6 loại máy hàng đầu được sử dụng trong văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng về sáu loại máy hàng đầu được sử dụng trong văn phòng. Đó là: 1. Nhà văn loại 2. Máy sao chép 3. Sao chép / sao chụp Xerox 4. Máy kế toán 5. Máy chém 6. Máy băm

Máy được sử dụng trong Loại văn phòng # 1. Nhà văn loại:

Đây là một chiếc máy nhỏ nhưng xinh xắn, không cần giới thiệu chút nào vì nó là trái tim của bất kỳ cơ giới hóa văn phòng nào.

Được phát minh vào năm 1873 và được sử dụng kể từ đó, giống như trò chơi cricket, đã chứng kiến ​​một sự thay đổi đường biển trong thế kỷ.

Nó có hai tính năng đáng khen ngợi, trong đó tính năng đầu tiên là sự gọn gàng và rõ ràng mà nó cung cấp về thông tin, đó là loại và thứ hai là số lượng bản sao có thể gõ 6 hoặc 7 bao gồm cả bản gốc.

Các loại người viết:

Nhà văn loại có hình dạng và kích cỡ khác nhau. Họ cũng khác nhau trên cơ sở tinh tế kỹ thuật của họ. Hãy để chúng tôi thảo luận về các loại nhà văn loại mà một văn phòng hiện đại có thể sử dụng.

1. Kiểu nhà văn di động:

Đây là những tác giả viết có trọng lượng nhẹ, bền, chắc chắn và di động, thường được sử dụng bởi bất kỳ cá nhân nào. Ở nước ta, nhà văn kiểu đầu tiên như vậy được tiếp thị bởi bộ phận văn phòng phẩm của nhóm JK. Sau này FACIT, REMINGTION, GODREJ, HALDA, v.v. đã xuất hiện để đưa ra thị trường cho loại nhà văn này.

2. Trình soạn thảo kích thước tiêu chuẩn:

Ở đây kích thước của trình soạn thảo kiểu lớn hơn so với trình soạn thảo kiểu di động. Tuy nhiên, đây là những tác phẩm nặng so với các nhà văn loại di động, nhưng các tính năng của chúng giống như các nhà văn loại di động.

3. Nhà văn đa ngôn ngữ:

Ấn Độ là một quốc gia có rất nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ liên minh với các ngôn ngữ khác nhau và chữ viết của họ cũng khác nhau. Do đó, cần có một hệ thống của người viết kiểu trong đó các ngôn ngữ khác nhau và các tập lệnh của họ có thể được gõ. Nhu cầu và mong muốn của hệ thống các nhà văn loại này đã được cảm nhận. Có những nhà văn không chỉ có nhân vật La Mã mà còn có Devanagri và các nhân vật của các bảng chữ cái khác, v.v.

4. Nhà văn loại điện:

nghiên cứu khác nhau tại Mỹ, Đức và Ấn Độ tiết lộ rằng một typist bận rộn lượt truy cập khoảng 50.000 ký tự trong một ngày và ngón tay di chuyển khoảng 12 đến 20 dặm một ngày! Để giảm bớt nỗ lực này của con người, các nhà văn loại điện và điện tử đã được sản xuất.

Một nhà văn loại điện, nguyên mẫu của nó được hiển thị trên trang trước. Ở đây công việc vẫn phải được thực hiện bằng ngón tay, nhưng nỗ lực thể chất liên quan đến quá trình này đã giảm đáng kể vì các phím chỉ cần chạm và không cần nhấn.

Một trình soạn thảo kiểu điện có những ưu điểm này so với trình ghi kiểu thủ công:

(a) Nó làm tăng tốc độ của công việc.

(b) Có một sự hoàn hảo lớn hơn trong công việc.

(c) Số lượng bản sao có thể là bản gốc cộng với 10 đến 12 bản sao thay vì một cộng năm của hệ thống thủ công.

