Rào cản đối với truyền thông: 16 Rào cản đối với truyền thông trong một tổ chức kinh doanh

Truyền thông là huyết mạch của tất cả các doanh nghiệp. Bất cứ điều gì sai trái trong nó có thể chi phí tổ chức thân yêu. Các nhà quản lý thường phàn nàn rằng một trong những vấn đề lớn nhất của họ là sự cố truyền thông.

Các chuyên gia đã thực hiện các nghiên cứu nghiêm túc về nó và đã cô lập một số yếu tố gây ra vấn đề này. Rất đáng để xem xét những nguyên nhân của sự cố truyền thông.

1. Tiếng ồn:

Tiếng ồn là rào cản đầu tiên và quan trọng nhất trong giao tiếp. Điều đó có nghĩa là nhiễu nhiễu xảy ra trong tín hiệu và ngăn bạn nghe âm thanh chính xác. Ví dụ, trong một nhà máy, tiếng ồn liên tục do máy móc gây ra khiến việc giao tiếp bằng miệng trở nên khó khăn.

Theo cách tương tự, một số vấn đề kỹ thuật trong hệ thống địa chỉ công cộng hoặc tĩnh trong cáp điện thoại hoặc truyền hình sẽ làm méo tín hiệu âm thanh và ảnh hưởng đến giao tiếp. Điều kiện thời tiết bất lợi hoặc một số lỗi trong hệ thống viễn thông cực đoan cũng có thể làm hỏng hiệu ứng.

Tiếng ồn không chỉ có nghĩa này. Nó cũng bao gồm nhiều yếu tố khác có thể tồn tại ở cuối người gửi cũng như của người nhận. Người gửi có thể sử dụng các tín hiệu mơ hồ hoặc khó hiểu. Người nhận có thể làm rối thông điệp do không chú ý hoặc có thể làm hỏng giải mã do giải thích sai hoặc bất ngờ.

Định kiến ​​của người nhận cũng có thể xuất phát từ cách anh ta hiểu thông điệp theo đúng tinh thần. Do đó, chúng ta phải ghi nhớ rằng giao tiếp luôn có khả năng bị làm hỏng bởi 'tiếng ồn' tượng trưng cho rất nhiều thứ.

2. Thiếu kế hoạch:

Giao tiếp không phải là một chuyện bình thường. Thật không may, nhiều người xem nhẹ nó. Kết quả là thông điệp được gửi đi có thể không được lên kế hoạch cẩn thận. Có vô số ví dụ về những người sẽ có một bài giảng dài dòng, không có kế hoạch trong khi một bài thuyết trình ngắn với các bảng hoặc biểu đồ là đủ. Một sự kiện như vậy sẽ biến thành một trong những thông tin sai lệch hoặc truyền thông không đúng. Theo cách tương tự, một số người có thể không quan tâm đến việc chọn thời gian và địa điểm phù hợp rất cần thiết để giao tiếp hiệu quả.

3. Các vấn đề ngữ nghĩa:

Ngữ nghĩa là nghiên cứu có hệ thống về ý nghĩa. Đó là lý do tại sao các vấn đề phát sinh từ biểu hiện hoặc truyền tải ý nghĩa trong giao tiếp được gọi là các vấn đề ngữ nghĩa. Giao tiếp bằng miệng hoặc bằng văn bản được dựa trên các từ. Và các từ, giới hạn về số lượng, có thể được sử dụng theo những cách không giới hạn.

Ý nghĩa là trong tâm trí của người gửi và cũng là ý nghĩa của người nhận. Nhưng không phải lúc nào ý nghĩa trong tâm trí người gửi cũng giống như trong suy nghĩ của người nhận. Do đó, phần lớn phụ thuộc vào cách người gửi mã hóa tin nhắn của mình.

Người gửi phải lưu ý rằng người nhận không hiểu sai thông điệp của mình và có được ý nghĩa dự định. Nó thường không xảy ra theo cách này. Điều đó dẫn đến các vấn đề ngữ nghĩa. Nó chỉ có thể được đảm bảo nếu chúng ta nhắm đến sự rõ ràng, đơn giản và ngắn gọn để người nhận có được ý nghĩa dự định.

