4 tính năng hàng đầu của quy trình xử lý khiếu nại tốt

Bốn tính năng của quy trình xử lý khiếu nại tốt như sau: 1. Công bằng 2. Quy định cần được cắt giảm rõ ràng 3. Các bước thủ tục 4. Nhắc nhở.

1. Công bằng:

Thái độ của người giám sát là quan trọng ở đây. Tất cả các giám sát viên nên chấp nhận quyền kháng cáo của nhân viên miễn là không bỏ qua. Sự công bằng là cần thiết không chỉ là công bằng mà còn để giữ cho thủ tục khả thi.

Nếu nhân viên phát triển niềm tin rằng thủ tục chỉ là một sự giả tạo, thì giá trị của nó sẽ bị mất, và các phương tiện khác nên được tìm cách giải quyết những bất bình. Điều này cũng liên quan đến việc tuân theo các nguyên tắc của công lý tự nhiên, như trong trường hợp của một thủ tục kỷ luật.

2. Quy định nên được cắt giảm rõ ràng:

Không có thủ tục khiếu nại có thể được dự kiến ​​sẽ hoạt động thỏa đáng trừ khi có các quy định nhất định, luôn tuân thủ, xác định những gì sẽ được thực hiện, khi bất kỳ bởi chúng.

Ví dụ, mọi nhân viên nên biết:

(i) người được giải quyết khiếu nại,

(ii) dưới hình thức (bằng miệng hoặc bằng văn bản),

(Iii) những hạn chế, và

(iv) người khiếu nại nên đợi bao lâu trước khi tìm hiểu hành động nào đã được thực hiện hoặc lên kế hoạch liên quan đến khiếu nại của họ.

3. Các bước thủ tục:

Thủ tục khiếu nại phải đủ đơn giản để có thể giải thích dễ dàng và nhanh chóng cho từng nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc cho tổ chức và để có thể hiểu được ngay cả bởi một người có giáo dục chính quy tương đối ít.

4. Sự nhanh chóng:

Sự nhanh chóng là cần thiết để tránh sự cay đắng và thất vọng có thể đến từ sự chậm trễ. Hành động kịp thời không chỉ được mong muốn từ quan điểm của người khiếu nại; đó cũng là lợi ích của quản lý. Sự chậm trễ không đáng có có thể tốn kém trong sự tăng trưởng và lan truyền sự không hài lòng của nhân viên.