5. Nhà văn loại mục đích đặc biệt:

Có những nhà văn loại mục đích đặc biệt được sử dụng để gõ các công thức toán học và khoa học và cũng để gõ một số lượng đặc biệt của văn học. Các tính năng khác nhau và các hình thức khác nhau của các bộ phận được gắn vào các nhà văn loại này để định dạng loại, bảng chính, toán học và các công thức khoa học.

6. Nhà văn loại điện tử:

Đây là những sản phẩm đầu tiên được sản xuất tại Nhật Bản bởi các công ty như MINOLTA, OPTONICA, MITSUBISHI GIỜ chỉ để nêu tên một số. Trong những năm qua, một số công ty Ấn Độ đã bắt đầu lắp ráp những thứ này ở Ấn Độ. Nổi bật trong số đó là Gestetner, Modi, Pertech Computer Limited, India Network Limited, v.v.

Các máy đánh chữ điện tử về cơ bản được chia thành ba nhóm:

Một số tính năng nhất định như căn lề lề phải, căn lề lề trái, xóa tự động, đặt tab, ký tự kiểu in đậm, gạch chân tự động, sử dụng ký tự in nghiêng, v.v. văn phòng.

Máy được sử dụng trong Loại văn phòng # 2. Máy nhân đôi:

Trong một văn phòng, đôi khi một số bản sao của cùng một vấn đề được yêu cầu lưu hành giữa các bộ phận khác nhau cho nhân viên.

Chỉ có một giới hạn thành viên của các bản sao có thể được lấy nếu một nhà văn loại được sử dụng. Mặt khác, số lượng bản sao không giới hạn có thể được lấy từ một máy nhân bản.

Nhiều loại máy nhân bản:

1. Nhân đôi Gelatine:

Đây là một trong những bản sao cũ nhất. Trong loại máy sao chép này, có một khay chứa gelatin mà chủ được chuẩn bị bằng thuốc nhuộm được ép, giấy được sao chép được ấn vào gelatin bằng một con lăn kẹp để có được bản sao. Đây là một quá trình cơ giới hóa cồng kềnh và do đó, việc sử dụng nó là không tồn tại.

2. Đa đồ thị:

Đây là một máy in nhỏ được vận hành bằng tay hoặc với sự trợ giúp của động cơ. Trong máy này, loại được đặt bằng tay và việc in được thực hiện với sự trợ giúp của một dải ruy băng tái tạo một bản sao tương tự như bản sao được đánh máy.

3. Máy quét stear điện tử:

Các máy sao chép stprint đang trở nên rất quan trọng ngay cả sau khi cảm ứng của máy photocopy vì tính kinh tế của nó. Gestetner là một công ty sản xuất các máy này. Những máy sao chép này tận hưởng lợi thế của bản sao stprint và rất linh hoạt.

Trong trường hợp máy quét như vậy, có thể thu được các bản sao chụp ảnh của bất kỳ loại tài liệu, hình minh họa, sơ đồ nào cho dù được viết bằng tay, viết bằng văn bản hoặc cyclostyled hoặc in bằng một bản in được sản xuất bằng điện tử. Các tài liệu gốc hoặc giấy được sao chép lại trong hàng ngàn và stprint chỉ mất vài phút để chuẩn bị.

Trong máy quét, tài liệu gốc sẽ được sao chép được đặt tròn một con lăn và được quét bằng cách vận hành kết nối phích cắm với bảng chuyển đổi. Nội dung của tài liệu được sao chép chính xác và tỉ mỉ trên một khuôn tô trên một hình trụ khác trong máy. Ngay sau khi stprint được cắt ra điện tử, các bản sao có thể được tạo ra trong một máy sao chép.

