị hỏng. Có thể không có sự bảo trì thích hợp của máy. Vật liệu cụ thể 'hoặc phụ tùng của máy không có sẵn,

(c) Có thể thiếu nhân sự phù hợp. Các khiếm khuyết là trong hệ thống tuyển dụng. Có thể thiếu đào tạo nhân sự. Các nhân viên có thể không nghiêm túc hoặc chú ý. Họ có thể không thường xuyên hoặc có thể lãng phí thời gian thông qua tin đồn. Nó gián tiếp có nghĩa là thiếu sự giám sát và kiểm soát thích hợp,

(d) Các điều kiện làm việc có thể không thuận lợi hoặc thuận lợi để làm việc. Thiếu ánh sáng, mất điện, xáo trộn bên ngoài, v.v., là một số nguyên nhân,

(e) Có thể có bố trí bị lỗi.

Làm thế nào chướng ngại vật có thể được khắc phục?

Các chướng ngại vật cho dòng chảy công việc thường xuyên có thể được khắc phục bằng cách lập kế hoạch và kiểm soát thích hợp của công việc văn phòng. Thư ký với tư cách là giám đốc điều hành có trách nhiệm lớn trong khía cạnh này. Với mục đích này, các loại khác nhau của 'biểu đồ thường xuyên' hoặc 'biểu đồ dòng chảy' hoặc 'biểu đồ hoạt động' đã được chuẩn bị. Đây không là gì ngoài sơ đồ mà người ta có thể dễ dàng hiểu những bước tiếp theo được thực hiện để thực hiện một công việc.

Có nhiều kỹ thuật khác nhau để tạo ra các biểu đồ như 'biểu đồ cổ', 'biểu đồ đẳng cự', v.v. Điều chính là sẽ phải nghiên cứu và nghiên cứu kỹ lưỡng về phương pháp văn phòng. Một tổ chức lớn có thể đủ khả năng để có một bộ phận riêng cho nghiên cứu O & M. O & M là viết tắt của Tổ chức và Phương thức.

Mỗi phần của công việc đều trải qua một số giai đoạn kế tiếp và chúng được thể hiện bằng một số biểu tượng trong Biểu đồ dòng chảy. Ví dụ:

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mọi loại công việc không thể được sử dụng lại. Các thường trình được chuẩn bị cho các chức năng có tính chất lặp đi lặp lại. Tại thời điểm khẩn cấp thường xuyên không hoạt động.

Một số công việc thường xuyên của một thư ký:

Có một số công việc thường ngày mà một thư ký phải thường xuyên thực hiện trong văn phòng. Những công việc như vậy, như được mô tả dưới đây thường được thực hiện bởi một thư ký riêng hoặc thậm chí bởi thư ký văn phòng chứ không phải bởi một thư ký thuộc loại chung. Một thư ký, tuy nhiên, có thể có được những công việc này được thực hiện bởi thư ký riêng của mình hoặc thư ký văn phòng.

(A) Xử lý điện thoại hoặc cuộc gọi :

Sử dụng điện thoại là một tính năng phổ biến trong văn phòng, cả cho giao tiếp bên trong và bên ngoài. Một văn phòng lớn có hệ thống điện thoại nội bộ riêng bằng kết nối PBX hoặc PAX hoặc liên kết. hệ thống. Tại bàn phím trao đổi điện thoại nội bộ có một nhà điều hành nếu có hệ thống trao đổi thủ công, người xử lý bảng chuyển mạch. Đó là một phần cơ học của toàn bộ hoạt động.

Xử lý điện thoại thực sự có nghĩa là thiết lập danh bạ và có cuộc trò chuyện. Vô số cuộc gọi đến từ bên ngoài và một số lượng lớn các cuộc gọi cũng được thực hiện cho người ngoài. Đồng thời một số lượng lớn các kết nối nội bộ được yêu cầu từ bộ phận này sang bộ phận khác. Đó là một công việc to lớn cho một văn phòng bận rộn để cung cấp cơ hội tối đa của các kết nối bên ngoài và bên trong như vậy.

Có các cuộc gọi cá nhân đến và đi của các thành viên của nhân viên. Những điều này phải được giảm thiểu bởi vì nó có thể cản trở các cuộc gọi chính thức. Một văn phòng lớn có thể có một số đường dây bên ngoài và đường dây trực tiếp từ phòng của các giám đốc điều hành quan trọng. Có một dòng đặc biệt được tham dự ngay cả sau giờ hành chính cho trường hợp khẩn cấp.

