3 Thành phần của một cuộc họp kinh doanh: Thông báo, Chương trình nghị sự và Biên bản

Một số thành phần chính của cuộc họp kinh doanh là: 1. Thông báo về Cuộc họp, 2. Chương trình họp và 3. Biên bản cuộc họp

Thông báo về một cuộc họp:

Khi một cuộc họp được triệu tập, một thông báo được yêu cầu phải được gửi đến tất cả những người tham dự nó.

Nó sẽ đáp ứng các điều kiện sau:

1. Nó phải thuộc thẩm quyền thích hợp

2. Cần nêu tên của tổ chức

3. Nó nên ghi ngày, ngày, giờ và địa điểm. Ngoài ra, đôi khi, làm thế nào để đạt được đến nơi

4. Nó nên được tốt trước. Một số yêu cầu thông báo bảy ngày, một số 48 giờ '

5. Cần nêu rõ mục đích và, nếu có thể, chương trình nghị sự

6. Nó sẽ mang ngày lưu hành và chữ ký của người triệu tập / thư ký

7. Nó nên đến tất cả những người cần thiết tại cuộc họp

8. Cần đề cập đến TA / DA, vv phải trả và các thỏa thuận cho việc này

Trong thực tế, cần phải đảm bảo rằng thông báo đã đạt được kịp thời. Điều này có thể được thực hiện qua điện thoại. Phần công văn và bài viết dễ bị chậm trễ

Chúng ta thường thấy rằng giữa ngày của một lá thư từ một tổ chức công cộng lớn và dấu bài đăng trên bức thư, có một khoảng cách 10-12 ngày. Một thông báo sẽ đạt được bảy ngày trước cuộc họp không nên đến bảy ngày sau cuộc họp.

Chương trình nghị sự:

Như đã nêu trước đó, một chương trình nghị sự là danh sách các mục sẽ được xem xét tại một cuộc họp. Nó cũng được gọi là kinh doanh hoặc trật tự kinh doanh. Nó xuất phát từ từ Latin agendum (số ít) có nghĩa là 'một việc phải làm'. Nhưng chương trình nghị sự (số nhiều Latin) được sử dụng như một danh từ số ít.

Đây là bản đồ lộ trình của cuộc họp. Các thông báo mẫu ở trên đã có một gợi ý về cách viết. Chương trình nghị sự có thể là một phần của thông báo hoặc có thể được đính kèm dưới dạng phụ lục. Người triệu tập / thư ký chuẩn bị nó với sự tham khảo ý kiến của chủ tịch và được ông chấp thuận.

Các mục của chương trình nghị sự nên bao gồm tất cả những gì cần thiết để được xem xét tại thời điểm đó. Các cuộc họp mất thời gian và nỗ lực để sắp xếp; do đó chương trình nghị sự phải được suy nghĩ kỹ.

Các mục có thể được nghĩ ra từ:

(a) Những phút trước

(b) Nhận được đề xuất

(d) Sự tương ứng của tổ chức

Chương trình nghị sự chứa các mục thường xuyên cũng như những người đặc biệt.

Dưới đây là một số hướng dẫn để liệt kê các mục:

1. Lời xin lỗi từ các thành viên vắng mặt (không cần phải viết trước đó)

2. Chia buồn nếu có (có thể hoặc không thể được viết trước đó)

3. Đọc và phê duyệt biên bản cuộc họp cuối cùng

4. Các vấn đề phát sinh từ các cuộc họp trước đó (không cần phải luôn luôn được đề cập)

5. Các mục khẩn cấp và không gây tranh cãi

6. Các vấn đề đòi hỏi thảo luận và tranh luận chặt chẽ hơn

7. Bất kỳ mục mới, tại chỗ với sự chấp thuận của chủ tịch

8. Ngày gặp mặt tiếp theo.

Mục cuối cùng trong một cuộc họp là một cuộc bỏ phiếu cảm ơn chủ tịch nhưng điều này cần được đề cập. Các mục được đề cập ngắn gọn hoặc công phu theo thực tế hoặc nhu cầu.