4. Công cụ sao chép stt:

Công cụ sao chép stprint được hiển thị ở đây. Máy sao chép stear có hai loại hướng dẫn sử dụng điện tử và hoạt động bằng điện:

Đây là lần đầu tiên được phát minh vào năm 1881 bởi ông Gestetner ở Anh và do đó, đã có được cái tên là Gestetner. Đó là máy thép phẳng. Vào năm 1889, stprint quay được tạo ra và từ đó trở đi, các máy sao chép stpson đã có một sự thay đổi to lớn về tính năng, hình dạng, thiết kế cũng như sản phẩm. Điểm nổi bật của những người sản xuất các máy nhân bản này là SHOURIE, RONEO và GESTETNER.

Gestetner là nhà lãnh đạo trên thế giới có 156 văn phòng chi nhánh trên toàn thế giới.

Ưu điểm:

1. Tốc độ:

Nó đảm bảo tốc độ lớn nếu hoạt động trên dòng điện. Có thể thu được từ 50 đến 100 bản sao mỗi phút trên máy tự động trong khi máy vận hành thủ công có thể cho tới 50 bản.

2. Tự động hóa:

Máy sao chép hiện đại có tính tự động cao. Cấp mực để sao chép là tự động, nạp giấy là tự động và máy có thể được đặt cho một số bản sao để có được bằng cách đặt bộ đếm. Khi có được số lượng bản sao như vậy thì máy sẽ tự động tắt.

3. Số lượng lớn các bản sao:

Nó cho một số lượng lớn các bản sao. Có thể thu được tới 5.000 bản trong một số trường hợp. Tuy nhiên, 1.000 bản sao có được mà không gặp trở ngại hay trở ngại nào.

4. Dễ dàng chuẩn bị thạc sĩ:

Thật dễ dàng để chuẩn bị chủ. Giấy stear của tất cả các loại có sẵn trên thị trường. Các chủ có thể được cắt bằng máy đánh chữ. Sửa chữa có thể được thực hiện bằng cách sử dụng chất lỏng sửa chữa có sẵn trên thị trường. Các từ không mong muốn có thể được loại bỏ bằng cách sử dụng chất lỏng.

5. Kinh tế:

Giấy stprint và giấy sao chép có giá rẻ và có sẵn từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả các nhà sản xuất của các máy sao chép này.

6. Lưu trữ của Master:

Các bản gốc có thể dễ dàng được lưu trữ để sử dụng và sử dụng lại trong tương lai. Nên bọc chúng đúng cách để có thể sử dụng khi có nhu cầu.

7. Chuẩn bị đồ thị và sơ đồ:

Đồ thị và sơ đồ có thể được chuẩn bị rất dễ dàng với sự trợ giúp của bút stylus.

Nhược điểm của máy sao chép stent:

1. Sử dụng giấy và văn phòng phẩm:

Chỉ có thể sử dụng loại giấy thấm, đặc biệt nếu việc sao chép phải được thực hiện ở cả hai mặt của giấy.

2. Không có khả năng sử dụng màu sắc khác nhau:

Trong hệ thống này, không thể sử dụng một hệ màu khác để lấy các bản sao màu. Có một hệ thống lấy các bản sao màu, tuy nhiên, những chiếc bút chì được sử dụng và các loại trống khác nhau sẽ phải được sử dụng cho cùng nhưng đây là một quá trình rườm rà và rất tốn kém.

3. Chi phí:

Sao chép hiện đại stprint rất tốn kém. Vì vậy, chúng có thể được sử dụng cho một văn phòng lớn. Một văn phòng nhỏ có thể không đủ khả năng để mua các máy trùng lặp này.

Các máy được sử dụng trong Loại văn phòng # 3. Xerox Copy / Photocopy:

Có được các bản sao thông qua quá trình nguyên tắc chụp ảnh là photocopy. Nguyên tắc và bản chất của bản sao là nó là một bản sao chụp ảnh chính xác của bản gốc có được bằng cách sử dụng một máy đặc biệt không yêu cầu tỷ lệ hoặc sự hiện diện của một người đánh máy.

