8 loại hình truyền thông tổ chức

Trong các tổ chức, chúng tôi sử dụng các loại hình truyền thông. Mặc dù rất khó để vạch ra một ranh giới tốt giữa các loại giao tiếp tổ chức, nhưng ít nhất một sự hiểu biết chung sẽ cho phép các nhà quản lý áp dụng phương pháp đúng đắn. Ví dụ, một phương pháp giao tiếp kinh doanh khác với một giao tiếp dành cho xây dựng đội ngũ.

Tùy thuộc vào yêu cầu tổ chức, người quản lý sử dụng các loại giao tiếp khác nhau được mô tả dưới đây:

1. Giao tiếp kinh doanh:

Nó bao gồm tất cả các giao tiếp mà các nhà quản lý cần phải làm trong bối cảnh kinh doanh. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả đòi hỏi cả sự hiểu biết về kinh doanh và phong cách giao tiếp. Việc sử dụng tiếng Anh thương mại phổ biến và phong cách trao đổi kinh doanh là những điều cần thiết quan trọng. Ngoài ra, các tổ chức trong khi thực hiện giao tiếp kinh doanh cũng đòi hỏi phải tập trung vào các khía cạnh tâm lý, xã hội học, thiết kế hiệu ứng đặc biệt, quản lý, tiếp thị và công nghệ thông tin.

2. Truyền thông quản lý:

Truyền thông quản lý nhấn mạnh vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức cụ thể bằng cách áp dụng các chiến lược truyền thông phù hợp. Ví dụ, để kỷ luật một công nhân bông tai, người khác là một người thực hiện tốt, tổ chức có thể được yêu cầu phát triển một lá thư cảnh báo, mà không làm tổn thương tình cảm nhưng tranh luận một cách logic, để nhạy cảm với lương tâm của người lao động. Tương tự, một bức thư cho một khách hàng đã mặc định thanh toán, nhưng người khác có hồ sơ theo dõi tốt về các cam kết thanh toán, đòi hỏi chúng ta phải có chiến lược hơn trong giao tiếp.

3. Truyền thông tổ chức:

Truyền thông tổ chức được thực hiện với các mạng truyền thông được thiết lập và luồng giao tiếp trong một tổ chức, nuôi dưỡng môi trường tổ chức. Một chiến lược truyền thông tổ chức phù hợp đảm bảo tính minh bạch và khiến mọi người thích nghi với văn hóa giao tiếp cụ thể. Nó cũng hợp lý hóa các hệ thống truyền thông trong tổ chức.

4. Quan hệ con người và xây dựng đội ngũ:

Những loại hình truyền thông trong các tổ chức nhằm mục đích hài hòa các mối quan hệ giữa các cá nhân. Thông tin liên lạc giữa các cá nhân không giới hạn ở các đồng nghiệp; nó thậm chí còn mở rộng đến quan hệ khách hàng. Do đó, tính hiệu quả của loại giao tiếp này đòi hỏi chúng ta phải hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản của động lực hành vi của con người, như sự khác biệt về nhận thức, sự khác biệt về bản chất của động lực, chiến lược hành vi chung, thiết lập mối quan hệ, phát triển sự tôn trọng lẫn nhau và đạt được sự đồng thuận.

5. Giao tiếp bán hàng:

Truyền thông bán hàng được thiết kế để đạt được các mục tiêu bán hàng và bao gồm quảng cáo, nghi thức điện thoại và giao tiếp mặt đối mặt. Không có giao tiếp bán hàng hiệu quả, các tổ chức không thể cải thiện dòng sản phẩm hàng đầu của họ. Do đó, phát triển truyền thông bán hàng gợi ra phản ứng tích cực từ khách hàng mục tiêu là một nghệ thuật. Các nhà quản lý tiếp thị được đào tạo đặc biệt về truyền thông bán hàng để nỗ lực của họ có định hướng kết quả hơn.

6. Viết báo cáo:

Kiểu giao tiếp này tập trung vào các báo cáo bằng văn bản mang tính phân tích hơn. Thiết kế tài liệu sản phẩm của công ty, quy trình vận hành tiêu chuẩn, hướng dẫn chính sách và tài liệu thông tin khách hàng đều được phát triển theo phong cách viết báo cáo. Vì báo cáo này làm rõ các truy vấn, có thể được đưa ra bởi người dùng, nó phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu.

7. Công nghệ truyền thông và truyền thông điện tử:

Các hệ thống truyền thông hỗ trợ CNTT hoặc chế độ liên lạc điện tử đã thay đổi mạnh mẽ với sự tiến bộ của công nghệ. Kinh doanh điện tử hiện tạo điều kiện tiếp cận khách hàng tốt hơn, vượt qua biên giới quốc gia. Với việc tin học hóa ngày càng tăng, các tổ chức trên toàn thế giới hiện đang sử dụng chế độ liên lạc này để truyền bá tiếp cận khách hàng của họ.

8. Truyền thông quốc tế:

Truyền thông quốc tế đòi hỏi phải tùy biến các hệ thống truyền thông của các tổ chức, kế toán hợp lý cho sự khác biệt văn hóa. Với toàn cầu hóa, các tổ chức hiện nay đòi hỏi phải sống theo những kỳ vọng và hành vi đa văn hóa của mọi người trong khi tham gia vào giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ với khách hàng quốc tế của họ.

Loại giao tiếp cụ thể nào phù hợp trong một trường hợp cụ thể phụ thuộc vào sự lựa chọn của tổ chức, theo dõi mục đích hoặc mục đích. Vì vậy, các nhà quản lý nên là những chuyên gia trong giao tiếp và cần có được các kỹ năng kỹ thuật cần thiết, nếu không giao tiếp kém sẽ khiến tổ chức phải trả giá đắt, khiến nó không hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.