Phong cách được sử dụng như sau:

(i) Bổ nhiệm kiểm toán viên

(ii) Giới thiệu thành viên mới

(iii) Đọc phút

(iv) Làm sáng tỏ những điều tương tự về giải thưởng của Padmashri cho anh ấy / cô ấy

HOẶC LÀ

(i) Để đọc và phê duyệt biên bản của cuộc họp trước

(ii) Xem xét dự thảo quảng cáo

(iii) Tổ chức trại hiến máu

(iv) Chỉ định các tiểu ban cho cuộc thi thể thao và thi đấu âm nhạc

Chương trình nghị sự nên được quản lý trong thời gian xử lý. Một số câu lạc bộ có giới hạn thời gian trong thời gian của một cuộc họp (ví dụ: 90 phút), tự động ra lệnh cho phạm vi thảo luận.

Vài phút gặp mặt:

Biên bản cuộc họp là bản ghi các cuộc thảo luận / quyết định trong đó. Họ có tư cách chính thức; chúng rất hữu ích trong pháp luật và trong một số trường hợp luật pháp yêu cầu phải được viết. Biên bản là cuối cùng khi chúng được các thành viên của nhóm chấp thuận, thường là trong cuộc họp tiếp theo và được ký bởi chủ tịch.

Ngay cả khi có những khoảnh khắc tình cảm trong một cuộc gặp gỡ, những phút được viết theo một cách vô cảm, là mát mẻ, thực tế, không cá nhân và vô tư. Hơn nữa, đó là những yêu cầu về thời gian đối với hầu hết mọi người rằng các phút nên ngắn gọn, được rút ngắn để cần thiết.

Chỉ một số tổ chức yêu cầu họ cũng ghi lại các cuộc thảo luận chi tiết (nghĩa là ai đã nói gì và phản ứng thế nào cho đến khi có quyết định). Thông thường, cơ thể của hồ sơ phút.

(a) Các chuyển động và sửa đổi sau đó

(b) Người đề xuất và biệt phái

(d) Khuyến nghị

(e) Quyết định / nghị quyết

(f) Nhiệm vụ được giao cho cá nhân, tiểu ban

Các phút tổng thể sẽ cung cấp:

1. Tên của tổ chức / đơn vị

2. Ngày, ngày, giờ và địa điểm

3. Số thứ tự (ví dụ: cuộc họp ^thứ 33 của trận đấu)

4. Tên chủ tịch và thư ký

5. Tên của các thành viên có mặt

6. Tên vắng mặt

7. Người tham dự bằng lời mời đặc biệt, ví dụ kiểm toán viên, người cung cấp thực phẩm, v.v.

8. Bản ghi các giao dịch (theo hướng dẫn nêu trên)

9. Chữ ký của thư ký và, sau khi được phê duyệt, của chủ tịch.

Mẹo viết biên bản:

Biên bản được viết chung bởi thư ký từ các ghi chú được thực hiện trong cuộc họp. Anh ấy / cô ấy có thể sử dụng chương trình nghị sự làm khuôn khổ để viết chúng và sử dụng các hình thức ngắn, tốc ký, vv để ghi chú nhanh và chính xác. Anh ta có thể phải yêu cầu các thành viên lặp lại lời nói của họ để làm cho đúng.

Anh ta nên ghi lại tất cả các chi tiết cần thiết cho bản sao công bằng của biên bản. Các mục của biên bản có thể được viết dưới tiêu đề ngắn như được sử dụng trong chương trình nghị sự.

(Đối với việc đọc chúng, một số ủy ban lưu hành chúng trước và đưa chúng ra đọc. Nếu không, người đọc nên đọc to, rõ ràng và nhanh chóng.)

Phong cách khôn ngoan, họ sử dụng một trong những công trình sau:

a. Nó đã được giải quyết rằng biên bản của cuộc họp trước được thông qua.

b. Nó đã được quyết định rằng một tiểu ban được thành lập để xem xét

c. Đã giải quyết rằng một trại hiến máu được tổ chức vào ngày 15 tháng 8. (Động từ được sử dụng trong tâm trạng bị khuất phục: Được thực hiện, được bổ nhiệm, v.v.)

Ngoài ra, mô tả được đưa ra ở thì quá khứ:

1. Phút gặp gỡ cuối cùng:

Cô thư ký đọc biên bản cuộc họp ngày hẹn và họ đã được chấp thuận.

2. Đóng góp nhận được:

Chủ tịch thông báo rằng ông đã nhận được một khoản đóng góp của RL. 50.000 từ cựu thành viên ông Gopal Rathi.

Tại thời điểm phê duyệt, chủ tịch hỏi, Bạn có chấp nhận biên bản khi họ đứng không? VỪA HOẶC Có vấn đề gì phát sinh ngoài biên bản không?