Các loại bản sao:

Nói rộng ra, có tám phương pháp photocopy khác nhau.

Chúng được minh họa và liệt kê như:

1. Vi ảnh

2. Phương pháp phổ kép

3. Phương pháp xử lý nhiệt

4. Quy trình tĩnh điện của máy photocopy

5. Phương pháp nhuộm

6. Phương pháp chuyển gelatine

7. Phương pháp hồi lưu

8. Phương pháp truyền khuếch tán.

Ưu điểm của Photocopy:

1. Chi phí hoạt động thấp:

Chi phí hoạt động của bản sao là rẻ.

2. Chi phí lao động thấp hơn:

Một bản sao có thể được lấy ra bằng cách nhấn nút sau khi giấy được chèn. Do đó, điều này không đòi hỏi bất kỳ chi phí lao động tốn kém cho đào tạo, vv

3. Tính đa năng:

Nó sao chép các bản sao có thể khó sao chép trong khóa học thông thường.

4. Bản sao ngay lập tức:

Bản sao thu được ngay lập tức.

Nhược điểm của Photocopy:

Mặc dù nắm giữ rất nhiều lợi thế, nhưng việc sao chụp có những hạn chế và hạn chế nhất định:

1. Cuộc đời ngắn hơn của bản sao:

Tuổi thọ của bản sao ngắn vì hai lý do, đầu tiên là giấy được sử dụng để sao chụp được phủ bằng nhũ tương hóa học, do đó nó cuộn tròn thay vì nằm phẳng và điều này rút ngắn tuổi thọ của bản sao.

2. Số lượng bản sao có hạn:

Phương pháp này không phù hợp khi ở một đoạn, nói rằng 1.000 bản sẽ được lấy ra. Trong trường hợp như vậy, máy nhân đôi phù hợp hơn.

3. Không kinh tế cho một số lượng lớn:

Trường hợp cần sao chép với số lượng lớn, sao chụp cũng có thể là một phương pháp rất tốn kém. Thay vào đó, một số quy trình nhân đôi sẽ nhanh chóng cũng như kinh tế. Chi phí của bản sao với máy sao chép stprint hoặc máy litho bù văn phòng có thể rất thấp.

Ở đây, trong khi giải thích về máy móc và bản sao, tôi không lấy kỹ thuật hay công nghệ của những máy này để giải thích vì không cảm thấy cần thiết. Các sinh viên, một khi họ sử dụng các máy này, bản thân họ sẽ được giáo dục khi các công ty dạy cách sử dụng cách xử lý các máy móc và sử dụng chúng.

Tiếp theo chúng ta hãy thảo luận về các máy kế toán, vì các bộ phận tài khoản cần thiết để thực hiện công việc hàng ngày của họ.

Các máy như máy sao chép, Xerox, Guillotine được sử dụng bởi những người đánh máy hoặc thư ký của bộ phận quản trị, có thể nằm trong bộ phận bán hàng hoặc quản trị nhân sự.

Một số máy móc như máy chém, máy hủy giấy và máy tính được cả hai bộ phận sử dụng. Những máy này chúng ta sẽ thảo luận ở cuối chương.

Máy được sử dụng trong Loại văn phòng # 4. Máy kế toán:

Mỗi văn phòng cung cấp dịch vụ kế toán cho tổ chức. Các dịch vụ kế toán này có thể được cung cấp bằng tay hoặc với sự trợ giúp của máy kế toán. Mặc dù hầu hết các công việc văn thư trong văn phòng của các tài khoản đều được thực hiện thủ công, nhưng việc cơ giới hóa ngày nay đặc biệt là việc sử dụng máy tính đã thay đổi hoàn toàn hệ thống kế toán.

Những lý do cho điều này là:

1. Nhu cầu quản lý hiện đại:

Quản lý hiện đại là đòi hỏi. Không chỉ các số liệu chính xác cần nhanh chóng để đưa ra quyết định quản lý, chúng còn giúp tính toán và phân tích các loại số liệu khác nhau cho các mục đích khác nhau trong vài phút hoặc thậm chí vài giây.