4. Rào cản văn hóa:

Sự khác biệt văn hóa thường xuất hiện như là rào cản giao tiếp. Chúng tôi phải đặc biệt cẩn thận trong vấn đề này vì bây giờ chúng tôi phải hoạt động trong môi trường quốc tế. Cùng một loại từ, cụm từ, biểu tượng, hành động, màu sắc có nghĩa là những điều khác nhau đối với người dân của các quốc gia khác nhau hoặc nền văn hóa khác nhau.

Ví dụ, ở Hoa Kỳ, người ta thích được gọi bằng tên đầu tiên của họ trong khi ở Anh, và ở một mức độ lớn cũng ở Ấn Độ, mọi người muốn được gọi bằng tên cuối cùng của họ. Ở các quốc gia Bắc Mỹ, một dấu hiệu 'O' được tạo ra bằng ngón trỏ và ngón cái là viết tắt của 'OK' trong khi ở các bang miền Nam, nó được hiểu là sự tục tĩu.

5. Giả định sai:

Chúng tôi thường xuyên hành động dựa trên các giả định, mà không quan tâm để tìm kiếm làm rõ cho họ. Chúng ta nên thực hiện tất cả các nỗ lực có thể để duy trì thiện chí của mình và không hành động bốc đồng với các giả định. Ví dụ, nếu một khách hàng viết thư cho chúng tôi rằng anh ta muốn đến văn phòng hoặc nhà máy của chúng tôi mà không cho chúng tôi biết rằng anh ta muốn được đón và chúng tôi cho rằng anh ta sẽ tự mình đến, điều đó có thể dẫn đến mất thiện chí . Vì vậy, nó là cần thiết để được lách luật trong những vấn đề như vậy.

6. Rào cản tâm lý xã hội:

Thái độ và ý kiến, vị trí trong xã hội và ý thức trạng thái phát sinh từ vị trí của một người trong cấu trúc phân cấp của tổ chức, quan hệ của một người với đồng nghiệp, người cao niên, đàn em và gia đình. Tất cả những điều này ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng giao tiếp của cả người gửi và người nhận .

Ý thức trạng thái được biết đến rộng rãi là một rào cản giao tiếp nghiêm trọng trong các tổ chức. Nó dẫn đến sự xa cách về tâm lý dẫn đến sự phá vỡ giao tiếp hoặc truyền thông sai lệch. Thông thường người ta thấy rằng một người đàn ông cao trong một tổ chức xây dựng một bức tường xung quanh mình. Điều này hạn chế sự tham gia của những người ít mạnh mẽ hơn trong việc ra quyết định. Theo cách tương tự, nền tảng gia đình của một người hình thành nên kỹ năng giao tiếp và thái độ của một người.

7. Cảm xúc:

Cảm xúc đóng một vai trò rất quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Cả mã hóa và giải mã tin nhắn đều bị ảnh hưởng bởi cảm xúc của chúng ta. Một thông điệp nhận được khi chúng ta làm việc theo cảm xúc sẽ có ý nghĩa khác với chúng ta so với khi chúng ta bình tĩnh và sáng tác. Sự tức giận là cảm xúc tồi tệ nhất và là kẻ thù của giao tiếp.

8. Nhận thức chọn lọc:

Hầu hết các yếu tố được trích dẫn ở trên dẫn đến nhận thức chọn lọc. Nó có nghĩa là người nhận chọn lọc nhìn và nghe tùy thuộc vào nhu cầu, lý lịch, động lực, kinh nghiệm và các đặc điểm cá nhân khác của họ. Trong khi giải mã các tin nhắn, hầu hết người nhận bảo vệ lợi ích và mong đợi của chính họ trong quá trình giao tiếp dẫn đến một loại phản hồi cụ thể có thể trở thành vấn đề giao tiếp.

9. Lọc:

Lọc có nghĩa là người gửi tin nhắn thao túng thông tin theo cách mà nó sẽ được người nhận nhìn thấy thuận lợi hơn. Một người quản lý, ví dụ, thích nói với sếp của mình những gì anh ta cảm thấy hoặc những gì sếp của anh ta muốn nghe. Trong quá trình này, anh ta đang lọc thông tin. Kết quả cuối cùng là người đàn ông ở phía trên không bao giờ có được thông tin khách quan.

Theo cách tương tự, những người ở cấp thấp hơn ngưng tụ và tổng hợp thông tin để có được lợi ích tối đa cho chính họ. Họ giữ lại hoặc bỏ qua một số phần quan trọng của thông tin. Các cấp độ càng cao trong tổ chức, càng có nhiều cơ hội để lọc. Đây là một vấn đề giao tiếp rất thường xuyên xảy ra.