Nhiệm vụ của thư ký riêng:

Một thư ký riêng tham dự các cuộc gọi điện thoại thay cho ông chủ của mình trước. Anh ta phải có kiến ​​thức đầy đủ về hoạt động điện thoại. Anh ta phải biết các loại dịch vụ khác nhau được cung cấp bởi bộ phận điện thoại cũng như các quy tắc và quy trình cho các loại cuộc gọi khác nhau của địa phương, số điện thoại, trung kế, bản ghi âm, vv Một văn phòng lớn cũng có thể có kết nối telex hoặc có thể có tele- dịch vụ máy in (TPM hoặc Tin nhắn máy in Tele) trong tổ chức.

Một thư ký riêng phải duy trì một danh bạ điện thoại để ghi lại những tin nhắn nhận được hoặc tin nhắn được gửi bởi sếp. Danh bạ điện thoại. Chứa các cột để mô tả đầy đủ về các bên mà ai và tin nhắn nhận được hoặc gửi cho ai.

Một thư ký riêng cũng phải biết nghệ thuật nói chuyện qua điện thoại. Cách tiếp cận của anh ta sẽ lịch sự, giọng nói của anh ta sẽ rõ ràng và anh ta sẽ quan sát tất cả các nghi thức, ví dụ, chúc một buổi sáng tốt lành hoặc 'namaskar' ở đầu hoặc một lời tạm biệt hoặc 'namaskar' ở cuối.

Anh ta có thể phải đối mặt với nhiều cuộc gọi điện thoại, đến hoặc đi, nhưng anh ta sẽ không bị nhiễu loạn hoặc bị kích thích. Anh ta phải nhận ra rằng hành vi của mình cuối cùng có ảnh hưởng đến ông chủ. Một thư ký riêng thường giữ một danh sách các số điện thoại sẵn sàng mà ông chủ của anh ta thường yêu cầu kết nối.

(B) Xử lý người gọi :

Một thư ký là một sĩ quan liên lạc và vì vậy một số lượng lớn người gọi anh ta mỗi ngày. Một văn phòng lớn giữ một nhân viên tiếp tân tiếp nhận người gọi trước và sau đó gửi cho các bộ phận hoặc người tương ứng. Đôi khi, phải có sự cho phép từ các giám đốc điều hành cụ thể trước khi cho phép người gọi vào bên trong văn phòng. Trong một văn phòng nhỏ người gọi có thể trực tiếp tiếp cận thư ký. Những người gọi đến một giám đốc điều hành lớn hoặc một giám đốc phải tiếp cận thư ký riêng của mình.

Có bốn loại người gọi đến văn phòng mỗi ngày:

(1) Những người có các cuộc hẹn trước. Không khó để xử lý những người gọi như vậy với điều kiện họ đến đúng giờ. Thư ký riêng chỉ cho phép anh ta gặp sếp hoặc có thể yêu cầu anh ta chờ một chút nếu sếp bận.

(2) Những người gọi mà không có bất kỳ cuộc hẹn trước. Nhưng nếu một người như vậy được biết đến văn phòng và thậm chí có thể có tầm quan trọng lớn đối với tổ chức, anh ta được chào đón và thư ký cố gắng liên lạc với ông chủ.

(3) Những người đến thường xuyên nhưng không có kinh doanh xác định. Ví dụ, đại diện bán hàng từ các nhà cung cấp khác nhau. Thư ký sẽ xử lý chúng theo ý muốn của sếp. Thư ký sẽ nói chuyện với ông chủ của mình qua điện thoại để được hướng dẫn.

(4) Những người chưa biết đến tình cờ hoặc cho một số yêu cầu. Thư ký sẽ xử lý cá nhân anh ta và yêu cầu anh ta đến sau với cuộc hẹn trước đó. Bất cứ điều gì có thể là bản chất của người gọi và bất cứ điều gì có thể là kỹ thuật xử lý anh ta, thư ký sẽ phải rất lịch sự và không bao giờ làm tổn thương cảm giác của khách.

(C) Thực hiện các cuộc hẹn :

Một công việc thường ngày khác của một thư ký riêng là hẹn gặp sếp và những người khác. Những người khác bao gồm cả người ngoài cũng như các thành viên của tổ chức hoặc của nhân viên. Các cuộc hẹn là một lần nữa của hai loại người mà một người ngoài cuộc muốn hẹn gặp hoặc ông chủ muốn thực hiện.

Các cuộc hẹn địa phương được thực hiện qua điện thoại nhưng đối với người dân ở những nơi khác, các cuộc hẹn thường được cố định bằng thư từ hoặc thậm chí qua điện thoại hoặc telex. Thư ký phải duy trì một cuốn nhật ký cho tất cả các cuộc hẹn và phải nhắc nhở sếp của mình hàng ngày về các cuộc hẹn.