2. Số lượng công việc hình:

Cả chính phủ và khu vực tư nhân đều phải đưa ra số lượng công việc lớn hơn. Điều này không thể được thực hiện thủ công vì nó là một quá trình dễ thở, tốn thời gian và đơn điệu. Do đó việc sử dụng máy móc giúp tạo điều kiện thuận lợi cho công việc một cách dễ dàng.

Các loại máy kế toán:

Chúng được phân loại rộng rãi như dưới đây:

1. Thêm máy

2. Máy tính

3. Máy đăng

4. Máy đục lỗ

5. Máy tính điện tử

Kế toán có thể được thực hiện theo hai cách thủ công và bằng máy tính; tức là bằng thế hệ quyền lực.

Thêm máy:

Thêm máy là một hoạt động phổ biến của tất cả các công việc con số. Nó rất phù hợp để cơ giới hóa. Do đó, sau khi người viết kiểu, thêm máy là tính năng phổ biến nhất của văn phòng. Nhiều máy kế toán khác về cơ bản chỉ là thêm máy có các tính năng bổ sung khác nhau.

Thêm máy có hai loại:

Không nhất thiết phải mô tả công nghệ và chức năng làm việc của các máy này vì người dùng trong văn phòng được đào tạo trước và sau đó được yêu cầu sử dụng máy.

1. Máy không thêm danh sách:

Những máy như vậy cũng chủ yếu thuộc ba loại danh sách trên. Sự khác biệt là các máy không liệt kê không in và kết quả được đọc từ mặt số. Chúng rất đơn giản để hoạt động. Số tiền được thiết lập trên bàn phím và chúng được tự động thêm vào trong tổng số quay số.

Thanh động cơ và đòn bẩy không hoạt động. Các thanh hoặc đòn bẩy động cơ này chỉ được vận hành để xóa tổng số khỏi các mặt số khi kết thúc thêm chạy. Các máy thêm không liệt kê này cũng có thể kết hợp các hoạt động khác như phép nhân và phép trừ.

Máy tính:

Máy tính đã có được tầm quan trọng lớn trong kinh doanh hiện đại như là một phần của bộ xử lý dữ liệu và kế toán. Các máy tính là sự giúp đỡ to lớn và có giá trị lớn cho văn phòng hiện đại.

Các máy này thực hiện các hoạt động cộng, nhân, trừ, chia, tỷ lệ phần trăm, số thập phân, căn bậc hai, hàm logarit, v.v.
một chức năng bộ nhớ như NHỚ NHỚ, NHỚ LƯU Ý, THÊM NHỚ, v.v. cho một vài thao tác để tạo thuận lợi cho các hoạt động dữ liệu.

Ưu điểm của máy tính:

1 . Loại bỏ lỗi:

Các lỗi tính toán được loại bỏ bởi các máy này. Loại bỏ các kết quả lỗi chính xác và cũng làm giảm căng thẳng tinh thần của nhân viên văn phòng gây ra do sai số.

2. Giảm bớt sự đơn điệu:

Phần lớn công việc tính toán trong văn phòng là mệt mỏi về tinh thần và đơn điệu. Tính toán hoặc giảm bớt công việc và giảm bớt một công nhân của sự nhàm chán và đơn điệu, cho phép xóa tan hoàn toàn sự mệt mỏi.

3. Tính di động:

Những máy tính này là xách tay. Do đó tiện ích của họ tăng lên. Những máy này có thể được sử dụng trong một số bộ phận. Điều này dẫn đến nền kinh tế do sử dụng đầy đủ nhất của máy móc.

4. Tốc độ:

Công việc tốn thời gian của kế toán và xử lý dữ liệu được thực hiện với tốc độ lớn. Điều này nhanh chóng tiến độ công việc và cũng giúp đưa ra quyết định nhanh chóng của ban quản lý.