10. Quá tải thông tin:

Dòng thông tin không được kiểm soát rất thường xuyên trở thành một rào cản khác trong giao tiếp. Nó có thể bóp nghẹt các giám đốc điều hành cấp cao hoặc nhàm chán và làm ông thất vọng. Khi mọi người bị sa lầy với quá nhiều thông tin, họ có khả năng mắc lỗi.

Họ cũng có thể trì hoãn xử lý hoặc trả lời thông tin / tin nhắn ít nhất một thời gian. Và trì hoãn có thể trở thành thói quen, gây ra các vấn đề giao tiếp nghiêm trọng. Mọi người cũng có thể trở nên chọn lọc trong phản ứng của họ và chọn lọc không thân thiện với giao tiếp. Mặt khác, nó là một vấn đề giao tiếp.

11. Duy trì kém:

Như một hệ quả tất yếu của vấn đề được đề cập ở trên, điều đáng chú ý là mọi người cũng có khả năng quên các tin nhắn đến chúng. Từ đó nảy sinh sự cần thiết phải lặp lại tin nhắn và sử dụng nhiều hơn một phương tiện để truyền đạt cùng một thông điệp.

12. Nghe kém:

Nghe kém có thể dẫn đến các vấn đề giao tiếp nghiêm trọng. Quá nhiều người thích nói chuyện, và chủ yếu nói về bản thân họ. Họ tham gia rất nhiều, với chính họ đến nỗi họ không đủ kiên nhẫn để lắng nghe. Kết quả là họ không quan tâm đến người nói có lời nói lãng phí.

Mọi người đều biết về tầm quan trọng của việc lắng nghe, nhưng rất ít người thực sự luyện tập kiên nhẫn, lắng nghe tích cực và thấu cảm. Đó là lý do tại sao rất nhiều vấn đề giao tiếp mọc lên. Tài khoản nghe kém cho thông tin không đầy đủ và lưu giữ kém. Một người có thể chỉ đơn giản là không có được kết quả mong muốn nếu điều này tiếp tục xảy ra.

13. Xung đột mục tiêu:

Rất thường xuyên đụng độ các mục tiêu của các đơn vị và đơn vị phụ khác nhau của một tổ chức dẫn đến sự cố truyền thông. Truyền thông nên phục vụ như một bài tập giảm xung đột. Nhưng các xung đột mục tiêu hoạt động như các cơ chế giảm truyền thông.

Các đơn vị khác nhau nội tâm hóa các mục tiêu riêng của họ và điều đó dẫn đến việc chia tách hoặc phân chia lợi ích trong tổ chức. Khi mọi người bắt đầu cạnh tranh để thực hiện các lợi ích hạn hẹp của họ, giao tiếp bị ảnh hưởng.

14. Phong cách tấn công của truyền thông:

Một điều khá rõ ràng là phong cách giao tiếp gây khó chịu dẫn đến sự cố truyền thông. Đó là một điểm khá nhạy cảm. Nếu một người quản lý gửi tin nhắn theo cách mà các công nhân / đàn em trở nên phòng thủ thì mối quan hệ của họ trở nên căng thẳng và giao tiếp bị ảnh hưởng. Do đó, việc quản lý áp dụng một phong cách giao tiếp thuyết phục là điều hoàn toàn cần thiết.

15. Thời gian điều chỉnh không đủ:

Đó là một thực tế nổi tiếng rằng mọi người phản ứng với sự thay đổi theo những cách khác nhau. Họ dành thời gian riêng để điều chỉnh bất kỳ tin tức hoặc đề xuất thay đổi nào. Mặc dù mục đích của truyền thông là để thay đổi hiệu quả, nhưng nên nhớ rằng các nhân viên có nhiệm vụ, ca làm việc, v.v. sẽ được thay đổi nên được dành đủ thời gian. Chỉ sau đó giao tiếp sẽ có hiệu quả.

16. Mất do truyền:

Giao tiếp thường bị hoặc bị pha loãng khi tin nhắn truyền từ người này sang người khác trong một loạt các lần truyền. Họ bị pha loãng trên đường đi. Chăm sóc đặc biệt phải được thực hiện rằng thông điệp dự định đến người có liên quan.