Khả năng viết những phút tốt của bạn có thể kiếm cho bạn một vị trí giải thưởng trong một tổ chức. Ngoài ra, nếu bạn giữ một vị trí và không biết cách viết phút, bạn có thể phải đối mặt với sự bối rối.

Hội nghị:

Trao đổi có nghĩa là tham khảo ý kiến và một hội nghị kinh doanh là sự kết hợp của những người có mục đích kinh doanh chung với mục đích tư vấn, tư vấn hoặc giới thiệu. So với một cuộc họp, một hội nghị không chính thức và thường lớn hơn nhiều. Mục đích của nó ít được xác định rõ hơn so với cuộc họp.

Một tổ chức có thể tổ chức các hội nghị thường xuyên (nói hàng năm), nơi các đại biểu cùng nhau trao đổi quan điểm của họ, thảo luận về kinh nghiệm của họ và tập hợp các ý tưởng của họ. Chia sẻ là tính năng nổi bật của một hội nghị.

Ví dụ về các hội nghị là - hội nghị cố vấn bảo hiểm nhân thọ, hội nghị đại lý xe tay ga, hội nghị doanh nhân nhỏ, hội nghị các nhà sản xuất sơn, v.v.

Các đại biểu được làm phong phú bởi các bài thuyết trình của các diễn giả chính thức cũng như các cuộc thảo luận không chính thức. Để một ủy ban có hiệu quả, cần có khoảng bảy thành viên trong khi một hội nghị có thể có 15-20 người tham gia trở lên.

Ưu điểm của hội nghị:

(i) Quan điểm và kinh nghiệm được trao đổi

(ii) Các mặt khác nhau của một vấn đề chung được trình bày.

(iii) Ban quản lý có thể gặp gỡ và tham khảo ý kiến của các nhóm đặc biệt như đại lý, khách hàng, lãnh đạo công đoàn.

(iv) Các chuyên gia có thể tư vấn và chiếu sáng cho các đại biểu.

(v) Những phát triển mới và chiến lược mới có thể được trình bày.

(vi) Nghi ngờ có thể được xóa.

(vii) Nhân viên có được động lực thông qua sự tham gia.

Nhược điểm của hội nghị:

(i) Khi nhân viên được mời tham dự một hội nghị, tầm quan trọng của bản thân họ có thể bị lu mờ và ban quản lý có thể xuất hiện tùy thuộc vào quan điểm của họ.

(ii) Nếu một nhân viên được mời tham dự một hội nghị trên mức độ hiểu biết của anh ta, anh ta có thể cảm thấy lạc lõng.

(iii) Nếu người lãnh đạo của hội nghị không chuẩn bị trước, anh ta có thể không làm công lý cho các vấn đề.

Các loại hội nghị:

Trên cơ sở mục đích, các hội nghị có thể được phân loại như vậy:

1. Hội nghị thông tin:

Trong loại hội nghị này, đối tượng là cung cấp thông tin cho đàn em. Chính sách mới, công nghệ mới, tổ chức lại, vv có thể được chuyển xuống dòng. Đây là một loại giao tiếp đi xuống.

2. Hội thảo về một giải pháp được đề xuất:

Một vấn đề hoặc tình huống phải đối mặt với công ty được thảo luận với một giải pháp có thể. Ban quản lý tạo ra một cuộc thảo luận về đề xuất để biết giá trị của nó.

3. Hội nghị giải quyết vấn đề:

Ở đây không có giải pháp sẵn sàng nhưng ý tưởng được mời từ những người tham gia và mở ra để thảo luận.

4. Hội nghị lập ngân sách / dự báo / dự toán:

Khi một công ty muốn đặt mục tiêu và muốn hợp tác của nhân viên, một hội nghị như vậy được gọi. Cân nhắc các mục tiêu chung của công ty, ngân sách / dự báo / ước tính sẽ được thảo luận.

Vì các nhân viên tham gia vào dự báo, họ có thể nói về môi trường tương ứng của họ. Ngoài ra, dễ dàng hơn để có được sự hợp tác và cam kết của họ sau một hội nghị như vậy.

5. Hội thảo đào tạo:

Đào tạo là một hoạt động liên tục trong một tổ chức tiến bộ. Các hội nghị được kêu gọi để đào tạo giám đốc điều hành trong các lĩnh vực chuyên môn mới. Một ngân hàng có thể sắp xếp một hội nghị đào tạo về phục hồi công nghiệp cho các cán bộ hiện trường.