Máy đăng bài:

Máy đăng bài được biết đến với tên của máy kế toán và giữ sổ sách. Nhưng theo định nghĩa, người ta sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về nền tảng của các máy đăng. Trong thực tế thêm, tính toán và đục lỗ máy thẻ cũng là máy kế toán.

Máy đăng bài không phổ biến ở nước ta, nhưng có một số mẫu máy đăng nhất định được sản xuất bởi các công ty Burrough, Remington và National. Đăng bài là một quá trình sao chép được sử dụng trong quá trình chuyển số tiền từ tài liệu gốc hoặc sổ sách gốc, vào tài khoản sổ cái thích hợp.

Ưu điểm:

Ưu điểm của máy đăng là:

(a) Bài dự thi rõ ràng và dễ đọc

(b) Vì tổng số bưu chính tự động có sẵn, các mục có thể được thực hiện là chính xác.

(c) Số dư quá chính xác.

Nhược điểm:

Những máy này có một số lợi thế, nhưng chúng có một số nhược điểm:

1. Đắt tiền:

Những máy này đắt tiền và chúng chỉ có thể được sử dụng bởi các tổ chức lớn hơn.

2. Đào tạo tốn kém:

Người dùng của máy này cần phải đào tạo để xử lý và vận hành, điều này có thể rất tốn kém.

3. Tiếng ồn:

Những máy này ồn ào và chúng thường làm phiền các công nhân khác của văn phòng.

1. Sự cố:

Sự cố có thể chứng minh tốn kém theo nhiều cách, việc sửa chữa và các bộ phận rất tốn kém và công việc bị mất do sửa chữa cũng chứng tỏ rất tốn kém trong thời gian dài.

Ưu điểm của máy tính:

Rất khó để đánh giá những lợi thế mà máy tính mang lại cho một tổ chức cụ thể.

Tuy nhiên, nói chung, việc sử dụng máy tính cung cấp các ưu điểm sau:

1. Có thể linh hoạt vì một số chương trình có thể được chuẩn bị cho các hoạt động kinh doanh khác nhau.

2. Cung cấp nhiều thông tin hơn những gì có thể.

3. Độ chính xác cao và loại bỏ hoàn toàn lỗi có thể.

4. Có sẵn thông tin kiểm soát ở tốc độ lớn.

5. Có thể kiểm soát quản lý tập trung tốt hơn vì máy tính thường được cài đặt tại văn phòng trung tâm.

6. Tiết kiệm tài chính gián tiếp thông qua các loại kiểm soát hàng tồn kho ứng dụng là có thể.

7. Tiết kiệm trực tiếp trong chi phí lao động văn phòng diễn ra.

8. Vì công việc văn phòng thủ công đơn điệu được thực hiện bởi các máy tính, chúng làm giảm sự đơn điệu của nhân viên.

9. Tốc độ lớn với các tính toán phức tạp chỉ có thể với sự trợ giúp của máy tính.

Nhược điểm của máy tính:

1. Gian lận máy tính:

Mặc dù không phổ biến lắm, một vụ lừa đảo máy tính có thể được thực hiện. Nếu một tài liệu đầu vào gian lận được đưa vào máy tính hoặc hệ thống máy tính, thì có thể xảy ra gian lận. Tuy nhiên, gian lận có thể được hạn chế nếu một hệ thống điều khiển thích hợp cho máy tính được thiết kế với sự tư vấn của nhà sản xuất.

2. Chi phí:

Máy tính rất tốn kém để cài đặt và chạy. Điều này có nghĩa là tính hữu dụng của chúng chỉ có thể được bắt nguồn bởi một tổ chức lớn.

3. Đánh giá nhu cầu không đúng:

Ở phương Tây đã có kinh nghiệm rằng một tổ chức thường đánh giá thấp yêu cầu của họ đối với máy tính. Điều này dẫn đến việc tăng chi phí tiền lương, và sự bất cập của thiết bị. Khiếm khuyết sau này cũng dẫn đến nhiều lỗi hơn và do đó, sự thất vọng và chậm chạp trong công việc nhiều hơn.

4. Thay thế:

Một máy tính có thể lấy đi công việc được thực hiện bởi số lượng công nhân ghép lại. Việc nương tựa nhân viên và hậu quả là quan hệ cá nhân căng thẳng là kết quả trực tiếp của việc tin học hóa trong văn phòng.

5. Tập trung kiểm soát:

Sử dụng máy tính được tập trung. Do đó cơ chế kiểm soát cũng được tập trung trong thực tế, nó bị tập trung quá mức. Điều này dẫn đến việc chuyển đổi quyền lực sang phòng máy tính gây ra nhiều bất lợi cho toàn bộ tổ chức.

6. Làm đảo lộn hệ thống Office:

Để bắt đầu, các máy tính làm đảo lộn tất cả các hệ thống văn phòng hiện tại và thói quen của doanh nghiệp và do đó, ban đầu có thể ảnh hưởng xấu đến công việc trong văn phòng.

7. Thay đổi công nghệ:

Rất nhiều thời gian có thể trôi qua giữa việc đặt hàng cho một máy tính và cài đặt của nó, có thể từ 1 đến 3 năm. Do ngày càng có nhiều mẫu tinh vi được sản xuất, máy tính được đặt hàng có thể đã lỗi thời về mặt kỹ thuật.

8. Vấn đề của nhân viên được đào tạo:

Nhân viên được đào tạo đúng cách cho máy tính thường bị thiếu nguồn cung. Tuy nhiên, nhà sản xuất có thể đào tạo nhân viên nội bộ để lập trình máy tính và phân tích hệ thống.

9. Chi phí phá vỡ:

Như và nơi mà một lượng lớn công việc văn thư được thực hiện với các máy tính, một sự cố có thể chứng minh là quá tốn kém. Công việc văn phòng sẽ bị trật khớp hoàn toàn.

10. Công việc chuẩn bị tốn kém:

Máy tính không thể được cài đặt đột ngột. Thông thường công việc chuẩn bị trong hai đến ba năm có thể được thực hiện mà có thể chứng minh là khá tốn kém.

Chức năng của máy tính:

(a) Họ đọc các thông tin được cung cấp cho họ.

(b) Họ flash các thông tin cần thiết khi cần thiết.

(c) Họ lưu trữ thông tin cho đến khi cần.

(d) Họ giải thích kết quả.

(e) Họ thực hiện tính toán phút của tất cả các loại.

(f) Họ thực hiện một chuỗi các hoạt động vì chúng hầu hết được lập trình và kiểm soát.

Máy đục lỗ:

Các máy đục lỗ không phải là một hình ảnh phổ biến trong các văn phòng của nước ta. Chúng rất linh hoạt và được sử dụng cho một số mục đích. Những máy này thực hiện các hoạt động văn thư như viết, sao chép, so sánh và sắp xếp.

Các máy này chiếm các thói quen bán hàng và kế toán mua hàng, lập hóa đơn, kế toán chi phí, kiểm soát hàng tồn kho và tính toán tiền lương, vv Hoạt động cơ bản của máy thẻ đột lỗ là ghi lại từng mục thông tin trên hoặc tách thẻ bằng lỗ bấm.

Một sự sắp xếp đặc biệt của thẻ được thiết kế cho từng công việc cụ thể và một thẻ riêng biệt được tạo ra cho mỗi mục thông tin. Các thẻ này có kích thước khác nhau tùy theo số lượng cột được cung cấp có thể khác nhau và theo cách sắp xếp đặc biệt, số lượng cột có thể lên tới 160. Thông thường, cần có thiết bị riêng cho từng kích thước của thẻ.

Ưu điểm của thẻ đục lỗ:

1. Tính đa năng:

Máy đục lỗ có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như kế toán chi phí, kế toán mua bán, chuẩn bị hàng tồn kho, do đó máy này được sử dụng rộng rãi trong mọi tổ chức kinh doanh.

2. Tốc độ:

Giống như nhiều máy khác, những máy này đảm bảo tốc độ lớn. Không cần phải nói rằng tốc độ là rất quan trọng và tối đa trong các tổ chức hiện đại.

3. Độ chính xác:

Những máy này cũng đảm bảo độ chính xác. Loại bỏ lỗi từ kế toán, kiểm soát chi phí, lập hóa đơn và các thói quen văn thư khác dẫn đến chi phí văn thư ít hơn và phân tích tốt hơn các sự kiện và số liệu.

Hạn chế của máy đục lỗ:

Những máy này, không nghi ngờ gì, cung cấp đòn bẩy lớn hơn, giúp cải thiện hiệu quả và tính chính xác của công việc nhưng những máy này cũng có những hạn chế nhất định.

Họ đang:

1. Thiết bị đắt tiền:

Các thiết bị thẻ rất tốn kém và do đó, chỉ các tổ chức lớn mới có thể tận dụng lợi thế của các máy đó.

2. Khó khăn trong việc chuẩn bị thẻ:

Không chỉ các thẻ là tốn kém mà việc chuẩn bị của họ đòi hỏi sự chăm sóc tối đa. Ngoài ra, mỗi thẻ phải được đục lỗ và kiểm tra bằng tay, đó là một quá trình tốn thời gian.

Máy tính điện tử:

Thời đại hiện đại là thời đại của máy tính. Trong thời đại máy tính này, đồ điện tử ngày càng trở nên quan trọng, ít nhất là ở phương Tây và Nhật Bản nơi máy tính điện tử được sử dụng từ dự báo bán hàng đến dự đoán về hoạt động kinh doanh của công ty. Máy tính vẫn không chiếm vị trí danh dự trong mỗi văn phòng của nước ta. Họ có thể không chiếm, thậm chí trong vài thập kỷ nhưng những nơi họ chiếm một vị trí quan trọng là Châu Âu, Hoa Kỳ và Nhật Bản. Mặc dù ở nước ta việc sử dụng của họ đã bị hạn chế, nhưng họ đang trở nên phổ biến.

Máy được sử dụng trong Loại văn phòng # 5. Máy chém:

Những máy này ngày nay không tìm thấy bất kỳ việc sử dụng trong bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Những máy này được chế tạo bởi Gestetner. Điều này được sử dụng để cắt, nói 50 đến 100 giấy cùng một lúc, đến hoặc cho, làm cho chiều dài và chiều rộng của giấy thậm chí.

Các máy móc có một mặt kính, nhựa hoặc acrylic phủ lên trên cùng, và ở bên cạnh, có một cái cưa lớn, một lưỡi dao, rất sắc bén để cắt các điểm số và các ram giấy ghép lại với nhau. Các giấy tờ này được giữ trên đế được bao phủ bởi kính acrylic và, phần giấy cần cắt được lấy ra khỏi nắp kính ở bên cạnh. Lưỡi dao được xoáy để cắt giấy tờ.

Máy được sử dụng trong Loại văn phòng # 6. Máy băm:

Máy này, giống như máy chém, hiện không tìm thấy cách sử dụng thích hợp trong bất kỳ văn phòng nào. Tuy nhiên, chúng được sản xuất bởi Gestetner. Các tài liệu, giấy tờ vv được đưa vào máy. Máy được vận hành bằng điện. Các giấy tờ được cắt thành dải được ném ra như một chất thải. Máy này chỉ được sử dụng để phá hủy sổ cái, giấy tờ, tài liệu, vv Gestetner sản xuất loại máy này.